Onderzoek rekenkamer Boxtel Subsidiebeleid- bijlage 1 Kernnota Subsidiebeleid

REKENKAMER BOXTEL

Subsidiebeleid Boxtel KERN NOTA

November 2024

0

INHOUDSOPGAVE

Leeswijzer

2

KERN NOTA

3

1. Inleiding 1.1 Aanleiding 1.2 Centrale vraagstelling, deelvragen en normen 1.3 Aanpak

3 3 3 5

2. Conclusies 2.1 Beantwoording centrale vraagstelling 2.2 Beantwoording deelvragen

5 5 6

3. Aanbevelingen 3.1 Aan de gemeenteraad van Boxtel 3.2 Aan het college van Burgemeester en Wethouders

10 10 10

4. Bestuurlijke reactie college van B&W

12

5. Nawoord Rekenkamer Boxtel

12

1

Leeswijzer De resultaten van het onderzoek zijn gerapporteerd in twee rapportages. Deel A betreft de Kernnota waarin de aanpak van het onderzoek, de conclusies en aanbevelingen, de kern van de bestuurlijke reactie van het college van B&W en het nawoord van de Rekenkamer Boxtel (RK) is opgenomen. Deel B betreft de Nota van Bevindingen, waarin uitgebreider verslag wordt gedaan van de resultaten van het onderzoek. Daarin zijn ook de bijlagen opgenomen.

2

A. KERN NOTA 1. Inleiding 1.1 Aanleiding In de gemeente Boxtel wordt in 2024 ongeveer € 3.800.000 uitgegeven aan structurele subsidies. Hiervan wordt ongeveer € 3.200.000 uitgekeerd aan professionele partners en gaat er ongeveer € 600.000 naar organisaties die een maatschappelijke waarde leveren. Daarnaast is er sprake van ongeveer € 1.400.000 aan incidentele subsidies in 2023 (voor 2024 is nog geen totaal beeld aanwezig). Het totale subsidiebedrag in de gemeente (structurele en incidentele subsidies samen) bedraagt ruim € 5.000.000. Een substantieel bedrag, waarbij de vraag kan worden gesteld: worden deze bedragen doeltreffend en doelmatig ingezet? Naast deze inhoudelijk gedreven vraag is er een andere aanleiding het subsidiebeleid tegen het licht te houden. Het Beleidskader subsidies stamt uit 2017 en sindsdien hebben zich tal van ontwikkelingen voorgedaan. Dit beleidskader is de basis geweest voor de Subsidieregeling Maatschappelijke Ontwikkeling die in werking is getreden per 1 januari 2018. Deze regeling vormt nog steeds de basis voor het verlenen van het merendeel aan subsidies. Gelet op het voorgaande acht het college van B&W een herziening van het subsidiebeleid wenselijk. Besloten is dat een nieuwe beleidsnota subsidiebeleid wordt ontwikkeld en aan de gemeenteraad ter vaststelling wordt aangeboden (in 2025).

Met het oog daarop wil de RK aan de hand van een evaluatieve terugblik bouwstenen aanleveren voor het nieuwe subsidiebeleid in Boxtel. De onderzoeksresultaten kunnen op die manier een directe doorwerking krijgen. De RK heeft bij dit onderzoek uitdrukkelijk ingezet op de afstemming met de ambtelijke organisatie over de vraagstelling en aanpak. Er is gezocht naar een coproductie, met respect voor de verschillen in elkaars positie. Op die manier kan ‘werk met werk’ worden gemaakt.

1.2 Centrale vraagstelling, deelvragen en normen Als centrale vraagstelling voor dit onderzoek is de volgende hoofdvraag geformuleerd:

Hoe is in Boxtel het subsidiebeleid ingericht, worden daarbij de beoogde maatschappelijke effecten behaald en op welke wijze wordt daarop gestuurd en gecontroleerd?

Deze centrale vraagstelling is uitgewerkt in 11 deelvragen. De eerste en tweede deelvraag luiden als volgt: 1. Wat wordt in Boxtel verstaan onder subsidies? 2. Welke soorten subsidies worden gehanteerd en om welke bedragen gaat het daarbij? Bij deze deelvragen worden als normen gehanteerd: • Er is een heldere definitie opgenomen in de Algemene Subsidieverordening en/of Beleidskader subsidies Boxtel van de gemeente Boxtel. 3

• •

De keuze voor subsidie soorten is gemotiveerd en inzichtelijk. De indeling in categorieën is overzichtelijk en consistent.

De derde deelvraag luidt als volgt: 3. Aan wie worden deze bedragen verstrekt en is daar een duidelijk overzicht van? Bij deze deelvraag wordt als norm gehanteerd: • Er is een openbaar subsidieregister beschikbaar waarin de subsidieontvanger, het subsidiebedrag en de belangrijkste projectkenmerken per subsidieontvanger zijn opgenomen. De vierde en vijfde deelvraag luiden als volgt: 4.Zijn de gemeentelijke opgaven en de beleidsdoelen, die met subsidiëring worden beoogd, vastgelegd? 5. Is er voor elke subsidieregeling vastgelegd wat de gemeente beoogt met de subsidie en hoe dit bijdraagt aan de gemeentelijke opgaven en de beleidsdoelen? Bij deze deelvragen worden als normen gehanteerd: • In de Algemene subsidieverordening en/of het subsidiebeleid zijn de soorten subsidies benoemd en is het doel per soort aangegeven. • In het subsidiebeleid zijn de gemeentelijke opgaven die met subsidiëring beoogd worden, benoemd. • Het subsidiebeleid is uitgewerkt in beleidsnota’s waarin de beleidsdoelen zijn benoemd om de gemeentelijke opgaven te kunnen realiseren. De zesde en zevende deelvraag luiden als volgt: 6. Zijn de gemeentelijke opgaven en de beleidsdoelen die met de subsidie beoogd wordt, vooraf kenbaar gemaakt aan de ontvanger van de subsidie? 7.

Is het helder voor de ontvanger van de subsidie welke maatschappelijke prestaties daarvoor te moeten leveren? Bij deze deelvragen worden als normen gehanteerd: • De te realiseren gemeentelijke opgaven en beleidsdoelen zijn actief gecommuniceerd richting de subsidieontvangers. • Voor de subsidieontvanger is duidelijk welke maatschappelijke prestaties te moeten leveren voor een bijdrage aan het realiseren van de gemeentelijke opgaven en beleidsdoelen. De achtste, negende en tiende deelvraag luiden als volgt: 8. Wordt vooraf duidelijk gecommuniceerd hoe verantwoording van de besteding van de subsidie moet worden afgelegd? 9. Wordt er achteraf (in verhouding tot het bedrag van de subsidie) in de praktijk een duidelijke verantwoording van de besteding van de subsidie afgelegd? 10. Wordt de voortgang van de uitvoering actief bewaakt en wordt er bij afwijkingen ten opzichte van de gemaakte afspraken bijgestuurd (tussentijdse wijzigingen)? Bij deze deelvragen worden als normen gehanteerd: • Hoe de gesubsidieerde maatschappelijke organisaties verantwoording af moeten leggen is vastgelegd en is vooraf gecommuniceerd aan de subsidieontvangers. 4

•

•

Bij subsidiebedragen boven € 5.000 wordt minimaal jaarlijks verantwoording afgelegd over de besteding van het subsidiebedrag. Daarin is opgenomen welke activiteiten zijn ondernomen, welke resultaten zijn bereikt en welke doelen zijn gerealiseerd. Daarbij is een relatie gelegd naar de gemeentelijke opgaven en beleidsdoelen. De voortgang van te realiseren activiteiten, prestaties en doelen door de gesubsidieerde maatschappelijke organisatie wordt bewaakt door de gemeente, en zo nodig wordt er bijgestuurd.

De elfde deelvraag luidt als volgt: 11. Hoe ervaren de betrokken spelers (binnen en buiten de gemeente) het totale subsidieproces? Als normen worden daarbij gehanteerd: • Het subsidieproces is voor de betrokken spelers helder. • De betrokken spelers zijn tevreden over het procesverloop.

1.3 Aanpak Het onderzoek is gestart met een oriënterend gesprek met de gemeentelijk contactpersoon voor dit onderzoek en het opstellen van het onderzoeksplan. Gestart is met een analyse van relevante gemeentelijke documenten. Om inzicht in de werkwijze van de gemeente scherp in beeld te krijgen zijn interviews gehouden met betrokkenen in het subsidieproces, zowel intern binnen de gemeente als extern met gesubsidieerde maatschappelijke organisaties. Het betrof interviews binnen de gemeente met de portefeuillehouder subsidies en met 14 ambtelijk betrokkenen. Het betrof 7 interviews met gesubsidieerde maatschappelijke organisaties; zowel professionele partners als vrijwilligersorganisaties. Op basis van de documentenanalyse en de interviews is het conceptrapport opgesteld. Nadat de hoor- en wederhoorprocedure (de check op de feiten aan de hand van de interviewverslagen en de bestuurlijke reactie van het college van B&W) is gevolgd, is de definitieve rapportage opgesteld. Dit rapport wordt aangeboden aan de raad, waarna behandeling door de raad plaatsvindt. Deze is voorzien in november/december 2024.

2. Conclusies 2.1 Beantwoording centrale vraagstelling De centrale vraagstelling van dit onderzoek is:

Hoe is in Boxtel het subsidiebeleid ingericht, worden daarbij de beoogde maatschappelijke effecten behaald en op welke wijze wordt daarop gestuurd en gecontroleerd?

Een samenvattend antwoord op deze centrale vraagstelling luidt als volgt: In Boxtel worden verschillende soorten subsidies onderscheiden. Zo wordt gesproken over subsidies voor het fysieke en voor het sociale domein. Daarnaast wordt onderscheid gemaakt in structurele en incidentele subsidies. De subsidiestaat, zoals in de begroting opgenomen, laat de incidentele subsidies geheel buiten beeld en de indeling in subsidie categorieën is niet consistent. Een nieuwe indeling van soorten subsidies, zoals nu door de gemeente wordt ontwikkeld en in 2025 aan de gemeenteraad wordt aangeboden, biedt goede aanknopingspunten voor een meer logische indeling en een helderder beeld van het subsidielandschap.

5

Het antwoord op de vraag of de maatschappelijke effecten daadwerkelijk zijn behaald door de inzet van subsidies, is moeilijk te geven. Dit komt voort uit het feit dat de gemeentelijke opgaven en beleidsdoelen vaak in algemene termen zijn benoemd. Het is dan ook de vraag of de maatschappelijke effecten zijn behaald ondanks of juist dankzij de inzet via subsidies. Wel kan worden geconstateerd dat de beoogde prestaties en activiteiten bijna altijd zijn uitgevoerd door de subsidie ontvangende organisaties conform de vooraf gemaakte afspraken. Waar dat een enkele keer niet lukte hing dat samen met personeelstekorten. Over het algemeen wordt de samenwerking tussen gemeente en subsidie ontvangende organisaties als positief gekwalificeerd. Met name met de professionele organisaties is er periodiek ambtelijk en bestuurlijk overleg over de voortgang en eventuele nieuwe ontwikkelingen. Voor de dorpen en de wijken vervullen de wijkmakelaars deze rol, naar tevredenheid van de bewonersorganisaties. Ondanks dat dienen zich toch ook enkele aandachtspunten aan, die - in de ogen van betrokkenen het subsidieproces kunnen verbeteren.

Deze hebben vooral betrekking op onderwerpen als: • meer overzicht op het totale subsidielandschap; • het verscherpen en actualiseren van de inhoudelijke onderleggers voor het subsidiebeleid en de koppeling daarvan met de subsidies; • een verduidelijking van de grenzen en de afstemming tussen het subsidiebeleid en het accommodatiebeleid; • behoud van differentiatie in de spelregels voor aanvragen en verantwoording afhankelijk van de subsidieomvang; • duidelijke afspraken over mandatering binnen de gemeente; • het werken met meerjarige afspraken voor subsidiëring; • een gezamenlijke verkenning naar de wijze van monitoring; • het afzwakken van de discrepantie tussen de door de gemeente gehanteerde indexcijfers en de daadwerkelijke kosten van de subsidie ontvangende organisaties.

2.2 Beantwoording deelvragen De eerste en tweede deelvraag luiden als volgt: 1. Wat wordt in Boxtel verstaan onder subsidies? 2. Welke soorten subsidies worden gehanteerd en om welke bedragen gaat het daarbij? Kijkend naar de bevindingen en de gehanteerde normen kan worden geconcludeerd: • In het subsidiebeleid is een heldere definitie opgenomen van wat een subsidie inhoudt voor de gemeente: “Subsidie is een uitvoeringsinstrument om beleid te verwezenlijken. Het beleid (het “wat en waarom”) ligt vast in visiedocumenten, beleidsprogramma’s, notities en de programmabegroting. Om dit beleid te verwezenlijken (het “hoe”) staan de gemeente verschillende instrumenten ter beschikking. Zo kan de gemeente een opdracht verstrekken (inkoop), zelf voorzieningen realiseren, financiële bijdragen verstrekken en subsidies verlenen. Elk instrument kent zijn eigen juridisch kader en beleidskader. Het Beleidskader Subsidies beschrijft de wijze waarop (en dus “hoe”) gemeente Boxtel het subsidie-instrument op een zo efficiënt en doeltreffend mogelijke wijze inzet.” • Op dit moment worden onderscheiden: subsidies in het fysieke en in het sociale domein. Daarnaast wordt onderscheid gemaakt in structurele en incidentele subsidies.

Eerste gedachten over een nieuwe indeling van subsidies gaan uit van de volgende subsidie categorieën: prestatiesubsidies, vrijwilligerssubsidies, instroomsubsidies, projectsubsidies, exploitatiebijdragen en wijkmakelaarsbudgetten. Met deze indeling wordt het overzicht en de helderheid vergroot. Bovendien is op deze wijze sprake van een compleet beeld. 6

•

•

•

De in de begroting opgenomen subsidiestaat geeft geen overzicht van het totale subsidiebudget. Het gaat daarbij vooral om subsidies vanuit de Subsidieregeling Maatschappelijke Ontwikkeling en nog drie andere subsidieregelingen. Dit betreffen structurele subsidies. Inzicht in structurele en incidentele subsidies vanuit andere subsidieregelingen, mist. Ook blijkt dat de indeling van subsidies in de onderscheiden categorieën niet steeds consistent is. In de Algemene Subsidie Verordening (Asv) is sprake van een differentiatie in de omvang van subsidiebedragen (tot € 5.000, van € 5.000 tot € 50.000 en boven € 50.000). In samenhang daarmee zijn ook verschillende spelregels benoemd over de verantwoording van het subsidiebedrag. Met de aanstelling van een beleidsmedewerker subsidies worden binnen MGD mogelijkheden gezien om het zicht op het subsidielandschap en het subsidieproces te verbeteren.

De derde deelvraag luidt als volgt: 3. Aan wie worden deze bedragen verstrekt en is daar een duidelijk overzicht van? Kijkend naar de bevindingen en de gehanteerde norm kan worden geconcludeerd: • Slechts een gedeelte van de subsidies (namelijk de structurele subsidies) is opgenomen in de subsidiestaat welzijnsactiviteiten en zijn publiekelijk bekend. Het gaat hierbij in 2024 om een bedrag van € 3.789.305. Hierin wordt per begrotingsjaar duidelijk aan wie de subsidie is/wordt verstrekt en voor welk subsidiebedrag. Projectkenmerken per subsidieontvanger zijn daarbij niet inzichtelijk. • Voor incidentele subsidies is binnen de ambtelijke organisatie een overzicht beschikbaar vanuit de financiële systemen, waarin duidelijk wordt aan wie de subsidie wordt verstrekt en voor welk subsidiebedrag. Dit overzicht is echter niet openbaar. In dat overzicht zijn nauwelijks projectkenmerken per subsidieontvanger opgenomen. Volstaan wordt meestal met een summiere toelichting over de bedoeling van de subsidie. Het gaat hierbij in 2023 om een bedrag van € 1.422.363. • Met een totaaloverzicht van structurele en incidentele subsidies kan het zicht op de subsidie omvang worden verbeterd. Een nieuwe indeling van subsidies, zoals momenteel in ontwikkeling is, helpt eveneens om beter inzicht te krijgen in de verschillenden subsidies.

De daarin benoemde categorieën als ‘opstartsubsidies, projectsubsidies en wijkmakelaarsbudget’ kunnen worden ingezet voor nieuwe initiatieven. Daarmee is ook de flexibiliteit in het subsidiesysteem gediend. De vierde en vijfde deelvraag luiden als volgt: 4. Zijn de gemeentelijke opgaven en de beleidsdoelen, die met subsidiëring worden beoogd, vastgelegd? 5. Is er voor elke subsidieregeling vastgelegd wat de gemeente beoogt met de subsidie en hoe dit bijdraagt aan de gemeentelijke opgaven en de beleidsdoelen? Kijkend naar de bevindingen en de gehanteerde normen kan worden geconcludeerd: • De gemeente onderscheidt in het subsidiebeleid twee soorten subsidies, zoals eerder aangegeven: de subsidieclusters domein fysiek en domein sociaal. Het subsidiebeleid geeft een overzicht van de gemeentelijke opgaven voor deze twee clusters. • Vanuit de Subsidieregeling Maatschappelijke Ontwikkeling wordt het merendeel van de structurele subsidies verstrekt. Deze subsidieregeling verwijst per onderdeel naar het doel.

7

• •

• •

Ook in andere subsidieregelingen, van waaruit zowel structurele als incidentele subsidies worden verstrekt, wordt in veel gevallen het doel benoemd. Vaak worden ook subsidiabele activiteiten benoemd. Hoewel dus regelmatig verwezen wordt naar achterliggende beleidsnota’s vraagt de relatie tussen beleidsdoelen en de te verlenen subsidies aandacht. Een verbetering in deze wordt volgens de gesprekspartners vooral kansrijk geacht bij het verschijnen van een nieuwe visie op het sociaal domein en diverse beleidsnota’s. Met de beoogde herziening van het subsidiebeleid en het accommodatiebeleid kan de afstemming tussen beide verder worden uitgewerkt. Daarmee kan ingespeeld worden op de wensen van betrokken spelers om hierin meer helderheid te krijgen. Ook in de gesprekken komt dit thema vaak terug. Er zijn nogal eens vragen over de inhoudelijke grondslagen en te realiseren doelen door middel van inzet van subsidies. Dit geldt in het bijzonder voor de subsidiëring van dorpsraden en wijkraden. Aanvullend op de oorspronkelijke verdelingen per wijk en dorp, waarvan de grondslag overigens niet steeds duidelijk is, zijn in de loop der tijd diverse subsidies toegevoegd. Het beeld is daardoor vertroebeld.

De zesde en zevende deelvraag luiden als volgt: 6. Zijn de gemeentelijke opgaven en de beleidsdoelen, waarvoor de subsidie is bedoeld, vooraf kenbaar gemaakt aan de ontvanger van de subsidie? 7. Is het helder voor de ontvanger van de subsidie welke maatschappelijke prestaties daarvoor te moeten leveren? Kijkend naar de bevindingen en de gehanteerde normen kan worden geconcludeerd: • Er wordt verondersteld dat de subsidie-aanvrager bij de aanvraag van de subsidie reeds bekend is met de gemeentelijke doelen, de beleidsdoelen en de doelen uit de subsidieregelingen. Immers, in de Asv wordt als voorwaarde voor de aanvraag gesteld dat de doelen en resultaten die met de activiteiten worden nagestreefd en hoe de activiteiten daaraan bijdragen, worden benoemd in de aanvraag. In de subsidiebeschikking (wanneer de subsidie is toegewezen) wordt verwezen naar het wettelijk kader; de documenten waaruit de subsidieontvanger gemeentelijke opgaven en beleidsdoelen kan achterhalen. Ook wordt in de subsidiebeschikking verwezen naar de relevante subsidieregeling, waarin doelen en/of subsidiabele activiteiten zijn opgenomen. Een directe verwijzing in de beschikking naar gemeentelijke opgaven en beleidsdoelen wordt niet gegeven. • Voor subsidiebedragen boven € 50.000 worden vaak convenanten en prestatieovereenkomsten opgesteld in samenspraak met de betreffende maatschappelijke organisaties.

Convenanten zien toe op de uitgangspunten van subsidieverlening en doelstellingen. Prestatie-overeenkomsten omschrijven de gewenste output (resultaten). Daarmee is het voor subsidieontvangers helder welke maatschappelijke prestaties te moeten leveren. Uit de geanalyseerde voorbeelden blijkt dat formats voor prestatie-overeenkomsten niet identiek zijn; zaken worden op verschillende wijzen beschreven. • Bij de professionele organisaties zijn de opgaven en doelen van de gemeente bekend. Dit geldt minder voor de organisaties met een subsidiebudget onder € 50.000. • Waar de gemeente de doelen van de subsidie meegeeft (de ‘wat vraag’) is geconstateerd dat er daadwerkelijk ruimte wordt geboden aan de uitvoerende organisaties om de ‘hoe-vraag’ te beantwoorden. Of met andere woorden: er is ruimte voor de uitvoerende organisaties in de keuze van activiteiten om de doelen te realiseren. • Zowel de accounthouders als de wijkmakelaars vervullen een belangrijke rol als verwijzer naar subsidiemogelijkheden.

8

De achtste, negende en tiende deelvraag luiden als volgt: 8. Wordt vooraf duidelijk gecommuniceerd hoe verantwoording van de besteding van de subsidie moet worden afgelegd? 9 Wordt er achteraf (in verhouding tot het bedrag van de subsidie) in de praktijk een duidelijke verantwoording van de besteding van de subsidie afgelegd? 10. Wordt de voortgang van de uitvoering actief bewaakt en wordt er bij afwijkingen ten opzichte van de gemaakte afspraken bijgestuurd (tussentijdse wijzigingen)?

Kijkend naar de bevindingen en de gehanteerde normen kan worden geconcludeerd: • Voor de drie onderscheiden subsidie-omvangen (tot € 5.000, van € 5.000 tot € 50.000 en boven € 50.000) hanteert de gemeente verschillende spelregels over de wijze van verantwoording, die recht doen aan de omvang van de subsidiebedragen. Deze spelregels worden kenbaar gemaakt aan de subsidieontvangers middels de subsidiebeschikking. • Maatschappelijke organisaties die subsidiebedragen boven € 5000 ontvangen, worden geacht jaarlijks een inhoudelijk verslag en een financieel verslag of jaarrekening in te dienen ten behoeve van verantwoording. Dit gebeurt ook daadwerkelijk en het samenspel in deze wordt positief beoordeeld. Voor subsidies lager dan € 5000 bestaan geen formele spelregels over de wijze van rapporteren over de voortgang. • Met de professionele organisaties vindt tussentijds periodiek overleg plaats over de voortgang en over nieuwe ontwikkelingen, zowel ambtelijk als bestuurlijk. Daarbij zijn ook mogelijkheden voor bijstelling in de uitvoering. Dit gebeurt minder tot niet voor vrijwilligersorganisaties. • De doelrealisatie is moeilijk meetbaar in termen van maatschappelijke effecten. Op het niveau van ondernomen activiteiten, projecten, bereikte deelnemers, gevoerde gesprekken, e.d. is dat wel mogelijk.

Uit de analyse komt naar voren dat de voorgenomen prestaties ook grotendeels worden uitgevoerd. Door personele problemen lukt dat in een enkel geval niet. • Het maken van duidelijke afspraken over de monitoring aan de voorkant schept duidelijkheid voor gemeente en subsidie ontvangende organisaties over de wijze van meting van doelen, opgaven en te leveren prestaties. Daarbij wordt als wens vaak een mix genoemd van kwantitatieve en kwalitatieve informatie (‘story telling’). Het wordt belangrijk gevonden deze zoektocht naar die duidelijkheid vooraf gezamenlijk in te zetten. De elfde deelvraag luidt als volgt: 11. Hoe ervaren de betrokken spelers (binnen en buiten de gemeente) het totale subsidieproces? Kijkend naar de bevindingen en de gehanteerde normen kan worden geconcludeerd: • Het dominante beeld is dat de professionele organisaties het subsidieproces helder vinden en daar in belangrijke mate tevreden over zijn. Voor kleinere organisaties, die werken met vrijwilligers, is het oordeel op deze punten minder positief. • Binnen de ambtelijke organisatie is eveneens sprake van een wisselend beeld: voor de ervaren medewerk(st)ers zijn het subsidielandschap en de spelregels helder. Voor andere medewerkers geldt dat veel minder.

• Als meer specifieke aandachtspunten komen uit de gesprekken naar voren: de wens om te komen tot meerjarige subsidieafspraken, een betere afstemming over de indexering en een meer op inhoud gerichte inzet van de middelen voor wijkgericht werken op basis van een door bewoners gedragen wijk- of dorpsplan.

9

3. Aanbevelingen Op basis van de bevindingen en de conclusies daaruit, worden de volgende aanbevelingen gedaan. 3.1 Aan de gemeenteraad van Boxtel

1. Verzoek het college van B&W de aanbevelingen (nr. 2, 3 en 4) uit dit onderzoek te vertalen in de herijking van het subsidiebeleid, dan wel in de uitwerkingen daarvan. Overwegingen en aandachtspunten: • Het is een uitgelezen kans en momentum om de aanbevelingen uit dit onderzoek te laten doorwerken in de herijking van het subsidiebeleid. • Voor een deel kan dit vorm krijgen in het subsidiebeleid zelf en voor een deel kan dit in nadere uitwerkingen in het verlengde van het nieuwe subsidiebeleid.

2. Verzoek het college het totaal overzicht op de subsidies te verbeteren, de indeling in soorten subsidies aan te passen en beide een plek te geven in de subsidiestaat in de begroting. Overwegingen en aandachtspunten: • De subsidiestaat welzijnsactiviteiten uit de begroting is incompleet: deze bevat slechts structurele subsidies, waarbij incidentele subsidies niet zijn opgenomen. Incidentele subsidies hebben jaarlijks een flinke omvang, Zo ging het in 2023 om een bedrag van € 1.422.363 aan incidentele subsidies. • De huidige indeling in categorieën van subsidies in de subsidiestaat is niet consistent. Zo worden dezelfde typen subsidies onder verschillende categorieën ondergebracht. Bijvoorbeeld: wijkorganen worden in verschillende categorieën ondergebracht. Dat gaat ten koste van de transparantie van subsidies. • Een eerste proeve van een nieuwe indeling in soorten subsidies biedt uitstekende aanknopingspunten om tot een completer en helderder overzicht van subsidies te komen. 3.2 Aan het college van Burgemeester en Wethouders

3. Geef aan de ambtelijke organisatie de opdracht te komen tot een stroomlijning van het subsidiebeleid op basis van een nieuwe indeling van de subsidie categorieën uit de herijking van het subsidiebeleid. Overwegingen en aandachtspunten: • Met de recente aanstelling van een beleidsadviseur subsidies is het mogelijk de uitwerking en uitvoering van het subsidiebeleid verder te stroomlijnen en te verbeteren. Bij de verdere stroomlijning en verbetering wordt gedacht aan de volgende punten: o Overzicht in het totale subsidielandschap. In de ambtelijke organisatie wordt het overzicht op het totale subsidielandschap op dit moment vaak gemist. Het gaat met name over de inhoudelijke grondslagen voor het verlenen van subsidies; de gemeentelijke opgaven en beleidsdoelen en de samenhang met subsidies. En het gaat over het subsidieproces zelf; het overzicht van structurele en incidentele subsidies (per subsidieontvanger), het proces van aanvraag tot en met verantwoording en de rollen en verantwoordelijkheden binnen de ambtelijke organisatie. Het missen van overzicht op het totale subsidielandschap 10

o

o

o

kost – vooral voor nieuwe medewerk(st)ers – veel tijd om hun rol snel en goed te kunnen pakken. Het bieden van een dergelijk overzicht met de bijbehorende gedragslijnen en spelregels, alsook het actief daarover communiceren in de ambtelijke organisatie, draagt bij aan een professioneler en efficiënter gemeentelijk functioneren. Het verscherpen en actualiseren van de inhoudelijke onderleggers voor het subsidiebeleid. De inhoudelijke onderleggers voor het geven van subsidie zijn niet altijd bekend bij zowel de ambtelijke organisatie als bij subsidieontvangers (met name bij vrijwilligersorganisaties/wijk- en dorpsraden/bedragen tot € 50.000). Ook zijn afspraken over de hoogte van een subsidie vaak historisch ontstaan en is vaak niet meer te herleiden waarom een bepaald bedrag gesubsidieerd wordt, met name bij vrijwilligersorganisaties/wijk- en dorpsraden/bedragen tot € 50.000. De in ontwikkeling zijnde integrale visie op het sociale domein vormt voor velen een belangrijke onderlegger, maar ook beleidsnota’s op de verschillende beleidsvelden zoals cultuur, sport, zorg en welzijn. Alsdan kan een scherpere aanhaking van actueel beleid aan de subsidies worden gerealiseerd. Het is dan wel zaak deze actieve koppeling ook daadwerkelijk vorm te geven. Subsidiebeleid en accommodatiebeleid.

Er blijkt nogal eens onduidelijkheid over de beantwoording van de vraag wat bij het accommodatiebeleid moet worden ondergebracht en wat onder het subsidiebeleid. Waar op deze onderwerpen gewerkt wordt aan nieuw beleid is het zaak de afstemming tussen beide expliciet te benoemen en daarover (Intern en extern) duidelijkheid te bieden. Differentiatie in spelregels gekoppeld aan omvang subsidiebedrag. De bestaande relatie tussen hoogte van subsidiebedragen en de spelregels voor aanvragen en verantwoording van subsidies wordt als een goede lijn gezien: aan professionele organisaties, die grotere subsidiebedragen ontvangen, mogen zwaardere eisen bij de aanvraag en de verantwoording gesteld worden dan aan organisaties van vrijwilligers met kleinere subsidiebedragen. Waar het gaat om kleinere subsidiebedragen wordt de wens uitgesproken om meer duidelijkheid in de mandatering van subsidies te verkrijgen: wat behoort tot de bevoegdheid van het college en wat van welke functionarissen in de ambtelijke organisatie?

4. Geef aan de ambtelijke organisatie de opdracht te verkennen op welke wijze de samenwerking met subsidie ontvangende organisaties kan worden versterkt. Overwegingen en aandachtspunten: • Voorop gesteld: de vertegenwoordigers van zowel gemeente als van (vooral de professionele) organisaties zijn in het algemeen (zeer) tevreden over de samenwerking. Dat laat onverlet dat er enkele aandachtspunten uit dit onderzoek naar voren komen, zoals: o Het werken met meerjarige afspraken. Er wordt nu veel administratief-procedurele energie gestoken door per jaar offertes voor te bereiden, het maken van afspraken daarover en de bewaking en de verantwoording na een jaar. Gesteld wordt dat in plaats van deze jaarlijkse cyclus het beter is om de energie in de uitvoering te steken en de doorontwikkeling van de ingezette koers. De voorkeur wordt (door met name professionele organisaties) gegeven aan meerjarige uitvoeringsprogramma’s, gekoppeld aan periodiek overleg over de uitvoering en nieuwe ontwikkelingen. Dit overleg kan eventueel resulteren in aanpassingen op onderdelen van de gemaakte afspraken. Een nadere gezamenlijke verkenning in deze ligt dan ook in de rede. 11

o

o

o

Contact met, en (bij)sturing van, vrijwilligersorganisaties. Professionele gesubsidieerde organisaties zijn meer tevreden over het subsidieproces en het contact met de gemeente dan vrijwilligersorganisaties. De gemeente zet, logischerwijs, intensiever in op contact met en (bij)sturing van subsidieontvangers waar hogere subsidiebedragen mee gemoeid zijn. Met vrijwilligersorganisaties is er daardoor in mindere mate sprake van periodiek overleg, controle op de uitvoering en (bij)sturing dan bij professionele organisaties. Deze wens bestaat echter wel. Een gezamenlijke verkenning over de monitoring. Ook de wijze van monitoring van uit te voeren activiteiten, beoogde resultaten en maatschappelijke effecten vraagt om een gezamenlijke verkenning van gemeente en gesubsidieerde organisaties (met name bij professionele organisaties). Zowel monitoring in kwantitatieve als kwalitatieve zin (story telling) zijn beide, en in aanvulling op elkaar, gewenst. Door daarover naar elkaar toe duidelijkheid te creëren wordt de kans op ruis in de verschillende fasen van het subsidieproces kleiner en maakt de samenwerking (nog) constructiever. Duidelijkheid over de indexering. Er is afgelopen jaren sprake geweest van een discrepantie tussen de door de gemeente toegepaste indexering en de werkelijke stijgingen in de kosten van subsidie ontvangende organisaties.

Dat vraagt later bijstellingen in de subsidiebedragen, althans het verzoek daartoe. Verkend zou kunnen worden of dit structureel aan de orde is of alleen in afgelopen jaren. In het eerste geval zou nader bezien moeten worden op welke wijze de genoemde discrepantie kan worden verkleind.

4. Bestuurlijke reactie college van B&W In het kader van de hoor- en wederhoorprocedure is aan het college een reactie gevraagd op het conceptrapport. Daarbij is gevraagd naar eventuele feitelijke onjuistheden, de bestuurlijke reactie en de wijze waarop en wanneer het college de uitvoering van de aanbevelingen ter hand wil nemen. Het college geeft aan de aanbevelingen over te nemen en deze als bouwstenen te gebruiken bij het nieuwe beleid. De bestuurlijke reactie van het college is in bijlage 1 van het Bevingenrapport integraal opgenomen.

5. Nawoord Rekenkamer Boxtel De Rekenkamer dankt het college voor de positieve reactie op het concept rapport. De geconstateerde feitelijke onjuistheden hebben niet geleid tot inhoudelijke wijzigingen en zijn verwerkt in de nu voorliggende rapportages. Het is goed te constateren dat het college de aanbevelingen voortvarend wil oppakken. Met de opstelling van een nieuwe nota subsidiebeleid - en de uitwerking daarvan - ontstaat daarvoor ook een uitgelezen kans. Tenslotte wil de Rekenkamer dank uitspreken naar de bij dit onderzoek betrokken vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie en het college alsook naar de vertegenwoordigers van externe organisaties. Hun open en constructieve opstelling heeft de Rekenkamer zeer geholpen bij de uitvoering van dit onderzoek. In het bijzonder geldt dit voor de beleidsadviseur subsidies, die voor de Rekenkamer contactpersoon was bij dit onderzoek.

12