Onderzoek bestuurlijke samenwerkingsmogelijkheden gemeente Boxtel- Raadsvoorstel (1337943)

Raadsvoorstel Zaaknummer:

1337943

Portefeuillehouder:

Ronald van Meygaarden

Steller:

Nico Kielstra

Onderwerp Onderzoek bestuurlijke samenwerkingsmogelijkheden gemeente Boxtel

Status Besluitvormend

Voorstel Raad 1. Het plan voor het onderzoek naar de bestuurlijke samenwerkingsmogelijkheden van de gemeente Boxtel vast te stellen. 2. Een klankbordgroep van raadsleden in te stellen.

Inleiding In uw vergadering van 11 juli 2023 heeft u de motie “Onderzoek toekomstige bestuurlijke samenwerkingsmogelijkheden” aangenomen. U heeft vervolgens de bestuurlijke opdracht aan het college verstrekt om de bestuurlijke samenwerkingsmogelijkheden te onderzoeken. Omdat het onderzoek vraagt om expertise en onafhankelijkheid is een extern bureau gezocht dat dit onderzoek kan uitvoeren. Ons college heeft met een meervoudige onderhandse aanbesteding een bureau geselecteerd dat het onderzoek gaat uitvoeren. We hebben de opdracht voor het uitvoeren aan bureau & Van de Laar gegund. Dit bureau is in de aanbesteding beoordeeld met de beste prijs/kwaliteitsverhouding. Conform de bestuurlijke opdracht stelt uw raad het onderzoeksplan van het bureau vast.

Beoogd resultaat Het onderzoeksplan vast te stellen waardoor het onderzoek naar de bestuurlijke samenwerkingsmogelijkheden van de gemeente Boxtel gestart kan worden en waarmee invulling gegeven wordt aan de uitvoering van de motie.

Argumenten 1.1 Bureau & Van de Laar is beoordeeld met de beste prijs/kwaliteitsverhouding Er zijn drie bureaus die hebben deelgenomen aan onze meervoudig onderhandse aanbesteding. In deze aanbesteding telde het gunningscriterium kwaliteit mee voor 70%. Dit criterium werd beoordeeld op het plan van aanpak, de cv’s/referentieopdrachten en een presentatie van het plan van aanpak. De prijs telde voor 30% mee. Een beoordelingsteam bestaande uit de locoburgemeester, de gemeentesecretaris (de ambtelijk opdrachtgever van de opdracht) en de strategisch adviseur directie (de ambtelijk opdrachtnemer) heeft de offertes beoordeeld. Een klankbordgroep van uw raad bestaande uit de heren Roubos, Kuppens, Bressers, Sannen en De los Hoyos, bijgestaan door de griffier, heeft het beoordelingsteam hierin geadviseerd. Bureau & Van de Laar kwam met de beste prijs/kwaliteitsverhouding uit de beoordeling. Dit betekent dat dit bureau het beste invulling geeft aan de eisen in de offerteaanvraag en daarmee aan de wensen van de raad die in de motie staan (zie volgende argument). De klankbordgroep is van mening dat & Van de Laar een goede offerte heeft neergelegd en heeft vertrouwen in de uitvoering van de opdracht door dit bureau.

1.2 Het onderzoeksplan geeft invulling aan de wensen van de raad die in de motie staan Centraal in de aanpak van & Van de Laar staat de realisatiekracht van Boxtel in evenwicht met de kerntaken, opgaven en ambities; omvang afgestemd op opgaven. Het onderzoeksplan (het plan van aanpak uit de aanbesteding) is bijgevoegd. De volgende activiteiten gaat het bureau ondernemen om de vraagstelling te kunnen beantwoorden: 1. Startbijeenkomst met de raad: Tijdens deze sessie worden aanpak en proces van het onderzoek besproken. Ook wordt de raad geïnformeerd over de samenwerkingsvarianten en hun kenmerken zodat u bij de start van het traject een goede informatiepositie heeft. 2. Documentanalyse: opgavenprofiel en huidige samenwerkingen Boxtel en regio. 3. Samenwerkingsscan: feitelijke analyse van ‘fit’ met samenwerkingspartners: Hoe verhoudt Boxtel zich tot de buurgemeenten vanuit verschillende perspectieven om op deze manier inzichtelijk te maken hoe logisch samenwerking tussen Boxtel en verschillende partners voor de hand ligt. 4. Verdiepende gesprekken ‘interne’ sleutelfiguren: raadsfracties, collegeleden, ambtenaren, OR en griffie. 5. Externe gespreksronde regiogemeenten: burgemeesters en gemeentesecretarissen van Oirschot, Oisterwijk, Vught, Sint-Michielsgestel, Best, Meierijstad.

Deze gesprekken, in combinatie met de feitelijke samenwerkingsscan uit stap 3, geven een scherp beeld van de wenselijkheid en haalbaarheid van samenwerkingspartners en samenwerkingsvorm. Gunstig is dat & Van de Laar

een stevig netwerk in de regio heeft en ook is betrokken bij samenwerkingsvraagstukken van buurgemeenten. 6. Analyse, uitwerking en spiegelsessies: opgavenprofiel, bestuurlijke oriëntatie regiogemeenten, samenwerkingsvarianten (voor- en nadelen), analyse huidige realisatiekracht en verwachte realisatiekracht bij de verschillende samenwerkingsvarianten uitmondend in een expertmatig oordeel. Dit wordt in spiegelsessies met onder andere college en raadsklankbordgroep besproken. 7. Uitwerken conceptrapport, toetsing en bijstellen tot definitieve versie. 1.3 Voor het zomerreces 2024 ligt er een eindrapport In februari 2024 start het onderzoek (stap 1 uit het vorige argument). Daarna volgt de inventarisatie van feiten en meningen (stappen 2 tot en met 5) in de maanden februari tot en met april. In mei is de analyse en zijn de spiegelsessies (stap 6). In juni is het eindrapport gereed. Dit betekent dat uw raad na het zomerreces van 2024 het rapport kan betrekken bij de besluitvorming. 2.1 De klankbordgroep toetst tijdens het onderzoek of het proces en de resultaten aansluiten bij de verwachtingen van de raad & Van de Laar wil een raadsklankbordgroep betrekken tijdens het onderzoek om bevindingen en resultaten te toetsen. Om zo te borgen dat de raad gedurende het proces voldoende wordt meegenomen en dat de resultaten van het onderzoek aansluiten op de verwachtingen.

De klankbordgroep heeft een rol tijdens verschillende stappen in het proces, onder andere bij de start, bij de spiegelsessies en de bespreking van het conceptrapport. 2.2 De betrokkenheid van de raad is in de onderzoeksopzet voldoende geborgd Naast de klankbordgroep wordt de raad in elk geval op de volgende momenten door de onderzoekers meegenomen in het proces en de resultaten: 1. De startbijeenkomst (stap 1). 2. De gesprekken met interne sleutelfiguren. In deze stap (stap 4) wordt afzonderlijk met alle raadsfracties gesproken. 3. Technische toelichting eindrapport (stap 7). Indien gewenst gaat & Van de Laar de raad tussentijds informeren over de voortgang en de inhoudelijke bevindingen. In overleg met de klankbordgroep en met het bureau bekijken we op welke momenten dit eventueel nog extra nodig is, zodat uw raad voldoende in positie blijft tijdens dit proces.

Kanttekeningen 1.1 Aanpassingen aan het onderzoeksplan zijn beperkt mogelijk Alhoewel het onderzoeksplan op een goede en overtuigende manier invulling geeft aan de wensen van uw raad, kan het zijn dat u bepaalde elementen wilt wijzigen. Dat kan, zij het dat dit niet mag leiden tot een compleet nieuwe onderzoeksopzet. Het onderzoeksplan was namelijk onderdeel van de beoordeling van de opdracht. Dit betekent dat het onderzoeksplan niet onbeperkt gewijzigd kan worden, omdat anders een nieuwe aanbesteding nodig is. Wijzigingen in bijvoorbeeld de fasering of de wijze waarop uw raad of andere partijen betrokken worden zijn echter gewoon toegestaan.

Financiën In de begroting is een bedrag opgenomen van € 50.000 voor de uitvoering van het onderzoek. De inschrijfprijs van het bureau dat de opdracht gaat uitvoeren is lager. Er is dus nog ruimte voor eventuele bijkomende kosten.

Uitvoering Het onderzoek start direct na besluitvorming door uw raad. De startbijeenkomst is inmiddels gepland. Volgens planning moet voor het zomerreces 2024 het eindrapport gereed zijn.

Communicatie Het onderzoek gaat de raad inzicht geven in welke samenwerkingsmogelijkheden er zijn en welke variant(en) het beste aansluit(en) om de opgaven van onze gemeente te kunnen realiseren. Inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners gaan we hierbij nog niet betrekken. Dat is pas aan de orde op het moment dat uw raad een keuze maakt voor één van de varianten die vervolgens verder uitgewerkt gaat worden.

Bijlagen 1. Plan van aanpak & Van de Laar.

Boxtel, 19 december 2023 Burgemeester en wethouders van Boxtel, de secretaris,

de burgemeester,

V.C. Fijneman

R.S. van Meygaarden

Ter inzage 1. N.v.t.

Contactpersoon Victor Fijneman, gemeentesecretaris

Raadsbesluit Registratienr.:

1337943

Aanhef De raad van de gemeente Boxtel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 december 2023;

Besluit 1. Het plan voor het onderzoek naar de bestuurlijke samenwerkingsmogelijkheden van de gemeente Boxtel vast te stellen. 2. Een klankbordgroep van raadsleden in te stellen.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 6 februari 2024; De gemeenteraad van Boxtel, de griffier,

de voorzitter,

I.H.M. Smits

R.S. van Meygaarden