Nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen- Bijlage 2 Advies auditcommissie managementletter en RV Nota Risicomanagement

Auditcommissie Boxtel

Aan: Datum: Onderwerp:

gemeenteraad Boxtel 23 december 2025 managementletter interimcontrole 2025 gemeente Boxtel en raadsvoorstel nieuwe Nota Risicomanagement

Managementletter interimcontrole 2025 Uw auditcommissie heeft op 4 december jl. vergaderd. Tijdens deze bijeenkomst heeft de accountant aan de auditcommissie een nadere toelichting gegeven op de managementletter naar aanleiding van de uitgevoerde interimcontrole bij de Gemeente Boxtel. Tijdens de interimcontrole onderzoekt de accountant het bestaan en de werking van de financiële processen. Na een toelichting door de accountant op de bevindingen zijn daarbij met name de volgende punten nader besproken: 1. Rechtmatige levering van zorg; de accountant heeft aangegeven dat de controle op zorglevering structureel dient te worden verankerd in de werkprocessen, zodat afhankelijkheid van de verantwoordingen van zorgleveranciers wordt beperkt. Op dit moment is het zo dat steekproefsgewijs wordt getoetst of de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk geleverd is. Geadviseerd wordt om dit in de werkprocessen te verankeren. Ambtelijk is aangegeven dat deze aanbeveling wordt opgevolgd en dat deze controle op zorglevering in het werkproces zal worden opgenomen, zonder dat dit tot veel extra handelingen zal leiden. 2.

Budgetbeheer sociaal domein; in de tweede bestuursrapportage 2025 is een verwacht tekort van ruim 1 miljoen euro gemeld op Jeugdzorg. Middels het ontwikkelde dashboard van de kosten binnen het sociaal domein bestaat inmiddels meer inzicht in de ontwikkeling van de kosten. De accountant heeft enkele suggesties ter verbetering gedaan. Deze zien met name op de datakwaliteit en het opstellen van rapportagerichtlijnen. Ambtelijk was reeds, op basis van het gebruik van het dashboard onderkend dat op onderdelen de kwaliteit van de data nog geoptimaliseerd moest worden. Daar wordt inmiddels hard aan gewerkt. Rapportagerichtlijnen bestonden reeds, maar zullen nader onder de aandacht worden gebracht.

3.

Personeel; de accountant heeft nogmaals gewezen op het feit dat in het huidige personeelssysteem functiescheiding op onderdelen niet door het systeem wordt afgedwongen, met een verhoogd frauderisico tot gevolg. In het proces is dit ondervangen door een extra controle. In de vergadering is gemeld dat vanaf 5 januari een nieuw personeelssysteem zal worden gebruikt, waarin de bedoelde functiescheiding wel technisch wordt afgedwongen.

4. Pensioenverplichtingen oud-wethouders; De gemeente is op basis van de momenteel geldende wet- en regelgeving (APPA) verplicht om binnen hun eigen financiën een voorziening aan te houden voor de pensioenverplichtingen van (oud) wethouders. Deze voorziening bedroeg eind 2024 € 1,6 mln op basis van de huidig geldende verslaggevingsregels. Het kabinet heeft een voorstel gedaan om deze pensioenen per 1 januari 2028 via een wettelijke verplichting over te dragen aan het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (ABP). Op basis van de huidige inzichten zou de overdrachtswaarde per 1 januari 2025 aanzienlijk hoger moeten zijn. Dit betekent dat de feitelijke verplichting hoger is dan waarmee tot heden binnen de jaarrekening rekening is gehouden. Bij het opstellen van de managementletter was nog onduidelijk in hoeverre bij het opstellen van de jaarrekening 2025 rekening gehouden moest worden met de extra kosten. Tijdens de vergadering is gebleken dat gemeenten verplicht zijn de te verwachten extra kosten te verwerken in de jaarrekening van 2025. Dit zal een negatief effect hebben op het resultaat.

Conclusie auditcommissie inzake de Managementletter De auditcommissie concludeert dat zowel bestuurlijk als ambtelijk de bovengenoemde aandachtspunten evenals de overige in de managementletter genoemde bevindingen worden onderkend en dat daarop inmiddels acties zijn ingezet ter verbetering. In de vergadering van 4 december heeft de auditcommissie ook een toelichting van de concerncontroller van MGD ontvangen over de nieuwe Nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen. Nota Risicomanagement De Nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen is kaderstellend en wordt vastgesteld door de gemeenteraad. Het college voert het beleid uit binnen deze gestelde kaders. De raad heeft vanuit haar controlerende taak de verantwoordelijkheid de uitvoering van het risicomanagementbeleid van het college te controleren. Daarnaast is de raad ervoor verantwoordelijk dat er voldoende weerstandsvermogen is om de effecten van risico’s op te kunnen vangen. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de oude notitie zijn:    

De nieuwe Nota geldt specifiek voor de gemeente Boxtel. Hierdoor hoeven in de Nota beschreven streefwaarden of uitgangspunten niet per sé gelijk te zijn aan die van de gemeente Sint-Michielsgestel; Een meer tijdloos document, dat minder uitvoeringsaangelegenheden bevat; Automatische indexering van bedragen, waardoor voorkomen wordt dat risico’s te hoog worden ingeschaald; Een zwaardere weging van structurele risico’s.

In de auditcommissie hebben we specifiek stil gestaan bij het gewenste streefniveau van de weerstandsratio. De weerstandsratio is de verhouding tussen de aanwezige weerstandscapaciteit (algemene reserves en actuele begrotingssaldo) en het bedrag dat nodig is om optredende risico’s op te kunnen vangen (de zogenaamde noodzakelijke weerstandscapaciteit). Het college stelt voor deze op het huidige niveau van 1 te houden. Gelet op het feit dat door de zwaardere weging van structurele risico’s de noodzakelijke weerstandscapaciteit al stijgt acht de Auditcommissie het verstandig om dit voorstel te volgen. Dit voorkomt dat onnodig extra reserves worden aangehouden en is in lijn met het predicaat voldoende dat door de provincie wordt afgegeven bij een weerstandsratio van 1. Conclusie auditcommissie inzake de Nota Risicomanagement De auditcommissie adviseert de raad in te stemmen met het raadsvoorstel inzake de nieuwe Nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen Boxtel. Tot slot bedankt de auditcommissie de accountant en de bestuurlijk- en ambtelijke adviseurs voor de heldere toelichting en de beantwoording van de vragen.

Namens de auditcommissie: Dhr. J. Schalkx (voorzitter)