Memo bevindingen verantwoording fractievergoedingen 2023a

Memo Van Aan Datum Opsteller

Henk de Boer, namens CET Griffie Sint-Michielsgestel 26-08-2024 Bert Opperman

Onderwerp Bevindingen verantwoording fractievergoedingen 2023

Inhoud Inleiding: Conform de regeling voor ambtelijke bijstand en fractieondersteuning ontvangen alle fracties jaarlijks een bijdrage fractieondersteuning. De vergoeding voor het jaar 2023 bedroeg € 1200,-- per jaar per fractie. De fracties dienen de besteding van deze bijdrage fractieondersteuning te verantwoorden binnen 3 maanden na afloop van het kalenderjaar. De verantwoording geschiedt door tussenkomst van de griffie en het Control Expert Team (artikel 11 lid 1 van genoemde regeling). Format voor verantwoording bijdrage fractieondersteuning vanaf 2020: Omdat het wenselijk was de verantwoordingsverslagen nader te specificeren en na goedkeuring, te publiceren op de openbare website van de gemeente, is met ingang van 2020 door het Control Expert Team en de griffie in overleg een nieuw format opgesteld ter verbetering en uniformering van het verantwoordingsverslag. Dit format bestaat uit 2 delen: 1. Excel sheet financiële verantwoording (ter invulling van de gemaakte kosten). Indienen met bijbehorende facturen/bonnen, met daarop vermeld corresponderende letter en volgnummer 2. Word-document (A-4) (voor toelichting/beschrijving van de kosten en -activiteiten van de fractie. Beide onderdelen vormen samen het verantwoordingsverslag dat op de website zal worden geplaatst ter inzage.

Indiening verantwoordingen 2023: De verantwoordingen zijn door de partijen conform de formats ingediend. In onderstaand overzicht ziet u de bevindingen:

Overzicht verantwoording fractievergoedingen: Declaratie Onder- Anders on- Niet onderingediend bouwd derbouwd* bouwd* CDA 17-4 1.197,45 120,00 0,00 D66 19-4 0,00 0,00 0,00 Dorpsgoed 1-4 1.093,24 0,00 249,04 De Gestelse Coalitie 24-4 363,13 663,98 172,89 GroenLinks/PvdA 5-5 783,62 0,00 84,00 PPA 24-4 2.566,82 166,53 0,00 VVD 31-3 1.077,67 0,00 175,62 7.081,93

950,51

Pagina 1 van 2

681,55

Terug te Totaal Vergoeding betalen** 1.317,45 1.200,00 0,00 1.200,00 1.200,00 1.342,28 1.200,00 1.200,00 1.200,00 867,62 1.200,00 332,38 2.733,35 1.200,00 1.253,29 1.200,00 8.713,99

8.400,00

1.532,38

Toelichting: * Het CET kan de hoogte van de kosten die op andere wijze of niet zijn onderbouwd niet beoordelen. ** Indien de verantwoording voor de overige kosten met een andere onderbouwing wordt geaccepteerd, dient het bedrag zoals in deze kolom is vermeld, te worden terugbetaald. Conclusies: • In het algemeen zijn alle kosten onderbouwd behalve de bankkosten. • In vier gevallen zijn de kosten anders onderbouwd. In twee gevallen betreft dit vergoedingen voor overleg in huiskamersetting, in een ander geval betreft het de bankkosten. In het laatste geval gaat het om vergoedingen aan steunfractieleden. Hierbij wordt het nog resterende bedrag geheel uitgekeerd aan de steunfractieleden. Het lijkt erop dat hier, net als voorgaande jaren overigens, naar toe is gerekend om de bijdrage voor fractieondersteuning geheel aan te kunnen wenden. Deze bedragen zijn in 2024 uitbetaald, maar verantwoord in 2023. Voor de kostenverantwoording over 2022 gold een zelfde patroon. • De verantwoordingen zijn ook dit jaar niet allemaal compleet en op tijd ingediend. • Door één fractie is de vergoeding gebruikt om steunfractieleden een vergoeding te geven voor verrichte werkzaamheden. Dit kan fiscale gevolgen hebben, tenzij er sprake is van een zogenaamde ‘vrijwilligersvergoeding’. Conform art. 3.4 van het Rechtspositiebesluit Politieke ambtsdragers hebben zij reeds recht op een vergoeding.

• De verantwoordingen zijn op juistheid en volledigheid gecontroleerd. De inhoudelijke toets ligt niet bij het CET. Aanbevelingen: • In de huidige regeling1 wordt niet specifiek geregeld dat niet verantwoorde uitgaven terug moeten worden betaald. We bevelen daarom aan de bestaande regeling voor ambtelijke bijstand en fractieondersteuning op dit punt aan te scherpen. Dit zou kunnen door een derde lid toe te voegen dat luidt: - het overschot wordt bepaald door de beschikbare bijdrage te verminderen met door facturen of anderszins onderbouwde uitgaven. Als de uitkomst hiervan positief is, is er sprake van een overschot dat moet worden terug gestort. • V.w.b. de bankkosten wordt geadviseerd om de fracties te verzoeken om minimaal van één maandelijkse afschrijving een kopie aan te leveren. • Geadviseerd wordt om uitgaven te verantwoorden (en betalen) in het jaar waarop ze betrekking hebben. • De fracties (nogmaals) vragen de verantwoordingen in te dienen binnen de gestelde termijn.

1 Artikel 11. Verantwoording en controle

1. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan het presidium, door tussenkomst van de griffie en het interne Control Expert Team (CET), verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag. 2. Fracties dienen een evt. overschot van de vergoeding fractieondersteuning binnen 3 maanden na het einde van het kalenderjaar, terug te storten op het bankrekeningnummer van de gemeente SintMichielsgestel t.w. : NL 12 BNG H 0 28.50.07.769 onder vermelding van “overschot fractieondersteuning”, jaar en naam van de fractie.

Pagina 2 van 2