Instellen auditcommissie en wijzigen controleverordening gemeente Boxtel- Raadsvoorstel (1333300)

Raadsvoorstel Zaaknummer:

1333300

Portefeuillehouder:

Hans Heesen

Steller:

Marc van Vugt

Onderwerp Instellen auditcommissie en wijzigen controle verordening gemeente Boxtel

Status Besluitvormend

Voorstel Raad 1. Tot instelling van een auditcommissie, als een commissie conform artikel 84 van de Gemeentewet. 2. Tot vaststelling van de Verordening Auditcommissie Boxtel 2023 conform bijlage 1. 3. Te benoemen tot lid van de auditcommissie;  Alex van den Braak (steunfractielid INbox)  Pim Bressers (raadslid Combinatie95)  Nando Leijten (steunfractielid CDA)  Tom Smolders (steunfractielid VVD)  Frank Timmermans (steunfractielid BALANS) 4. Over vier jaar de werkwijze van de auditcommissie te evalueren. 5. Tot eerste wijziging van de controle verordening gemeente Boxtel 2023 conform bijlage 2.

Inleiding In februari 2023 bent u als raad geïnformeerd over de werking en de toegevoegde waarde van een auditcommissie. Uw accountant en een afgevaardigde van de auditcommissie Sint-Michielsgestel hebben daarbij e.e.a. toegelicht. Controle van het college is van essentieel belang, maar hoe zorgt een gemeenteraad ervoor dat hij effectief controleert? Niet alle raadsleden hebben kennis van of affiniteit met de gehele bedrijfsvoering, met een jaarverslag of een jaarrekening. Het is dan niet effectief om met de volledige raad de stukken te beoordelen en te bespreken. Verstandiger is het om een speciale commissie in te stellen die deze rol op zich neemt: een Auditcommissie. De auditcommissie fungeert als de ogen en oren van de gemeenteraad. Zij houdt toezicht op de uitvoering van de (financiële bedrijfsvoering) kaders door het college. Vervolgens adviseert zij daarover aan de raad. De commissie neemt dus de controlerende taak van de gemeenteraad niet over, maar zorgt ervoor dat de raad die taak op bepaalde terreinen/onderdelen beter kan uitvoeren. Een ander voordeel van een auditcommissie is dat zij kan optreden als aanspreekpunt voor de accountant. Inmiddels hebben diverse fracties kandidaten aangedragen om in deze commissie plaats te nemen. Uw presidium heeft de griffie gevraagd om een raadsvoorstel voor te bereiden voor het instellen van een auditcommissie.

Het voorstel regelt o.a. de taken en samenstelling van de commissie. Het instellen van een auditcommissie leidt tevens tot een aanpassing van de controle verordening. Ook dit wordt aan de raad voorgelegd.

Beoogd resultaat Het doel van de auditcommissie is het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de raad. Met een auditcommissie wordt de raad intensief en structureel geadviseerd in zijn kaderstellende taken (aan de voorkant van het proces) en controlerende taken (toezicht op risicobeheersing, interne beheersing, bedrijfsvoering, financiële verslaglegging en accountantscontrole).

Argumenten 1.1. De auditcommissie adviseert de gemeenteraad over de planning & control documenten en draagt zo bij aan een sterkere rol van de gemeenteraad bij zijn controlerende taak. Over het algemeen gaat het om de volgende taken;  Het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet- en uitvoering van de accountantscontrole.  Fungeren als vaktechnisch overlegplatform m.b.t. proces van accountantscontrole en bijbehorende stukken zoals jaarrekening, jaarverslag en interim controle.  Afstemming met betrekking tot college-onderzoeken (ex art. 213a Gemeentewet) en onderzoeken van de rekenkamer.  Structureren proces van accountantscontrole en aanbesteding accountant. 1.2. De auditcommissie bereidt de overleggen met de accountant voor. De accountant heeft jaarlijks een bijeenkomst met de gemeenteraad. Ideeën voor invulling van deze bijeenkomst kan de auditcommissie met de accountant bespreken. Met de auditcommissie als gesprekspartner kan de accountant zijn natuurlijke adviesfunctie richting gemeenteraad beter vormgeven. 1.3. De auditcommissie begeleidt de procedure bij de aanbesteding van de accountantsdiensten. Vorig jaar is de aanbesteding van de accountantsdiensten begeleid door een raadswerkgroep. Deze taak kan de auditcommissie op zich nemen. De benoeming van de accountant blijft een bevoegdheid van de gemeenteraad.

2.1 De gemeenteraad kan zelf de openbaarheid regelen van een artikel 84-commissie. Conform het bepaalde in artikel 84 van de Gemeentewet regelt de gemeenteraad de openbaarheid van de vergaderingen van deze commissie. Een technische commissie zoals de auditcommissie hoeft niet in de openbaar te vergaderen. De auditcommissie vergadert in beslotenheid en haar adviezen aan u zijn openbaar. 4.1 De gemeenteraad beoordeelt of de auditcommissie de gewenste meerwaarde biedt. De werkwijze van de auditcommissie wordt over vier jaar geëvalueerd. De commissie kijkt dan in elk geval naar haar taken en functioneren. Na de evaluatie neemt u een besluit over eventuele aanpassingen.

Kanttekeningen 1.1 Een auditcommissie is niet verplicht Het hebben van een auditcommissie is niet verplicht, maar volgens de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) hebben 88 % van de gemeenten inmiddels een auditcommissie om invulling te geven aan de controlerende rol van de raad (zie Gemeentewet art. 212 en 213). De raad is verantwoordelijk voor het aanstellen van de accountant en het vaststellen van de jaarstukken. De auditcommissie kan het proces van de accountantscontrole structureren en organiseren vanuit de raad en als zodanig gesprekspartner zijn van de accountant. 3.1 Niet alle fracties zijn vertegenwoordigd in de auditcommissie. Van elke in de raad vertegenwoordigde fractie kan maximaal één lid in de auditcommissie worden benoemd. Niet alle fracties hebben een kandidaat aangedragen. Echter met de vijf aangemelde kandidaten is de raad goed vertegenwoordigd in de commissie. De kandidaatstelling voor de vacatures is besproken met de fractievoorzitters in de vergadering van het presidium.

Financiën De auditcommissie is een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet. Steunfractieleden die lid zijn van de auditcommissie hebben dientengevolge recht op een vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen (€91,28). Raadsleden ontvangen hiervoor geen vergoeding. Dit is vastgelegd in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. De kosten kunnen worden gedekt binnen de huidige budgetten.

Uitvoering Na benoeming door de raad kan de commissie starten met haar werkzaamheden.

Communicatie Het besluit van de raad wordt op de gebruikelijke wijze gepubliceerd. De door de raad benoemde leden worden hierover geïnformeerd, als mede andere betrokken partijen (o.a. de accountant).

Bijlagen 1. Verordening Auditcommissie Boxtel 2023 2. Eerste wijziging van de controle verordening gemeente Boxtel 2023

Boxtel, 14 november 2023 de voorzitter van het presidium,

R.S. van Meygaarden

Ter inzage 1. N.v.t.

Contactpersoon I.H.M Smits, raadsgriffier, griffie@boxtel.nl, 0411-655911

Raadsbesluit Registratienr.:

1333300

Aanhef De raad van de gemeente Boxtel; gelezen het voorstel van het presidium van 14 november 2023; gelet op het bepaalde in artikel 82 en 84 van de Gemeentewet waarin is opgenomen dat de raad raadscommissies kan instellen; gelet op artikel 3 van de verordening Auditcommissie gemeente Boxtel 2023;

Besluit 1. Tot instelling van een auditcommissie, als een commissie conform artikel 84 van de Gemeentewet. 2. Tot vaststelling van de Verordening Auditcommissie Boxtel 2023 conform bijlage 1. 3. Te benoemen tot lid van de auditcommissie;  Alex van den Braak (steunfractielid INbox)  Pim Bressers (raadslid Combinatie95)  Nando Leijten (steunfractielid CDA)  Tom Smolders (steunfractielid VVD)  Frank Timmermans (steunfractielid BALANS) 4. Over vier jaar de werkwijze van de auditcommissie te evalueren. 5. Tot eerste wijziging van de controle verordening gemeente Boxtel 2023 conform bijlage 2.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 12 december 2023; De gemeenteraad van Boxtel, de griffier,

de voorzitter,

I.H.M. Smits

R.S. van Meygaarden