Inkoop en aanbestedingsbeleid gemeente Boxtel- Bijlage 3 Delta-document

Van Aan Datum Zaaknummer

Kremers, Patrick College van de gemeente Boxtel 8 april 2024 1348721

Onderwerp Delta-document actualisatie beleidsnota Inkoop (juni 2024)

Inhoud Middels deze notitie brengen we in beeld welke wijzigingen er in de actualisatie van de inkoopbeleidsnota van de gemeente Boxtel (juni 2024) worden aangebracht en lichten we kort toe welk doel de wijziging heeft. Onderstaande wijzigingen worden weergegeven in volgorde van noodzaak naar wens. Volledig document. In het gehele document zijn kleine tekstuele- en opmaakwijzigingen doorgevoerd om de leesbaarheid te vergroten. Deze wijzigingen hebben geen invloed op de werking van de artikelen en bepalingen. Art. 4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen De passage: “de Gemeente onderschrijft….. vastgelegd in de inkoopstrategie.” (inclusief bijlage I waarna verwezen wordt) vervalt en wordt vervangen door: “Met haar inkopen geeft de Gemeente ook invulling aan de Duurzaamheidsagenda Boxtel 2022-2026 (zie Bijlage I) welke door de gemeenteraad op 4 oktober 2022 is vastgesteld. Passend bij de doelstelling hanteert de Gemeente MVI-criteria in haar inkopen om deze doelstellingen te realiseren. Hierbij maakt de Gemeente gebruik van o.a. de criteria die per productgroep zijn uitgewerkt op www.mvicriteria.nl. Toepassing of uitsluiting van MVI-eisen en/of criteria wordt gemotiveerd en vastgelegd in de inkoopstrategie.” Toelichting: Het actieplan MVI 2017-2022 waar eerder naar verwezen werd is gedateerd en sluit daarmee niet meer aan bij de doelstellingen van de gemeenteraad anno 2024.

Gebruik en verwijzing naar dit actieplan kan lijden tot het toepassen en nastreven van verkeerde ambities. Met de huidige verwijzing naar de duurzaamheidsagenda sluiten we aan bij de actuele en toekomstige ambities van de gemeente Boxtel. Tevens is de MVI-criteria-tool van het ministerie benoemd in het artikel om de gebruikers (ambtenaren én leveranciers) handvaten te geven om veelgebruikte, landelijke criteria toe te passen. Dit bevordert het gebruik en de toepasbaarheid van MVI in ons inkopen. Art. 5.3 Lokale Economie en MKB (onder a) Hier wordt tekstueel toegevoegd: “Onder lokale Ondernemer wordt door de Gemeente verstaan, een Ondernemer die gevestigd is binnen de gemeentegrenzen van de Gemeente. Regionale Ondernemers zijn gevestigd in (aangrenzende) buurgemeenten binnen een straal van circa 50 kilometer van de gemeentegrenzen.”

Toelichting: Met het concretiseren van de begrippen lokale en regionale ondernemer brengen we duidelijkheid voor de uitvoering van onderhandse aanbestedingsprocedures. De genoemde geografische bepalingen hebben als doel om de spin-off voor de gemeente te vergroten. Hierbij valt te denken aan het creëren van werkgelegenheid voor eigen inwoners, het versterken van het vestigingsklimaat voor ondernemers, de saamhorigheid binnen de gemeente en het terugvloeien van revenuen doordat ondernemers en inwoners hun uitgaven binnen de gemeentegrenzen doen. Art. 5.7 Bepalen Inkoopprocedure (onder b) De passage: “De Gemeente hanteert voor….. vereisten van wet- & regelgeving.” vervalt. Toelichting: Deze passage doubleert met art 6.3 onder a. Art. 6.3 Strategieformulier en verplichte dossiervorming (onder b) Hier wordt aan de voetnoot toegevoegd: “1 Bij enkelvoudig onderhandse inkoopprocedures kan er voor de uitvraag gewerkt worden met een versimpelde offerteaanvraag wat ten goede komt aan de onderhandeling, snelheid en duidelijkheid voor alle partijen.” Toelichting: Deze toevoeging dient ter verduidelijking en vereenvoudiging van de enkelvoudig onderhandse inkoopprocedure. Art. 6.3 Strategieformulier en verplichte dossiervorming (onder b) De passage: “Bij Europese en vrijwillige nationale procedures…..

voor lokale MKB.” wordt vervangen door: “Bij Europese en vrijwillige nationale procedures is het, op basis van wetgeving, verplicht om aanbestedingsprocedures digitaal te publiceren, de Gemeente hanteert deze verplichting ook voor meervoudig onderhandse procedures. Hierbij geldt dat in de keuze voor digitaal publiceren bij meervoudig onderhandse procedures ook de effecten op het verminderen van de administratieve last en de bevordering van de kansen op opdrachten voor lokale MKB moeten worden afgewogen. De Gemeente gebruikt hiervoor in eerste aanleg het platform Tenderned. In specifieke situaties kan de Gemeente er voor kiezen om te publiceren via een ander platform. De keuze voor het gebruik van een ander platform óf het niet gebruiken van een digitaal platform voor de publicatie van een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure wordt gemotiveerd in de inkoopstrategie. Binnen Tenderned wordt automatisch een aanbestedingsdossier aangemaakt en zijn controlemechanismen ingebouwd die bijdragen aan het rechtmatig en doelmatig handelen van de Gemeente.” Toelichting: Deze wijziging ziet toe op het verplichte gebruik van een digitaal platform voor ook de meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures.

Dit draagt bij aan uniform handelen, het draagt bij aan het transparantie- en gelijkheidsbeginsel, het neemt risico’s op vormfouten in de procedure weg, het verkleint het procedurele verschil tussen de meervoudig onderhandse procedure en de nationaal openbare procedure (iets wat aansluit bij het nivelleren van deze twee procedures in de kleurenbalkjes bij art. 5.7) en het vergroot de controleerbaarheid van ons handelen.