Inkoop en aanbestedingsbeleid en uniforme inkoopvoorwaarden V. 2022 voor gemeente Boxtel- Raadsvoorstel (1337782)

Raadsvoorstel Zaaknummer:

1337782

Portefeuillehouder:

Hans Heesen

Steller:

Patrick Kremers

Onderwerp Inkoop en aanbestedingsbeleid en uniforme inkoopvoorwaarden V. 2022 voor gemeente Boxtel

Status Voorstel Raad 1. kennis te nemen van het collegebesluit (12-12-2023) van de vaststelling van het geüpdatete Inkoop- & aanbestedingsbeleid van de gemeente Boxtel; 2. Kennis te nemen van het collegebesluit (12-12-2023) van de vaststelling van de geüniformeerde inkoopvoorwaarden BOX-SMG-MGD V.2022; 3. De beleidsnota Inkopen & aanbesteden van de gemeente Boxtel (2013) in te trekken.

Inleiding In 2013 heeft de gemeente Boxtel haar beleidsnota inkopen en aanbesteden voor het laatst geactualiseerd en vastgesteld. Na de ambtelijke fusie in 2016 en het ontstaan van de gemeentelijke samenwerkingsorganisatie MijnGemeenteDichtbij is er binnen de nieuwe werkorganisatie onverkort voortgezet wat er voor de fusie ook al uitgevoerd werd. Vanuit de juiste intenties werd er veelal gewerkt conform één van de gemeentelijke beleidsnota’s van de gemeente Boxtel óf Sint-Michielsgestel. Naarmate de jaren verstreken en er meer signalen ontstonden over de discrepanties tussen de twee beleidsuitgangsposities en de inefficiënte werking hiervan voor de interne medewerkers, ontstond er een steeds grotere behoefte aan een beleidsevaluatie. De wens om het huidige beleid te actualiseren naar de vigerende wet- en regelgeving, te uniformeren en te vereenvoudigen kwam niet alleen voort uit een interne wens/behoefte, maar ook externe toezichthouders, samenwerkingspartners én (lokale) marktpartijen zijn hier voorstander van. Anno 2024 ziet de wereld om ons heen er anders uit, desondanks blijven de doelstellingen en ambities grotendeels overeind.

De voornaamste aanleiding voor deze update is dan ook de uniformering van de beleidsdoelstellingen en -uitgangspunten tussen de beleidsnota's van de gemeente Boxtel, de gemeente Sint-Michielsgestel en van gemeenschappelijk samenwerkingsverband MijnGemeenteDichtbij. Dit verlaagt de complexiteit voor de ambtenaren en vergroot de uitvoerbaarheid van het beleid in de markt. Door uniformering ontstaat homogeniteit in de uitvoering wat ook bij leveranciers en contractanten de complexiteit verlaagt en de mogelijkheden om aantrekkelijkere aanbiedingen te doen vergroot. In deze update is tevens de actualisatie van wet- & regelgeving verwerkt anno 2024 en herstellen we de hiaten in het proces die uit de bevindingen van de accountant zijn gebleken. Naast het actualiseren en uniformeren van de beleidsdoelstellingen en ambities in het beleid, harmoniseren we ook de inkoopvoorwaarden voor de drie organisaties.

Beoogd resultaat Met een instemmend besluit van de gemeenteraad aangaande het intrekken van de beleidsnota Inkopen en aanbesteden voor de gemeente Boxtel uit 2013, verliest deze zijn rechtswerking en treed de door het college van B&W vastgestelde beleidsnota in werking. Bij besluit van 12 december 2023 heeft het college van B&W ingestemd met de update van het inkoop & aanbestedingsbeleid voor de gemeente Boxtel en de geüniformeerde inkoopvoorwaarden BOX-SMGMGD V.2022. Dientengevolge zal na het instemmend besluit van de gemeenteraad het college van B&W overgaan tot publicatie van het nieuwe inkoop & aanbestedingsbeleid waarmee deze per publicatiedatum inwerking treed.

Argumenten 1.1

Als gemeente is Boxtel gehouden aan de Europese verordening voor Inkopen en Aanbesteden en de nationale Aanbestedingswet. Actualisatie is daarom noodzakelijk. Het vaststellen van deze beleidsnota en de inkoopvoorwaarden zorgt er voor dat de vigerende wet- & regelgeving en jurisprudentie weer worden verankerd in onze beleidsnota.

1.2

Het voeren van een eigen beleid geeft sturing aan onze organisatieprocessen en bied uitgangspunten om onze medewerkers te instrueren en faciliteren op de beschreven procedures, uitvoerregels en doelstellingen. Het vastleggen van de ambities en doelstellingen in de beleidsnota geeft sturing aan de processen en maakt het mogelijk dat ons handelen consequent bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen. Daarnaast kunnen o.b.v. de opgenomen procedures, uitvoeringsregels en doelstellingen medewerkers worden geïnstrueerd en gefaciliteerd bij de uitvoering van inkoopopdrachten en aanbestedingsprocedures.

1.3

De uniformiteit van doelstellingen en voorwaarden maakt het ook makkelijker om contracten van onze verschillende organisaties te managen. Doordat onze contracten dezelfde voorwaarden en prestatie-indicatoren hebben, kunnen de contracten op een efficiëntere manier beheerd worden. Dit leidt tot lagere beheerskosten voor het contractmanagement omdat door de eenvoud in voorwaarden en prestatie-indicatoren medewerkers gemiddeld minder tijd nodig hebben om meerdere contracten te managen. Daarnaast kennen contracten met gelijkluidende voorwaarden en prestatie-indicatoren een betere schaalbaarheid, waardoor (contract)ontwikkelingen sneller en eenvoudiger verwerkt kunnen worden.

1.4

Het updaten van het beleid biedt ook mogelijkheden om efficiënter met collega-gemeente en andere samenwerkingspartners op te trekken in gezamenlijke procedures. Doordat de beleidsnota en de inkoopvoorwaarden zijn opgesteld conform het VNG-model kent deze grote gelijkenissen met de beleidsnota’s en inkoopvoorwaarden van de andere gemeenten en samenwerkingspartners. Hierdoor kunnen we dan ook sneller en meer gericht vaststellen of én waar een eventuele gezamenlijke procedure juist afwijkt van onze doelstellingen of uitvoeringsregels. Hiermee kunnen we sneller en op de juiste wijze en aan de juiste personen verantwoording hierover kunnen afleggen of mandaat voor vragen.

1.5

Het vaststellen van deze beleidsnota en inkoopvoorwaarden zorgen voor integraliteit, maar doet geen afbreuk aan ‘couleur local’. Doordat we als drie organisaties dezelfde doelstellingen en ambities nastreven kunnen we meer integraal opereren op de markt, toch sluiten we een ‘couleur local’ in ons inkopen en aanbesteden hiermee niet uit. Hiervoor zijn binnen het beleid nog voldoende mogelijkheden om deze toe te passen.

2.1

Het uniformeren van de beleidsuitgangspunten en inkoopvoorwaarden van de gemeente Boxtel met de beleidsuitgangspunten van de gemeente Sint-Michielsgestel en gemeenschappelijke samenwerkingsorganisatie MijnGemeenteDichtbij maakt het mogelijk om meer integraal te werken binnen onze organisatie. Door uniformering van de beleidsuitgangspunten en de inkoopvoorwaarden streven drie de organisaties dezelfde doelstellingen na. En worden de te doorlopen procedures en uitvoeringsregels gelijkgesteld. Dit zorgt voor een lagere administratieve ballast voor de medewerkers. Dit sluit aan bij de uitgangspunten zoals gesteld bij het oprichten van de gezamenlijke werkorganisatie. Tevens vergroot de uniformering van de beleidsdoelstellingen en inkoopvoorwaarden onze efficiëntie op de markt. Marktpartijen kunnen voor alle drie de organisaties gelijkluidende voorwaarden hanteren in hun inschrijvingen, wat drempelverlagend werkt voor het doen van inschrijvingen op aanbestedingen en kan leiden tot aantrekkelijkere inschrijvingen.

3.1

Nieuwe vaststellingsprocedure doet recht aan de bevoegdheid tot vaststellen aanbestedingsbeleid door college. De bevoegdheid tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen (zoals het aangaan van contracten) ligt op grond van artikel 160, eerste lid, onder e Gemeentewet bij het college van B&W. Daarmee ligt ook de bevoegdheid voor het uitvoeren van een aanbesteding en het vaststellen van aanbestedingsbeleid bij het college. Door intrekking van de vigerende beleidsnota uit 2013 door de gemeenteraad Boxtel, kan het college van B&W het nieuwe beleid vaststellen en daarmee gebruik maken van haar bevoegdheid.

Kanttekeningen 1.1

Het verankeren van beleidsdoestelling, processen en uitvoeringsregels verkleint de autonomie van de medewerkers bij gezamenlijke inkooptrajecten om te handelen naar eigen inzicht. Waar medewerkers van gemeenschappelijke samenwerkingsorganisatie MijnGemeenteDichtbij, in gezamenlijke inkooptrajecten, nu nog konden kiezen voor de beleidsuitgangspunten van Boxtel óf van Sint-Michielsgestel wordt hun autonomie met het vaststellen van de (geüniformeerde) beleidsnota en de inkoopvoorwaarden enigszins ingeperkt.

1.2

Vastleggen van de beleidsdoelstelling in de beleidsnota resulteert in vormvereisten die verplichte sturing geven aan het procesverloop en de te verrichten handelingen. Met de vaststelling van beleid worden medewerkers in meerdere mate verplicht om bepaalde processtappen te doorlopen en verplichte motivatie te geven aan het handelen. Ondanks dat deze verplichte motivatie en de vormvereisten niet nieuw zijn, bestendigen we met het vaststellen van deze beleidsnota deze verplichting, waarmee we voldoen aan wet- & regelgeving. Dit kan worden geïnterpreteerd als lastenverzwaring voor de ambtenaren.

2.1

De vastgestelde uniforme inkoopvoorwaarden blijven een ‘middel’ om invulling van onze behoeftes te komen. Afwijken is nog steeds mogelijk. Het vaststellen van uniforme inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten BOX-SMG-MGD V.2022, maakt het mogelijk om deze uniforme inkoopvoorwaarden toe te passen op inkoopopdrachten voor Leveringen en Diensten van onze organisaties. Het toepassen van onze uniforme inkoopvoorwaarden moet echter altijd als middel en/of onderdeel blijven worden gezien van de totale invulling van onze behoefte. Medewerkers moeten altijd (casuïstisch) beoordelen wat het beste aansluit bij onze behoefte en doelstellingen. Daarmee blijft de mogelijkheid aanwezig dat, bij moverende redenen, onze inkoopvoorwaarden niet toegepast worden en dat er andere voorwaarden toegepast worden. Het uitgangspunt van de uniforme inkoopvoorwaarden voor Boxtel, Sint-Michielsgestel én MijnGemeenteDichtbij is wel dat onderlinge verschillen worden weggenomen en daarmee gezamenlijke inkooptrajecten mogelijk leiden tot betere beheersing van contractbepalingen, efficiëntere uitvoer van overeenkomsten en minder risico’s.

Financiën Het vaststellen van deze beleidsnota en de uniforme inkoopvoorwaarden voor de gemeente Boxtel vraagt geen financiële investering. De investering die verwacht wordt vanuit de medewerkers is niet nieuw en is onderdeel van zijn/haar functie en behoeft daardoor geen extra dekking. Vanuit Financiën is er tevens input geleverd voor de beleidsnota door de adviseur Interne Controle over de verankering van beheersmaatregelen en de verwerking van de bevindingen van de accountant. En tevens is er met de financieel procesbeheer afgestemd over voorwaarden rondom (E-)facturatie.

Uitvoering Parallel aan dit behandelvoorstel is er door de inkoopadviseur een behandelvoorstel aan het college van B&W en de gemeenteraad van de gemeente Sint-Michielsgestel gestuurd om eveneens haar beleidsnota en inkoopvoorwaarden (anno 2013) in te trekken en een nieuwe geüpdatete beleidsnota vast te stellen. Ook hiermee realiseren we een update naar gelijkluidende uitgangspunten, doelstellingen en ambities en integreren we de beleidsnota’s en inkoopvoorwaarden, wat ten goede komt van de uitvoerbaarheid voor de ambtelijke organisatie alsmede de marktpartijen waarmee de gemeente zaken doet. Daarnaast heeft het dagelijks bestuur van MijnGemeenteDichtbij op 19 april 2022 haar beleidsnota en de uniforme inkoopvoorwaarden BOX-SMG-MGD V.2022 vastgesteld. Deze bevatten ook dezelfde uitgangspunten, doelstellingen en ambities. Deze is reeds gepubliceerd op www.overheid.nl en daarmee in werking getreden.

Communicatie Na vaststelling van deze beleidsnota en de uniforme inkoopvoorwaarden voor de gemeente Boxtel zal deze worden gepubliceerd op www.overheid.nl waardoor deze in werking treedt. Daarnaast zal de nieuwe beleidsnota en de uniforme inkoopvoorwaarden worden gepubliceerd op de gemeentelijke website. Voor publicatie op onze website zal er eerst, i.s.m. de afdeling communicatie, een contrastcheck worden gedaan op het document, dit moet ervoor zorgen dat het document ook digitaal toegankelijk en goed leesbaar is voor mensen met een visuele beperking. Daarnaast zal aansluiting gezocht worden bij lokale ondernemersverenigingen-bijeenkomsten en zullen we zelf bijeenkomsten in de gemeente organiseren waarin we de doelstellingen en ambities van de gemeenten zullen toelichten en de mogelijkheden van samenwerking tussen de gemeente en lokale ondernemers zullen onderzoeken. Tot slot wordt er intern gecommuniceerd over dit onderwerp zodat medewerkers kennis nemen van de beleidsnota en de inkoopvoorwaarden. Zo zullen er plenaire kennissessies georganiseerd worden rondom de nieuwe beleidsnota en de inkoopvoorwaarden, deze zijn toegankelijk voor medewerkers, collegeleden en gemeenteraadsleden.

Daarnaast zullen de documenten gepubliceerd worden op de kennisbank van MijnGemeenteDichtbij, zal er een nieuwsbericht worden geplaatst op het intranet, zullen managers worden geïnformeerd en zal er op verzoek bilateraal voor een toelichting worden gegeven. Bij inkoop-/aanbestedingstrajecten namens de gemeente zal er desgewenst en/of indien noodzakelijk een afschrift van de beleidsnota en de inkoopvoorwaarden worden verstrekt aan belanghebbenden

Bijlagen 1. Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Boxtel (2024) 2. Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 3. Uniforme Inkoopvoorwaarden BOX-SMG-MGD V.2022 4. Toelichting op inkoopvoorwaarden BOX-SMG-MGD V.2022

Boxtel, 12 december 2023 Burgemeester en wethouders van Boxtel, de secretaris,

de burgemeester,

V.C. Fijneman

R.S. van Meygaarden

Ter inzage Contactpersoon Bart van Druenen, teammanager Staf en Ondersteuning

Raadsbesluit Registratienr.:

1337782

Aanhef De raad van de gemeente Boxtel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 12 december 2023;

Besluit 1. kennis te nemen van het collegebesluit (12-12-2023) van de vaststelling van het geüpdatete Inkoop- & aanbestedingsbeleid van de gemeente Boxtel; 2. Kennis te nemen van het collegebesluit (12-12-2023) van de vaststelling van de geüniformeerde inkoopvoorwaarden BOX-SMG-MGD V.2022; 3. De beleidsnota Inkopen & aanbesteden van de gemeente Boxtel (2013) in te trekken.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 6 februari 2024; De gemeenteraad van Boxtel, de griffier,

de voorzitter,

I.H.M. Smits

R.S. van Meygaarden