Inkoop en aanbestedingsbeleid 2025 gemeente Boxtel- raadsvoorstel (1348721)

Raadsvoorstel Zaaknummer:

1348721

Portefeuillehouder:

Hans Heesen

Steller:

Patrick Kremers

Onderwerp Inkoop en aanbestedingsbeleid 2025 gemeente Boxtel

Status Besluitvormend

Voorstel Raad 1. Het inkoop en aanbestedingsbeleid 2025 voor de gemeente Boxtel vast te stellen; 2. De Uniforme inkoopvoorwaarden BOX-SMG-MGD (2022), alsmede de toelichting hierop vast te stellen; 3. Geen consequenties te verbinden aan de inkopen van de gemeente onder de Europese aanbestedingsdrempels voor de financiële rechtmatigheid; 4. Af te wijken van de financiële verordening gemeente Boxtel (d.d. 8-11-2023), art. 28 lid 6. Hierin is opgenomen dat het opstellen van de beleidsregels voor inkoop een verantwoordelijkheid van het College is.

Inleiding Tijdens eerdere behandeling van dit onderwerp op de gemeenteraadsvergadering 27 juni 2024, heeft de gemeenteraad besloten niet in te stemmen met het voorstel. Dit voorstel voorzag in een verplaatsing van de bevoegdheid voor het vaststellen van de beleidsregels voor Inkopen en Aanbesteden naar het college. De gemeenteraad heeft hierbij tevens, middels de aangenomen motie inkoop en aanbestedingsbeleid, uitgesproken de vaststelling van deze beleidsregels voor te behouden aan de gemeenteraad. Het college heeft hiermee ingestemd. Met dit aangepaste voorstel brengen we het opnieuw terug naar de gemeenteraad. In 2013 heeft de gemeente Boxtel haar beleidsnota inkopen en aanbesteden voor het laatst geactualiseerd en vastgesteld. Na de ambtelijke fusie in 2016 en het ontstaan van de gemeentelijke samenwerkingsorganisatie MijnGemeenteDichtbij is er binnen de nieuwe werkorganisatie onverkort voortgezet wat er voor de fusie ook al uitgevoerd werd. Vanuit de juiste intenties werd er veelal gewerkt conform één van de gemeentelijke beleidsnota’s van de gemeente Boxtel óf Sint-Michielsgestel. Anno 2024 ziet de wereld om ons heen er anders uit, desondanks blijven de doelstellingen en ambities grotendeels overeind.

De voornaamste aanleiding voor deze update is dan ook de uniformering van de beleidsdoelstellingen en -uitgangspunten tussen de beleidsnota's van de gemeente Boxtel, de gemeente Sint-Michielsgestel en van gemeenschappelijk samenwerkingsverband MijnGemeenteDichtbij. Dit verlaagt de complexiteit voor de ambtenaren en vergroot de uitvoerbaarheid van het beleid in de markt. Door uniformering ontstaat homogeniteit in de uitvoering wat ook bij leveranciers en contractanten de complexiteit verlaagt en de mogelijkheden om aantrekkelijkere aanbiedingen te doen vergroot. In 2022 en 2023 hebben respectievelijk MijnGemeenteDichtbij en de gemeente Sint-Michielsgestel een geüpdatete Inkoop en aanbestedingsbeleid en de uniforme Inkoopvoorwaarden BOX-SMG-MGD (V.2022) vastgesteld. In deze update is de actualisatie van wet- & regelgeving anno 2024 verwerkt en herstellen we de hiaten in het proces die uit de bevindingen van de accountant zijn gebleken. Naast het actualiseren en uniformeren van de beleidsdoelstellingen en ambities in het beleid, harmoniseren we ook de inkoopvoorwaarden voor de drie organisaties.

Beoogd resultaat Met een instemmend besluit van de gemeenteraad aangaande het vaststellen van het inkoop en aanbestedingsbeleid 2025 en de uniforme inkoopvoorwaarden BOX-SMG-MGD (2022) worden de oude beleidsregels (uit 2013) vervangen door deze nieuwe beleidsregels. Daarnaast zorgt het niet verbinden van consequenties (in het kader van de financiële rechtmatigheid) aan de inkopen van de gemeente onder de Europese aanbestedingsdrempels voor minder werkdruk voor de ambtelijke organisatie. Tot slot neemt de gemeenteraad met dit besluit (en het uitvoeren van de motie inkoop en aanbestedingsbeleid) een contradictief besluit op de financiële verordening van de gemeente Boxtel (811-2023). Hierin is in art. 28 lid 6 opgenomen dat het opstellen van de beleidsregels tot de verantwoordelijkheden van het college behoort. Omdat de financiële verordening niet ter discussie staat kiest de gemeenteraad ervoor, middels dit besluit, af te wijken van de financiële verordening en deze niet aan te passen

Argumenten 1.1

Als gemeente is Boxtel gehouden aan de Europese verordening voor Inkopen en Aanbesteden en de nationale Aanbestedingswet. Actualisatie is daarom noodzakelijk. Het vaststellen van deze beleidsnota en de inkoopvoorwaarden zorgt er voor dat de vigerende wet- & regelgeving en jurisprudentie weer worden verankerd in onze beleidsnota.

1.2

Het voeren van een eigen beleid geeft sturing aan onze organisatieprocessen en biedt uitgangspunten om onze medewerkers te instrueren en faciliteren op de beschreven procedures, uitvoerregels en doelstellingen. Het vastleggen van de ambities en doelstellingen in de beleidsnota geeft sturing aan de processen en maakt het mogelijk dat ons handelen consequent bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen. Daarnaast kunnen o.b.v. de opgenomen procedures, uitvoeringsregels en doelstellingen medewerkers worden geïnstrueerd en gefaciliteerd bij de uitvoering van inkoopopdrachten en aanbestedingsprocedures.

1.3

De uniformiteit van doelstellingen en voorwaarden maakt het ook makkelijker om contracten van onze verschillende organisaties te managen. Doordat onze contracten dezelfde voorwaarden en prestatie-indicatoren hebben, kunnen de contracten op een efficiëntere manier beheerd worden. Dit leidt tot lagere beheerskosten voor het contractmanagement omdat door de eenvoud in voorwaarden en prestatie-indicatoren medewerkers gemiddeld minder tijd nodig hebben om meerdere contracten te managen. Daarnaast kennen contracten met gelijkluidende voorwaarden en prestatie-indicatoren een betere schaalbaarheid, waardoor (contract)ontwikkelingen sneller en eenvoudiger verwerkt kunnen worden.

1.4

Het updaten van het beleid biedt ook mogelijkheden om efficiënter met collega-gemeente en andere samenwerkingspartners op te trekken in gezamenlijke procedures. Doordat de beleidsnota en de inkoopvoorwaarden zijn opgesteld conform het VNG-model kent deze grote gelijkenissen met de beleidsnota’s en inkoopvoorwaarden van de andere gemeenten en samenwerkingspartners. Hierdoor kunnen we dan ook sneller en meer gericht vaststellen of én waar een eventuele gezamenlijke procedure juist afwijkt van onze doelstellingen of uitvoeringsregels. Hiermee kunnen we sneller en op de juiste wijze en aan de juiste personen verantwoording hierover kunnen afleggen of mandaat voor vragen.

1.5

Het vaststellen van deze beleidsnota en inkoopvoorwaarden zorgen voor integraliteit, waarbinnen ‘local sourcing’ een speerpunt blijft. Doordat we als drie organisaties dezelfde doelstellingen en ambities nastreven kunnen we meer integraal opereren op de markt. Een van de speerpunten van dit beleid blijft local sourcing. Het, waar mogelijk en toegestaan, lokaal inkopen van producten, diensten en/of werken.

2.1

Het uniformeren van de beleidsuitgangspunten en inkoopvoorwaarden van de gemeente Boxtel met de beleidsuitgangspunten van de gemeente Sint-Michielsgestel en gemeenschappelijke samenwerkingsorganisatie MijnGemeenteDichtbij maakt het mogelijk om meer integraal te werken binnen onze organisatie.

Door uniformering van de beleidsuitgangspunten en de inkoopvoorwaarden streven de drie organisaties dezelfde doelstellingen na. En worden de te doorlopen procedures en uitvoeringsregels gelijkgesteld. Dit zorgt voor een lagere administratieve ballast voor de medewerkers. Dit sluit aan bij de uitgangspunten zoals gesteld bij het oprichten van de gezamenlijke werkorganisatie. Tevens vergroot de uniformering van de beleidsdoelstellingen en inkoopvoorwaarden onze efficiëntie op de markt. Marktpartijen kunnen voor alle drie de organisaties gelijkluidende voorwaarden hanteren in hun inschrijvingen, wat drempelverlagend werkt voor het doen van inschrijvingen op aanbestedingen en kan leiden tot aantrekkelijkere inschrijvingen. 3.1

Het gebruik maken van de uitsluitingsbevoegdheid van de Gemeenteraad, in het kader van het verbinden van consequenties voor de financiële rechtmatigheid, zorgt ervoor dat de belasting van de ambtelijke organisatie niet exponentieel toeneemt. In de kadernota rechtmatigheid is opgenomen dat alle besluiten van de raad met een kaderstellend karakter en financiële beheershandelingen automatisch onderdeel zijn van het normenkader. De gemeenteraad heeft de bevoegdheid om aan bepaalde onderdelen van verordeningen/beleidsnota’s geen consequenties voor de financiële rechtmatigheid worden verbonden.

Door gebruik te maken van deze uitsluitingsbevoegdheid van de gemeenteraad voorkomen we dat ook alle inkopen van de gemeente onder de Europese drempelbedragen integraal gecontroleerd moeten worden. Om wel inzicht te creëren in de uitvoering van de inkopen onder de Europese drempelbedragen, zal er steekproefsgewijs gecontroleerd worden op deze inkoopdossiers. Onvolkomenheden hebben, door het niet verbinden van consequenties, geen effect op de rechtmatigheid. Zonder deze uitsluiting zullen er jaarlijks exponentieel veel meer controles uitgevoerd moeten worden op de inkoopdossiers, dit heeft gevolgen voor de personele capaciteit binnen de ambtelijke organisatie.

4.1

Afwijken van de financiële verordening gemeente Boxtel, zorgt voor het in stand houden van de financiële verordening en maakt het mogelijk voor de gemeenteraad om in deze anders te besluiten. Omdat de financiële verordening van de gemeente Boxtel (8-11-2023) verder niet ter discussie staat is het niet wenselijk om op basis van dit besluit van de gemeenteraad deze te herzien. Middels een afwijkingsbesluit kan de contradictie tussen dit besluit en de vastgestelde financiële verordening worden weggenomen zonder dat hiervoor een aanpassing van de financiële verordening voor noodzakelijk is.

Kanttekeningen 1.1

Het verankeren van beleidsdoestelling, processen en uitvoeringsregels verkleint de autonomie van de medewerkers bij gezamenlijke inkooptrajecten om te handelen naar eigen inzicht. Waar medewerkers van gemeenschappelijke samenwerkingsorganisatie MijnGemeenteDichtbij, in gezamenlijke inkooptrajecten nu nog konden kiezen voor de beleidsuitgangspunten van Boxtel, Sint-Michielsgestel óf van MijnGemeenteDichtbij, wordt hun autonomie met het vaststellen van de (geüniformeerde) beleidsnota en de inkoopvoorwaarden enigszins ingeperkt.

Het vergroot echter de uitvoerbaarheid en controleerbaarheid van het handelen wat door veel medewerkers als grote behoefte is uitgedrukt. 1.2

Vastleggen van de beleidsdoelstelling in de beleidsnota resulteert in vormvereisten die verplichte sturing geven aan het procesverloop en de te verrichten handelingen. Medewerkers kunnen dit als lastenverzwarend ervaren. Met de vaststelling van beleid worden medewerkers in meerdere mate verplicht om bepaalde processtappen te doorlopen, verplichte motivatie te geven aan het handelen en is dossiervastlegging verplicht. Ondanks dat deze verplichte motivatie en de vormvereisten niet nieuw zijn, bestendigen we met het vaststellen van deze beleidsnota deze verplichting, waarmee we voldoen aan wet- & regelgeving. Dit kan echter worden geïnterpreteerd als lastenverzwaring voor de ambtenaren.

2.1

De vastgestelde uniforme inkoopvoorwaarden blijven een ‘middel’ om invulling van onze behoeftes te komen. Afwijken is nog steeds mogelijk. Het vaststellen van uniforme inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten BOX-SMG-MGD V.2022, maakt het mogelijk om deze uniforme inkoopvoorwaarden toe te passen op inkoopopdrachten voor Leveringen en Diensten van onze organisaties. Het toepassen van onze uniforme inkoopvoorwaarden moet echter altijd als middel en/of onderdeel blijven worden gezien van de totale invulling van onze behoefte. Medewerkers moeten altijd (casuïstisch) beoordelen wat het beste aansluit bij onze behoefte en doelstellingen. Daarmee blijft de mogelijkheid aanwezig dat, bij moverende redenen, onze inkoopvoorwaarden niet toegepast worden en dat er andere voorwaarden toegepast worden. Hierbij geldt dat het afwijkingsbesluit moet voldoen aan de vormvereisten en mandaatbepalingen uit het beleid. Het uitgangspunt van de uniforme inkoopvoorwaarden voor Boxtel, Sint-Michielsgestel én MijnGemeenteDichtbij is wel dat onderlinge verschillen worden weggenomen en daarmee gezamenlijke inkooptrajecten mogelijk leiden tot betere beheersing van contractbepalingen, efficiëntere uitvoer van overeenkomsten en minder risico’s.

3.1

Het niet integraal opnemen van de inkopen onder de Europese drempelbedragen in het normenkader voor de financiële rechtmatigheid, brengt geen volledig te controleren beeld op deze inkopen. Een steekproef geeft geen volledig beeld. Bij een representatieve steekproef kan er de aaname gedaan worden dat het beeld betrouwbaar is. Echter blijft het een aanname. Op basis van de steekproef zal het College verbetermaatregelen treffen voor de geconstateerde afwijkingen. Zodat geborgd is dat we handelen naar het voorgestelde beleid.

Financiën Het vaststellen van deze beleidsnota en de uniforme inkoopvoorwaarden voor de gemeente Boxtel vraagt geen financiële investering. De investering die verwacht wordt vanuit de medewerkers is niet nieuw en is onderdeel van hun functie en behoeft daardoor geen extra dekking.

Uitvoering Met de vaststelling realiseren we een update naar gelijkluidende uitgangspunten, doelstellingen en ambities en integreren we de beleidsnota’s en inkoopvoorwaarden, wat ten goede komt van de

uitvoerbaarheid voor de ambtelijke organisatie alsmede de marktpartijen waarmee de gemeente Boztel zaken doet. Doordat de gemeente Sint-Michielsgestel en MijnGemeenteDichtbij reeds eerder hun inkoopbeleid en de uniforme inkoopvoorwaarden hebben vastgesteld kan hierdoor ook makkelijker en eenduidiger door de ambtelijke organisatie worden gewerkt.

Communicatie Na vaststelling van deze beleidsnota en de uniforme inkoopvoorwaarden voor de gemeente Boxtel zal deze worden gepubliceerd op www.overheid.nl waardoor deze in werking treedt. Ook zal de nieuwe beleidsnota en de uniforme inkoopvoorwaarden worden gepubliceerd op de gemeentelijke website. Daarnaast zal aansluiting gezocht worden bij lokale ondernemersverenigingen-bijeenkomsten en zullen we zelf bijeenkomsten in de gemeente organiseren waarin we de doelstellingen en ambities van de gemeenten zullen toelichten en de mogelijkheden van samenwerking tussen de gemeente en lokale ondernemers zullen onderzoeken. Tot slot wordt er intern gecommuniceerd over dit onderwerp zodat medewerkers kennis nemen van de beleidsnota en de inkoopvoorwaarden. Zo zullen er plenaire kennissessies georganiseerd worden rondom de nieuwe beleidsnota en de inkoopvoorwaarden, deze zijn toegankelijk voor medewerkers, collegeleden en gemeenteraadsleden. Daarnaast zullen de documenten gepubliceerd worden op de kennisbank van MijnGemeenteDichtbij, zal er een nieuwsbericht worden geplaatst op het intranet, zullen managers worden geïnformeerd en zal er op verzoek bilateraal voor een toelichting worden gegeven. Bij inkoop-/aanbestedingstrajecten namens de gemeente zal er desgewenst en/of indien noodzakelijk een afschrift van de beleidsnota en de inkoopvoorwaarden worden verstrekt aan belanghebbenden

Bijlagen 1. Inkoop en Aanbestedingsbeleid 2025 (gemeente Boxtel) 2. Uniforme Inkoopvoorwaarden BOX-SMG-MGD V.2022 3. Toelichting op inkoopvoorwaarden BOX-SMG-MGD V.2022 4. Delta-document actualisatie beleidsnota inkoop (december 2024)

Boxtel, 12 november 2024 Burgemeester en wethouders van Boxtel, de secretaris,

de burgemeester,

V.C. Fijneman

R.S. van Meygaarden

Ter inzage Contactpersoon Bart van Druenen, teammanager Staf en Ondersteuning

Raadsbesluit Registratienr.:

1348721

Aanhef De raad van de gemeente Boxtel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 12 november 2024;

Besluit 1. Het inkoop en aanbestedingsbeleid 2025 voor de gemeente Boxtel vast te stellen; 2. De Uniforme inkoopvoorwaarden BOX-SMG-MGD (2022), alsmede de toelichting hierop vast te stellen; 3. Geen consequenties te verbinden aan de inkopen van de gemeente onder de Europese aanbestedingsdrempels voor de financiële rechtmatigheid; 4. Af te wijken van de financiële verordening gemeente Boxtel (d.d. 8-11-2023), art. 28 lid 6. Hierin is opgenomen dat het opstellen van de beleidsregels voor inkoop een verantwoordelijkheid van het College is.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 10 december 2024; De gemeenteraad van Boxtel, de griffier,

de voorzitter,

I.H.M. Smits

R.S. van Meygaarden