Financiële-controleverordening Boxtel- raadsvoorstel (1322122).pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer:

1322122

Portefeuillehouder:

Hans Heesen

Steller:

Karin Vissers-Ondersteijn

Onderwerp Vaststellen financiële (art 212)- , controle verordening (art 213) gemeente Boxtel.

Status Besluitvormend

Voorstel Raad 1. De financiële verordening van de gemeente Boxtel vast te stellen. 2. De rechtmatigheidsverantwoording, te weten verantwoordingsgrens van 1% en een rapportagegrens van € 100.000 vast te stellen; de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan de verantwoording- en rapportagegrens worden nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. 3. De controleverordening van de gemeente Boxtel vast te stellen.

Inleiding Wettelijke invoering rechtmatigheidsverantwoording college In 2023 is de wetswijziging versterking decentrale rekenkamers ingevoerd. Een onderdeel van dit wetsvoorstel is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college in de jaarrekening vanaf het boekjaar 2023. Korte toelichting: Het college is nu al verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Tot op heden is het echter de accountant die hierover verslag uitbrengt en in gesprek gaat met de raad. In de nieuwe situatie doet het college dit zelf en gaat vervolgens daar het gesprek over aan met de raad. Na deze wetswijziging toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is. Wat wel verandert is dat de accountant ook toetst of de rechtmatigheidsverantwoording die afgegeven is door het college getrouw is. Hij geeft daar een oordeel over in het accountantsverslag. Voor deze werkzaamheden zijn in de organisatie al verbijzonderde interne controles in onze organisatie ingericht. De accountant maakt daar ook gebruik van. Deze wetswijziging en de impact op de kader stellende en controlerende rol van de raad is aan u toegelicht in de raadsinformatiebijeenkomst op 14 februari jl. Vanwege deze wetswijziging is een actualisatie van de financiële – en controleverordening noodzakelijk.

De raad stelt vanuit haar kader stellende rol vooraf in de nieuwe financiele verordening de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheid vast en geeft aan wat over de rechtmatigheid in de paragraaf bedrijfsvoering opgenomen wordt. De raad voegt vanuit haar controlerende rol aan de controle verordening toe dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college getoetst wordt door de accountant en dat daarbij zo veel mogelijk gebruik gemaakt wordt van de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle functie. Toetsing nieuwe modelverordeningen Naar aanleiding van deze wetswijziging zijn er nieuwe modelverordeningen opgesteld door de VNG. Deze nieuwe financiële – en controle verordening is daaraan getoetst en indien mogelijk is de verordening er op aangepast.

Beoogd resultaat Het doel van deze wetswijziging is om de kader stellende en de controlerende rol van de raad op rechtmatigheid verder te versterken en het gesprek hierover te voeren met het college. De verwachting is dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zorgt voor een verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de interne beheersing van processen.

Argumenten 1.1

De rechtmatigheidsverantwoording door het college vereist een aanpassing van de financiële verordening. Met ingang van het boekjaar 2023 rapporteert het college in de jaarrekening over financiële rechtmatigheid. Hiermee wordt door het college verantwoording aan de gemeenteraad afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiele reilen en zeilen van de gemeente. Kortom of het geld rechtmatig is uitgegeven. Een voorbeeld van een rechtmatige financiële handeling is de aanvraag van subsidie die voldoet aan de voorwaarden in de subsidieverordening of –regeling. In de nieuwe financiële verordening in paragraaf 3 zijn de rechtmatigheidscriteria en de voorwaarden voor het normenkader toegevoegd waarover het college verantwoording aflegt. Daarnaast zijn de kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording zoals, actualisatie van het

normenkader, de verantwoordingsgrens en de vereisten voor de toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering, toegevoegd. 1.2

De verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid mag minimaal 0% en maximaal 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves zijn. Het advies is om een verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid vast te stellen van 1% en een rapportagegrens van € 100.000. Geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan de verantwoording- en rapportagegrens worden nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Overwegingen hierbij zijn: Eenduidigheid van de controles. 1. In de organisatie zijn er al verbijzonderde interne controles ingericht voor het onafhankelijk toetsen van getrouw- en rechtmatigheid. Het hanteren van hetzelfde percentage voor de verantwoordinggrens voor rechtmatigheid en hetzelfde bedrag voor de rapportagegrens als de accountscontrole zorgt ervoor dat eenduidigheid is in de controles die de organisatie zelf uitvoert. 2. Omdat we dezelfde grenzen hanteren als de accountant, kan de accountant optimaal gebruik blijven maken van de controles die de organisatie heeft uitgevoerd.

2.1

De rechtmatigheidsverantwoording door het college vereist een aanpassing van de controle verordening. Na het opstellen van de jaarrekening toetst de accountant bij de jaarrekeningcontrole de getrouwheid van deze rechtmatigheidsverantwoording door het college en geeft hier een oordeel over. Hij maakt hierbij zoveel als mogelijk gebruik van de werkzaamheden die door de organisatie zijn uitgevoerd. Dit is toegevoegd aan art. 5 van de controleverordening.

Kanttekeningen 1.2

Als de grenzen op een lager niveau dan 1% wordt vastgesteld, wordt er ook gerapporteerd aan de raad over minder materiele afwijkingen. Ook zal de verbijzonderde interne controle functie meer werkzaamheden uit moeten voeren om de afwijkingen op te sporen, vast te leggen en te rapporteren. De verbijzonderde interne controle wordt daarmee duurder.

Financiën Er zijn geen financiële gevolgen bij het hanteren van een verantwoordinggrens van 1%. De verbijzonderde interne controles zijn al ingericht op deze grens.

Uitvoering Er is in 2020 al gestart met de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. De verbijzonderde interne controles zijn inmiddels al ingericht op deze grens.

Communicatie Publicatie van de verordeningen vindt plaats na de vaststelling.

Bijlagen Bijlage 1 Financiële verordening gemeente Boxtel 2023 Bijlage 2 Controle verordening gemeente Boxtel 2023 Boxtel, 23 mei 2023 Burgemeester en wethouders van Boxtel, de secretaris,

de burgemeester,

V.C. Fijneman

R.S. van Meygaarden

Ter inzage Bijlage 3 Detailoverzicht en beschrijving belangrijkste wijzigingen modelverordening versus oude en nieuwe financiële verordening gemeente Boxtel en Sint-Michielsgestel Bijlage 4 Detailoverzicht en beschrijving belangrijkste wijzigingen modelverordening VNG versus oude en nieuwe controle verordening gemeente Boxtel en Sint-Michielsgestel

Contactpersoon Alphons Buurman, teammanager Financiën en Administratie

Raadsbesluit Registratienr.:

1322122

Aanhef De raad van de gemeente Boxtel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 23 mei 2023;

Besluit 1. De financiële verordening van de gemeente Boxtel vast te stellen. 2. De rechtmatigheidsverantwoording, te weten verantwoordingsgrens van 1% en een rapportagegrens van € 100.000 vast te stellen; de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan de verantwoording- en rapportagegrens worden nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. 3. De controleverordening van de gemeente Boxtel vast te stellen. Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 11 juli 2023; De gemeenteraad van Boxtel, de griffier,

de voorzitter,

I.H.M. Smits

R.S. van Meygaarden