Evaluatieonderzoek rekenkamer Beleidsakkoord 2021-2026 - Kernrapport

REKENKAMER BOXTEL

Tussenbalans Beleidsakkoord Evaluatie-onderzoek van het Beleidsakkoord ‘Samen aan de slag’ 2021-2026

Kernrapport

september 2024

INHOUDSOPGAVE

Leeswijzer

2

A. KERNRAPPORT

3

1. Inleiding 2. Conclusies 3. Aanbevelingen 4. Bestuurlijke reactie van college en griffier 5. Nawoord Rekenkamer Boxtel

3 5 9 11 12

1

Leeswijzer De opzet van deze rapportage is als volgt. Deel A betreft het kernrapport waarin de onderzoeksaanpak, de belangrijkste bevindingen met de conclusies en aanbevelingen van de Rekenkamer Boxtel (vanaf nu: RK) en het nawoord van de RK op de reacties van het college van Burgemeester en Wethouders (vanaf nu: college) en van de griffier zijn opgenomen. Deel B betreft het rapport van bevindingen en bijlagen, waarin een uitgebreider verslag wordt gegeven van de resultaten van het onderzoek en waarin de bestuurlijke reacties van het college en griffier in de bijlagen zijn opgenomen.

2

A. KERNRAPPORT 1. Inleiding Aanleiding

Het Beleidsakkoord ‘Samen aan de slag’ voor de gemeente Boxtel voor de bestuursperiode 20212026 is tot stand gekomen vanuit de coalitiepartijen BALANS, Combinatie95 en INbox. Als een rode draad lopen People (leefbaarheid), Planet (klimaat) en Profit (economie) door het Beleidsakkoord. Een ander belangrijk aandachtspunt uit het akkoord is om de gemeente zo snel mogelijk financieel gezond te maken; dit gebeurt aan de hand van een kerntakendiscussie. Voorts wordt groot belang gehecht aan het centraal stellen van de inwoners. De gemeente profileert zich als sociale gemeente voor inwoners en tegelijkertijd geeft de gemeente inwoners ook eigen verantwoordelijk. Daarbij is het credo ‘Samen aan de slag’. Anno eind 2023/begin 2024 bevindt de gemeente zich halverwege de bestuursperiode; een uitgelezen moment voor het opmaken van de tussentijdse balans van het Beleidsakkoord door de RK. Met het onderzoek geeft de RK inzicht in de rol van het Beleidsakkoord in de totstandkoming van het beleid en de uitvoering daarvan, de stand van zaken ten aanzien van de realisatie van het Beleidsakkoord en de informatievoorziening richting gemeenteraad (vanaf nu: raad) hierover. Er wordt door de RK ook aandacht geschonken aan eventuele maatschappelijke ontwikkelingen, die vragen om tussentijdse bijstelling van ambities en doelen uit het Beleidsakkoord.

Centrale vraagstelling en onderzoeksvragen

Als centrale vaagstelling voor dit onderzoek zijn de volgende hoofdvragen geformuleerd:  Welke rol vervult het Beleidsakkoord als richtinggevend kader voor de formulering en de uitvoering van het beleid?  In welke mate zijn of worden de ambities en doelen uit het Beleidsakkoord gerealiseerd?  Hoe wordt de raad hierover geïnformeerd?  Is bijstelling van ambities en doelen uit het Beleidsakkoord wenselijk? Deze hoofdvraag is uitgewerkt in de volgende deelvragen: Deelvragen 1

Welke instrumenten worden ingezet om te bevorderen dat de ambities en doelen uit het Beleidsakkoord doorwerken in het Boxtelse beleid en de uitvoering daarvan?

2

In welke mate geeft het Beleidsakkoord op inhoud richting aan het Boxtelse beleid en de uitvoering daarvan?

3

3

Hoe beoordeelt de gemeente (raad, college en ambtelijke organisatie) het Beleidsakkoord als richtinggevend kader voor het Boxtelse beleid en de uitvoering daarvan?

4

Op welke wijze en in welke mate is het Beleidsakkoord al gerealiseerd en wat zijn de verwachtingen voor komende jaren?

5

Hoe wordt de raad geïnformeerd over behaalde resultaten of nog te realiseren ambities en doelen uit het Beleidsakkoord?

6

Zijn er reeds ambities en doelen uit het Beleidsakkoord bijgesteld? Zo ja, op welke wijze?

7

Is verdere bijstelling van ambities en doelen uit het Beleidsakkoord wenselijk volgens de raad, het college of de ambtelijke organisatie? Zo ja, op welke wijze?

Aanpak

De RK heeft het onderzoek uitgevoerd in de periode tussen november 2023 en juni 2024, waarna de procedure voor hoor- en wederhoor is gestart. Het onderzoek is volgens de volgende stappen doorlopen: 1. Documentenanalyse en (audio)verslagen Gestart is met een analyse van de documenten en (audio)verslagen in relatie tot het Beleidsakkoord. De analyse maakt inzichtelijk:  Welke instrumenten en middelen ingezet zijn om de ambities en doelen uit het akkoord te verwezenlijken.  In welke mate het akkoord (inhoudelijk) richting geeft aan het beleid en de uitvoering daarvan.  De wijze waarop de raad over de stand van zaken ten aanzien van de realisatie van het akkoord tot dusver is geïnformeerd. 2. Interviews Er zijn vervolgens interviews gehouden met de ambtelijke organisatie (d.w.z. concernmanagers en strategen), de burgemeester en de griffier. Deze interviews geven op hoofdlijnen inzicht in:  De stand van zaken ten aanzien van de realisatie van het Beleidsakkoord. Met andere woorden: ligt de realisatie van het akkoord op schema en zo niet, wat zijn de oorzaken daarvan en zijn ambities en doelen uit het akkoord bijgesteld?  Spelen er mogelijk recente maatschappelijke ontwikkelingen, die vragen om aanpassingen in ambities en doelen uit het akkoord? 3. Werksessie met de raad en het college Er is in mei 2024 een werksessie gehouden met vertegenwoordigers van de raad en het college.

Centraal daarbij stond:  Het algemene beeld van en de ervaringen van de raad en het college met het akkoord.  Een presentatie van de eerste bevindingen van de RK.  Een discussie over een drietal thema’s; het realiteitsgehalte van het akkoord, de kwaliteit van de informatievoorziening over de realisatie van het akkoord en de eventuele wens van de raad en/of het college voor verdere bijstelling van het akkoord naar aanleiding van recente maatschappelijke ontwikkelingen die in het akkoord nog niet voorzien waren. 4. Concept-rapport Op basis van de voorafgaande informatiebronnen is het concept-rapport opgesteld. In het conceptrapport is onderscheid gemaakt in een kernrapport met conclusies en aanbevelingen en

4

een rapport van bevindingen en bijlagen. Aan de gemeentesecretaris en de strategisch adviseur directie zijn de (in concept zijnde) conclusies en aanbevelingen van de RK toegelicht. 5. Procedure voor hoor- en wederhoor Het concept-rapport (A. kernrapport en B. rapport van bevindingen en bijlagen) is aangeboden aan het college en de griffier ter verificatie van de feiten en voor het verkrijgen van een bestuurlijke reactie op de uitvoering van de aanbevelingen. Feitelijke onjuistheden zijn verwerkt in het voorliggend eindrapport. De reacties van het college en de griffier zijn integraal opgenomen in het eindrapport als bijlage 1. 6. Eindrapport en behandeling in de gemeenteraad In het nawoord is de RK ingegaan op de bestuurlijke reactie van het college en de griffier. Vervolgens is via de griffie het eindrapport aangeboden ter behandeling in de raad.

2. Conclusies Beantwoording van de hoofdvraag

Een samenvattend antwoord op de hoofdvraag luidt als volgt:  Het Beleidsakkoord is omvangrijk wat betreft ambities en doelen. In totaal worden er 232 projecten, activiteiten en uitvoeringsacties (vanaf nu: acties) benoemd, waarbij sprake is van een grote variatie in abstractieniveau. De acties worden in het akkoord nevenschikkend naast elkaar benoemd en er is geen prioritering en fasering voor aangegeven. Majeure opgaven, die een integrale aanpak vragen, zijn niet benoemd. Voor de indeling van de vijf programma’s in het akkoord is aangesloten bij de indeling van de programmabegroting.  Doorwerking van het Beleidsakkoord vindt plaats via de p&c cyclus, via afzonderlijke beleidsnota’s en raadsinformatiebrieven en via een onlangs ontwikkelt uitvoeringsplan (met name ondersteunend voor het college). Doorwerking via de p&c cyclus is overigens niet steeds eenduidig, zoals de kadernota 2023. Beleidsnota’s en raadsinformatiebrieven hebben vaak weinig expliciete aanhaking aan het akkoord, hoewel die er wel is. En in het uitvoeringsplan wordt de voortgang in de uitvoering van het Beleidsakkoord zichtbaar en vindt een doorkijk plaats naar de verdere uitvoering. Het uitvoeringsplan verdient op een aantal punten nog een verbeterslag.

 Een analyse van het uitvoeringsplan laat zien dat er voor verschillende (onderdelen) van de vijf programma’s meer inzet nodig is om ambities en doelen aan het einde van de bestuursperiode te kunnen realiseren. Met name voor de programma’s ‘Duurzame transformatie’, ‘Leefbare ruimte’ en ‘Vitaal ondernemen’ is dit het geval. Daarnaast verdient het programma ‘Sociale kracht’ en ‘Meewerkend bestuur’ extra aandacht.  Waar de realisatie van ambities en doelen achterblijft, worden verschillende oorzaken aangegeven zoals: onvoldoende personele capaciteit, mutaties in de ambtelijke organisatie, nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving vanuit het Rijk (met een grote uitvoeringsdruk voor de gemeenten als gevolg), achterblijvende cofinanciering vanuit het Rijk en de provincie en onvoorziene maatschappelijke ontwikkelingen, waarop onmiddellijk door de gemeente gereageerd moet worden.  Reflectie en een periodieke evaluatieve terugblik op het Beleidsakkoord vindt niet expliciet plaats. De vraag of het akkoord bijstelling behoeft wordt niet expliciet gesteld.

Beantwoording deelvragen

De eerste en tweede deelvraag luiden als volgt:

5

1. Welke instrumenten worden ingezet om te bevorderen dat de ambities en doelen uit het Beleidsakkoord doorwerken in het Boxtelse beleid en de uitvoering daarvan? 2. In welke mate geeft het Beleidsakkoord op inhoud richting aan het Boxtelse beleid en de uitvoering daarvan? Uit de bevindingen kan worden geconcludeerd:  Het Beleidsakkoord is omvangrijk wat betreft ambities en doelen; van hoog-over naar zeer concreet. Er is dan ook sprake van een verregaande doorvertaling van de ambities (‘waar een wil is’) in vele acties in het akkoord (‘is een weg’). Het gaat om 232 acties in totaal.  De instrumenten die de gemeente inzet om te bevorderen dat de ambities en doelen uit het akkoord doorwerken in het Boxtelse beleid en de uitvoering zijn (in hoofdzaak) de p&c documenten: de kadernota, de begroting, de bestuursrapportages en de jaarstukken. Via de p&c cyclus is de realisatie van het akkoord voor de raad navolgbaar. Dit wordt vergemakkelijkt doordat in het Beleidsakkoord is aangesloten bij de in de begroting gehanteerde indeling van programma’s. Naast de p&c documenten gaat het om de beleidsnota’s; de raad krijgt via de beleidsnota’s inzicht in welk beleid er wordt ingezet om de uitvoering van het akkoord dichterbij te brengen.

Ook gaat het om raadsinformatiebrieven; de raad krijgt op onderwerpniveau inzicht in welke besluiten zijn genomen en welke activiteiten worden uitgevoerd om de uitvoering van het akkoord dichterbij te brengen. En als laatste gaat het om het recent ontwikkelde uitvoeringsplan, bedoeld om de stand van zaken van het akkoord beter inzichtelijk te maken. Dit document is niet gedeeld met de raad; het ondersteunt met name het college in de monitoring van hetgeen in het Beleidsakkoord is afgesproken.  Er bestaat, op de kadernota 2023 na, een structurele vertaling van het akkoord in de p&c cyclus; in de p&c documenten komen de vijf programma’s consequent terug. De beleidsnota’s en de raadsinformatiebrieven missen wel vaak de expliciete connectie naar het akkoord (hoewel die er wel is).  Wat opvalt is dat prioriteiten in het akkoord niet zijn gesteld. Hiervoor is allereerst een fasering van acties nodig; wanneer wordt welke actie opgepakt en dient deze gereed te zijn? Via de producten uit de p&c cyclus wordt de fasering enigszins zichtbaar doordat navolgbaar is hoe het akkoord ten uitvoer is gebracht, met name via de bestuursrapportages en jaarstukken. In het uitvoeringsplan wordt een duidelijkere fasering aangebracht door aan een actie ook een tijdspad toe te kennen. Ook bevat het uitvoeringsplan een percentuele status van de voortgang van een actie.

Dit ondersteunt de monitoring van het akkoord.  Het uitvoeringsplan is een mooie doorvertaling van het akkoord, maar verdient nog een verbeterslag. Het gaat hierbij vooral om: het toekennen van een tijdspad/fasering van álle acties, een score per actie die ook werkelijk overeenkomt met de toelichting van een actie en het consequent omgaan met de monitoring van de stand van zaken van acties (bij het samenvoegen van acties is de voortgang soms niet meer goed volgbaar). Zie voor een volledig overzicht van kanttekeningen bij het uitvoeringsplan deel B. Rapport bevindingen en bijlagen, hoofdstuk 3, paragraaf 3.3. De derde deelvraag luidt als volgt: Hoe beoordeelt de gemeente (raad, college en ambtelijke organisatie) het Beleidsakkoord als richtinggevend kader voor het Boxtelse beleid en de uitvoering daarvan? Uit de bevindingen kan worden geconcludeerd:  Vanuit een werksessie met vertegenwoordigers van de raad en het college blijkt dat met name de coalitiepartijen zich verbonden lijken te voelen met de inhoud van het Beleidsakkoord. In

6





beginsel werd het akkoord voor de coalitie als heel reëel en zeer richtinggevend ervaren. Ook het college grijpt met regelmaat terug op hetgeen is afgesproken in het akkoord (bijvoorbeeld bij het opstellen van de kadernota’s). Dit wordt door de oppositie anders ervaren; het akkoord leeft voor hen minder dan voor de coalitie of het college. Maatschappelijke ontwikkelingen (bijv. de coronacrisis, stikstofproblematiek en personeelskrapte) en de uitvoering die anders bleek te werken dan vooraf gedacht, doen afbreuk aan het richtinggevend karakter van het Beleidsakkoord. Dergelijke maatschappelijke ontwikkelingen zorgen ook voor een rem op de (volledige) realisatie van het akkoord. Volgens de ambtelijke organisatie is het Beleidsakkoord een richtinggevend akkoord. Er worden wel een aantal kanttekeningen bij het akkoord geplaatst. Het abstractieniveau van onderwerpen varieert fors, waarbij sommige onderwerpen niet of nauwelijks worden benoemd en er wordt weinig motivatie gegeven voor hetgeen aan onderwerpen wel en niet wordt opgepakt. De integraliteit bij de aanpak van grote opgaven krijgt weinig aandacht. En het akkoord mist een fasering (prioritering) van hetgeen aan onderwerpen op korte én langere termijn wordt opgepakt. De ambtelijke organisatie doet een aantal verbetersuggesties. Een nog scherpere koppeling tussen het akkoord en de p&c cyclus wordt gewenst.

Hiervoor is het nodig dat er een duidelijke structuur ontstaat en definities scherper worden. Meer helderheid over de koppeling tussen financiële middelen, capaciteit en welke doelen daarmee gehaald moeten worden; het uitvoeringsplan geeft hier een eerste aanzet toe. Richting het college wordt opgemerkt om richting raad niet alleen te spreken over wat goed is gegaan maar ook wat niet goed is gegaan. Ook wordt opgemerkt dat er sprake is van een vergaande versnippering in de verdeling van portefeuillehouders over de verschillende beleidsdomeinen. Richting de raad wordt meer aandacht gevraagd voor een sterkere strategische sturing op de grote opgaven en wat minder aandacht voor de ‘de waan van de dag’.

De vierde deelvraag luidt als volgt: Op welke wijze en in welke mate is het Beleidsakkoord al gerealiseerd en wat zijn de verwachtingen voor komende jaren? Uit de bevindingen kan worden geconcludeerd:  De RK leidt uit de analyse van het uitvoeringsplan (zie ook deel B. Rapport bevindingen en bijlagen, hoofdstuk 3) af dat er met name nog een stevige inzet nodig is op de programma’s ‘Duurzame transformatie’, ‘Leefbare ruimte’ en ‘Vitaal ondernemen’. De programma’s ‘Sociale kracht’ en ‘Meewerkend bestuur’ staan er qua uitvoering beter voor, ook al vragen diverse onderdelen ook nog om uitvoering. o Voor het programma ‘Duurzame transformatie’ geldt dat er met name nog inzet nodig is op de onderdelen ‘Duurzaamheid’ en ‘Klimaat en energie’. Dat geldt ook enigszins voor de onderdelen ‘Plattelandsontwikkeling’ en ‘Projectontwikkeling Greentech’. o Voor het programma ‘Sociale kracht’ geldt dat er vooral aandacht nodig is voor de onderdelen ‘Volksgezondheid’, ‘Grip op het sociaal domein’ en ‘Onderwijs’. o Voor het programma ‘Leefbare ruimte’ geldt dat met name de uitvoering van de onderdelen ‘Infrastructuur en mobiliteit’, ‘Ruimtelijke ontwikkeling’, ‘Volkshuisvesting/woningbouw’ en ‘Parkeren’ aandacht behoeft. o Voor het programma ‘Vitaal ondernemen’ geldt dat er nog stevig ingezet moet worden op alle onderdelen.

o Voor het programma ‘Meewerkend bestuur’ geldt dat er met name nog inzet nodig is op de onderdelen ‘Openbare orde en veiligheid’. De ‘financiële positie’ van Boxtel is door

7

bezuinigingen (voortkomend uit de Kerntakendiscussie) alsook door meevallers vanuit het Rijk fors verbeterd.  Factoren die achterstanden in de realisatie van het Beleidsakkoord veroorzaken zijn een tekort aan financiële middelen, een gebrek aan capaciteit, gewijzigde prioriteiten vanuit een portefeuillehouder of vanuit het college, de afhankelijkheid van (maatschappelijke) partners, omgevingsfactoren/maatschappelijke ontwikkelingen (de coronacrisis, PFAS, stikstof, etc.), de steeds complexere vraagstukken en landelijke regelgeving en bezwaar- en beroepsprocedures.  Gelet op de beschikbare informatie uit het uitvoeringsplan is het voor de RK niet mogelijk om aan te geven of alle ambities en doelen uit het Beleidsakkoord behaald worden in deze bestuursperiode. Bij de ambtelijke organisatie leeft het beeld dat de ambities en doelen uit het Beleidsakkoord voldoende op koers liggen voor de verschillende programma’s, met enkele uitzonderingen daargelaten. Daarnaast wordt erop gewezen dat de RK de verschillende acties qua zwaarte niet heeft gewogen. De RK heeft bij gebrek aan informatie hierover, geen rekening kunnen houden met de mogelijkheid dat bepaalde ambities en doelen uit het akkoord van groter belang zijn voor de gemeente dan andere. In het Beleidsakkoord heeft deze weging ook niet plaatsgevonden.

 Het ontbreken van een fasering en prioritering in de uitvoering van het Beleidsakkoord maakt het lastiger de realisatiekansen van ambities en doelen goed in beeld te krijgen. Ook de sturing op de uitvoering wordt daardoor bemoeilijkt. Van een herkenbare prioritering door raad en college is op dit moment geen sprake. Het gaat daarbij om het expliciet maken van wat wel en wat niet kan worden opgepakt. Het realiteitsgehalte en de verwachtingen over de haalbaarheid zijn daarmee gediend. De behoefte daaraan klinkt nogal eens door bij de raad. De vijfde deelvraag luidt als volgt: Hoe wordt de raad geïnformeerd over behaalde resultaten of nog te realiseren ambities en doelen uit het Beleidsakkoord? Uit de bevindingen kan worden geconcludeerd:  De raad wordt met name geïnformeerd over de status van de realisatie van het Beleidsakkoord via de p&c cyclus; via de kadernota, de begroting, de bestuursrapportages en de jaarstukken.  De gemeente werkt aan de verdere optimalisering van de informatievoorziening aan de raad. Vanaf de kadernota 2024 wordt er voortaan op programmaniveau in de p&c cyclus gerapporteerd. Ook ontwikkelt de gemeente momenteel een dashboard met financiële gegevens uit de begroting. Het is de bedoeling om het dashboard op termijn met sturingsinformatie op beleidsniveau uit te breiden.

De gemeente streeft verder naar het opnemen van een paragraaf in de jaarrekening over de stand van zaken ten aanzien van de realisatie van ambities en doelen uit het akkoord. Ook is de wens geuit om in raadsvoorstellen meer aandacht te geven aan de wijze waarop het betreffende raadsvoorstel bijdraagt aan het akkoord. De zesde deelvraag luidt als volgt: Zijn er reeds ambities en doelen uit het Beleidsakkoord bijgesteld? Zo ja, op welke wijze? Uit de bevindingen kan worden geconcludeerd:  De ambities en doelen uit het Beleidsakkoord zijn - op het niveau van het Beleidsakkoord - tot dusver niet bijgesteld.

8

 Systematische reflectie en een periodieke evaluatieve terugblik op het akkoord vinden niet expliciet plaats. De vraag of het akkoord bijstelling behoeft wordt niet expliciet gesteld. Een dergelijke bijstelling zou bijvoorbeeld kunnen voortkomen uit de huidige stand van zaken in de uitvoering van het akkoord of door maatschappelijke ontwikkelingen, die indertijd niet zijn voorzien.  Via de p&c cyclus vinden overigens wel bijstellingen op onderdelen plaats, zonder overigens een expliciete relatie te leggen met het Beleidsakkoord. De zevende deelvraag luidt als volgt: Is verdere bijstelling van het Beleidsakkoord wenselijk volgens de raad, het college of de ambtelijke organisatie? Zo ja, op welke wijze? Uit de bevindingen kan worden geconcludeerd:  Een bijstelling van het Beleidsakkoord wordt op dit moment niet meer opportuun geacht, zo blijkt uit een werksessie met vertegenwoordigers van de raad en het college. De verwerking en de consequenties daarvan zouden te dicht bij het einde van deze bestuursperiode uitkomen. Zoals hiervoor aangegeven vindt bijstelling op onderdelen via de bestuursrapportages plaats, zonder overigens steeds een expliciete koppeling te maken met het akkoord.  Dat laat onverlet dat geoordeeld wordt dat het goed zou zijn om in een volgende bestuursperiode een moment van reflectie in te bouwen om te bezien of bijstellingen nodig zijn.

Bijstellingen, die kunnen voortkomen uit de het feit dat de feitelijke realisatie anders verloopt dan verwacht en/of door nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen en/of door wijzigingen in wet- en regelgeving. Met een door het college voorbereide notitie ‘Overwegingen voor bijstelling’ kan de raad de koers opnieuw bepalen, nadere prioriteringen en een andere fasering aangeven of eventueel besluiten bepaalde ambities en doelen te laten vervallen. Door het opnemen van procesafspraken hierover in een Beleidsakkoord kan dit vooraf worden ingebouwd.  Een alternatieve route om expliciet op dergelijke gewijzigde situaties in te gaan zou via de kadernota kunnen verlopen. Dat veronderstelt dat in de volgende kadernota’s hier expliciet op wordt ingegaan; meer expliciet dan in de huidige kadernota’s.  Op de hiervoor aangegeven wijzen - aan welke dan ook de voorkeur wordt gegeven - ontstaat een scherpere blik op de bestuurlijk-politieke consequenties van maatschappelijke en wettelijke ontwikkelingen op de stand van zaken over de uitvoering van het Beleidsakkoord. Als dan kan de raad zijn rol ook beter spelen.

3. Aanbevelingen De lessen uit het onderzoek zijn vertaald naar onderstaande aanbevelingen voor de raad en het college. Opmerking vooraf Hoewel in dit onderzoek de inhoud van het huidige Beleidsakkoord en de wijze van totstandkoming geen object van onderzoek vormden, zijn er bij de analyse van de documenten en in de gesprekken aandachtspunten naar voren gekomen die de RK graag wil meegeven. Deze - ook in deel B. Rapport bevindingen en bijlagen opgenomen aandachtspunten - kunnen worden gezien als bijvangsten bij dit onderzoek. In de aanbevelingen zal ook daarop worden ingespeeld. De RK is zich ervan bewust dat sommige van deze aanbevelingen vooral zullen gelden voor de raad na deze bestuursperiode. Toch geeft de RK deze aandachtspunten mee zodat er tijdig rekening mee gehouden kan worden, bijvoorbeeld in een ‘overdracht dossier’.

9

Aan de gemeenteraad 1. Geef in het toekomstig Beleidsakkoord meer aandacht aan de majeure opgaven, de integraliteit van de aanpak daarvan, procesafspraken over monitoring en eventuele bijstelling. Overwegingen en aandachtspunten:  In het huidige akkoord wordt een groot aantal acties - in nevenschikkende zin - genoemd. De majeure opgaven en prioritering en fasering in de acties ontbreken. Bij een akkoord op hoofdlijnen kan het college worden verzocht een dergelijke fasering later uit te werken.  Echte reflectie en een periodieke evaluatieve terugblik op het akkoord vindt op dit moment niet expliciet plaats.  Het verloop in de uitvoering van het akkoord kan een dergelijke evaluatie wenselijk maken, maar ook onvoorziene maatschappelijke en wettelijke ontwikkelingen.  Voor de monitoring van het Beleidsakkoord is inmiddels een instrument ontwikkeld: het zogenaamde uitvoeringsplan.  De raad komt beter in zijn rol als de politiek-bestuurlijke consequenties van die ontwikkelingen expliciet worden afgewogen en het akkoord eventueel wordt bijgesteld.  Door ook afspraken te maken over het proces na de vaststelling van het akkoord en de monitoring, wordt vooraf ook duidelijk ruimte gemaakt voor reflectie en eventuele bijstelling. Op die manier komt het akkoord als actueel sturingsinstrument beter tot zijn recht. 2.

Vraag het college om voor de huidige bestuursperiode bij de kadernota explicieter in te gaan op de consequenties van nieuwe ontwikkelingen en de uitvoering van het akkoord voor de komende jaren. Overwegingen en aandachtspunten:  Het is zaak in de kadernota de richtingen en bijstellingen van het beleid te benoemen. De consequenties van nieuwe ontwikkelingen en de stand van zaken rondom de uitvoering van het akkoord kunnen daarvoor belangrijke richtingswijzers bevatten.  Omdat het op dit moment door de raad minder opportuun wordt geacht om een afzonderlijke bijstellingnota op te stellen, ligt het voor de hand de kadernota in deze beter te benutten.  In de kadernota’s van afgelopen jaren is de koppeling met het Beleidsakkoord niet steeds expliciet gemaakt. Zo wordt in de kadernota 2023 op 2 programma’s niet ingegaan.  Door de consequenties van de stand van zaken en de ontwikkelingen meer systematisch te verbinden met de vijf programma’s uit het akkoord ontstaat er voor de raad beter inzicht, waardoor de raad beter sturing kan geven aan de voorkant van de p&c cyclus.

Aan het college van B&W en de ambtelijke organisatie 3. Zet stevig in op de realisatie van de projecten, activiteiten en uitvoeringsacties uit het uitvoeringsplan waarvan de status momenteel door de Rekenkamer rood of oranje gekleurd is dan wel kom tot bijstelling op onderdelen. Overwegingen en aandachtspunten:

10

 De RK leidt uit de analyse van het uitvoeringsplan af dat er met name een stevige inzet nodig is op de programma’s ‘Duurzame transformatie’, ‘Leefbare ruimte’ en ‘Vitaal ondernemen’. De programma’s ‘Sociale kracht’ en ‘Meewerkend bestuur’ staan er beter voor, maar diverse onderdelen zijn ook nog niet gerealiseerd. De financiële positie van de gemeente is fors verbeterd door bezuinigingen (vanuit de Kerntakendiscussie) en door financiële meevallers vanuit de rijksbijdragen.  Zie deel B. Rapport bevindingen en bijlagen (hoofdstuk 3 en bijlage 2) voor een overzicht van de projecten, activiteiten en uitvoeringsacties waarvoor extra inzet dan wel extra aandacht nodig is.  Mocht de realisatie van bepaalde onderdelen niet haalbaar zijn, geef dat dan ook duidelijk aan, stel bij en informeer de raad hierover. 4. Kom tot een verdere verbetering van het uitvoeringsplan in het verlengde van het Beleidsakkoord. Overwegingen en aandachtspunten:  Onlangs is er een uitvoeringsplan ontwikkeld om beter zicht te krijgen op de beleidsrealisatie. Dit vormt een uitstekend instrument om scherper zicht te krijgen op de beleidsrealisatie, ondermeer omdat daarin ook een begin is gemaakt met het inbouwen van een fasering.  Een verdere optimalisering van dit instrument is nog mogelijk.

Gedacht wordt vooral aan: o Een scherpere definiëring van wanneer een uitvoeringsactie is afgerond; daarvoor gelden op dit moment geen eenduidige afspraken; o Een scherpere tijdsplanning, ook voor de komende jaren; o Een duidelijkere motivatie waarom de uitvoering stagneert; o Het aangeven van eventuele voorstellen om bepaalde projecten en activiteiten uit het akkoord te halen of fors te temporiseren omdat die door de feitelijke ontwikkelingen onhaalbaar zijn geworden. 5. Gebruik de voor de raad relevante informatie uit het uitvoeringsplan om de raad te informeren, al dan niet via de producten uit de p&c cyclus. Overwegingen en aandachtspunten:  De informatie uit het uitvoeringsplan is niet alleen interessant voor sturing vanuit het college en de ambtelijke organisatie, maar ook voor sturing vanuit de raad.  Door de meer gedetailleerde informatie voor college en ambtelijke organisatie samen te brengen naar relevante sturingsinformatie voor de raad kan ‘werk met werk’ worden gemaakt.  Wanneer daarbij de nieuwe ontwikkelingen en eventuele stagnaties in de beleidsuitvoering inzichtelijk worden gemaakt, kan de raad op basis daarvan de koers bijstellen. 6. Maak in de beleidsnota’s, raadsvoorstellen en raadsinformatiebrieven een expliciete connectie naar het Beleidsakkoord.

Overwegingen en aandachtspunten:  Op dit moment zijn er al diverse plannen in ontwikkeling om de informatievoorziening over de realisatie van het akkoord richting de raad verder te verbeteren.

11

 

De beleidsnota’s en de raadsinformatiebrieven missen echter nogal eens de expliciete connectie naar het Beleidsakkoord (hoewel die er wel is). Dat leidt ertoe dat de doorwerking van het akkoord via deze beide instrumenten minder goed te volgen is voor de raad. Ook zou in raadsvoorstellen meer aandacht gegeven kunnen worden aan de wijze waarop het betreffende raadsvoorstel bijdraagt aan het Beleidsakkoord.

4. Bestuurlijke reactie college van B&W en reactie van de griffier In het kader van de hoor- en wederhoorprocedure is aan het college een reactie gevraagd op het concept-rapport. Daarbij is gevraagd naar eventuele feitelijke onjuistheden, de bestuurlijke reactie en de wijze waarop en wanneer het college de uitvoering van de aanbevelingen ter hand wil nemen. De reactie van het college is in de bijlage (deel B. Rapport bevindingen bijlagen, bijlage 1) opgenomen.

5. Nawoord Rekenkamer De Rekenkamer dankt het college en de griffier voor de positieve en constructieve reacties op het conceptrapport. De geconstateerde feitelijke onjuistheden zijn verwerkt in de voorliggende definitieve rapportages. Het gaat daarbij om enkele redactionele aanpassingen alsook om enkele tekstuele verduidelijkingen. Wat betreft de bestuurlijke reactie kan worden geconstateerd dat het college en de griffier zich goed kunnen vinden in de aanbevelingen. De Rekenkamer waardeert het dat in beide reacties ook expliciet op de uitvoering van de aanbevelingen is ingegaan. Tenslotte wil de Rekenkamer de vertegenwoordigers van de raad, college, ambtelijke organisatie en griffier danken voor hun constructieve rol bij de uitvoering van dit onderzoek. Die bijdragen zijn op verschillende wijzen geleverd: door de aanlevering van informatie, interviews en deelname aan een werksessie. De Rekenkamer is van mening dat de betekenis en werking van bestuursakkoorden/ coalitieprogramma’s/ raadsprogramma’s - middels de uitvoering van de aanbevelingen - in de toekomst wordt versterkt.

12