College van B&W- RIB Managementletter 2022 gemeente Boxtel- Bijlage 1 Managementletter 2022.pdf

Management Letter Gemeente Boxtel

21 december 2022 Eindhoven

Aanbiedingsbrief Gemeente Boxtel t.a.v. het college van B&W Postbus 10000 5280 DA Boxtel Eindhoven, 21 december 2022 Betreft: Management letter boekjaar 2022 Geachte leden van het college, Hierbij bieden wij u de management letter aan naar aanleiding van onze interim controle bij de gemeente Boxtel. Onze opdracht is het controleren van de jaarrekening op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. In juli 2022 zijn wij als de nieuwe accountant van MijnGemeenteDichtbij (hierna MGD), de gemeente Sint-Michielsgestel en de gemeente Boxtel van start gegaan. In het kader van onze opdracht hebben wij een organisatieverkenning uitgevoerd, waarbij wij gesprekken hebben gevoerd met diverse functionarissen binnen MGD en waarbij wij kennis hebben genomen van relevante stukken. Na de organisatieverkenning hebben wij in oktober een interim controle uitgevoerd, gericht op die processen binnen MGD welke voor het financieel beheer belangrijk zijn. Op basis van de bevindingen uit de interim controle bepalen wij op welke aspecten wij de jaarrekeningcontrole met name moeten richten en trekken wij conclusies over de kwaliteit van de processen. Deze management letter bevat de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van onze interim controle. © 2022 Crowe Foederer B.V.

Waar mogelijk doen wij aanbevelingen gericht op verdere verbetering van betreffende processen en de interne beheersing. Volledigheidshalve benadrukken wij dat de interim-controle is uitgevoerd in het kader van de controle van de jaarrekening 2022. Hierdoor is onze beoordeling en evaluatie van de processen beperkter dan wanneer wij een gerichte opdracht zouden uitvoeren om de effectiviteit en efficiëntie van de processen als zodanig te beoordelen. De bevindingen in deze management letter hebben wij op 23 november op hoofdlijnen besproken met een delegatie van de betrokkenen bij de interim controle. Deze managementletter hebben wij op 21 december 2022 besproken met de portefeuillehouder financiën, gemeentesecretaris, teammanager financiën & administratie en financieel adviseur van Boxtel. Wij vertrouwen erop u middels onze rapportage voldoende geïnformeerd te hebben. Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij uiteraard gaarne bereid. Wij danken de medewerkers van de gemeente Boxtel voor de plezierige en constructieve samenwerking. Met vriendelijke groet, namens ons hele team, ValidSigned by T.M.M. van Lierop RA MSc on 21-12-2022

T.M.M. van Lierop RA MSc Extern accountant

ValidSigned by M.H.J. van Heeswijk MSc on 21-12-2022

M.H.J. van Heeswijk RA MSc Manager

2

Inhoudsopgave 1.

Management samenvatting

4

2.

Overzicht van interim bevindingen

5

3.

Belangrijkste interim bevindingen

7

Totaal aantal pagina’s

© 2022 Crowe Foederer B.V.

11

3

1. Management samenvatting Inleiding De gemeente Boxtel heeft de volledige bedrijfsvoering en ondersteuning van het bestuur ondergebracht in samenwerkingsverband MGD. Door middel van de ambtelijke fusie tussen Boxtel en Sint-Michielsgestel worden sinds 2016 alle gemeentelijke taken uitgevoerd door medewerkers van MGD. Dit betekent dat wij onze werkzaamheden – afgezien van griffier en gemeentesecretaris – enkel en alleen uitvoeren in samenwerking met medewerkers van MGD en de bevindingen vanuit onze interim controle primair aan MGD worden gerapporteerd. Omdat de uitvoering van taken door MGD veelal direct effect heeft op het financiële beheer van de gemeente Boxtel, worden de belangrijkste bevindingen gericht op de jaarrekening van Boxtel opgenomen in deze management samenvatting. Een samenvatting van alle bevindingen zoals gerapporteerd aan MGD is als bijlage opgenomen. Algemeen beeld Op basis van onze werkzaamheden constateren wij in algemene zin dat de processen in opzet toereikend zijn ingericht voor een organisatie met de aard en omvang van de gemeente Boxtel. Wij hebben geen significante tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd, wel enkele aandachtspunten die voor het jaarrekeningtraject 2022 van belang zijn en/of die tot een verdere verbetering van de interne beheersing kunnen leiden.

Belangrijkste aandachtsgebieden Vanuit onze interim controle vinden wij dat de meeste aandacht uit moet gaan naar: • De beheersing van uw zorgkosten en prestatielevering (zie hoofdstuk 3) • Vastgoedbeheer (zie hoofdstuk 3) • De verdere optimalisatie van de inkoopprocessen inclusief waarborging rechtmatigheid van inkopen (zie hoofdstuk 3). Planning van de jaarrekeningcontrole Wij zullen onze controlewerkzaamheden aan de jaarrekening starten in april 2023 en verwachten de jaarrekeningcontrole af te kunnen ronden begin juni 2023. Wij zullen u tijdig informeren over het verloop van de jaarrekeningcontrole. Na afloop van onze controle rapporteren. wij onze bevindingen aan u in ons accountantsverslag. De mondelinge toelichting van onze bevindingen staat gepland in mei 2023.

© 2022 Crowe Foederer B.V.

4

2. Overzicht van interim bevindingen Prioriteitstelling 2022

Proces

Bevinding

Algemeen

Invoering rechtmatigheidsverantwoording

Algemeen

Vastgoedbeheer

Hoog

Verbijzonderde interne controle

Uitvoering verbijzonderde interne controle

Laag

Verbijzonderde interne controle

Fiscale beheersing

Middel

Inkoop en aanbesteding

Naleven inkoopbeleid / toepassen inkoopstrategie

Middel

Inkoop en aanbesteding

Contractenregistratie en beheer

Middel

Crediteuren en betalen

Gebruik prestatieverklaringen / factuurautorisatie

Laag

Crediteuren en betalen

Doorbreking functiescheiding

Laag

Personeel

Bevoegdheden binnen het personeelsproces

Middel

Jeugdzorg en wmo

Budgetbeheer zorgkosten

Hoog

Jeugdzorg en wmo

Vaststelling rechtmatige levering zorg

Middel

© 2022 Crowe Foederer B.V.

In ontwikkeling

5

2. Overzicht van interim bevindingen Prioriteitstelling 2022

Proces

Bevinding

Uitkeringen

Budgetbeheer uitkeringen

Laag

Uitkeringen

Uitvoering regeling energietoeslag

Middel

Uitgaande subsidies

Subsidieproces

Laag

Hoog

Het risico op materiele fouten in de jaarrekening is hoog en de bevinding dient voor aanvang van de jaarrekeningcontrole opgelost te worden.

Middel

Het risico op materiele fouten in de jaarrekening is aanwezig. Het proces loopt niet optimaal en wij adviseren u de aanbeveling op te volgen.

Laag

Het risico op materiele fouten in de jaarrekening is beperkt. Het proces loopt nagenoeg optimaal, echter voor een verdere optimalisatie adviseren wij u de aanbeveling op te volgen.

Opgevolgd

De aanbeveling uit voorgaande jaren is in voldoende mate opgevolgd. Het risico op materiele fouten in de jaarrekening is zeer beperkt en het proces is verder geoptimaliseerd.

Ontwikkeling

Deze aanbeveling ziet niet toe op risico’s voor de jaarrekening maar betreft een toekomstige ontwikkeling.

© 2022 Crowe Foederer B.V.

6

3. Belangrijkste interim bevindingen Belangrijkste interim bevindingen

Vastgoed beheer

Momenteel is binnen de organisatie onvoldoende zicht op (1) de volledigheid van de vastgoedportefeuille, (2) de afspraken met huurders van vastgoedobjecten - in bijzonder ten aanzien van huuropbrengsten en onderhoudsverplichtingen – en (3) de kostendekkendheid van huren door het ontbreken van het inzicht in de opbrengsten en lasten per verhuurd vastgoedobject. Hierdoor ontstaat het risico dat deze zaken financieel niet juist en volledig worden verwerkt. Wij hebben begrepen dat door de organisatie reeds een projectplan is opgesteld om het vastgoedbeheer op orde te krijgen. Hierbij hebben wij geadviseerd dit plan op korte termijn vast te laten stellen en te starten met de uitvoering.

Voorzieningen

Door de gemeente Boxtel is een voorziening gevormd voor groot onderhoud van gemeentelijk vastgoed die per 31 december 2021 € 3,2 mln bedroeg. We hebben begrepen dat het onderhoudsplan hiervoor in voorgaand jaar is geactualiseerd en dat de voorziening daarmee in lijn is gebracht. Bij de jaarrekeningcontrole zullen wij dit in detail controleren. Voor het groot onderhoud van de velden van sportparken is geen voorziening gevormd en dient daarom telkens incidenteel budget aan de raad gevraagd te worden. Dit maakt het zuiver begroten van de kosten lastig en vergroot het risico op begrotingsonrechtmatigheid. Wij vinden het daarom van belang, gezien de mogelijke financiële impact, dat een onderhoudsplan wordt opgesteld voor het onderhoud van de velden van sportparken.

Verhuur opbrengsten

© 2022 Crowe Foederer B.V.

Door gebrek aan inzicht zijn de verhuuropbrengsten van de gemeente mogelijk niet volledig of niet kostendekkend. Wij adviseren om op korte termijn de verhuurde vastgoedobjecten en de hiermee samenhangende opbrengsten en lasten in beeld te brengen. Hiermee kan worden nagegaan of de verhuuropbrengsten volledig zijn en of de objecten kostendekkend zijn.

7

3. Belangrijkste interim bevindingen Belangrijkste interim bevindingen

Budgetbeheer zorgkosten

In de tussentijdse bestuursrapportage is een verwacht tekort gemeld van € 735.000 op Jeugdzorg en geen tekort op Wmo. Wij hebben het proces van budgetbeheer en toetsing op de zorglevering binnen MGD nadrukkelijk bekeken en hierbij diverse verbeterpunten gemeld. Een en ander hangt samen met de wijziging van facturatie door de zorgleveranciers sinds 2021 – rechtstreeks aan de gemeenten op basis van P maal Q - en de afspraken die lopen met de regionale inkoopinstantie RIOZ. Wij adviseren u als college om de raad tijdig te informeren bij eventuele overschrijdingen van het budget en wanneer substantiële onzekerheden worden verwacht rondom het aantonen van de zorglevering.

Vaststellen rechtmatig levering zorg

In het kader van het vaststellen van de rechtmatigheid van de lasten moet zekerheid worden verkregen dat de aan de gemeentes gefactureerde zorg ook daadwerkelijk door de zorgaanbieders is geleverd. Hiervoor baseren de gemeentes zich met name op de productieverantwoordingen die door de zorgaanbieders aan de gemeentes worden verstrekt. Momenteel is de rol en verantwoordelijkheid van de RIOZ in dit proces niet geheel duidelijk.

Om de zorglevering op een andere wijze aan te tonen kan door de organisatie worden besloten om op een andere wijze de zorglevering van de betreffende leveranciers aan te tonen, bijvoorbeeld door het uitzetten van gerichte cliëntonderzoeken. Hiervan is momenteel echter nog geen sprake. In het kader van het jaarrekeningtraject betekent dit nog een grote afhankelijkheid van productieverantwoordingen en controleverklaringen door aanbieders en lange tijd onzekerheid over de hoogte van de resterende onzekerheden. Wij adviseren zo snel als mogelijk zicht te krijgen op de onzekerheden, met het oog op de jaarrekeningcontrole 2022. Voor de toekomt hebben wij geadviseerd een eigen pakket aan maatregelen te implementeren waarbij de afhankelijkheid van zorgleveranciers kan worden beperkt.

© 2022 Crowe Foederer B.V.

8

3. Belangrijkste interim bevindingen Belangrijkste interim bevindingen

Inkopen

© 2022 Crowe Foederer B.V.

In het kader van de rechtmatigheidscontrole zijn onze controlewerkzaamheden op inkopen en aanbestedingen gericht op het voldoen aan de Europese aanbestedingswetgeving. Vanuit onze interim controle melden wij voor uw gemeente de volgende specifieke punten: • Er is sprake van een mogelijke rechtmatigheidsfout op het gebied van inhuur van project ondersteuning. Deze fout is tot en met november gekwantificeerd op € 116.000, naar verwachting bedraagt dit voor geheel 2022 € 133.000. Gelet op de verwachte tolerantiegrens heeft deze individuele afwijking naar verwachting geen effect op ons oordeel. Wij wijzen u erop dat eventuele aanvullende rechtmatigheidsfouten of onzekerheden mogelijk tot een aangepast rechtmatigheidsdoordeel leiden. • Volgens de procedures dient vanaf € 5.000 een inkoopstrategie te worden geschreven. Dit document dient voor het bepalen van de inkoopprocedure en ter controle of er budget beschikbaar is. Wij hebben vastgesteld dat niet altijd een inkoopstrategie aanwezig is. • Er wordt niet gewerkt vanuit een volledige aanbestedingskalender waarin alle inkooptrajecten kunnen worden gepland en gemonitord. • Het contractenbeheer is voor verbetering vatbaar, met name op de volledigheid van contracten en de signaalfunctie bij aflopende contracten. Hiervoor is reeds een verbeteractie ingezet door de organisatie.

9

© 2022 Crowe Foederer B.V.

10