Brief auditcommissie accountentsverslag jaarrekening 2023

Auditcommissie Boxtel

Aan: Datum: Onderwerp:

gemeenteraad Boxtel 14 juni 2024 Accountantsverslag controle jaarrekening 2023 gemeente Boxtel

Uw auditcommissie heeft op 10 juni jl. vergaderd. Bij deze bijeenkomst waren naast de accountant vanuit de gemeente ook bestuurlijk (de portefeuillehouder Financiën) en ambtelijk adviseurs van de auditcommissie aanwezig. Tijdens deze bijeenkomst heeft de accountant aan de auditcommissie een nadere toelichting geven op het accountantsverslag naar aanleiding van diens controle van de jaarrekening 2023 van de Gemeente Boxtel. Daarbij zijn met name drie punten nader besproken: 1.

Programma Sociale Kracht; binnen dit programma werkt Boxtel, zoals veel andere gemeenten, met een egalisatiereserve. Deze werkwijze is zonder meer toegestaan, maar de accountant geeft aan dat het zijns inziens niet het optimale inzicht in de financiën (zowel aan de uitgaven als inkomsten kant) biedt, omdat eventuele onder- en overschrijding van budgetten via de egalisatiereserve lopen en daardoor minder nadrukkelijk naar voren komen. Het risico hiervan is dat structurele onderschrijdingen hierdoor mogelijk niet tijdig onderkend worden. Een alternatief is om over- en onderschrijdingen meteen via het resultaat te laten lopen en de egalisatiereserve toe te voegen aan de algemene reserve. Ambtelijk wordt aangegeven dat de raad is gekend in de huidige werkwijze en dat die recent opnieuw is heroverwogen en bevestigd met de vaststelling van de nota Reserves en Voorzieningen 2023. In een volgend jaarverslag kan tekstueel mogelijk wel meer toelichting worden gegeven op de cijfers binnen dit programma. Ook wordt gemeld dat gewerkt wordt aan een dashboard voor het Sociaal Domein waardoor een betere prognose van de uitgaven mogelijk wordt. Ook worden trends in de uitgaven dan beter zichtbaar. Toegezegd wordt om dit dashboard de volgende bijeenkomst aan de auditcommissie te presenteren.

2.

Resultaatanalyse; de accountant heeft aangegeven dat het positieve resultaat in belangrijke mate het gevolg is van incidentele voor- en nadelen. Hierbij merkt de accountant op dat een deel van de afwijkingen reeds eerder in het jaar bekend waren. Hij beveelt aan voortaan de (bijgestelde) begroting hierop aan te passen. Ook adviseert de accountant het ambitieniveau van de gemeente beter af te stemmen op de mate waarin projecten kunnen worden gerealiseerd en om (werk)budgetten pas in de begroting te boeken als daar concrete uitvoeringsplannen aan ten grondslag liggen. Ambtelijk wordt aangegeven dat deze aanbeveling wordt opgevolgd.

3.

Voorzieningen groot onderhoud; de voorzieningen wegen en onderhoud vastgoed zijn ultimo 2023 fors hoger dan de raming in het oorspronkelijke plan. Dit wordt met name veroorzaakt door achterstanden die zijn opgelopen in de uitvoering van de plannen. De accountant wijst op het belang van een actualisatie van de beheer- en onderhoudsplannen in 2024. Ambtelijke wordt aangegeven dat de gewenste actualisatie van de voorzieningen is voorzien in de uitvoeringsplanning van 2024. Daarnaast zal in 2025 een onderhoudsvoorziening voor sportaccommodaties worden gevormd.

Conclusie auditcommissie De auditcommissie concludeert dat zowel bestuurlijk als ambtelijk de bovengenoemde aandachtspunten worden onderkend en dat daarop inmiddels acties zijn ingezet ter verbetering.

Speerpunten accountantscontrole 2024 De auditcommissie is gewezen op de mogelijkheid om, indien gewenst, speerpunten aan de accountantscontrole (2024) toe te voegen. Speerpunten hebben betrekking op getrouwheid en rechtmatigheid over de verantwoording. Voorbeelden zijn recente wetswijzigingen, nieuwe verordeningen of processen die buiten de tolerantiegrenzen van de accountantscontrole vallen. Een ander voorbeeld van een speerpunt is meer nauwkeurige controle informatie over belangrijke projecten of processen. De auditcommissie is voornemens om Programma Hoogfrequent Spoorvervoer (PHS) als speerpunt in te brengen. Wilt u reageren op dit voornemen of wilt u een ander speerpunt ter overweging meegeven aan de auditcommissie? Stuur dan vóór 1 september uw bericht aan de auditcommissie (via griffie@boxtel.nl). Tot slot bedankt de auditcommissie de accountant en de bestuurlijk- en ambtelijke adviseurs voor de heldere toelichting en de beantwoording van de vragen.

Namens de auditcommissie: Dhr. P. Bressers (voorzitter)