Bijlage - Brief auditcommissie naar de gemeenteraad

Gemeenteraad Sint-Michielsgestel Postbus 10.000 5270 GA Sint-Michielsgestel

Zaaknummer 1348488 Uw kenmerk:

Behandeld door: Telefoonnummer: Datum

Desirée Thissen 073-5531130 23 april 2024

Onderwerp: Advies auditcommissie inzake Raadsvoorstel wijzigen financiële verordening 2024 gemeente Sint-Michielsgestel

Geachte leden van de raad, Een van de taken van de auditcommissie is het fungeren als overlegplatform van de gemeenteraad ten aanzien van documenten die de Planning en Controlcyclus (afgekort P&C-cyclus) ondersteunen. Dit zijn de jaarrekening, voorjaarsnota, meerjarenbegroting en de bestuursrapportages. Deze documenten behoren helder van opzet te zijn maar ook gericht op leesbaarheid en begrijpelijkheid voor de raad. Dit geldt overigens voor de P&C-cyclus van de gemeente Sint-Michielsgestel in zijn geheel. Deze dient op zo’n manier te zijn ingericht dat deze cyclus de raad faciliteert om zijn kaderstellende (planning) en controlerende (control) taak uit te voeren. Leesbare en overzichtelijke P&C-documenten dragen bij aan overzicht voor raadsleden en stellen de gemeenteraad in staat om op strategisch niveau en op hoofdlijnen te kunnen sturen. De gemeenteraad maakt ook afspraken over het niveau waarop de raad budgetten overdraagt aan het college (het zogenoemde budgetrecht van de raad) om taken te kunnen uitvoeren. Dit niveau wordt het autorisatieniveau genoemd. Met dat budget en het autorisatieniveau moet het college de doelen van de raad realiseren. Binnen het afgesproken niveau mag door het college geschoven worden met budgetten zonder hiervoor voorafgaand toestemming aan de raad te vragen.

Als het college budget van het ene onderdeel naar een ander onderdeel in de begroting wil verplaatsen is altijd toestemming van de raad nodig. Wat betekent dit in de praktijk? De gemeenteraad heeft in de financiële verordening de autorisatie vastgesteld op beleidsproductniveau. Dit leidt tot een relatief gedetailleerde begroting, jaarverslag en jaarrekening en komt de leesbaarheid van deze documenten niet altijd ten goede. Door het verleggen van de autorisatiegrens binnen deze documenten van beleidsproductniveau naar programmaniveau kan er een kwaliteitsslag in de P&C-documenten gemaakt worden. De begroting en jaarrekening worden prettiger leesbaar omdat er minder tabellen en minder gedetailleerdere teksten in staan. Dit maakt ook een goede samenhang tussen de P&C-documenten mogelijk. Door teksten binnen de programma’s in de documenten helder en overzichtelijk te beschrijven, wordt de raad beter in staat gesteld overzicht te krijgen.

Meanderplein 1, Sint-Michielsgestel Postbus 10.000, 5270 GA Sint-Michielsgestel

Tel: (073) 5531111 KvK: 17237737

gemeente@sint-michielsgestel.nl www.sint-michielsgestel.nl IBAN: NL12BNGH0285007769

Wat ligt er voor? Door het verleggen van het autorisatieniveau van beleidsproductniveau naar programmaniveau biedt de raad ruimte aan het college om binnen de begroting over- en onderschrijdingen eenvoudiger tegen elkaar weg te strepen. Hierdoor kan de bedrijfsvoering van de gemeente efficiënter worden ingericht omdat er snel en adequaat kan worden gereageerd op ontwikkelingen gedurende het jaar. Als er sprake is van eventuele verschuivingen tussen de programma’s, dan worden deze eerst in een begrotingswijziging voorgelegd aan de gemeenteraad. Op deze manier behoudt de gemeenteraad zijn budgetrecht zonder de bedrijfsvoering te belemmeren om tijdig te reageren op eventuele ontwikkelingen in de samenleving. Hiervoor is het nodig om de financiële verordening te wijzigen. Deze verordening beschrijft namelijk de kaders die de raad stelt aangaande de P&C-cyclus, denk aan de programma-indeling, de taakvelden en de indicatoren die worden gehanteerd in de P&C-documenten, maar ook het autorisatieniveau. Hoe is het proces om te komen tot dit voorstel verlopen? De twee auditcommissies van Boxtel en Sint-Michielsgestel zijn in een aantal sessies met de betrokken portefeuillehouders, de concerncontroller en ambtelijke ondersteuning nauw betrokken geweest bij de totstandkoming van dit voorstel.

De leden van de auditcommissie hebben zich een goed beeld kunnen vormen bij de verbetering die de wijziging tot stand brengt. Daarbij is het van belang dat de raad het vertrouwen uitspreekt in het college om prudent om te gaan met de verruimde bevoegdheden. In de sessies is ook gesproken over de omvang en indeling van de verschillende programma’s. Binnen het programma Sociaal Domein vormt het beleidsproduct ‘Onderwijshuisvesting’ een vreemde eend in de bijt. Onderwijshuisvesting past meer binnen het ruimtelijk domein omdat het over stenen gaat. Het voorstel om dit onderdeel te verplaatsen naar het programma ‘Leefomgeving’ is in onze ogen een logische stap. Deze wijziging zal eveneens bijdragen aan een logischere samenhang binnen het programma Sociaal Domein. De overige huidige programma-indeling blijft ongewijzigd om zo te borgen dat de herkenbaarheid van de indeling behouden blijft. Volgende processtappen De gemeenteraad wordt in volle breedte geïnformeerd middels een presentatie door de ambtelijke organisatie op 23 mei. Indien beide gemeenteraden positief besluiten op het voorstel om de financiële verordening te wijzigen dan wijzigt de begrotingsopzet en wordt ook het autorisatieniveau verhoogd. In het voorstel is, na afstemming met beide auditcommissies, tevens vastgelegd dat de afwijkingsgrens voorlopig niet aangepast wordt.

Bij het opstellen van de jaarrekening 2025 zal een evaluatie plaatsvinden van de gehanteerde afwijkingengrens. Bevindingen en de wenselijkheid van aanpassing van die grens zullen met de auditcommissie worden besproken. Tot slot De auditcommissie is van mening dat met voorliggend voorstel de gemeenteraad beter in staat gesteld wordt zijn controlerende rol zowel op inhoud maar ook als budgethouder goed uit te voeren. Namens de auditcommissie: Dhr. F. Den Otter Mw. M. Cooijmans Dhr. R. van der Burgt

(voorzitter) (lid) (lid)