Bijlage 4 Startnotitie Participatie

Startnotitie Participatie

Vluchtelingenopvang in de gemeente Sint-Michielsgestel

Maart 2023

1. Inleiding Afgelopen jaar is een stroom vluchtelingen op gang gekomen. Zowel uit Oekraïne als uit andere delen van de wereld. Dat gaat gepaard met een toenemende vraag vanuit het Rijk om opvang en huisvesting te bieden aan vluchtelingen. Dit is een vraag aan alle gemeenten in Nederland en één waar geen enkele gemeente zich aan kan onttrekken (taakstelling). Momenteel huisvest de gemeente Sint-Michielsgestel vergunninghouders. De opvang van Oekraïners bij Kentalis liep tot 1 maart. Binnen de regio hebben we afspraken gemaakt hoe en waar we deze mensen het best kunnen opvangen. De wijze waarop de taakstelling op het gebied van de opvang van vluchtelingen is ingevuld, is mede ingegeven door de mogelijkheden die er zijn binnen de gemeente SintMichielgestel. Het gaat daarbij onder andere om de beschikbaarheid van (sociale) huurwoningen en grotere gebouwen die geschikt zijn voor huisvesting. Druk op de toch al geringe beschikbaarheid van (sociale) huurwoningen in onze gemeente wil het college zo veel als mogelijk voorkomen. Het college vindt het niet acceptabel als inwoners die nu al jarenlang op de wachtlijst staan voor een (sociale) huurwoning nog langer moeten wachten. De gemeente heeft zelf geen vastgoed dat groot genoeg en geschikt is om mensen te huisvesten, ook niet na een verbouwing.

Om bovenstaande redenen is de totale taakstelling die onze gemeente heeft voor de opvang van Oekraïners, vergunninghouders en vluchtelingen van buiten de EU niet haalbaar. Daarom hebben we in de regio het bod gedaan om extra vluchtelingen van buiten de EU op te vangen. Ook zullen we vergunninghouders blijven huisvesten volgens de taakstelling. In ruil daarvoor nemen andere gemeenten in de regio onze taakstelling voor de Oekraïners over. Wij hoeven hierdoor geen huurwoningen toe te wijzen aan Oekraïners en krijgen ook geen extra taakstelling voor vergunninghouders. De gemeente gaat 300 vluchtelingen opvangen. De gemeente Sint-Michielsgestel wil de opvang van deze vluchtelingen op een goede manier vormgeven. We hebben daarbij het volgende overwogen: • In een optimale situatie gaat het COA uit van een bezettingsgraad van 80%. Niet elke woonruimte zal volledig benut kunnen worden. Waar een gezin van 3 personen gebruik maakt van een ruimte van 4, zal het COA daar geen vierde alleengaande vluchteling bijplaatsen. • Omdat de stroom vluchtelingen fluctueert en we op 1 locatie invulling geven aan onze taakstelling is het verstandig om een hoger aantal opvangplekken te realiseren. • Een iets grotere locatie krijgt meer voorzieningen. Hierdoor wordt de druk op de voorzieningen in de omgeving minder. Ook de duur van de opvang speelt hierin een rol.

Het COA (Centraal Orgaan opvang Asielzoekers) is verantwoordelijk voor de opvanglocatie en zorgt er niet alleen voor dat er onderdak is voor de vluchtelingen, maar ook dat er beveiliging is en dat de benodigde faciliteiten er zijn. De locatie komt er voor een vaste periode van 10 jaar, met een bestuurlijke evaluatie na 5 jaar. De dagelijkse gang van zaken op de opvanglocatie wordt continu gemonitord, we sturen bij waar nodig. Start participatie Gelijktijdig met het naar buiten brengen van het collegebesluit over de plaats van de opvanglocatie, start het participatietraject voor omwonenden en belanghebbenden. Het participatietraject van de gemeenteraad is al in een eerdere fase gestart. Ook kijkt de gemeente samen met verenigingen en instellingen naar mogelijkheden om de vluchtelingen deel te laten nemen aan bijvoorbeeld het verenigingsleven, door er vrijwilligerswerk te doen. Zo kunnen ze sneller de taal leren en op een positieve manier integreren in onze samenleving. Conform het door de gemeenteraad vastgestelde participatiebeleid, kijken we hoe we de diverse doelgroepen het best kunnen laten participeren. Bijgaande startnotitie biedt een eerste aanzet. De communicatie over het project wordt uitgewerkt in een apart plan. Dit betreft een ‘levend’ document.

2. Het proces In het proces om een bijdrage te leveren aan een oplossing voor de vluchtelingencrisis worden een aantal stappen gevolgd. Samengevat ziet dit er schematisch als volgt uit:

1.

1a.

1b.

2.

2a.

3.

3a.

4.

4a.

• Taakstelling vanuit het Rijk • Afstemming in regio (regioplan)

• Participeren gemeenteraad (bespreken taakstelling & afspraken rolverdeling) 22/12

• Communicatie over regioplan (vanuit regio)

• Start ambtelijk inventariseren mogelijke locaties • Ambtelijk vooroverleg met COA (ophalen criteria COA)

• Participeren gemeenteraad (kaderstellend: criteria locatie)

26/1 + 9/2

• Besluit College voorkeurslocaties o.b.v. criteria

6/3

• Participeren gemeenteraad (controleren toepassen criteria)

6/3

• Onderhandelingen COA met pand/grondeigenaren • Businesscase uitwerken door COA

• Communicatie over komst opvanglocatie met 300 plaatsen

tweede helft maart

5.

• Besluit College over definitieve locatie opvang (tekenen bestuursovereenkomst) • Informeren gemeenteraad over definitieve locatie opvang eind april

5a.

• Communicatie over gekozen locatie • Start participatie stakeholders

6.

• Participatie omwonenden en belanghebbenden door COA over inrichting locatie

7.

• Aanvraag vergunningen (+ communicatie hierover) • Realisatie opvang

8.

• Gedurende looptijd overleg met omwonenden + stakeholders • Evaluatie na 5 jaar

3. Actoren 3.1 Actorenanalyse Het gehele proces tot de vestiging van een opvanglocatie is complex en omvangrijk met veel actoren. In bijgaand schema lichten we ze verder toe. Op basis van de actorenanalyse selecteren we de doelgroepen voor het participatieproces. Afhankelijk van de definitieve opvanglocatie kunnen hier nog wijzigingen in komen

Actoren

Factoren

Gemeente (B&W)

• maatschappelijk betrokken: bijdrage leveren aan opvang asielzoekers/ uitvoering taakstelling Spreidingswet • keuze voor opvanglocatie • afspraken met COA vastleggen, waarin eigen verantwoordelijkheden als onderwijs en openbare orde en veiligheid aan de orde komen • zorgen voor vrijstelling bestemmingsplan en benodigde vergunningen • bijzondere aandacht voor openbare orde en veiligheid • communicatie & participatie in voortraject • kaderstellend (criteria opvanglocatie) • controlerend (locatiekeuze) • bijdragen aan draagvlak • afspraken vastleggen, waarin eigen verantwoordelijkheden aan de orde komen, zoals organisatie en opvang in de opvanglocatie • aanvraag vergunningen • noodzaak ophoging opvangcapaciteit • financiële haalbaarheid • regelen inzet vrijwilligers • Vertegenwoordigt vluchtelingen in klankbordgroep • levert pand/grond voor opvanglocatie • samenwerking bij opvang vluchtelingen • scharnierfunctie bij sociale integratie • begeleiding van vluchtelingen • bijdragen aan draagvlak • inzet bij calamiteiten / openbare orde *politie, brandweer, ambulance, veiligheidsregio • samenwerking bij opvang vluchtelingen • bijdragen aan draagvlak

Gemeenteraad

COA

Verhuurder / grondeigenaar Maatschappelijke organisaties (Bint, Vluchtelingenwerk, oud-vluchtelingen, verenigingen, vrijwilligers, geloofsgemeenschappen.) Ketenpartners (bijv. IND, DT&V, IOM, Trigion, Hectas, GZA, GGD, politie, brandweer, ambulance onderwijs, gezondheidszorg, veiligheidsregio). Omwonenden

Ondernemers + ondernemersverenigingen

• weerstand door beeldvorming over vluchtelingen • gevoel van onveiligheid • bang voor overlast • mogelijk wantrouwen t.o.v. gemeente en COA • inspraak op en betrokkenheid bij inrichting locatie • weerstand door beeldvorming over vluchtelingen • bang voor overlast • kansen op extra omzet • mogelijk nieuwe werknemers

Belangenorganisaties (wijk- of buurtplatformen, evt. actiegroep)

• weerstand door beeldvorming over vluchtelingen • gevoel van onveiligheid • bang voor overlast • mogelijk wantrouwen t.o.v. gemeente en COA

Media

• verslag van nieuwsfeiten • rol in beeldvorming over vluchtelingen

4. Participatie 4.1. Het speelveld Afhankelijk van de plaats van de locatie gaan we de volgende doelgroepen (actoren) benaderen. Ook bepalen we op basis van de uiteindelijke locatie welke setting het best is om de participatie uit te voeren. Dat kan zowel gaan om de omvang van de bijeenkomst(en) als om de aard ervan. Er zijn situaties denkbaar waarin een grote plenaire bijeenkomst met een informatiemarkt het best past, maar er zijn ook scenario’s denkbaar waarin twee of drie kleinschaligere bijeenkomsten beter passend zijn. Ook een combinatie van eerst een grote bijeenkomst en later vervolgbijeenkomsten in een kleinere setting, kan een goede optie zijn. Uiteindelijk gaat het ons om het voeren van het goede gesprek. We hanteren bij de uiteindelijke keuze een aantal uitgangspunten: 1. Iedereen wordt niet alleen goed geïnformeerd, maar ook geraadpleegd (gehoord). 2. Wie wil kan participeren in het vervolgtraject. 3. Als voor meerdere bijeenkomsten gekozen wordt, moet de informatie die mensen krijgen gelijk zijn. Participeren kan volgens het vastgestelde participatiebeleid op 4 niveaus.

Trede 4 van de participatieladder (coproduceren) is in deze casus niet realiseerbaar omdat de gemeente een verplichting van het Rijk heeft om vluchtelingen te huisvesten (daardoor ligt de besluitvorming voor locatiekeuze bij het college) en het COA de businesscase maakt voor inrichting van het terrein. Wel wil het COA de omwonenden graag meenemen bij de planvorming voor die inrichting (omgevingsdialoog), zodat de locatie op een maatschappelijk verantwoorde manier ingericht kan worden. Informeren: Informeren is belanghebbenden voorzien van toegankelijke, transparante en duidelijke informatie. Waarbij ze de mogelijkheid krijgen om vragen te stellen. Raadplegen: Belanghebbenden kunnen hun meningen, ideeën en wensen aangeven zodat die bij de beleids- of planvorming betrokken kunnen worden. De gemeente besluit of en hoe de inbreng invloed heeft op de verdere besluitvorming. Adviseren: Belanghebbenden krijgen de gelegenheid om binnen de vastgestelde kaders een (gezamenlijk) advies te geven over een beleidsvoornemen of voorgenomen plan. Dit advies wordt serieus en beargumenteerd meegewogen in de besluitvorming. Coproduceren: Gemeente en belanghebbenden ontwikkelen in gezamenlijk overleg een beleid, plan of product met inachtneming van vooraf meegegeven kaders. In sommige gevallen is er binnen de vooraf gestelde kaders ruimte voor belanghebbenden om (uitvoerings)beslissingen te nemen.

4.2. Het doel van de participatie We willen bereiken dat: 1. Belanghebbenden goed geïnformeerd zijn. 2. Belanghebbenden gehoord worden als het gaat om meningen, ideeën, wensen, maar ook als het gaat om hun angsten en emoties. 3. Belanghebbenden die dat willen, hebben kunnen meedenken over de inrichting van de locatie en het terrein waarop de opvanglocatie komt.

4.3 De spelregels We vinden het belangrijk om mensen die participeren van te voren duidelijkheid te geven over het niveau van de participatie, de rol die participanten hebben, waar het wel en waarover het juist niet gaat en wat er met de inbreng van participanten gebeurt. Ook maken we vooraf afspraken over deadlines, hoe en wanneer we terugkoppelen en aan wie. Aan het eind zorgen we voor een evaluatie van het traject. Zo is vooraf helder wat er met de inbreng van participanten gebeurt. Hoe we het participatietraject met de eventueel nog op te richten klankbordgroep gaan vormgeven, moeten we samen met het COA nog verder uitwerken. We overwegen de inzet van een onafhankelijke procesbegeleider voor het traject met de nog op te richten klankbordgroep. Motie ‘Niets over ons zonder ons’ Bij de vaststelling van het participatiebeleid heeft de gemeenteraad unaniem de motie Niets over ons zonder ons aangenomen. Daarin wordt aangegeven dat waar het om kwetsbare doelgroepen gaat, deze groep ook betrokken wordt in het participatietraject. Omdat wij op voorhand niet weten welke vluchtelingen in de opvanglocatie zullen komen, willen wij hen in de klankbordgroep laten vertegenwoordigen door het COA. Zo is ook de inbreng van deze groep gewaarborgd.

4.3 De participatiematrix Doelgroep Fase 1: voor locatiekeuze Gemeenteraad Fase 2: na besluit over locatie Gemeenteraad Aanwonenden Belangenorganisaties Maatschappelijke organisaties Ketenpartners Inwoners gemeentebreed Fase 3: inrichting terrein Gemeenteraad Aanwonenden (via eventueel op te richten klankbordgroep) Ondernemers in de nabijheid (via eventueel op te richten klankbordgroep) Belangenorganisaties Maatschappelijke organisaties Inwoners gemeentebreed + overige ondernemers Ketenpartners Fase 4: komst vluchtelingen Nog verder uit te werken

informeren

raadplegen

adviseren

x

x

x

x x x x x x

x

x x

x x

x

x

coproduceren

x

x x x x

x

x

4.5 De kosten van het participatieproces De kosten van het participatieproces blijven in fase 1 en 2 beperkt tot ambtelijke uren, de eventuele zaalhuur van een locatie en koffie/thee. Voor het plenaire gedeelte van de informatiebijeenkomsten met omwonenden overwegen we de inzet van een onafhankelijke gespreksleider.

Bij de verdere uitwerking van fase 3 van het participatieproces wordt inzichtelijk hoe de kosten van dit deel van het proces zijn. Die zijn onder meer afhankelijk van de benodigde communicatiemiddelen, de locatie en de eventuele inzet van een externe procesbegeleider. Een raming van de kosten wordt meegenomen in het collegevoorstel over de bestuursovereenkomst.