Bijlage 3 Controleprotocol accountantscontrole BOX-SMG-MGD

CONTROLEPROTOCOL ACCOUNTANTSCONTROLE voor de gemeente BOXTEL, SINT-MICHIELSGESTEL en de gemeenschappelijke regeling MIJNGEMEENTEDICHTBIJ

1 Inleiding In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat een gemeente een controleverordening dient op te stellen. In de controleverordeningen van de beide gemeenten en de GR zijn de uitgangspunten voor de accountantscontrole vastgelegd. De controleverordeningen zijn vastgesteld door de raden en het algemeen bestuur. In het verlengde van de controleverordening is dit controleprotocol opgesteld. Met dit controleprotocol stelt de raad / algemeen bestuur (hierna AB) nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor de controlejaren 2024-2026, met een optie tot verlenging van één keer twee jaar tot en met 2028 en daarna nog een keer met één jaar tot 2029. Actualisatie zal plaatsvinden indien nodig. Jaarlijkse vaststelling door de raad/AB is niet nodig.

1.1 Wettelijk kader De Gemeentewet (GW), art. 213 en de Wet gemeenschappelijke regelingen art. 35 schrijft voor dat de raad/AB bij verordening regels vaststelt voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de organisatie. Deze kaders zijn op hoofdlijnen uitgewerkt in de controleverordening. De controleverordening is vastgesteld door de raden van Boxtel en Sint-Michielsgesel en het algemeen bestuur van GR MijnGemeenteDichtbij. Verder zijn in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en de Nadere voorschriften controle- en overige standaarden (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) de regels voor de accountantscontrole opgenomen. In het verlengde van de controleverordening is dit controleprotocol opgesteld.

1.2 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan: • De accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening.

2 Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid) Zoals in art. 213, lid 3 van de Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door de raad / algemeen bestuur benoemde accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel. De accountantsverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of: a. De jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; b. De baten en lasten en ook de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen; c. De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 en d. Het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden), adviezen van de commissie BBV, evenals de Richtlijnen voor de Accountantscontrole bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. De accountant toetst of de jaarrekening getrouw is en toetst daarbij dus ook of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft en rapporteert hierover aan de raad / algemeen bestuur in het accountantsverslag

3 Single Information Single Audit Vanaf 2006 is Single Information Single Audit (kortweg SiSa; en in goed Nederlands eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole) van toepassing voor de gemeentelijke overheid. Dit houdt in dat de gemeenten voortaan minder en maar op één moment verantwoordingsinformatie dienen te verstrekken aan het rijk en provincie over specifieke uitkeringen. Er wordt namelijk aangesloten bij de reguliere jaarrekening van de gemeente. Daarmee worden ook de totale controlewerkzaamheden van deze informatie sterk verminderd. De regeling wordt elk jaar door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties geactualiseerd voor wat betreft het aantal regelingen dat hieronder valt. Het actuele overzicht is te vinden op de website van het ministerie. De controle door de accountant wordt uitgevoerd aan de hand van de Nota verwachtingen accountantscontrole. In zijn verslag van bevindingen neemt de accountant per specifieke uitkering de fouten en onzekerheden op. Het gaat hier om fouten/onzekerheden die niet door de gemeente kunnen worden gecorrigeerd. Per specifieke uitkering wordt gerapporteerd met een rapportagetolerantie gebaseerd op de lasten van de specifieke uitkering in het verantwoordingsjaar.

Deze financiële grens is per specifieke uitkering: • € 12.500,00, als de omvangbasis (totaal van de lasten) kleiner dan of gelijk aan € 125.000,00 is; • 10%, als de omvangbasis groter dan € 125.000,00 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000,00 is; • € 125.000,00, als de omvangbasis groter dan € 1.000.000,00 is. De rapporteringtolerantie voor specifieke uitkeringen heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen en niet herstelde fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontrole

4 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Fouten en onzekerhe≤ 2% >2%≤4% > 4% bij onzekerden in de jaarheden rekening in % van de totale lasten, exclusief toevoeging aan de reserves. Rapportagetolerantie: Elke fout of onzekerheid groter of gelijk aan € 100.000.

Afkeurend > 4% bij fouten

In dit schema zijn de goedkeurings- en rapporteringstoleranties opgenomen zoals vastgesteld door de raad/AB. Voor de goedkeuringstoleranties volgt de raad / algemeen bestuur de volgende wettelijke minimumeisen:

4.1 Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie is “het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed”. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de werkelijke totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves van dat jaar van de gemeente / gemeenschappelijke regeling. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring.

4.2 Rapportagetolerantie Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapportagetolerantie gehanteerd. De tolerantie geeft de grens aan waarboven de accountant over een fout of onzekerheid aan de raad/ABrapporteert in het accountantsverslag.

Voor de rapporteringstolerantie wordt als maatstaf gesteld dat de accountant elke fout of onzekerheid groter of gelijk aan € 100.000 rapporteert. Daarnaast kan de accountant rapporteren over fouten en onzekerheden lager dan € 100.000, met name wanneer deze posten bestuurlijk relevant zijn.

5 Rapportages 5.1 Managementletter interimcontrole In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een interimcontrole uitgevoerd. Deze controle is gericht op de processen die voor het financiele beheer belangrijk zijn. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt door een managementletter verslag uitgebracht aan college / dagelijks bestuur (hierna DB)

5.2 Accountantsverslag Overeenkomstig de Gemeentewet wordt over de controle van elke jaarrekening een accountantsverslag uitgebracht aan de raad/AB en in afschrift aan het college/DB. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer en verantwoording daarover waarborgen. Bij de gemeenten wordt het accountantsverslag met de auditcommissie besproken.

5.3 Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. Deze controleverklaring is bestemd voor de raad/AB, zodat deze de door het college/DB opgestelde jaarrekening kan vaststellen en het college/DB décharge kan verlenen.