Bijlage 2. Advies inzake klacht presidium (1284936).pdf

Advies inzake klacht In-gesprekavond “De Kleine Aarde” Presidium De heer J. Liebregt

Inhoud Procedure ................................................................................................................................................ 3 Wat is de klacht? ..................................................................................................................................... 3 Waar gaat het om? .................................................................................................................................. 3 Visie van betrokken partijen .................................................................................................................... 4 Beoordeling van de klacht ....................................................................................................................... 4 De rol van de griffie .............................................................................................................................. 4 Conclusie ................................................................................................................................................. 5

Procedure Klagers hebben klachten ingediend over de burgemeester, de wethouder en het presidium. Deze klachten worden behandeld op grond van het “Klachtenprotocol gemeente Boxtel 2002”. Daarnaast is de wettelijke regeling zoals opgenomen in titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van toepassing. Op grond van artikel 9:7 Awb wordt een klacht behandeld door iemand die niet bij de klacht betrokken is geweest, tenzij de gedraging waarop de klacht ziet een gedraging van het bestuursorgaan zelf, dan wel de voorzitter of een lid daarvan was. Dit zou betekenen dat het college en de raad de klacht zouden kunnen behandelen. Het college heeft ervoor gekozen voor de behandeling van de klacht een externe klachtbehandelaar aan te trekken. Het college hecht er waarde aan de klacht onafhankelijk en zonder voorkennis van het dossier te laten behandelen. In dit advies geeft de klachtbehandelaar zijn visie op de gedragingen waarover wordt geklaagd en adviseert hij de bestuursorganen over de afhandeling van de klachten. Dit advies betreft de gedragingen van het presidium, gedragingen waarvoor de raad verantwoordelijk is. Op grond van artikel 9:12 van de Awb is het aan de raad om klagers schriftelijk en gemotiveerd in kennis te stellen van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, van haar oordeel daarover alsmede van de eventuele conclusies die de raad daaraan verbindt.

Een afzonderlijk advies zal worden opgesteld ten aanzien van de klachten over de burgemeester en de wethouder. Het college is het bevoegde bestuursorgaan om op grond van artikel 9:12 Awb te reageren op de klacht over de burgemeester en de wethouder.

Wat is de klacht? Klagers klagen over het niet nakomen van toezeggingen door de burgemeester, de wethouder en het presidium van de gemeente Boxtel. Het betreft toezeggingen tot het beantwoorden van vragen gesteld tijdens en na de In-gesprekavond van de raad over “De Kleine Aarde” (hierna: DKA).

Waar gaat het om? De gemeenteraad van de gemeente Boxtel heeft ter voorbereiding op de raadsvergadering van 5 oktober 2021 een In-gesprekavond georganiseerd op 21 september 2021. Het doel van de avond is raadsvoorstellen te bespreken en de gelegenheid te bieden om technische en politieke vragen te stellen. Tijdens deze avond stonden raadsvoorstellen over DKA op de agenda. De omwonenden van DKA hebben zich aangemeld als insprekers op deze avond. De omwonenden namen deel aan de “informatiemarkt” en aan de “gesprekstafel”. Tijdens beide onderdelen stelden zij vragen aan de wethouder. Tijdens de avond konden niet alle vragen beantwoord worden. Deels omdat de antwoorden niet paraat waren en deels door tijdgebrek. Aan de omwonenden is de toezegging gedaan dat de vragen op een later moment beantwoord zouden worden. Deze toezegging is mondeling gedaan tijdens de In-gesprekavond. Na afloop van de In-gesprekavond hebben de fractievoorzitters contact gehad en zij hebben een procesvoorstel gedaan. De fractievoorzitters doen het voorstel dat alle fracties en insprekers tot donderdag 23 september 2021de tijd krijgen om vragen die niet beantwoord zijn aan de griffie te mailen. Vervolgens krijgen alle fracties en insprekers de antwoorden uiterlijk 29 september 2021 gebundeld terug.

Per mail van 23 september 2021 informeert de griffie de insprekers over het procesvoorstel van de fractievoorzitters. In de mail schrijft de griffie dat met het presidium afspraken zijn gemaakt over de afhandeling van de nog openstaande vragen. Aan de insprekers wordt het verzoek gedaan eventuele onbeantwoorde vragen aan de griffie per mail toe te sturen. De griffie merkt daarbij op dat enkel vragen die tijdens de In-gesprekavond niet zijn beantwoord ingestuurd kunnen worden.

Op 29 september 2021 laat de burgemeester per brief aan de omwonenden weten dat de vragen niet beantwoord zullen worden. Op 30 september 2021 vindt er een gesprek plaats tussen wethouder Van Laarhoven, wethouder Van der Zanden en de insprekers. Op 1 oktober 2021 komt het presidium bij elkaar om te spreken over de situatie. Vervolgens vindt er op 4 oktober 2021 een gesprek plaats tussen de burgemeester, de gemeentesecretaris en de insprekers. Op 5 oktober 2021 stemt de raad in met de voorstellen betreffende DKA.

Visie van betrokken partijen Tijdens de behandeling van de klacht heeft de klachtbehandelaar met alle betrokken partijen gesproken. Om zich een beeld te kunnen vormen van het project heeft hij gesproken met de projectleider. Vervolgens heeft hij gesproken met de gemeentesecretaris als adviseur van de burgemeester en de griffier als aanspreekpunt voor de raad. Nadat de klachtbehandelaar de ambtenaren had gesproken heeft hij de burgemeester, de wethouder en het presidium gehoord. Zij hebben de gelegenheid gekregen te reageren op de klacht en hun visie hierop te geven. Als laatste heeft de klachtbehandelaar de klagers gehoord. Van alle gesprekken is een gespreksverslag gemaakt dat als bijlage is bijgevoegd. De visie van alle partijen is terug te lezen in deze verslagen.

Beoordeling van de klacht Alhoewel de fractievoorzitters bij meerderheid op 22 september 2021 aan de griffie voorstelden om de vragen van de fracties en de insprekers te beantwoorden heeft het presidium hierin geen rol. Het presidium bestaat uit de fractievoorzitters en wordt voorgezeten door de burgemeester in aanwezigheid van de griffier. Zowel de burgemeester als de griffier waren niet betrokken bij het onderling overleg van de fractievoorzitters. Er was op 22 september 2021 dus alleen sprake van een onderling overleg van de fractievoorzitters. Dit wordt ook als zodanig beoordeeld door de fractievoorzitters. Daarnaast heeft, zoals de regeling van het presidium aangeeft, het presidium formeel geen bevoegdheid om de vragen te laten beantwoorden. De mail van de fractievoorzitters bij monde van de heer Roubos aan de griffie moet gezien worden als een dringend advies de vragen zorgvuldig af te handelen. De fractievoorzitters hadden de intentie, gezien het rommelige verloop van de In-gesprekavond, aandacht te vragen voor de beantwoording van de vragen van de insprekers. Dit procesvoorstel van de fractievoorzitters heeft bij de insprekers tot verwarring geleid. Ik raad de fractievoorzitters aan zich bewust te zijn van hun eigen rol en verantwoordelijkheid bij de aansturing van bestuurlijke processen.

De rol van de griffie De griffie heeft de mail van de fractievoorzitters beoordeeld als een toezegging namens de gemeente aan de insprekers. Zij heeft het voorstel van de fractievoorzitters in een mail 23 september aan de insprekers vertaald in een toezegging hun vragen de beantwoorden. Er heeft intern overleg plaatsgevonden met de projectleider, projectmedewerker, de gemeentesecretaris en mogelijk ook de wethouder. Deze mail met de toezegging was echter niet afgestemd met het college van burgemeester en wethouders. Verder wordt er niet gesproken over het voorstel van de fractievoorzitters maar van een voorstel van het presidium. De insprekers kunnen nu niets anders concluderen dan dat hun vragen beantwoord worden en dat het presidium daarbij een bepalende rol speelt. Al met al is er door de griffie, hoe goed bedoeld, onjuist gehandeld. Het college van

burgemeester en wethouders gaat over de aan hen gestelde vragen. Over de wijze van beantwoording had, naar aanleiding van het voorstel van de fractievoorzitters, overleg gevoerd moeten worden met het college van burgemeester en wethouders.

Conclusie De klacht aan het presidium is niet-ontvankelijk. Zij heeft geen rol kunnen spelen bij de beslissing de vragen van de insprekers te beantwoorden. Het presidium heeft geen toezegging gedaan om de vragen te beantwoorden. De fractievoorzitters hebben slechts uit een verantwoordelijkheidsgevoel een procesvoorstel gedaan. Nu zij geen toezegging hebben gedaan kan hen niet verweten worden deze niet te zijn nagekomen.