Document · PDF

Bijlage 1. Concept kadernota BHIC 2023 (1282546).pdf

Raadsvergadering Boxtel 22 maart 2022, gemeente boxtelBij agendapunt: Kadernota BHIC 2023 (reg nr 1282546)8.092 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

IIIII Ibhic

BRABANTS HISTORISCH INFORMATIE CENTRUM

Concept Kadernota BHIC 2023 Inleiding

Het BHIC is per 1 januari 2005 ontstaan uit een fusie van het Rijksarchief in Noord-Brabant en de Streekarchieven Brabant-Noordoost en Langs Aa & Dommel. De huidige deelnemers in de Regeling Brabants Historisch Centrum zijn: De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bernheze, Boekel, Boxtel, Boxmeer, Cuijk, Grave, Landerd, Meierijstad, Mill en Sint Hubert, Oss, Sint Anthonis, Sint-Michielgestel, Uden en Vught en de algemene en dagelijkse besturen van de v\/aterschappen Aa en Maas en De Dommel. Per 1 januari 2022 v\/orden de gemeenten Landerd en Uden heringedeeld tot de gemeente Maashorst. Per dezelfde datum worden de gemeenten Boxmeer, Cuijk, Grave, Sint Anthonis en Mill en Sint Hubert heringedeeld tot de gemeente Land van Cuijk. In financieel opzicht vormt het BHIC voor de deelnemende partijen een weinig verrassend dossier: in het tijdvak 2009-2013 zijn de bijdragen niet verhoogd en tot en met 2014 is er naast de 0-lijn 10% bezuinigd. Vanaf 2017 is de bijdrage met nog eens 9% gekort. De afgelopen jaren zijn de budgetten alleen verhoogd vanwege indexering voor loon-en prijsontv\/ikkeling. Bestuursvorm

De beoordeling en storing van de door het BHIC te bereiken effecten is in eerste instantie een taak van het bestuur van het BHIC. De bestuurlijke inrichting van het BHIC is echter volledig afwijkend van wat gangbaar is bij gemeenschappelijke regelingen. Het algemeen bestuur-waarvan een deel tevens als dagelijks bestuur fungeert - bestaat vanaf 2016 uit acht leden: vier 'rijksleden' benoemd door de minister en vier 'regionale' leden die worden aangewezen door de gemeenten en de waterschappen. De samenstelling van het bestuur van het BHIC is als voIgt: De heer drs. P.L.B.A. van Geel Mevrouw A.M. Demmers-van der Geest De heer prof. dr. H.C. Bunt De heer mr. J.C.M. Pommer De heer R.J. van de Mortel De heer drs. H.A.G. Hellegers Mevrouw E.H.T. Stravens Mevrouw M.A.H. Moorman

rijkslid (vz) rijkslid rijkslid rijkslid regiolid regiolid regiolid regiolid

Het bestuur is autonoom maar dient uiteraard wel gevoed te worden met de denkbeelden en gevoelens van alle deelnemende partijen. Daartoe is er een portefeuillehoudersoverleg in het leven geroepen. Met deze constructie is de directe financiele invioed van de deelnemende gemeenten en waterschappen beperkt, doch is het wel mogelijk om met behoud van effectiviteit op afstand te toetsen en te sturen. De provincie Noord-Brabant is op haar eigen verzoek geen deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling van het BHIC, maar heeft met het BHIC een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Het Rijk (de Minister van OCW) wil uittreden per 1-1-2024. De analoge rijksarchieven blijven fysiek bij het BHIC en ook het beheer ervan. Daarvoor wordt een specifieke uitkering verstrekt, op grond van een delegatieopdracht van de Minister aan de GR. De specifieke uitkering is gelijk aan de huidige bekostiging van de analoge rijksarchieven. De uitkering zal jaarlijks worden ge'fndexeerd. Het Rijk heeft dit inmiddels gegarandeerd en aangegeven dat het uittreden geen negatieve budgettaire consequenties zal hebben

Concept Kadernota BHIC 2023 - 26 november 2021

voor de zittende partners. Dit betekent ook dat per 1-1-2024 de samenstelling van het bestuur zal v\/ijzigen en er een nieuwe gemeenschappelijke regeling opgesteld moet v\/orden. Doelstelling

Het BHIC heeft een wettelijke taak en een maatschappelijke opgave. De wettelijke taak bestaat uit het goed, geordend en toegankelijk beheren van de archieven die aan het BHIC zijn overgedragen. Dit alles conform de Archiefwet en de daaruit voortvioeiende richtlijnen. De maatschappelijke opgave is de verbreiding van de kennis van de Brabantse geschiedenis. Deze doelstelling v\/ordt gestuurd door de operationele missie: meer publiek, meer divers publiek, meer tevreden publiek. Missie en strategische doelstellingen

In de beleidsnotitie "Waarheen leidt de v\/eg? 2019-2022" worden de ambities voor de komende jaren geformuleerd. Bij het herijken van de missie en de positionering van het BHIC tonen zich twee gezichten. Enerzijds is het BHIC een archief dat de wettelijke taken uitvoert, anderzijds is het een publieksinstelling die inhoud geeft aan de maatschappelijke opgave. In de archieffunctie bewaart en beheert het BHIC 'op goede, geordende en toegankelijke wijze' zo'n 40 strekkende kilometer papieren archief, alsook een groeiend aantal terabyte aan digitale bestanden. In de publieksfunctie bewerkt, verrijkt, redigeert en presenteert het BHIC de historische informatie en beleving op dusdanige wijze dat een zo groot mogelijk, een zo divers mogelijk en zo tevreden mogelijk publiek wordt bereikt. In de notitie worden de volgende ambities geformuleerd: Het BHIC is het genealogisch centrum voor Brabant; Het BHIC wordt het Brabants centrum voor beeld en geluid; Het BHIC schrijft Brabantse geschiedenis; Het BHIC versterkt marketing & promotie; Het BHIC beschikt over een volwaardig e-depot. E-depotvoorziening

Het BHIC heeft op dit moment een aansluiting op het Rijks e-depot. Het Rijk heeft aangegeven dat dit eindigt met de uittreding van het Rijk als deelnemer van het BHIC, naar verwachting per 1-1-2024. De uittreding heeft geen directe financiele gevolgen, de reguliere rijksbijdrage voor het papieren archief blijft gegarandeerd. De beeindiging van de aansluiting betekent wel dat alle RHC's zelf voor een edepotvoorziening moeten zorgen. Het BHIC heeft inmiddels een eigen e-depotvoorziening, dezelfde leverancier als het Rijk (https://preservica.com). Vanaf 2022 komen alle kosten van de e-depotvoorziening volledig voor onze rekening. Daarenboven heeft de Minister, vrij onverwacht, het voornemen geuit de DTR-gelden (Digitale Taken Rijk) vanaf 2022 stop te zetten. Deze gelden worden sinds 2017 verstrekt en spelen een belangrijke rol bij de ontwikkeling en voorbereiding van het BHIC en andere RHC's op het leveren van e-depotdiensten aan de deelnemers. Dit hebben wij ook al in de begroting 2022 moeten verwerken. Het bestuur is gevraagd een besluit te nemen over de bekostiging van een e-depotvoorziening, een nieuwe wettelijke taak. Om deze taak goed en toekomstbestendig te kunnen uitvoeren wil het BHIC vanaf 2024 een bijdrage vragen van de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling van het BHIC. Zie hierna bij Meerjarenraming 2024-2026. Werkplan 2023

Bij de uitvoering van de wettelijke taak zal in 2023 - naast de reguliere activiteiten - veel aandacht uitgaan naar de verdere ontwikkeling van het e-depot. Dit heeft in 2023 nog geen uitzetting van de begroting tot gevolg. Het e-depot is geschikt voor twee soorten archieven: voor documenten die in oorsprong digitaal zijn aangemaakt (born digital) en voor documenten die later zijn gedigitaliseerd. Voor de born-digital documenten geldt dat de deelnemers op kleine schaal hun materiaal al overbrengen naar het e-depot.

Concept Kadernota BHIC 2023 - 26 november 2021

Het gaat hier om videotulen of projectdossiers. Naar verwachting zullen de deelnemers op middellange termijn in staat zijn om hun afgesloten documentmanagementsysteem goed, geordend en toegankelijk over te brengen naar het e-depot. Voor gedigitaliseerde bestanden ligt dat anders, zoals voorbeeld bouwvergunningen, bodemdossiers, milieuvergunningen, e.d. Een groot aantal deelnemers heeft dit soort archieven gescand en toegankelijk gemaakt. Inmiddels zijn deze vergunningen ook in het e-depot geplaatst. Voor een aantal gemeenten gaat het om een daadwerkelijke vervanging van de papieren exemplaren, bij de overige gemeenten gaat het om kopieen. Bij het realiseren van de maatschappelijke opgave zijn er - naast de reguliere activiteiten - drie majeure projecten gepland die allemaal een voortzetting zijn van projecten die eerder zijn gestart. Ze hebben geen uitzetting van de begroting tot gevolg. voor de historisch onderzoekers zullen er steeds meer scans op internet beschikbaar komen. Het gaat hier om digitale kopieen van originele aktes van Burgerlijke Stand, Bevolkingsregisters, maar ook notariele akten, gevangenisregisters e.d. Het BHIC groeit verder uit tot het genealogisch centrum van Brabant. voor het schrijven van Brabantse geschiedenis brengen we aan de hand van inmiddels 10.000 verhalen Brabant in beeld.

Veelal verhalen van ooggetuigen die hun unieke ervaringen optekenen en zo een aanvulling zijn op de institutionele archieven. We kiezen daarin steeds vaker voor communities. Op die manier worden we meer facilitator dan schrijver. Zo schrijven we samen Brabantse geschiedenis. Eerder werden o.a. websites gelanceerd over het autobezit in Brabant, het rijke roomse leven in Brabant, het Brabantse dorpsleven, de Brabantse gesneuvelden en de Brabantse Industrie. Ook in 2023 zal deze reeks worden voortgezet. Ook werden de afgelopen periode de oorlogsdagboeken van De Quay gepresenteerd. Daarmee willen we ook aansluiten op de verhaallijnen van de provincie: Bevochten Brabant, Religieus Brabant, Innovatief Brabant en Bestuurlijk Brabant. een andere belangrijke opgave is het ontsluiten en toegankelijk maken van beeldmateriaal. In ons koude depot worden foto's en films onderde juisteomstandigheden bewaard. Het is nu van belang, dit deel van de Brabantse geschiedenis te ontsluiten voor het brede publiek. De verwachting is dat veel particulieren, organisaties en instellingen zich zullen melden met beeldmateriaal. Budgetontwikkeling 2023

Bij het opstellen van de begroting wordt steeds uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage. Dit percentage wordt in de begroting gecorrigeerd aan de hand van het door de Minister vastgestelde rijksindexeringspercentage, dat veelal lager is. Op deze wijze geldt voor alle deelnemers hetzelfde indexeringspercentage. Met het oog op de verwachte loon-en prijsontwikkeling, wordt voor de begroting 2023 uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage van 2%. Het definitieve indexeringspercentage van het Rijk over 2021 was ten tijde van het opstellen van deze kadernota nog niet bekend, zodat de hierboven genoemde correctie nog niet te berekenen is. Bij het opstellen van de begroting 2023 zal het definitieve indexeringspercentage van het Rijk over 2021 wel bekend zijn. Bij het opstellen van de begroting zal daarom rekening gehouden kunnen worden met de hierboven genoemde correctie. Bijdrage 2023

De bijdragen zijn gebaseerd op de inwoneraantallen zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Centrum. De bijdrage per inwoner bedraagt in 2023 € 3,97. De compensabele BTW, opgenomen in de jaarlijkse bijdragen, zal door de deelnemers worden teruggevorderd en niet door het BHIC worden geind.

Concept Kadernota BHIC 2023 - 26 november 2021

Begroting Deelnemer REGIO

2023

2022

Index 2,0%

Mutaties

Bijdrage 2023

BCF 2023

Bernheze

€

112.100

€

2.200

€

114.300

€

5.500

Boekel

€

36.500

€

700

€

37.200

€

1.800

Boxtel

€

127.500

€

2.600

€

130.100

€

6.300

Haaren 1)

€

20.300

€

13.500

€

Land van Cuijk 2)

€

347.300

€

6.900

€

354.200

€

17.000

Maashorst 3)

€

213.700

€

4.300

€

218.000

€

10.500

Meierijstad

€

299.400

€

6.000

€

305.400

€

14.700

Oss

€

338.500

€

6.800

€

345.300

€

16.600

€

-6.800

St. Michielsgestel

€

109.500

€

2.200

€

111.700

€

5.400

Vught

€

117.100

€

2.300

€

119.400

€

5.700

WS Aa en Maas

€

118.700

€

2.400

€

121.100

€

WS De Dommel (4)

€

76.400

€

42.800

€

2.400

€

121.600

€

€ 1.917.000

€

36.000

€

38.800

€

1.991.800

€

83.500

1) Op basis van uittredingsbijdrage 2021-2024 Uittredingsbijdrage 2023: Biezenmortel € 2.700 en Haaren € 10.800 2) Herindeling Boxmeer, Cuijk, Grave, Mill en St. Hubert, St. Anthonis 3) Herindeling Landerd en Uden 4) De aan\/\/ezige aanvullende DVO verschuift naar de bijdrage 2023 Deelnemer RIJK

2022

Mutaties

Index 2,0%

Bijdrage 2023

Min. van OC&W-lumpsum

€ 2.835.900

€

56.700

€

2.892.600

Min. van OC&W-DTR

€

56.700

€

2.892.600

€ 2.835.900

€

2023 Overige bijdragen

Provincie Noord-Brabant

2022

€

657.700

mutaties

€

Index 2,0%

Bijdrage 2023

€

13.200

670.900

Afschrijvingsbeleid 2023

Het afschrijvingsbeleid van de voorgaande jaren wordt voortgezet. Exploitatie 2021

De exploitatierekening over 2021 \/\/ordt naar verwachting met een positief resultaat afgesloten. De conceptjaarrekening 2021 zal begin februari 2022 beschikbaar zijn.

Concept Kadernota BHIC 2023 - 26 november 2021

Vermogenspositie 2021

De algemene reserve bedraagt eind 2021 naar verwachting € 418.000. Dit is 8,6% van de deelnemersbijdragen en zit daarmee onder bet maximaal toegestane percentage van 10%. Onderhoud en instandhouding De Citadel

De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per 1 januari 2019 is er een nieuv\/e huurovereenkomst afgesloten met een looptijd van 3 jaar. Na afloop van deze periode loopt de overeenkomst voor onbepaalde tijd door. Per 1 januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Na een proefperiode is er een evaluatie uitgevoerd en ligt er een voorgenomen besluit het een en ander definitief te maken. Indien voordeel v\/ordt behaald met het zelf uitvoeren van het onderhoud en de instandhouding van De Citadel, mag dit binnen de doelstellingen van het BHIC v\/orden besteed. Een belangrijk deel van het bedrag moet v\/orden gereserveerd voor de toegenomen (niet verzekerbare) risico's als gevolg van het zelf verantv\/oordelijk zijn voor onderhoud en instandhouding en voor verduurzaming van het gebouv\/. In de periode 2019-2022 loopt de besteding van de gelden via bestemmingsreserves. Er is nog wel een beperking: het (rijks)geld mag niet gebruikt worden voor structurele verlaging van de jaarlijkse bijdragen van de regiopartners. Wel is het zo, dat alle deelnemers van het BHIC van eventueel te behalen voordelen kunnen profiteren bij het uitvoeren van de v\/ettelijke taken en de maatschappelijke opgaven.

Ook is er een direct voordeel voor de gemeenten: de betaalde BTW over het zelf uitgevoerde onderhoud en instandhouding, kan naar verhouding v\/orden verrekend via het BTW compensatiefonds. Resultaat evaluatie In juli 2021 hebben wij het volgende bericht ontvangen: De DG Cultuur en Media en DG Rijksvastgoedbedrijf hebben over het evaluatierapport gesproken en de volgende besluiten genomen: Per 1/1/2023 treedt het nieuwe huisvestingsstelsel in werking. Instellingen zullen in dit nieuwe stelsel niet meer de mogelijkheid hebben dienstverlening af te nemen van het RVB. Het jaar 2022 is een overgangsjaar. Het overgangsjaar wordt benut om het nieuwe stelsel vorm te geven en om instellingen de mogelijkheid te geven hun huisvestingsproces in te richten. In het najaar van 2021 starten OCW en RVB de vormgeving van het definitieve stelsel. U zult hier dan ook nader over worden geinformeerd. In 2022 is het streven de uitkomsten van het definitieve huisvestingsstelsel aan de Kamerte melden. Verduurzaming De Citadel Behalve de reservering voor de toegenomen (niet verzekerbare) risico's staat verduurzaming van gebouwen hoog op de agenda van het Rijk. Dit geldt dus ook voor De Citadel, waarvan het Rijk de eigenaar blijft. Bij de evaluatie waren ook OCW en het Rijksvastgoedbedrijf betrokken.

Duidelijk werd dat er rekening gehouden moet worden met het voldoende reserveren van budget voor verduurzaming van de historische rijksmonumenten. Bij het vormgeven van de verduurzaming maken wij onder meer gebruik van de kennis en expertise van het Rijk en Monumentenwacht Noord-Brabant.

Concept Kadernota BHIC 2023 - 26 november 2021

Meerjarenraming 2024-2026

De meerjarenbegroting wordt opgesteld in de lijn van de begroting 2022. Uitgangspunt blijft dat binnen bet beschikbare budget wordt gebleven en dat nieuw beleid budgetneutraal wordt gerealiseerd, tenzij dit een nieuwe wettelijke taak is. Voor de meerjarenbegroting wordt vanaf 2024 een verhoging van de bijdrage per inwoner voor de regio-deelnemers voorzien. Dit betreft de bekostiging van de e-depotvoorziening van bet BHIC, een nieuwe wettelijke taak, waarover nog besluitvorming moet plaatsvinden. Bekostiging van de e-depotvoorziening (zie bijlage 1 t/m 1.3)) Het bestuur van bet BHIC is gevraagd op korte termijn een besluit te nemen over de bekostiging van de edepotvoorziening, een nieuwe wettelijke taak. Om deze taak goed en toekomstbestendig te kunnen uitvoeren wil bet BHIC vanaf 2024 een bijdrage vragen van de deelnemers van de gemeenscbappelijke regeling van bet BHIC. Voordat een besluit kan worden genomen, beeft bet bestuur dit onderwerp ter consultatie aangeboden en besproken met de portefeuillebouders in bet overleg van 1 oktober 2021. Het bestuur begrijpt dat dit door de deelnemers ook nader intern besproken zal moeten worden. En dat mogelijk nog nadere informatie en uitleg gewenst is. Daarom zal dit onderwerp opnieuw worden geagendeerd voor de volgende bestuursvergadering en portefeuillebouders overleg van 8 april 2022.

In bet overleg van 1 oktober 2021 bebben bet bestuur en de portefeuillebouders afgesproken, dat dit onderwerp zal worden opgenomen in deze kadernota. De deelnemers van bet BHIC wordt gevraagd bierop bun zienswijze en voorkeursscenario aan te geven. Het bestuur en portefeuillebouders bebben in bet overleg verzocbt naast de getoonde 2 scenario's ook een 3® scenario op te nemen. Dit 3® scenario boudt rekening met bet verloop van de werkelijke kosten van de e-depotvoorziening, zodat er vanaf 2024 geen beroep meer op de reserves gedaan boeft te worden. Op dit moment wordt met de Provincie Noord-Brabant (PNB) gesproken over een nieuwe langdurige samenwerking via een Dienstverleningsovereenkomst (DVO, 10 jaar, waarvan 6 jaar vast en 2 verlengingsopties van 2 jaar). De buidige DVO loopt af per 1 januari 2022. De Provincie beeft aangegeven geen deelnemer in de gemeenscbappelijke regeling te willen worden. Een belangrijk aspect in de gesprekken is bet aansluiten van de Provincie op ons e-depot, zodat ook zij een arcbiefbewaarplaats bebben voor bun papieren en digitale arcbiefbescbeiden. Bij deelname komt 25% van de kosten voor rekening van de Provincie Noord-Brabant. Elke scenario betekent vanaf 2024 een verboging van bet bedrag per inwoner en bij scenario 1 en 2 ook een incidentele onttrekking aan de reserves. Scenario

2024

2025

2026

2027

T.I.v. reserves

1. Met de PNB, groeimodel 2. Zonder de PNB, groeimodel 3. Met de PNB, gelijk aan kosten

€0,25 €0,30 €0,70

€0,45 €0,60 €0,70

€0,65 €0,90 €0,85

€0,85 €1,15 €0,85

€ 438.000 € 599.000 €0

Vanaf 2028 stijgt de bijdrage ter bekostiging van de e-depotvoorziening niet meer en wordt bij alle scenario's de bijdrage toegevoegd aan de reguliere bijdrage. Vanaf dat moment wordt ook deze bijdrage jaarlijks gei'ndexeerd.

Concept Kadernota BHIC 2023 - 26 november 2021

De kostenverdeling van de 3 scenario's tussen de deelnemers van het BHIC en de Provincie ziet er als voIgt uit: Kostenverdeling scenario's 1 en 3 Gemeenten en waterschappen (75%) Provincie Noord-Brabant (25%)

2022-2023

2024-2025

2026-2027

€ 226.875 €75.625

€ 336.450 € 112.150

€403.725 € 134.575

2022-2023

2024-2025

2026-2027

€ 302.500

€ 448.600

€ 538.300

€0

Kostenverdeling scenario 2 Gemeenten en waterschappen (100%) Provincie Noord-Brabant (0%)

In de bijiage is een toelichting opgenomen, zoals besproken met bestuur en portefeuillehouders. Wat het betekent voor de totale bijdrage per deelnemer per scenario, is uitgev\/erkt in bijiage 1.1.

Bijiage 1 Kosten e-depotvoorziening voor de deelnemers van het BHIC Bijiage 1.1 Bijdrage deelnemers BHIC 2022 t/m 2027 Bijiage 1.2 Kosten e-depotvoorziening BHIC Bijiage 1.3 Verdeelsleutel kosten e-depotvoorziening BHIC

Concept Kadernota BHIC 2023 - 26 november 2021

Toelichting kosten e-depotvoorziening voor de deelnemers van het BHIC

Bijiage 1

En mogelijk ook voor de Provincie Noord-Brabant

Inleiding Het BHIC is in 2017 gestart met het opdoen van ervaring en kennis van een e-depotvoorziening en heeft op dit moment een aansluiting op het Rijks e-depot. Het Rijk heeft aangegeven dat dit eindigt met de uittreding van het Rijk als deelnemer van het BHIC, naar verwachting per 1-1-2024. De uittreding heeft geen directe financiele gevolgen, de reguliere rijksbijdrage voor het papieren archief blijft gegarandeerd. De beeindiging van de aansluiting betekent dat alle RHC's v\/el zelf voor een e-depotoplossing moeten zorgen. Het BHIC vermoedde dit al enige tijd geleden en is gestart met een aanbesteding voor de aanschaf van een eigen e-depotvoorziening. Per 1 juli 2021 is deze er en hebben we dezelfde leverancier als het Rijk (https://preservica.com). De kosten van het Rijks e-depot en het opdoen van ervaring en kennis van het e-depot, werd enerzijds gefinancierd uit de DTR-gelden (Digitale Taken Rijk) van het Rijk en anderzijds uit de bestemmingsreserve E-depot van het BHIC. Deze bestemmingsreserve is hoofdzakelijk gevuld door positieve exploitatiesaldi van de afgelopen jaren. De Minister heeft echter, begin maart 2021, vrij onverwacht het voornemen geuit de DTR-gelden vanaf 2022 stop te zetten. Deze gelden worden sinds 2017 verstrekt en spelen een belangrijke rol bij de ontv\/ikkeling en voorbereiding van het BHIC op het leveren van e-depotdiensten aan de deelnemers.

Het Ministerie heeft verzocht de beeindiging ook in de begroting 2022 te verwerken. Kadernota's In de kadernota's van de afgelopen jaren (voor het eerst in januari 2018 in Kadernota 2019), is al eerder aangegeven, dat er een moment komt dat aan de deelnemers voor deze nieuv\/e wettelijke taak, een structurele bijdrage moet v\/orden gevraagd. Hierbij is steeds een bedrag van € 1,10 per inwoner genoemd, gebaseerd op een rapport van PWC (eind 2015), op basis waarvan het Nationaal Archief en de RHC's vervolgens de kostprijsberekeningen hebben gemaakt. Het meest recente model (inmiddels van enkele jaren geleden) kv\/am uit op een bijdrage per inv\/oner van € 1,10. Destijds is geconstateerd dat niet alle cijfers en begrotingen voorhanden waren. En dat het verstandig was het tarief en de variabelen na 4 jaar te herijken. Vanaf 2017 maken we ook zelf kosten voor de e-depotvoorziening en hebben we inmiddels een eigen e-depotvoorziening aangeschaft. Er is nu veel meer informatie beschikbaar en daarmee kunnen we een eigen kostprijsberekening maken, gebaseerd op onze situatie en kostenstructuur. Duurzame opslag van analoge en digitale archieven De aanwas van analoge archieven gaat tot 2037 door, omdat overheden uiterlijk vanaf 2017 digitaal zijn gaan werken. Daarnaast wordt er steeds meer digitaal archief gevormd.

Behalve documenten die in oorsprong digitaal zijn aangemaakt (born digital) wordt het e-depot ook gevuld met gedigitaliseerde documenten. Inmiddels hebben we 15 Tb in ons e-depot, 3,5 Tb rijksarchief en 11,5 Tb voor onze gemeenten en waterschappen. De afgelopen maanden hebben de directeur en de archivaris aan alle portefeuillehouders en een of enkele DIV-medewerkers, uitleg en toelichting gegeven op de e-depotvoorziening en de noodzaak daarvan. Het BHIC is met de e-depotvoorziening in staat, de overgedragen analoge en digitale archieven, in goede, geordende en toegankelijke staat duurzaam op te slaan en te beheren. Dit volgens de eisen van de Archiefwet (Archiefwet artikel 3 en Archiefbesluit artikel 11) minimaal 100 jaar in een hoge kwaliteit. Zie https://www.argumentenfabriek.nl/media/3379/archiefwetgeving-wettenkaart.pdf. Met de e-depotvoorziening van het BHIC hebben de deelnemers van het BHIC en de Provincie NoordBrabant een archiefbewaarplaats voor zowel hun papieren als digitale archiefbescheiden.

Concept Kadernota BHIC 2023 - 26 november 2021

Het BHIC stelt de digitale en gedigitaliseerde archieven die berusten in het e-depot beschikbaar via een tweetal zoekportals. In het ambtenarenportal (huidige portal bouwdossiers) kunnen archiefvormers (provincie, gemeenten, waterschappen) per archiefvormer alle informatieobjecten en metadata (dus inclusief nog niet openbaar materiaal) zoeken en downloaden. Het portal ondersteunt Single Sign On (SSO). In het publieksportal (huidige portal bouwdossiers) kunnen andere belanghebbenden en geinteresseerden openbare informatieobjecten en metadata zoeken, aanvragen en downloaden. Bij problemen ofvragen bij het gebruikvan deze portals levert het BHIC support, zowel aan ambtenaren als aan derden. Deze portals bestaan naast de reguliere zoekportal waarop inventarissen en eventuele gedigitaliseerde dossiers van papieren archieven van de Provincie al beschikbaar worden gesteld (bhic.nl). Het is noodzakelijk voor deze nieuwe wettelijke taak een e-depotvoorziening te hebben. Om deze taak goed en toekomstbestendig te kunnen uitvoeren, wordt aan de deelnemers een structurele bijdrage per inwoner gevraagd. Provincie Noord-Brabant Op dit moment wordt met de Provincie Noord-Brabant gesproken over een nieuwe langdurige samenwerking via een DVO (10 jaar, waarvan 6 jaar vast en 2 verlengingsopties van 2 jaar). De huidige DVO loopt af per 1 januari 2022.

De Provincie heeft aangegeven geen deelnemer in de gemeenschappelijke regeling te willen worden. Een belangrijk aspect in de gesprekken is het aansluiten van de Provincie op ons e-depot, zodat ook zij een archiefbewaarplaats hebben voor hun papieren en digitale archiefbescheiden. Bij deelname komt 25% van de kosten voor rekening van de Provincie NoordBrabant. Structurele bijdrage vanaf 2024 (zie bijiage 1) De gezamenlijke kosten worden conform de opzet van gemeenschappelijke regelingen, naar verhouding verdeeld over de deelnemers. Dit volgens de bekende systematiek van een bedrag per inwoner. Voor de waterschappen wordt met een fictief aantal inwoners gerekend. Gezien de geleidelijke toename van het digitaal archief in het e-depot wordt een groeitraject van de bijdrage per inwoner voorgesteld van 4 jaar, te beginnen in 2024. Dat is het jaar, waarin het Rijk uit zal treden. Voor de jaren 2022 en 2023 wordt niets in rekening gebracht bij de gemeenten en waterschappen. De kosten van de e-depotvoorziening zullen in de periode 2022 tot en met 2026 hoger zijn dan de bijdragen. Dit verschil zal worden gedekt uit een mogelijke transitievergoeding e-depot van het Rijk en de bestemmingsreserve e-depot. Indien de Provincie Noord-Brabant alsnog niet meedoet met de gezamenlijke e-depotvoorziening, zal deze worden afgeschaald.

Het resterende deel zal gedekt moeten worden uit een deel van de algemene reserve (deel boven 5%) en herijking van de overige bestemmingsreserves. Scenario 1 (met de Provincie Noord-Brabant, groeimodel) Voor de periode 2024 t/m 2027 wordt een bijdrage gevraagd van € 0,25 per inwoner in 2024, € 0,45 in 2025, € 0,65 in 2026 en € 0,85 per inwoner in 2027. Prognose van het bedrag dat in deze periode ten laste van de reserves moet worden gebracht bedraagt € 438.000. Scenario 2 (zonder de Provincie Noord-Brabant) Indien de Provincie Noord-Brabant geen gebruik wil maken van de aangeboden e-depotvoorziening, wordt een bijdrage gevraagd van € 0,30 per inwoner in 2024, € 0,60 in 2025, € 0,90 in 2026 en € 1,15 per inwoner in 2027. Prognose van het bedrag dat in deze periode ten laste van de reserves moet worden gebracht bedraagt € 599.000.

Concept Kadernota BHIC 2023 - 26 november 2021

Het bestuur en portefeuillehouders hebben in bet overleg van 1 oktober 2021 gevraagd ook een scenario op te nemen, dat rekening houdt met het verloop van de werkelijke kosten van de e-depotvoorziening, zodat er vanaf 2024 geen beroep meer op de reserves hoeft te worden gedaan. Scenario 3 (met de Provincie Noord-Brabant, gelijk aan kosten) Voor de periode 2024 t/m 2027 v\/ordt een bijdrage gevraagd van € 0,70 per inwoner in 2024 en 2025, € 0,85 in 2026 en 2027. Vanaf 2028 jaarlijkse indexering. De kosten van de e-depotvoorziening zullen in deze periode gelijk zijn aan de bijdragen. Er hoeft vanaf 2024 geen bedrag meer ten laste van de reserves te v\/orden gebracht. Vanaf 2028, wordt bij alle scenario's de bijdrage samengevoegd met de reguliere bijdrage en wordt vanaf dat moment ook jaarlijks geindexeerd over de bijdrage voor de e-depotvoorziening. De gezamenlijke kosten worden conform de opzet van gemeenschappelijke regelingen, naar verhouding verdeeld over de deelnemers. Bij het doorberekenen van de kosten wordt niet vooraf een kostprijs per eenheid vastgesteld. Het is geen verdienmodel, de kosten worden gezamenlijk gedragen. Voor de verdeling van de kosten van de e-depotvoorziening wordt uitgegaan van een verhoudingscijfer tussen de (e-depot)deelnemers van het BHIC (in 2022 zijn dat 9 gemeenten en 2 waterschappen) en mogelijk de Provincie Noord-Brabant.

De Provincie geeft de voorkeur aan een DVO, dus moet er bij deelname aan het e-depot, een verdeelsleutel worden vastgesteld. Bij de gemeenten is die er al, namelijk het aantal inwoners. De verdeelsleutel tussen de (e-depot)deelnemers van het BHIC en de Provincie Noord-Brabant hebben we vastgesteld op 75%-25%. Dit cijfer is representatief, zowel kijkend naar de huidige financiele bijdragen, als naar de aanwezige meters archieven. Ook bij een prognose van de aanwas van archieven in de komende 10 a 15 jaar, blijft deze verdeelsleutel overeind (zie bijiage 3). Een verdeelsleutel op basis van opslag in Tb is niet mogelijk, omdat we niet weten hoeveel digitale opslag de deelnemers van het BHIC en de Provincie Noord-Brabant de komende 10 a 15 jaar vragen. Een dergelijke verdeling past ook niet bij het principe van de gemeenschappelijke regeling: de kosten worden gezamenlijk gedragen. Voor de huidige bijdrage voor het papieren archief is immers ook niet de hoeveelheid ml archief bepalend, maar het aantal inwoners van een gemeente. Het blijft ook om een andere reden maar de vraag of Tb te zijner tijd, bij een herijking, een goede verdeelsleutel zal zijn. Het aantal Tb en de daarmee gemoeide opslagkosten, vormen maar een beperkt deel van de kosten. Daarbij zegt het aantal Tb weinig over de daarmee gemoeide werkzaamheden en kosten.

Kleine archieven kunnen vanwege complexiteit en gewenste beschikbaarheid, bewerkelijker zijn dan grote archieven. Met de Provincie Noord-Brabant willen we na afloop van de DVO, samen met de deelnemers van het BHIC, opnieuw kijken naar de verdeelsleutel en de kostenverdeling. Onderbouwing bijdrage voor gezamenlijke e-depotvoorziening (zie bijiage 2) In het al eerder genoemde onderzoek van PWC in opdracht van het Rijk, werd in 2015 al het volgende vastgesteld: "De kosten van digitaal archiveren worden namelijk slechts ten dele bepaald door de kosten van data opslag alleen. De kosten van inname, beheer, toegankelijk houden en beschikbaar stellen van data bepalen eveneens een belangrijk deel van de integrale vaste en variabele kosten". De kosten van een e-depotvoorziening betreffen hoofdzakelijk vaste kosten. Licentie-en ooslaakosten

Het BHIC heeft een eigen e-depotvoorziening, te weten de CEP-versie (Cloud Edition Professional) van Preservica (https://preservica.com). Veel overheidsorganisaties, bijvoorbeeld het Nationaal Archief, maken gebruik van de diensten van Preservica. We zijn begin 2020 gestart met de orientatie op een eigen e-depot. Vanaf oktober 2020 is de werkgroep e-depot aan de slag gegaan met het opstellen van het Programme van Eisen, wat heeft geleid tot het

Concept Kadernota BHIC 2023 - 26 november 2021

vaststellen van de aanbestedingsdocumenten in januari 2021. In een proefomgeving zijn de diverse processen (ingest, data management en administration, preservation planning, access en vernietiging) getest. De aanbesteding leidde tot een gunning aan Preservica voor de CEP-versie (Cloud Edition Professional). Bij enkele wensen die v\/ij geformuleerd hadden, geeft de leverancier aan dat dit alleen gerealiseerd kan worden in de EPC-versie (Enterprice Privat Cloud). Binnen enkele jaren zullen we zeker een upgrade naar deze versie gaan maken. Personele kosten BHIC

Belangrijk bij bet duurzaam opslaan van digitale archieven zijn inname, beheer, toegankelijk houden en beschikbaar stellen van de data. Deze vorm van dienstverlening vraagt specifieke kennis en ervaring, welke door onze eigen mensen zal worden verzorgd. Het BHIC stelt de digitale en gedigitaliseerde archieven beschikbaar via een tweetal zoekportals, waarin de archiefvormers alle informatieobjecten en metadata (dus inclusief nog niet openbaar materiaal) kunnen zoeken en downloaden. Ook andere belanghebbenden en gemteresseerden kunnen openbare informatieobjecten en metadata zoeken, aanvragen en downloaden. Bij het gebruik van deze portals levert het BHIC support, zowel aan ambtenaren als aan derden. Gezien de geleidelijke toename van het digitaal archief in het e-depot wordt een groeitraject van de personele bezetting voorzien van 1,89 FTE in 2022 naar 3,78 FTE in 2027. Het aantal FTE's is gebaseerd op kostprijsberekeningen van het Nationaal Archief en de RHC's. Materiele kosten

Dit betreft met name inhuur derden, kosten netwerkbeveiliging en beveiligde internetverbinding 500 MB. Voor een meer gedetailleerde opsomming verwijzen wij u naar bijiage 2. Afschriivingskosten

Dit betreft met name afschrijvingen van hardware voor het inrichten van een soort "quarantaine-ruimte", voor opname van nieuw digitaal archief. Voordat dit wordt opgenomen in het e-depot, zal beoordeeld moeten worden of het bijvoorbeeld aan de standaarden voldoet en het virusvrij is. Daarnaast betreft dit afschrijvingen op netwerkbeveiligingssoftware en hard- en software van applicaties die de toegankelijkheid verhogen (de schil). Inwoneraantallen De bijdragen zijn gebaseerd op de inwoneraantallen, zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Centrum. Bij de waterschappen is er bij de oprichting van het BHIC gerekend met hectare en vervolgens is er een fictief aantal inwoners bepaald. Door de uittreding van het Rijk zal een nieuwe gemeenschappelijke regeling worden opgesteld. Voorgesteld zal worden om in de toekomst steeds van recente inwoneraantallen uit te gaan, zoals dat gebruikelijk is bij gemeenschappelijke regelingen. Wat betalen andere gemeenten en waterschappen? Bij de meeste RHC's is het e-depot nog in ontwikkeling, maar raakt het momenteel in een stroomversnelling door de uittreding van het Rijk, naar verwachting dus per 1-1-2024. Het Noord-Hollands Archief brengt kosten in rekening bij 2 gemeentelijke deelnemers en 9 gemeenten via een DVO. Er is gestart in 2019 met een groeimodel van 4 jaar naar € 1,27 per inwoner in 2022.

Het Zeeuws Archief brengt kosten in rekening bij 2 gemeentelijke deelnemers en 3 gemeenten via een DVO. Er is op verschillende momenten gestart met een groeimodel van 4 jaar naar € 1,10 per inwoner. Het Drents Archief brengt kosten in rekening bij 2 gemeentelijke deelnemers en 2 gemeenten volgen nog. Deze deelnemers nemen deel aan een pilot, die 3 jaar duurt, en krijgen een korting van 60%. Er wordt dus 40% van € 1,10 = € 0,44 per inwoner in rekening gebracht. Het Utrechts Archief ontvangt van de gemeente Utrecht € 200.000 projectgeld voor de periode 2020-2022. Een RHC heeft geen gemeentelijke deelnemers en de overige 4 RHC's ontvangen nog geen bijdrage van gemeenten. Deze RHC's zijn wat later gestart met de orientatie op een eigen e-depotvoorziening. Of er andere waterschappen zijn, die een bijdrage betalen aan archiefdiensten, is ons niet bekend.

Concept Kadernota BHIC 2023 - 26 november 2021

Kosten e-depotvoorziening 2017-2021 (gebruikmakend van het rijks e-depot) In deze periode is gebruik gemaakt van het rijks e-depot, waarbij alleen de kale opslagkosten in rekening v\/erden gebracht. Alle vaste kosten, zoals licentiekosten software e-depotvoorziening, personele kosten, materiele kosten en afschrijvingskosten werden gedragen door het Rijk. In deze periode hebben wij ook zelf kosten gemaakt voor het opdoen van kennis en ervaring, maar hebben we vooral ook kosten gemaakt voor het opnemen van digitale archieven, zoals de bouwvergunningen. Een groot aantal deelnemers heeft dit soort archieven gescand en toegankelijk gemaakt en in ons e-depot opgenomen. Voor een aantal gemeenten gaat het om een daadwerkelijke vervanging van de papieren exemplaren, bij de overige gemeenten gaat het om kopieen. In de periode 2017-2020 is er € 125.558 onttrokken aan de bestemmingsreserve e-depot infrastructuur en € 173.526 aan de bestemmingsreserve e-depot uitvoering. Voor 2021 zijn er bedragen begroot van € 69.300, respectievelijk € 80.200 die onttrokken worden aan de bestemmingsreserves. Vanaf 2022 komen alle kosten van de e-depotvoorziening volledig voor onze rekening. Daarenboven heeft de Minister, vrij onverwacht, het voornemen geuit de DTR-gelden (Digitale Taken Rijk) vanaf 2022 stop te zetten.

Deze gelden worden sinds 2017 verstrekt en spelen een belangrijke rol bij de ontwikkeling en voorbereiding van het BHIC en andere RHC's op het leveren van e-depotdiensten aan de deelnemers. Dit hebben wij ook al in de begroting 2022 moeten verwerken.

Tot slot Door het BHIC (ontstaan in 2005) is nog niet eerder verruiming van het budget gevraagd, anders dan de jaarlijkse indexering. Integendeel, tweemaal is het BHIC geconfronteerd met opgelegde bezuinigingen in de periode 2009-2012 en 2015-2017. Bij de start van het BHIC bedroeg de bijdrage per inwoner € 3,53. Indien dit jaarlijks geindexeerd zou zijn met 2%, zou de bijdrage in 2022 € 4,94 hebben bedragen. Het bedrag per inwoner volgens de vastgestelde begroting 2022 bedraagt € 3,89.

Bijiage 1.1 Bijdrage deelnemers BHIC 2022 t/m 2027 Bijiage 1.2 Kosten e-depotvoorziening BHIC Bijiage 1.3 Verdeelsleutel kosten e-depotvoorziening BHIC

Concept Kadernota BHIC 2023 - 26 november 2021

Bijdrage deelnemers BHIC 2022 t/m 2027

exclusief Rijk

Bijiage 1.1

Prijspeil 2022

Bijdrage ■S'

Bijdrage Deelnemer REGIO

via DVO

2022

Bernheze

€

I 12.100

Boekel

€

Boxtel (toetreding)

Prijspeil 2022 Prijspeil 2022

Totaal

bijdrage

Aantal

Bijdrage

2022

2023

inwoneri

112.100 € 36.500 €

I 12.100

28.857

36.500

€ €

36.500

9.364

€

127.500

€

127.500

€

127.500

32.900

Land van Cuijk

€

347.300

€

347.300

€

347.300

Maashorst

€

213.700

€

213.700

€

Meierijstad

€

299.400

€

299.400

Oss

€

338.500

€

St. Michielsgestel

€

109.500

Vught

€

WS Aa en Maas

€

WS De Dommel

€

Bijdrage

per inwoner per inwoner 2022/2023

2024

3,89

€

4,14

3,89

€

4,14

3,89

€

4,14

89.321

€ € € €

3,89

€

4,14

213.700

54.814

€

3,89

€

4,14

€

299.400

76.901

3,89

€

4,14

338.500

€

338.500

87.082

3,89

€

4,14

€

109.500

€

109.500

27.969

€ € €

3,89

€

4,14

I 17.100

€

117.100

€

I 17.100

30.094

€

3,89

€

4,14

118.700

€

I 18.700

€

118.700

30.627

€

3,89

€

4,14

€

3,89

€

4,14

76.400

€

42.800

€

119.200

€

I 19.200

30.643

Maasdonk (uittreding)

6.792

Haaren (uittreding)

7.231

€

1.896.700

■r

€

42.800

€

1.939.500

€

1.939.500

512.595

Prijspeil 2022 voor de huidige bijdrage per inwoner

Scenario I

met de Provincie Noord-Brabant, groelmodel

Deelnemer REGIO

Scenario I

Scenario

Scenario I

Verhoging

met € 0,25

met € 0,45

met € 0,65

met € 0,85

Bijdrage

Totaal

Bijdrage

via DVO

bijdrage

2022

2025

2026

125.200 €

131.000

€

40.600 €

42.500

€

44.400

2022/2023

2024

2027

Bernheze

€

I 12.100

€

112.100

€

119.500

Boekel

€

36.500

€

36.500

€

38.800

Boxtel

€

127.500

€

127.500

€

136.200

€

142.800

€

149.400

€

155.900

Land van Cuijk

€

347.300

€

347.300

€

369.800

€

387.700

€

405.500

€

423.400

Maashorst

€

213.700

€

213.700

€

226.900

€

237.900

€

248.900

€

259.800

Meierijstad

€

299.400

€

299.400

€

318.400

€

333.800

€

349.100

€

364.500

Oss

€

338.500

€

338.500

€

360.500

€

377.900

€

395.400

€

412.800

€

136.800

St. Michielsgestel

€

109.500

€

109.500

€

115.800

€

121.400

€

127.000

€

132.600

Vught

€

117.100

€

117.100

€

124.600

€

130.600

€

136.600

€

142.600

WS Aa en Maas

€

118.700

€

118.700

€

126.800

€

132.900

€

139.000

€

145.200

WS De Dommel

€

76.400

€

133.000

€

139.100

€

145.200

€

1.896.700

■r

€

42.800

€

I 19.200

€

126.900

€

42.800

€

1.939.500

€

2.064.200

€ 2.163.800

Concept Kadernota BHIC 2023 - 26 november 2021

€ 2.263.500

€ 2.363.200

Prijspeil 2022 voor de huidige bijdrage per inwoner

Scenario 2

zonderde Provincie Noord-Brabant, groeimodel

Verhoging

met € 0,30

met € 0,60

met € 0,90

met € 1,15

Deelnemer REGIO Bernheze

€

Boekel Boxtel

Scenario 2

Bijdrage

Totaal

Bijdrage

via DVO

bijdrage

2022

2024

2025

2026

129.600 € 42.000 \~€

138.200 44.900

2022/2023

112.100

€

112.100

€

36.500

€

36.500

€

127.500

€

127.500

Land van Cuijk

€

347.300

€

Maashorst

€

213.700

Meierijstad

€

Oss

€

2027

€ €

120.900 € 39.200 €

€ €

145.400 47.200

347.300

€ €

137.900 374.300

€ €

147.700 € 401.100 fi"

157.600 427.800

€ €

165.800 450.200

€

213.700

€

229.700

€

246.100 €

262.600

€

276.300

299.400

€

299.400

€

322.200

€

345.300 €

368.400

€

387.600

338.500

€

338.500

€

364.900

€

391.000 €

417.100

€

438.900

€

St. Michielsgestel

€

109.500

€

109.500

€

117.200

125.600

€

134.000

€

141.000

Vught

€

117.100

€

117.100

€

126.100

€

135.100

€

144.200

€

151.700

WS Aa en Maas

€

118.700

€

I 18.700

€

128.300

€

137.500

€

146.700

€

154.400

€

137.600

€

146.800

€

154.400

WS De Dommel

€

76.400

€

42.800

€

119.200

€

128.400

€

1.896.700

€

42.800

€

1.939.500

€

2.089.100

€ 2.238.600

€ 2.388.300

€2.512.900

Prijspeil 2022 voor de huidige bijdrage per invroner

Scenario 3

met de Provincie Noord-Brabant, gelijk aan kosten

Verhoging

met € 0,70

met € 0,85

Deelnemer REGIO Bernheze

€

Boekel Boxtel

Scenario 3

Bijdrage

Totaal

Bijdrage

via DVO

bijdrage

2022

2022/2023

112.100

€

36.500

€

127.500

Land van Cuijk

€

Maashorst

2024

2025

112.100

€

132.500

€

36.500

€

43.000

€

127.500

€

151.000

347.300

€

347.300

€

213.700

€

213.700

2026

2027

132.500

€

136.800

€

136.800

€

43.000

€

44.400

€

44.400

€

151.000

€

155.900

€

155.900

410.000

€

410.000

€

423.400

€

423.400

€

251.600

€

251.600

€

259.800

€

259.800

Meierijstad

€

299.400

€

299.400

€

353.000

€

353.000

€

364.500

€

364.500

Oss

€

338.500

€

338.500

€

399.700

€

399.700

€

412.800

€

412.800

St. Michielsgestel

€

109.500

€

109.500

€

128.400

€

128.400

€

132.600

€

132.600

Vught

€

117.100

€

117.100

€

138.100

€

138.100

€

142.600

€

142.600

WS Aa en Maas

€

118.700

€

118.700

€

140.600

€

140.600

€

145.200

€

145.200

€

140.700

€

145.200

€

145.200

WS De Dommel

€

76.400

€

1.896.700

■r

€

42.800

€

119.200

€

140.700

€

42.800

€

1.939.500

€

2.288.600

€ 2.288.600

Concept Kadernota BHIC 2023 - 26 november 2021

€ 2.363.200

Kosten e-depotvoorziening BHIC

Bijiage 1.2

Prijspeil 2022

[ 2022

2023

2024

2025

2026

2027

Licentie- en opslaekosten Cloud Edition Professional

€ 48.900 € 48.900

Enterprise Private Cloud

€ 89.100 € 89.100 € 89.100 € 89.100

Personele kosten BHIC Expertise en dienstverlening edepot -1,89 FTE

€ 179.300 € 179.300

Expertise en dienstverlening edepot - 2,83 FTE

€ 269.000 € 269.000

^pertise en dienstverlening edepot - 3,78 FTE

€ 358.700 € 358.700

Materiele kosten Mylex licentiekosten (softv/are) - jaarlijks Mylex licentiekosten (software) - updates

€

_____

12.000 € 12.000 € 18.000 € 18.000 € 18.000 € 18.000

€

2.000 €

2.000

€

2.000 €

2.000

€

2.000

€

4.000 €

4.000

Mylex Appliance (hardware) - jaarlijks

€

1.000 €

1.000

Mylex Inhuurderden-strippenkaartvooronderhoud

€ 10.000 € 10.000 € 10.000 € 10.000 € 10.000 € 10.000

Preservica Inhuur derden - strippenkaart onderhoud

€ 10.000 € 10.000 € 10.000 € 10.000 € 10.000 € 10.000

NextStep24 Inhuur derden - strippenkaart onderhoud

€

3.000 €

3.000

€

3.000

Internetverbindingvan 100 naar200 naar500 MB

€

5.700 €

7.200 €

7.200

Mylex Connector - jaarlijks

€

€ €

NextStep Veeam 2021 Availability Suite EP Plus

€

1.200 €

1.200

SolidBE Netwerkbeveiliging e.d. e-depot NextStep 24 Veeam support 8x5 2xVAS ESX e-depot

€

3.800 €

5.700 €

€

1.000 €

1.000

NextStep 24 VMware support 8x5 ESX-17 e-depot

€

900 €

VHIC Jaarlijks onderhoud RecordsManagementTool

€

2.300 €

600 €

Overige kosten: harde schijven, certificaten, tools, ed. €

2.400 €

3.600 €

Onderhoud 2 HPE Servers Proliant DL360

€

1.200

€

1.200 €

1.200

5.700 € 1.000 €

5.700

€

5.700 € 1.000 €

900 €

2.300 €

1.000

€

2.000

2.300

€

600 € 3.600

€

1.000 900 2.300 600 3.600

Afschriivingskosten Hardware

€

11.200 € 11.200 € 15.100 € 15.100 € 15.100 € 15.100

Software

€

3.200 €

4.900 €

4.900

€

4.900

€ 302.500 € 302.500 €448.600 € 448.600 € 538.300 € 538.300

Concept Kadernota BHIC 2023 - 26 november 2021

Scenario 1 - met de Provincie Noord-Brabant

groeimodel 2022

Kostenverdeline in %%

2023

2024

2025

2026

2027

Gemeenten en waterschappen

75%

Provincie

25%

75% 25%

100%

Kostenverdeline in €€ Gemeenten en waterschappen

€ 226.875 € 226.875 € 336.450 € 336.450 € 403.725 € 403.725

Provincie

€

75.625 € 75.625 € 112.150 € 112.150 € 134.575 € 134.575

€ 302.500 € 302.500 € 448.600 € 448.600 € 538.300 € 538.300

Kosten en bijdrage per inwoner Aantai inwoners

498.572

Kosten per inwoner, exciusief prijsindex

€

0,46

€

0,46 €

0,67 €

0,81 €

0,81

Kosten per inwoner, inclusief prijsindex 1,5% per jaar

€

0,46

€

0,46 €

0,70 €

0,71 €

0,86 €

0,87

Bijdrage per inwoner

€

0,00

€

0,00 €

0,25 €

0,45 €

0,65 €

0,85

vanaf 2028jaariijkse loon-en prijsindexatie

Scenario 2 - zonder de Provincie Noord-Brabant

groeimodel 2022

Kostenverdeiinc in %% Gemeenten en waterschappen Provincie Kostenverdeiinc in €€

2023

2024

2025

2026

2027

100%

Gemeenten en waterschappen

r € 302.500 [ € 302.500 | € 448.600 | € 448.600 | € 538.300 | €

Provincie

€

0 €

100%

538.300 |

0 €

€ 302.500 € 302.500 € 448.600 € 448.600 € 538.300 €

538.300

Kosten en bijdrage per inwoner Aantai inwoners

498.572

Kosten per inwoner, exciusief prijsindex

498.572

€

0,61 €

0,90 €

1,08 €

Kosten per inwoner, inclusief prijsindex 1.5% per jaar €

0,61 €

0,62 €

0,93 €

0,94 €

1,15 €

1,16

Bijdrage per inwoner

0,00 €

0,30 €

0,60 €

0,90 €

1,15

€

1,08

vanaf 2028 jaarlijkse loon-en prijsindexatie

Scenario 3 - met de Provincie Noord-Brabant

gelijk aan kosteti 2022

Kostenverdeiinc in %%

2023

2024

2025

2026

2027

Gemeenten en waterschappen

75%

Provincie

25%

100%

75%

Kostenverdeline in €€ Gemeenten en waterschappen

€ 226.875 € 226.875 € 336.450 € 336.450 € 403.725 €

Provincie

€

403.725

75.625 € 75.625 € 112.150 € 112.150 € 134.575 €

134.575

€ 302.500 € 302.500 € 448.600 € 448.600 € 538.300 €

538.300

Kosten en bijdrage per inwoner Aantai inwoners

498.572

Kosten per inwoner, exciusief prijsindex

498.572

€

0,46 €

0,67 €

0,81 €

0,81

Kosten per inwoner, inclusief prijsindex 1,5% per jaar €

0,46 €

0,70 €

0,71 €

0,86 €

0,87

0,70 €

0,85 €

0,85

Bijdrage per inwoner

€___ 0,00_€____0,00_€

vanaf 2028 jaariijkse ioon-en prijsindexatie

Concept Kadernota BHIC 2023 - 26 november 2021

Verdeelsleutel kosten e-depotvoorziening 6HIC

Bijiage 1.3

1 Financiele bijdragen Gemeenten, Waterschappen en Provincie Noord-Brabant volgens Begroting 2022 Deelnemers E-depot Bernheze

Bijdrage

Procentueel

2022

aandeel

112.100

€

4,32%

Boekel

€

36.500

1,41%

Boxtel

€

127.500

4,91%

Land van Cuijk

€

347.300

13,39%

Maashorst

€

213.700

S,24%

Meierijstad

€

299.400

11,54%

Oss

€

333.500

13,05%

St. Michielsgestel

€

109.500

4,22%

Vught

€

117.100

4,51%

Waterschap Aa en Maas

€

113.700

4,5 S%

Waterschap De DonnnnGl find. DVO)

€

119.200

4,59%

Provincie NB

€

654.300

25,24%

€2.594.300

100,00%

Bijdrage

Procentueel

2022

aandeel

Verhouding percentage Op basis Bijdrage 2022 Genneenten

r € 1.701.600

Waters chappen

€

237.900

Provincie

€

654.300

25,24%

€ 2.594.300

100,00%

65,59% 9,17%

2 Qvergedragen archief bij hel BHIC stand per 2021 Overgedragen nnl archief in analoge vornn

Archief

Procentueel

Deelnenners E-depot

in ml

aandeel

Qemeenten Waters chappen Provincie

Concept Kadernota BHIC 2023 - 26 november 2021

3.177

66,14%

935

7,56%

3.251

26,30%

12.363

100,00%

3 Overgedragen analcog archief bij hat BHIC sland per 2035 OvGrgedragGn ml archiGf in analogG Gn digitaiG vorm r □ GGlnemers E-depot

Qemeenten Waters chappen

Provincie

Archief

Aanwas

2021

2022 2015

in ml

Archief r

20J5

Procentueel

in ml

aandeel

3.177

5.613

13.795

69,22%

935

420

1.355

6,S0%

3.251

1.527

4.773

23,93%

12.363

7.565

19.923

100,00%

4 Overgedragen digitaal archief bij het BHIC stand per 2031 Overgedragen Tb archief in digitale vorm Dit is nu niet uitte rekenen, omdat we niet weten hoeveel digitale opslag de deelnemers van het BHIC en de Provincie Noord-Brabant de komende 10 jaar vragen. Overigens is het ook nog de vraag of Tb te zJjnertijd een goede verdeelsleutel zal zijn, omdat de hoeveelheid opslag van digitale bestanden maarvooreen deel de kostprijs bepaalt. Hetgrootste deel van de kostprijs betrettvaste kosten, zoals licentiekosten software edepotvoorziening, personele kosten {expertise en dienstverlening edepot), materiele kosten (inhuur derden, beveiligde intGrnGtvGrbinding500 MB), netwerkbeveiliging en afschrijvingskosten {hardware voor quarantaine en backup).

Concept Kadernota BHIC 2023 - 26 november 2021

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=MijnGemeenteDichtbij&id=89917bbf-8154-4c5f-8b53-ff44432f9f8b