Beantwoording technische vragen behorend bij raadsvoorstel Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Tekst van het document
Technische vragen behorend bij raadsvoorstel Inkoop en aanbestedingsbeleid en uniforme inkoopvoorwaarden V. 2022 (1337782) Raadsvergadering 6 februari 2024 Ingediend door:
Vraag
Antwoord
1
BALANS, Dhr. L. Bormans
Behoort het tot de bevoegdheden van het college om het inkoop en aanbestedingsbeleid te uniformeren?
De bevoegdheid om te besluiten tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen (zoals het aangaan van contracten) ligt op grond van artikel 160, eerste lid, onder e Gemeentewet bij het college. Daarmee ligt ook de bevoegdheid voor het uitvoeren van een aanbesteding bij het college. Het vaststellen van aanbestedingsbeleid is daarom ook een collegebevoegdheid. De uniformering is conform de wens van de colleges van de gemeente Boxtel en SintMichielsgestel
2
BALANS, Dhr. L. Bormans BALANS, Dhr. L. Bormans
Waar is deze bevoegdheid vastgelegd?
Zie bovenstaand.
Betekent dit dat wij als gemeenteraad niet in hoeven te stemmen met dit beleid?
Uw raad hoeft inderdaad niet in te stemmen met het beleid. Het voorstel aan de gemeenteraad is om de vigerende beleidsnota uit 2013 int te trekken. Deze is destijds vastgesteld door de gemeenteraad en kan dientengevolge alleen ingetrokken worden door de gemeenteraad. Daarmee treedt de door het college op 18-12-2023 vastgestelde beleidsnota in werking.
BALANS, Dhr. G. Roubos
Ik heb net even via google gezocht op 'raadsvoorstel aanbesteding gemeenten', en hierbij de eerste vier hits. In al deze raadsvoorstellen staat dat de raad het beleid vaststelt. We blijven o.a. op basis hiervan bij onze mening dat het beleid vastgesteld moet worden en we het stuk dus niet in de raad kunnen behandelen. Dat zullen we morgen ook aangeven.
De Aanbestedingswet 2012 bevat de regels rondom het aanbesteden van opdrachten. Deze wet richt zicht tot de gemeente als rechtspersoon. Het doel van aanbesteden is immers het aangaan van overeenkomsten. Dat kunnen de raad of het college niet maar dat kan alleen een rechtspersoon. Het aangaan van een overeenkomst is een privaatrechtelijke rechtshandeling. Artikel 160, eerste lid, onder d van de Gemeentewet bepaalt dat de bevoegdheid om te besluiten tot het privaatrechtelijke rechtshandelingen bij het college van burgemeester en wethouders ligt. Dat betekent dat de uitvoering van de regels van de Aanbestedingswet dus ook bij het college ligt.
3
4
Artikel 1.3, vierde lid van de Algemene wet bestuursrecht bepaalt dat onder beleidsregel wordt verstaan: een bij besluit vastgestelde algemene regel, niet zijnde een algemeen verbindend voorschrift,
Technische vragen behorend bij raadsvoorstel Inkoop en aanbestedingsbeleid en uniforme inkoopvoorwaarden V. 2022 (1337782) Raadsvergadering 6 februari 2024 omtrent de afweging van belangen, de vaststelling van feiten of de uitleg van wettelijke voorschriften bij het gebruik van een bevoegdheid van een bestuursorgaan. Het door het college vastgestelde beleid is een stuk met beleidsregels zoals bedoeld in artikel 1.3, vierde lid van de Algemene wet bestuursrecht. In deze beleidsregels heeft het college namelijk vastgesteld hoe zij haar bevoegdheden uit de Aanbestedingswet 2012 gebruikt. Op grond van artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht kan een bestuursorgaan beleidsregels vaststellen met betrekking tot een hem toekomende of onder zijn verantwoordelijkheid uitgeoefende, dan wel door hem gedelegeerde bevoegdheid. Dat betekent dus dat ieder bestuursorgaan in beginsel zelf zijn beleidsregels vaststelt. Op grond van het tweede lid van artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht kan een bestuursorgaan slechts beleidsregels vaststellen, voor zover dit bij wettelijk voorschrift is bepaald. Het vaststellen van aanbestedingsbeleidsregel voor een ander bestuursorgaan kan dus alleen als de wet die mogelijkheid biedt. Een voorbeeld waar de raad wel de bevoegdheid heeft om beleidsregels vast te stellen voor het college is de Welstandsnota.
In artikel 12a van de Woningwet (vervallen) was expliciet opgenomen dat de raad deze beleidsregels vaststelde. De Aanbestedingswet biedt deze mogelijkheid niet. Gemeenten waarbij de raad beleidsregels met betrekking tot aanbesteden vaststellen handelen volgens mij in strijd met de wet. Er zijn overigens ook veel gemeenten waarbij het college deze beleidsregels vaststelt. Zie bijvoorbeeld: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2023-554100.html (Edam-Volendam), https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2023532074.html (Zaanstad), https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb2024-31123.html (Oldenzaal). Gelet hierop ben ik van mening dat het college de beleidsregels vast moet stellen en dat niet door de raad kan plaatsvinden.
Technische vragen behorend bij raadsvoorstel Inkoop en aanbestedingsbeleid en uniforme inkoopvoorwaarden V. 2022 (1337782) Raadsvergadering 6 februari 2024 5
BALANS, Dhr. G. Roubos
In het voorstel zitten de nieuwe beleidsnota en inkoopvoorwaarden V. 2022 als bijlage opgenomen (zie ook bijlage bij deze mail). Hierin zit een verwijzingen naar het mandaatbesluit Boxtel. Ten tijde van het opstellen van de beleidsnota en het behandelvoorstel is het mandaatbesluit Boxtel echter aangepast en per 2 december jl. in werking getreden door publicatie op www.overheid.nl. Nu is de vraag of na besluit van de raad deze verwijzing nog kan worden aangepast zonder dat hiervoor een nieuw besluit moet worden opgesteld. Of moet de raad het besluit aanhouden zodat e.e.a. eerst nog kan worden aangepast voor vaststelling. (Ik verwacht dat in SMG de raad deze foutieve verwijzing niet tijdig heeft geconstateerd en afgelopen donderdag het besluit om in te trekken reeds heeft genomen, moet daarin het college een nieuw besluit nemen over de aangepaste beleidsnota?)
Het vaststellen van de beleidsregels dient door het college te gebeuren. De stukken zijn ter kennisneming aan de raad toegezonden maar hoeven niet door de raad te worden vastgesteld. Het aanpassen van de verwijzing naar het vigerende mandaatbesluit kan door het college opnieuw het stuk vast te laten stellen. Voor de rechtsgeldigheid dat echter niet noodzakelijk. De verwijzing staat er uitsluitend ter informatie in.
6
BALANS, Dhr. G. Roubos
In de inkoopvoorwaarden is per abuis nog een tekstuele opmaak (arcering) blijven staan. Kan dit ook nog gewijzigd worden na besluit of geldt hiervoor hetzelfde?
Hiervoor geldt hetzelfde als voor de verwijzing naar het mandaatbesluit.
7
BALANS, Dhr. G. Roubos
Daarnaast is nu in de bijlage van de beleidsnota het actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 20172022 opgenomen, zoals je kunt vermoeden is dit een oud actieplan. de update van dit actieplan staat voor 2024 op de agenda. De vraag is of in de toekomst, bij het vaststellen van het nieuwe actieplan, ook de beleidsnota dan opnieuw moet worden vastgesteld, omdat het actieplan immers onderdeel is van de beleidsnota? Of kan met het vaststellen van het actieplan ook in het besluit worden opgenomen dat
Zowel het actieplan als de beleidsregels worden door het college vastgesteld. Een nieuw actieplan vervangt daarmee automatisch het oude zonder dat de beleidsregels opnieuw vastgesteld moeten worden.
Technische vragen behorend bij raadsvoorstel Inkoop en aanbestedingsbeleid en uniforme inkoopvoorwaarden V. 2022 (1337782) Raadsvergadering 6 februari 2024 daarmee het oude actieplan als bijlage bij het inkoopbeleid vervalt en hiervoor het nieuwe wordt opgenomen? 8
BALANS, Dhr. G. Roubos
Tot slot was er veel onduidelijkheid over het mandaatbesluit en de definities uit de beleidsnota en het mandaatbesluit. Naar mijn indruk gaat deze onduidelijkheid bij de raadsleden verder dan de voorgelegde beleidsnota. Immers was er ook veel onduidelijk over de werking van het mandaatbesluit en wie er vervolgens dan alsnog bevoegdheid heeft om te besluiten, etc.. Het bevreemde mij omdat volgens mij het mandaatbesluit al eerder is voorgelegd aan het college en de gemeenteraad, gebaseerd is op de Gemeentewet, de definities zijn overgenomen uit het VNG-model én de raad hier zelf mee heeft ingestemd, toch? Maar goed, ik heb geprobeerd toe te lichten hoe het mandaatbesluit en de beleidsnota voor inkopen complementair aan elkaar zijn en werken, hoe hierin de bevoegdheden en uitzonderingen werken. Maar ik denk dat het goed is om vanuit JZ misschien nog eens een instructie te geven aan de raadsleden om de onduidelijkheden weg te nemen. Vragen als: "Wie of wat wordt bedoeld met "de Gemeente", is dat iedere ambtenaar die voor de gemeente werkt? Ook de schoonmaker of koffie-juf?", roepen bij mij op dat er onvoldoende duidelijk is wat er in het mandaatbesluit is opgenomen.
Als er behoefte is vanuit de raad aan een toelichting op het mandaatbesluit dan is Juridische Zaken graag bereid om die een keer te geven.