Document · PDF

Agendabundel

Informatie-/uitwisselingsbijeenkomst raad Boxtel 14 februari 2023, gemeente boxtel4.682 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Bundel - Informatie-/uitwisselingsbijeenkomst raad van 14 februari 2023

Uitnodiging Informatie-/Uitwisselingsbijeenkomsten: 1. Kennismaking Accountant 2. Omgevingsvisie (scenario's) Uitnodiging raad informatiebijeenkomst kennismaking accountant etcetera én Omgevingsvisie (scenario’s)_14 februari 2023.docx

1.1

Kennismaking Accountant etc. College van B&W- RIB Managementletter 2022 gemeente Boxtel.pdf College van B&W- RIB Managementletter 2022 gemeente Boxtel- Bijlage 1 Managementletter 2022.pdf Notitie wetswijziging rechtmatigheidsverantwoording college per boekjaar 2023.docx Presentatie raad Boxtel ALG audit plan gemeente Boxtel 14 februari 2023.pptx Presentatie raad Boxtel en auditcommissie SMG.pptx

1.2

Omgevingsvisie (scenario's) Het traject richting vaststelling van de Omgevingsvisie (voor 1 januari 2025) loopt en de gemeenteraad is hier op verschillende manieren in meegenomen. Op 19 juli 2022 heeft een werksessie plaatsgevonden voor de raad in aanloop naar de vaststelling van het ambitiedocument (december 2022). Op basis van de daarin opgenomen kernkwaliteiten, ambities, trends & ontwikkelingen, knelpunten uit de foto van de leefomgeving zijn 2 concept scenario’s opgesteld. In een werksessie wil het college samen met de gemeenteraad praten over deze 2 concept scenario’s. Deze twee scenario’s zijn uiterste van elkaar. Het doel van deze bijeenkomst is de scenario’s aanscherpen en verrijken op basis van de concept scenario’s. het doel is niet om nieuwe scenario’s te genereren. De aangescherpte en verrijkte scenario’s worden in een later stadium in het OER traject beoordeeld op de criteria zoals opgenomen in het beoordelingskader. Uiteindelijk wordt er 1 voorkeursvariant opgenomen in de omgevingsvisie. 20230108_Vertrekpunt Scenario's_Boxtel.pdf Presentatie raad Boxtel Omgevingsvisie- 14 februari 2023.pptx

1 Uitnodiging Informatie-/Uitwisselingsbijeenkomsten: 1. Kennismaking Accountant 2. Omgevingsvisie (scenario's) 1 Uitnodiging raad informatiebijeenkomst kennismaking accountant etcetera én Omgevingsvisie (scenario’s)_14 februari 2023.docx

Uitnodiging Informatie-/uitwisselingsbijeenkomst ‘Kennismaking accountant etcetera én Omgevingsvisie (scenario’s)’ Van: Griffie Boxtel Aan: raads- en steunfractieleden Datum: 3 februari 2023 Telefoonnummer: (0411) 65 59 11 Dinsdag 14 februari vanaf 19.30 uur in de Raadzaal Inleiding Kennismaking accountant etcetera Nieuwe accountant Recentelijk is de accountantscontrole van de jaarrekening 2022 tot en met 2026 met een verlengingsoptie van 3 jaar tot boekjaar 2029 gegund aan accountantskantoor Crowe Foederer. De gemeenteraad heeft aangegeven graag kennis te maken met de nieuw accountant. Managementletter De accountantscontrole bestaat uit 2 onderdelen: de interimcontrole en de jaarrekeningcontrole. De interimcontrole wordt uitgevoerd ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole en is gericht op de interne beheersing van de financiële processen. Dit is een onderdeel van de bedrijfsvoering. Het inrichten van een adequate bedrijfsvoering is de verantwoordelijkheid van het college. Volgens goed gebruik, informeert het college u over de bevindingen van deze voorbereidende controle d.m.v. een raadsinformatiebrief met de managementletter als bijlage. Tijdens de bijeenkomst zal de accountant de managementletter verder toelichten. Wetswijziging In 2023 wordt de wetswijziging versterking decentrale rekenkamers van kracht.

Een onderdeel van dit wetsvoorstel is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De verantwoording over toetsen van de rechtmatigheid aan het normenkader en rapporteren over financiële rechtmatigheid verschuift hierdoor van accountant naar het college met ingang van het boekjaar 2023. De gemeentelijke regelgeving wordt aangepast aan het nieuwe wettelijke kader. De besluitvorming hierover vindt plaats in 2023. Ook hierover wordt de raad bijgepraat. Auditcommissie De raad heeft aangegeven meer informatie te krijgen over het functioneren van een Auditcommissie. Een van de leden van de Auditcommissie uit Sint-Michielsgestel sluit daarom aan bij deze bijeenkomst om informatie hierover te delen. Omgevingsvisie (scenario’s) Het traject richting vaststelling van de Omgevingsvisie (voor 1 januari 2025) loopt en de gemeenteraad is hier op verschillende manieren in meegenomen. Op 19 juli 2022 heeft een werksessie plaatsgevonden voor de raad in aanloop naar de vaststelling van het ambitiedocument (december 2022). Op basis van de daarin opgenomen kernkwaliteiten, ambities, trends & ontwikkelingen, knelpunten uit de foto van de leefomgeving zijn 2 concept scenario’s opgesteld. In een werksessie wil het college samen met de gemeenteraad praten over deze 2 concept scenario’s. Deze twee scenario’s zijn uiterste van elkaar. Het doel van deze bijeenkomst is de

Uitnodiging Informatie-/uitwisselingsbijeenkomst ‘Kennismaking accountant etcetera én Omgevingsvisie (scenario’s)’ scenario’s aanscherpen en verrijken op basis van de concept scenario’s. het doel is niet om nieuwe scenario’s te genereren. De aangescherpte en verrijkte scenario’s worden in een later stadium in het OER traject beoordeeld op de criteria zoals opgenomen in het beoordelingskader. Uiteindelijk wordt er 1 voorkeursvariant opgenomen in de omgevingsvisie. Programma 19.30 - 19.35

opening door de voorzitter

Kennismaking accountant etc. 19.35 – 19.50 korte toelichting op de auditcommissie Sint-Michielsgestel door de accountant en de heer René van der Burgt, lid van de auditcommissie Sint-Michielsgestel (incl. gelegenheid tot het stellen van vragen) 19.50 – 20.40 kennismaking met de accountant én toelichting op de managementletter en wetswijzing korte pauze Omgevingsvisie (scenario’s) 20.45 - 20.55 welkom en stand van zaken / terugkoppeling 20.55 - 21.05 toelichting scenario’s 21.05 - 21.30 aan de slag scenario 1 21.30 - 22.00 aan de slag scenario 2 22.00 - 22.10 terugkoppeling 22.10 - 22.15 afsluiting door de voorzitter Informatie Voor beide onderdelen is, ter voorbereiding, informatie beschikbaar. Zie hiervoor de bijgevoegde bijlagen. • Kennismaking accountant etc.: managementletter, raadsinformatiebrief en informatie m.b.t. de rechtmatigheidsverantwoording. • Omgevingsvisie (scenario’s): vertrekpunt scenario’s Boxtel. Voor wie is deze bijeenkomst bedoeld? Deze bijeenkomst is primair bedoeld voor raads- en steunfractieleden. Maar ook overige geïnteresseerden zijn van harte uitgenodigd om aan te sluiten. U hoeft zich hiervoor niet aan te melden. Heeft u nog vragen? Neem dan contact op met de griffie: Inge Smits (raadsgriffier). Telefonisch: 0411 – 655 911 of per e-mail: griffie@boxtel.nl.

1.1 Kennismaking Accountant etc. 1 College van B&W- RIB Managementletter 2022 gemeente Boxtel.pdf

Raadsinformatiebrief Datum: 6 jan. 2023 Zaaknummer: 1309263 Portefeuillehouder: Hans Heesen Contactpersoon: Alphons Buurman

Onderwerp Managementletter 2022 gemeente Boxtel

Aanleiding In 2022 heef t uw raad besloten de uitvoering van de accountantswerkzaamheden vanaf 2022 op te dragen aan Crowe Foederer. De accountant splitst haar controlewerkzaamheden in twee delen. Te weten, interimcontrole en jaarrekeningcontrole. De interimcontrole wordt uitgevoerd ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole. In oktober 2022 is gestart met de interimcontrole over het boekjaar 2022. Deze interimcontrole is gericht op de interne beheersing van de f inanciële processen. Dit is een onderdeel van de bedrijf svoering van de gemeente Boxtel. Het inrichten van een adequate bedrijf svoering is de verantwoordelijkheid van het college. Volgens goed gebruik, inf ormeren wij u over de bevindingen van deze voorbereidende controle. De bevindingen van de interimco ntrole en de mogelijke ef f ecten op de jaarrekening voor de gemeente Boxtel zijn op hoof dlijnen samengevat in de managementletter die als bijlage is toegevoegd.

Inhoud Het proces van de interimcontrole is goed en tijdig verlopen. Inhoudelijk zijn er geen si gnif icante tekortkomingen in de interne beheersing van de f inanciële processen geconstateerd. Wel zijn er aandachtspunten die voor het jaarrekeningtraject 2022 van belang zijn of die tot een verdere verbetering van de interne beheersing kunnen leiden. De aandachtspunten die mogelijk ef f ect hebben op de jaarrekeningcontrole zijn in de managementletter toegelicht.

Vervolg Voor de bevindingen zijn verbetermaatregelen benoemd. Over de voortgang van de verbetermaatregelen wordt periodiek gerapporteerd aan het college. De accountant zal uw raad naar aanleiding van de controle van de jaarrekening inf ormeren over eventuele bevindingen.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Boxtel,

V.C. Fijneman secretaris

R.S. van Meygaarden burgemeester

3 College van B&W- RIB Managementletter 2022 gemeente Boxtel- Bijlage 1 Managementletter 2022.pdf

Kon document College van B&W- RIB Managementletter 2022 gemeente Boxtel- Bijlage 1 Managementletter 2022.pdf niet opnemen in de bundel Bijlagen 1.

Managementletter gemeente Boxtel

1 Notitie wetswijziging rechtmatigheidsverantwoording college per boekjaar 2023.docx

Wetswijziging rechtmatigheidsverantwoording college per 2023 In 2023 wordt de wetswijziging versterking decentrale rekenkamers van kracht. Onderdeel van deze wetswijziging is de invoering van rechtmatigheidsverantwoording door het college. Hierdoor verschuift de verantwoording over het toetsen en rapporteren over rechtmatigheid aan het normenkader met ingang van het boekjaar 2023 van accountant naar college. Rechtmatigheid, oftewel financieel rechtmatig handelen, houdt in dat financiële handelingen worden uitgevoerd zoals afgesproken in de regelgeving. Deze regelgeving is opgenomen in het normenkader Het normenkader wordt jaarlijks vastgesteld door de raad. Een voorbeeld van een rechtmatige financiële handeling is de aanvraag van subsidie die voldoet aan de voorwaarden in de subsidieverordening. Om deze rechtmatigheid te toetsen is in het subsidieproces een controle ingericht bij de aanvraag van de subsidie. Of deze controle ook effectief werkt, wordt achteraf getoetst door verbijzonderde interne controles. Het college was altijd al verantwoordelijk voor het vermijden van getrouw- en rechtmatigheidsfouten en het optimaliseren van de bedrijfsprocessen om dit te voorkomen. In de nieuwe situatie legt het college in de jaarrekening zelf verantwoording af over de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten, en ook de balansmutaties.

Na het opstellen van de jaarrekening toetst de accountant bij de jaarrekeningcontrole de getrouwheid van deze rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening en geeft hier een oordeel over in het accountantsverslag. De raad heeft hierin een kaderstellende en controlerende rol. Bij kaderstellend gaat het over het normenkader, de verantwoordingsgrens en de gewenste inhoud van de paragraaf bedrijfsvoering over rechtmatigheid. Bij ‘controlerend’ over de bevindingen, mogelijke afwegingen van het college bij bewust gekozen afwijkingen en benodigde verbeteringen in de beheersing. De gemeentelijke regelgeving wordt aangepast aan het nieuwe wettelijke kader. De besluitvorming over de kaders vindt plaats in 2023. Tijdens deze avond wordt u hierover geïnformeerd,

1 Presentatie raad Boxtel ALG audit plan gemeente Boxtel 14 februari 2023.pptx

Kennismaking & audit plan Gemeente Boxtel 14 februari 2023 Boxtel

Ons team

§ § §

Registeraccountant en IT auditor Twaalf jaar ervaring Klantenportefeuille: lokale overheden (gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, waterschappen) en stichtingen en verenigingen Extern accountant van de drie organisaties

Huub Jansen Accountant

Marlon van Heeswijk Controleleider

Teun van Lierop Extern accountant § § §

Registeraccountant Negen jaar ervaring Klantenportefeuille: lokale overheden (gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, waterschappen) en stichtingen en verenigingen Eerste aanspreekpunt en coördinator voor de drie organisaties

§ § §

Registeraccountant Achttien jaar ervaring Klantenportefeuille: diverse cliënten in zowel de profit als non-profit sector, waaronder gemeenten en gemeenschappelijke regelingen Sparringpartner en aanvulling voor het team om de continuïteit te borgen.

Samenwerking gemeenteraad / auditcommissie Audit commissie • Adviesorgaan voor de raad • Financiën (begroting / jaarrekening, investeringen, weerstandsvermogen) • Risico management • Interne beheersing / interne controle • Speerpunten benoemen Voordelen • Direct contact / korte lijnen accountant • ‘Dichten van de informatiekloof’ • Gesloten versus openbaar Gemeenteraad: vaststellen begroting en beleidskaders en houden toezicht College B&W: afleggen verantwoording in jaarverslag en jaarrekening Accountant: geven van oordeel bij jaarrekening © 2023 Crowe Foederer B.V.

Introductie van ons kantoor ■ Top 15 kantoor in Nederland ■ Ruim 650 medewerkers met hoofdvestigingen in Eindhoven en Amsterdam ■ Gericht op kleine en middelgrote profit en non-profit instellingen ■ Langdurige cliëntrelaties ■ Brede dienstverlening ■ Intern en extern netwerk van specialisten aanwezig © 2023 Crowe Foederer B.V.

Controle aanpak

Aandachtsgebieden controle Aandachtsgebied

Audit aanpak

Begrotingsrechtmatigheid

►

Aanbestedingsrechtmatigheid

►

Juistheid inkopen / aanwezigheid prestaties

►

► ►

► ► ►

Inspecteren van de processen Inspecteren begrotingstekorten Inspecteren begrotingswijzigingen, tussentijdse rapportages, bestuursbesluiten etc.

Inspecteren van de processen en inkoopbeleid Inkoopanalyse op uitgaven en toetsing op rechtmatige wijze van aanbesteden Aandacht voor specifieke dossiers indien van toepassing

Inspecteren budgethouders regeling Inspecteren van de processen rondom factuur autorisaties Onderzoeken naar risicovolle transacties (kwantitatief en kwalitatief) Inspecteren verplichtingenadministratie

Aandachtsgebieden controle Aandachtsgebied

Audit aanpak ►

Grondexploitaties (schattingsonzekerheid)

► ► ► ►

Sociaal domein (met name Wmo en Jeugd)

► ► ► ►

WNT verantwoording en personeelslasten

► ► ►

Grondbeleid (nieuwe grondexploitaties) Onderbouwing vaste parameters (inflatie, opbrengststijging, rente, looptijd etc.) Risico inschatting / omgaan met reserves Fiscaliteit Bijzondere projecten / risico’s: beperkt bij gemeente Boxtel Inspecteren van de processen (toekennen beschikkingen) Methode van budgetbeheer / prognose verplichtingen / grip op doorverwijzingen Monitoring van zorgkosten / geleverde zorg Correspondentie met leveranciers / afstemming (tussentijdse) productie Inspecteren van de processen (in- en uitdiensttredingen en declaraties) Controle WNT verantwoording conform het WNT protocol Controle personeelslasten

Aandachtsgebieden controle Aandachtsgebied

Audit aanpak

Voorzieningen groot onderhoud / vastgoedbeheer

►

Fraude (analyse), misbruik en oneigenlijk gebruik en corruptie

►

► ►

► ► ►

Verbonden partijen

► ► ►

Inspectie van het onderliggende onderhoudsplan Inspectie van stortingen en onttrekkingen (respectievelijk i.r.t. de begroting en het doel van de voorziening Volledigheid van de voorziening toetsen

Primair de verantwoordelijkheid van het management en college Status frauderisicobeleid Analyse op risico’s samen met de Verbijzonderde Interne Controle functie (bijvoorbeeld kasgeld, handmatig betalingsverkeer, inkopen buiten het beleid, grondtransacties etc.) Bankanalyse achteraf op alle uitgaande betalingen

Afstemmen financiële verantwoording en risico’s met jaarrekening verbonden partijen Lezen van de financiële rapportages Aandacht voor specifieke partijen zoals RIOZ en Stadsgewest ‘s-Hertogenbosch 8

Aandachtsgebieden controle Aandachtsgebied

Audit aanpak

Automatisering

► ►

Betrouwbaarheid en continuïteit (waaronder cybersecurity) Inspectie van de toekenning van rollen en rechten binnen financiële systemen Aandacht voor privacy en calamiteiten

►

Indien wenselijk

►

Wensen van de gemeenteraad

Overige ontwikkelingen Controleverklaring

• Verplichte rapportage over Fraude en Continuïteit • Aandacht voor fraude risico analyse, inbedding in VIC en fraude responsplan

Rechtmatigheidsverant woording

• Invoering vanaf 1 januari 2023 • Verantwoording door het college over: - Begrotingsrechtmatigheid (budgetrecht van de raad) - Voorwaardencriterium (bijvoorbeeld aanbestedingsregels) - Misbruik & oneigenlijk gebruik

SiSa regelingen

• Toename van het aantal specifieke regelingen en verantwoording (coronamiddelen, toeslagenaffaire, Oekraïnegelden, energietoeslagen etc.)

Ontwikkeling uitkering gemeentefonds

• Tot en met 2026 afgedekt, maar potentieel korting op uitkering (‘het ravijn’)

Wet op Gemeenschappelijke Regelingen

• Versterken van de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden • Aanpassing nodig voor 1 juli 2024

Duurzaamheid verantwoording

• Groeiende focus op duurzaamheid • Toekomstverwachting: verplichte rapportages over ESG (environmental, social en governance)

Managementletter: overzicht van interim bevindingen Prioriteitstelling 2022

Proces

Bevinding

Algemeen

Invoering rechtmatigheidsverantwoording

Algemeen

Vastgoedbeheer

Hoog

Verbijzonderde interne controle

Uitvoering verbijzonderde interne controle

Laag

Verbijzonderde interne controle

Fiscale beheersing

Middel

Inkoop en aanbesteding

Naleven inkoopbeleid / toepassen inkoopstrategie

Middel

Inkoop en aanbesteding

Contractenregistratie en beheer

Middel

Crediteuren en betalen

Gebruik prestatieverklaringen / factuurautorisatie

Laag

Crediteuren en betalen

Doorbreking functiescheiding

Laag

Personeel

Bevoegdheden binnen het personeelsproces

Middel

Jeugdzorg en wmo

Budgetbeheer zorgkosten

Hoog

Jeugdzorg en wmo

Vaststelling rechtmatige levering zorg

Middel

In ontwikkeling

Managementletter: overzicht van interim bevindingen Prioriteitstelling 2022

Proces

Bevinding

Uitkeringen

Budgetbeheer uitkeringen

Laag

Uitkeringen

Uitvoering regeling energietoeslag

Middel

Uitgaande subsidies

Subsidieproces

Laag

Hoog

Het risico op materiele fouten in de jaarrekening is hoog en de bevinding dient voor aanvang van de jaarrekeningcontrole opgelost te worden.

Middel

Het risico op materiele fouten in de jaarrekening is aanwezig. Het proces loopt niet optimaal en wij adviseren u de aanbeveling op te volgen.

Laag

Het risico op materiele fouten in de jaarrekening is beperkt. Het proces loopt nagenoeg optimaal, echter voor een verdere optimalisatie adviseren wij u de aanbeveling op te volgen.

Opgevolgd

De aanbeveling uit voorgaande jaren is in voldoende mate opgevolgd. Het risico op materiele fouten in de jaarrekening is zeer beperkt en het proces is verder geoptimaliseerd.

Ontwikkeling

Deze aanbeveling ziet niet toe op risico’s voor de jaarrekening maar betreft een toekomstige ontwikkeling.

Belangrijkste interim bevindingen Belangrijkste interim bevindingen Vastgoed beheer

Momenteel is binnen de organisatie onvoldoende zicht op (1) de volledigheid van de vastgoedportefeuille, (2) de afspraken met huurders van vastgoedobjecten - in bijzonder ten aanzien van huuropbrengsten en onderhoudsverplichtingen – en (3) de kostendekkendheid van huren door het ontbreken van het inzicht in de opbrengsten en lasten per verhuurd vastgoedobject. Hierdoor ontstaat het risico dat deze zaken financieel niet juist en volledig worden verwerkt. Wij hebben begrepen dat door de organisatie reeds een projectplan is opgesteld om het vastgoedbeheer op orde te krijgen. Hierbij hebben wij geadviseerd dit plan op korte termijn vast te laten stellen en te starten met de uitvoering.

Voorzieningen

Door de gemeente Boxtel is een voorziening gevormd voor groot onderhoud van gemeentelijk vastgoed die per 31 december 2021 € 3,2 mln bedroeg. We hebben begrepen dat het onderhoudsplan hiervoor in voorgaand jaar is geactualiseerd en dat de voorziening daarmee in lijn is gebracht. Bij de jaarrekeningcontrole zullen wij dit in detail controleren. Voor het groot onderhoud van de velden van sportparken is geen voorziening gevormd en dient daarom telkens incidenteel budget aan de raad gevraagd te worden. Dit maakt het zuiver begroten van de kosten lastig en vergroot het risico op begrotingsonrechtmatigheid. Wij vinden het daarom van belang, gezien de mogelijke financiële impact, dat een onderhoudsplan wordt opgesteld voor het onderhoud van de velden van sportparken.

Verhuur opbrengsten

Door gebrek aan inzicht zijn de verhuuropbrengsten van de gemeente mogelijk niet volledig of niet kostendekkend. Wij adviseren om op korte termijn de verhuurde vastgoedobjecten en de hiermee samenhangende opbrengsten en lasten in beeld te brengen. Hiermee kan worden nagegaan of de verhuuropbrengsten volledig zijn en of de objecten kostendekkend zijn.

Belangrijkste interim bevindingen Belangrijkste interim bevindingen Budgetbeheer zorgkosten

In de tussentijdse bestuursrapportage is een verwacht tekort gemeld van € 735.000 op Jeugdzorg en geen tekort op Wmo. Wij hebben het proces van budgetbeheer en toetsing op de zorglevering binnen MGD nadrukkelijk bekeken en hierbij diverse verbeterpunten gemeld. Een en ander hangt samen met de wijziging van facturatie door de zorgleveranciers sinds 2021 – rechtstreeks aan de gemeenten op basis van P maal Q - en de afspraken die lopen met de regionale inkoopinstantie RIOZ. Wij adviseren u als college om de raad tijdig te informeren bij eventuele overschrijdingen van het budget en wanneer substantiële onzekerheden worden verwacht rondom het aantonen van de zorglevering.

Vaststellen rechtmatig levering zorg

In het kader van het vaststellen van de rechtmatigheid van de lasten moet zekerheid worden verkregen dat de aan de gemeentes gefactureerde zorg ook daadwerkelijk door de zorgaanbieders is geleverd. Hiervoor baseren de gemeentes zich met name op de productieverantwoordingen die door de zorgaanbieders aan de gemeentes worden verstrekt. Momenteel is de rol en verantwoordelijkheid van de RIOZ in dit proces niet geheel duidelijk. Om de zorglevering op een andere wijze aan te tonen kan door de organisatie worden besloten om op een andere wijze de zorglevering van de betreffende leveranciers aan te tonen, bijvoorbeeld door het uitzetten van gerichte cliëntonderzoeken. Hiervan is momenteel echter nog geen sprake. In het kader van het jaarrekeningtraject betekent dit nog een grote afhankelijkheid van productieverantwoordingen en controleverklaringen door aanbieders en lange tijd onzekerheid over de hoogte van de resterende onzekerheden. Wij adviseren zo snel als mogelijk zicht te krijgen op de onzekerheden, met het oog op de jaarrekeningcontrole 2022. Voor de toekomt hebben wij geadviseerd een eigen pakket aan maatregelen te implementeren waarbij de afhankelijkheid van zorgleveranciers kan worden beperkt.

Belangrijkste interim bevindingen Belangrijkste interim bevindingen Inkopen

In het kader van de rechtmatigheidscontrole zijn onze controlewerkzaamheden op inkopen en aanbestedingen gericht op het voldoen aan de Europese aanbestedingswetgeving. Vanuit onze interim controle melden wij voor uw gemeente de volgende specifieke punten: • Er is sprake van een mogelijke rechtmatigheidsfout op het gebied van inhuur van project ondersteuning. Deze fout is tot en met november gekwantificeerd op € 116.000, naar verwachting bedraagt dit voor geheel 2022 € 133.000. Gelet op de verwachte tolerantiegrens heeft deze individuele afwijking naar verwachting geen effect op ons oordeel. Wij wijzen u erop dat eventuele aanvullende rechtmatigheidsfouten of onzekerheden mogelijk tot een aangepast rechtmatigheidsdoordeel leiden. • Volgens de procedures dient vanaf € 5.000 een inkoopstrategie te worden geschreven. Dit document dient voor het bepalen van de inkoopprocedure en ter controle of er budget beschikbaar is. Wij hebben vastgesteld dat niet altijd een inkoopstrategie aanwezig is. • Er wordt niet gewerkt vanuit een volledige aanbestedingskalender waarin alle inkooptrajecten kunnen worden gepland en gemonitord. • Het contractenbeheer is voor verbetering vatbaar, met name op de volledigheid van contracten en de signaalfunctie bij aflopende contracten. Hiervoor is reeds een verbeteractie ingezet door de organisatie.

1 Presentatie raad Boxtel en auditcommissie SMG.pptx

Rechtmatigheidsverantwoording college met ingang van controlejaar 2023 Opsteller: Karin Vissers

13 februari 2023

Een gemeente heeft als doel het realiseren van maatschappelijke doelstellingen voor zijn inwoners.

Om dit doel te bereiken worden er regels en voorwaarden opgesteld in wet- en regelgeving. Bijv. om maatregelen te nemen om misbruik van een regeling te voorkomen of te beperken. Deze regels worden vertaald in processen. Financiele rechtmatig handelen houdt in dat de financiele handelingen worden uitgevoerd zoals afgesproken in de regelgeving.

Wat valt er onder de rechtmatigheidsverantwoording college De bovenste zes criteria zien toe op de rechtmatig- en getrouwheid. Deze zes criteria blijven onderdeel uitmaken van de reguliere jaarrekeningcontrole van de accountant. De onderste drie criteria hebben betrekking op financiële rechtmatigheid.

Bij deze 3 criteria wordt getoetst of financiele beheershandelingen binnen de grenzen van geautoriseerde begroting tot stand komen. Dat de gestelde voorwaarden in de regelgeving wordt nageleefd. Dat de maatregelen die genomen zijn voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van de regeling nageleefd worden.

Wat verandert er door deze wetswijziging Huidige situatie

Stap 1 Stap 2 Stap 3

••Normenkader wordt vastgesteld ••Accountant toetst aan normenkader

••Accountant rapporteert over getrouwe beeld en rechtmatigheid ••Rechtmatigheidsfouten en onzekerheden zijn medebepalend voor de strekking van de controleverklaring

••Raad spreekt met de accountant over de bevindingen rechtmatigheid

Nieuwe situatie

Stap 1 Stap 2 Stap 3

• Normenkader wordt vastgesteld • College toetst aan normenkader

• College rapporteert over onrechtmatigheidsfouten en evt. onduidelijkheden • Accountant betrekt de rechtmatigheidsverantwoording bij het oordeel over de getrouwheid

• Raad spreekt met College over bevindingen rechtmatigheid

Kaders raad rechtmatigheidsverantwoording • De raad stelt vooraf de kaders vast door de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheid vast te stellen. • De raad geeft aan wat over de rechtmatigheid in de paragraaf bedrijfsvoering opgenomen moet worden en de raad kan een rapporteringsgrens bepalen. Deze kaders worden vastgelegd en ter besluitvorming aan de raad voorgelegd. Volgens planning is dit bij de eerste bestuursrapportage.

Vragen?

1.2 Omgevingsvisie (scenario's) 1 20230108_Vertrekpunt Scenario's_Boxtel.pdf

OMGEVINGSVISIE BOXTEL | SCENARIO’S HET VERTREKPUNT | Groen, verbonden & ondernemend! Het vertrekpunt De kernkwaliteiten van Boxtel zijn samengevat als: “Groen, verbonden en ondernemend “. De gemeente Boxtel heeft hiermee meerdere gezichten. De gemeente Boxtel kenmerkt zich door een groene omgeving, typische Brabantse dorpen en de stadse voorzieningen in de kern Boxtel. Door de goede bereikbaarheid over het spoor en de weg is de gemeente goed verbonden met de stedendriehoek van ’s-Hertogenbosch, Eindhoven en Tilburg. Verbinding is bovendien ook terug te vinden in de saamhorigheid, de gezamenlijke activiteiten en tradities. Binnen de gemeente wordt er veel samengewerkt. De actieve gemeenschap maakt de gemeente Boxtel een fijne plek om te wonen en te ondernemen.

Themacirkel De omgevingsvisie bouwen we op aan de hand van vier hoofdthema’s. De hoofdthema’s zijn onderverdeeld in verschillende subthema’s. De thema’s bieden structuur en steun bij de invulling van de omgevingsvisie. Meer informatie over de thema’s is te vinden op de website van de omgevingsvisie: https://ovisie-boxtel.ireporting.nl/themas

Lagenbenadering De lagenbenadering is een belangrijke methodiek voor goed onderbouwde scenario’s. Door het toepassen van de lagenbenadering wordt er naast de (meest zichtbare) laag van de gebruiksfuncties juist ook rekening gehouden met de onderliggende structuren zoals belangrijke wegen en water, maar ook met de bodem en ondergrond. Hele natte laaggelegen gronden zijn bijvoorbeeld

Beleidsanalyse

Voorgenomen doorfietsroute

Kernwaarden & kwaliteiten

Datum: januari 2023

minder geschikt om op te bouwen dan de hogere zandgronden. Ook voor bijvoorbeeld de transitie van de landbouw is het van belang om te weten wat de meest voedselrijke gronden zijn en welke juist niet. Deze lagenbenadering is daarom een hulpmiddel voor de omgevingsvisie.

Schematische weergave van de themacirkel

Trends & ontwikkelingen

Over de balans tussen het beschermen en benutten van de leefomgeving Energietransitie: In heel NL moet de uitstoot van CO2 in 2030 met 49% terug worden teruggebracht, en met 95% in 2050 Klimaatadaptatie: heel Nederland in 2050 waterrobuust en klimaatbestendig ingericht. Landelijk gebied: een duurzaam landelijk gebied en in robuuste natuur. Duurzame verstedelijking: in Brabant ligt een forse bouw-, transformatie- en herstructureringsopgave. Een uitgebreide beschrijving van de trends en ontwikkelingen is te vinden op de website van de de omgevingsvisie: https://ovisie-boxtel.ireporting.nl/homepage Schematische weergave van de lagenbenadering

1 Presentatie raad Boxtel Omgevingsvisie- 14 februari 2023.pptx

Sessie scenario’s – fase 3 Omgevingsvisie 14 februari 2023

Agenda 1. Omgevingsvisie: Waar staan we? (fase 3: Bouwen) 2. Aan de slag met de scenario’s 3. Vervolg

De�Omgevingsvisie

Proces�Omgevingsvisie�fase�3 n Fase 1: Dromen n Fase 2: Ambities n Fase 3: Bouwen

Scenario’s Omgevingsvisie naar omgevingsvisie 80%

Participatie�fase�3 Enkele uitgangspunten: n De hoofdthema’s en ambities zijn vastgesteld (=vertrekpunt). n Er wordt tussentijds niets aangepast aan de scenario’s. De scenario’s dienen als hulpmiddel om de juiste discussie te voeren. Bij iedere werksessie wordt met hetzelfde materiaal gewerkt. n Ander participatieniveau dan bij dromen en ambitie-sessies. Daar ging het om cocreatie. We zitten nu op de trede raadplegen/consulteren. Co-creatie als blijkt dat we belangrijke informatie gemist hebben.

Doel�van�deze�sessie Doel van vandaag: De scenario’s aanscherpen en verrijken en samen de randen van het speelveld opzoeken Op basis van de concept scenario’s. Het doel is dus niet om nieuwe scenario’s te genereren. Wat doen we met de resultaten? n Aanscherpen van de 2 scenario’s n Input helpt ons om tot een voorkeursvariant te komen n Hierop baseren we de 80% versie van de omgevingsvisie

Participatiemomenten�fase�3 Planning participatiemomenten: Werksessie college: Werksessie gemeenteraad:

7 februari 14 februari

Werksessie ambtelijk + ketenpartners: Werksessie invloedrijke maatschappelijke stakeholders:

7 maart 9 maart

Gemeentehuiskamergesprekken:

16 maart (middag) 22 maart (avond)

Vertrekpunt:�bestaande�situatie�en�beleid • Beleidsanalyse • Kernwaarden en kernkwaliteiten • Lagenbenadering • Trends en ontwikkelingen • Ambities

Twee�scenario’s:�Randen�van�het�speelveld�opzoeken

Scenario 1 | Boxtel als het groene hart van de stedendriehoek

Scenario 2 | Boxtel als werk- en woongemeente van de regio’s

Scenario 1 | Boxtel als het groene hart van de stedendriehoek

Open�gesprek�Scenario�1�Groene�hart�stedendriehoek Als je naar scenario 1 kijkt, wat valt je als eerste op? • Schrijf dit kort op een post-it Mogelijk helpt het spiekbriefje met de leidende principes hierbij

Spiekbriefje�randen�van�het�speelveld�opzoeken�aan�de�hand� van�leidende�principes�(niet�uitputtend) 1. Robuuste en verbonden ring van natuur in en om de gemeente, bodem en water leidend Aangenaam leven 5, Inclusieve Duurzaamheid 1, 2

2. Inzet op verbeteren bestaande woonomgeving en voorzieningen door wijken te verdichten/herstructureren Aangenaam Leven 1, 2, 3, 4, Verbindend Netwerk 3, Inclusieve Duurzaamheid 3

3. Zonne-energie op dak en nabij dorpsranden Inclusieve Duurzaamheid 4

4. Toekomstbestendig landelijke gebied met nadruk op natuurinclusieve landbouw, recreatie/beleving, energieopwek Krachtige Economie 1, 2, Inclusieve Duurzaamheid 2, 4

5. Maximaal inzetten op lokaal fietsnetwerk en OV Verbindend Netwerk 1, Aangenaam Leven 6

6. Verduurzaming bedrijventerreinen, geen uitbreiding Krachtige Economie 3

NB: neem in het open gesprek ook de ‘zachte aspecten’ mee zoals: - Sociale aspecten - Gezondheid - veiligheid

Scenario 2 | Boxtel als werk- en woongemeente van de regio’s

Open�gesprek�Scenario�2�Woonwerk�gemeente�regio’s Als je naar scenario 2 kijkt, wat valt je als eerste op? • Schrijf dit kort op een post-it Mogelijk helpt het spiekbriefje met de leidende principes hierbij

Spiekbriefje�randen�van�het�speelveld�opzoeken�aan�de�hand� van�leidende�principes�(niet�uitputtend) 1. Natuur behouden als uitloopgebied kernen, bodem en water leidend Aangenaam Leven 5, Inclusieve Duurzaamheid 1, 2

2. Voorzien in regionale woonbehoefte en voorzieningen: uitbreiden aan de dorps- en stadsranden Aangenaam Leven 1, 2, 3, 4

3. Zoekgebied windenergie en zonne-energie buitengebied en meervoudig ruimtegebruik Inclusieve Duurzaamheid 4

4. Inzetten op innovatie en ruimte voor ruimte in het landelijk gebied Krachtige economie 1

5. Verbonden met de regio door uitstekende ontsluiting met auto, OV en fiets Verbindende Netwerk 1, 2, Aangenaam Leven 6

6. Maximaal inzetten op vestigings- en ondernemersklimaat (o.a. uitbreiding bedrijventerreinen met Green Tech Park en zoeklocatie A2) Krachtige economie 3

NB: neem in het open gesprek ook de ‘zachte aspecten’ mee zoals: - Sociale aspecten - Gezondheid - veiligheid

Concluderend • Wat viel op? • Wat wil je nog meegeven (ook richting sessies met andere stakeholders)

Vervolg Definitieve scenario’s: Beoordeling scenario’s (OER traject):

eind maart april – juni

Terugkoppeling aan klankbordgroep over participatietraject: 27 maart Bijeenkomst klankbordgroep: 20 juni

Beeldvormende raad:

27 juni

80% versie omgevingsvisie: Beoordeling 80% versie (OER traject):

Bijpraten klankbordgroep: 11 september eind juli september – oktober Bijeenkomst klankbordgroep: 4 december

Concept omgevingsvisie ter inzage: Formele besluitvorming omgevingsvisie:

januari – februari 2024 april – mei 2024

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=MijnGemeenteDichtbij&id=86e7ae29-cc8b-4c2e-94ae-98101e9063df