Aanwijzen accountant (1292769)- Raadsvoorstel.pdf

Raadsvoorstel Registratienr.:

1292769

Onderwerp 1292769 - Aanwijzen accountant

Status Besluitvormend

Voorstel 1. 2.

Opdracht accountancywerkzaamheden voor de periode 2022 tot en met 2025 met een verlengingsoptie van maximaal 3 jaar te gunnen aan Crowe Foederer BV. Crowe Foederer BV aan te wijzen als accountant voor deze periode.

Inleiding De contractperiode met de huidige accountant loopt tot en met het controlejaar 2021. Voor het controlejaar 2022 en verder zijn de accountancywerkzaamheden gezamenlijk Europees aanbesteed voor de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel en MijnGemeenteDichtb ij. Als voorbereiding hierop heef t de gemeenteraad in de raadsvergadering van 8 f ebruari 2022 het aanbestedingsdocument (programma van eisen) “Accountancy Boxtel, Sint -Michielsgestel en MijnGemeenteDichtbij, 2022 e.v.”, vastgesteld. Tevens heef t het inko opteam met vertegenwoordiging vanuit de gemeenteraden en het algemeen bestuur de opdracht gekregen om de inkoopprocedure verder inhoud te geven en met een gunningsadvies te komen. Op basis hiervan is in de af gelopen maanden de Europese aanbestedingsprocedure doorlopen. In het aanbestedingsdocument is vastgelegd dat de opdracht gegund wordt aan de inschrijver met de beste prijs-kwaliteitverhouding. In totaal hebben drie ondernemingen een inschrijving ingediend. Het inkoopteam adviseert de opdracht te gunnen aan Crowe Foederer BV te Eindhoven en daarmee dus Crowe Foederer BV als accountant aan te wijzen. Deze bevoegdheid heef t de gemeenteraad op basis van artikel 213 van de Gemeentewet.

Beoogd resultaat Het aangaan van een overeenkomst met Crowe Foederer BV voor het uitvoeren van de accountancywerkzaamheden voor de initiële looptijd van vier controlejaren (2022 tot en met 2025) met twee verlengingsopties van respectievelijk 2 controlejaren (2026 + 2027) en 1 controlejaar (2028).

Raadsvoorstel Registratienr.:

1292769

Argumenten 1.1. Inkoopteam vertegenwoordigt de drie organisaties Het inkoopteam bestaat uit vertegenwoordigers vanuit de beide gemeenteraden, het algemeen bestuur en de ambtelijke organisatie. Onder begeleiding van Bizob (Inkoopbureau Zuid-Oost Brabant) is de Europese aanbestedingsprocedure doorlopen. Het resultaat van deze procedure is het voorstel om Crowe Foederer BV aan te wijzen als de accountant voor de drie organisaties vanaf het controlejaar 2022. 1.2. Gunningsadvies is gebaseerd op het aanbestedingsdocument In het aanbestedingsdocument is beschreven aan welke vereisten de inschrijvers moeten voldoen. Verder is bepaald dat de opdracht gegund wordt aan de inschrijver met de beste prijs-kwaliteitverhouding, waarbij de prijs meetelt voor 30% en kwaliteit voor 70%. Na beoordeling van de inschrijvingen adviseert het inkoopteam de opdracht te gunnen aan Crowe Foederer BV te Eindhoven.

Kanttekeningen 1.1. We starten met een nieuwe accountant Het resultaat van de aanbestedingsprocedure is dat we starten met een nieuwe accountant. Dit zorgt voor een extra tijdinzet vanuit onze organisatie. Samen met de accountant gaan we het introductieproces planmatig invullen. 1.2. De contractperiode is minimaal 4 jaar en maximaal 7 jaar We gaan met de accountant een contract aan van minimaal 4 jaar. Indien daar aanleiding voor is kan het contract na 4 jaar beëindigd worden. Als de samenwerking goed verloopt dan kan in overleg met de accountant gebruik worden gemaakt van de verlengingsmogelijkheden met maximaal 3 jaar.

Financiën Het totale inschrijf bedrag bedraagt € 120.780 voor de drie organisatie. Per organisatie is voor een gelijk bedrag ingeschreven namelijk € 40.260 per jaar. Dit bedrag mag jaarlijks worden geïndexeerd, volgens de Dienstenprijsindex (DPI) 69.2 “Accountants, boekhouders en belastingconsulenten”. Het huidige begrote budget voor accountantswerkzaamheden voor de gemeente Boxtel bedraagt € 36.200. Het aanvullende benodigde budget nemen we als autonome ontwikkeling mee met de 2e bestuursrapportage 2022.

Uitvoering Na instemming van het gunningsadvies door de drie besturen zal de overeenkomst met Crowe Foederer BV ondertekend worden.

Communicatie Niet van toepassing.

Raadsvoorstel Registratienr.:

1292769

Boxtel, 24 mei 2022 Burgemeester en wethouders van Boxtel, de gemeentesecretaris, L.H. Derksen

de burgemeester, R.S. van Meygaarden

Bijlagen 1.

Aanbestedingsdocument “Accountancy Boxtel, Sint-Michielsgestel en MijnGemeenteDichtbij, 2022 e.v.”

Ter inzage 1.

Samenvatting proces en gunningsadvies (vertrouwelijk)

Contactpersoon Alphons Buurman, teammanager Financiën en Administratie, 0411-655303, a.buurman@mijngemeentedichtbij.nl

Raadsbesluit Registratienr.: 1292769

Aanhef De raad van de gemeente Boxtel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 24 mei 2022;

Besluit 1. 2.

Opdracht accountancywerkzaamheden voor de periode 2022 tot en met 2025 met een verlengingsoptie van maximaal 3 jaar te gunnen aan Crowe Foederer BV. Crowe Foederer BV aan te wijzen als accountant voor deze periode.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 12 juli 2022; De gemeenteraad van Boxtel, de grif f ier, I.H.M. Smits

de voorzitter, R.S. van Meygaarden