10.c - Bijlage - Brief bestuurlijke reactie Rekenkameronderzoek SMG

Rekenkamercommissie Sint-Michielsgestel T.a.v. dhr. C. Hoogeveen Per e-mail: info@bureaualpha.nl

Zaaknummer: 1332102 Uw kenmerk:

Behandeld door: Telefoonnummer: Datum

Mark van de Rijdt 06-57261702 19 september 2023

Onderwerp: Bestuurlijke reactie Rekenkameronderzoek Sint-Michielsgestel

Beste heer Hoogeveen, Graag spreken we onze waardering uit voor de grote hoeveelheid werk die u verzet heeft om de enorme hoeveelheid informatie te bestuderen, te analyseren en daar conclusies aan te verbinden. Hieronder gaan wij in op de hoofdpunten van uw conclusies en aanbevelingen uit uw rapportage ‘Grote Bouwprojecten in Sint-Michielsgestel van 6 juli 2023’. Ook plaatsen wij hierbij enkele opmerkingen waarin wij ingaan op de context waarin de ambtelijke organisatie de afgelopen jaren heeft moeten werken. Tussen haakjes zetten wij het nummer van de conclusies en aanbevelingen uit uw rapport waarop de betreffende passage betrekking heeft. Conclusies In uw conclusies over de beleidsmatige kaders, de rol en positie van de raad en het samenspel met het college benoemt u dat de beleidsmatige kaders om sturing te kunnen geven over het algemeen toereikend zijn (c1). Echter is het voor de raad niet voldoende zichtbaar welke kaders specifiek van toepassing zijn op het project en hoeverre bouwprojecten bijdragen aan realisatie van beleidsdoelen (c2) en of er specifieke proceskaders worden gevolgd (c3). Ook constateert u dat de informatievoorziening vanuit het college aan de raad ontoereikend om als raad goed te kunnen sturen (c4). De kaders voor (sociale) woningbouw liggen onder andere vast in het Programma Volkshuisvesting en eerdere woonvisie.

Deze kaders zijn een verdere uitwerking van de afspraken uit de regionale woondeal. Wij delen uw mening dat het voor de raad niet altijd helder is in hoeverre een project bijdraagt aan de beleidsdoelen. Dit gaan we in het vervolg explicieter opnemen in de besluitvormingsstukken aan de raad. Voor het zomerreces is de raad met een nieuwsbrief door ons geïnformeerd over de voortgang van grotere bouwprojecten binnen de gemeente. In oktober 2023 volgt een update. Aanvankelijk was het de bedoeling om vanaf dit najaar via de bestuursrapportage, jaarrekening en begroting te rapporteren over de voortgang van grotere projecten in de gemeente. Dit is nog onderwerp van gesprek met de griffie. Uitgangspunt blijft om de raad de periodiek op de hoogte te houden van de voortgang in grote projecten. Dit naast uiteraard de informatieverstrekking naar aanleiding van actualiteiten binnen projecten zoals via een persbericht, raadsinformatiebrief, website, digitale nieuwsbrieven en informatieavonden. Het tweede deel van uw conclusies heeft betrekking op de ambtelijke projectsturing en informatiehuishouding. Zo concludeert u dat na lange tijd van ontbreken van kaders voor communicatie en participatie hier met het vaststellen van het participatiebeleid verandering in is gekomen (c6). Wij erkennen hiermee het belang van een goede samenwerking met de omgeving in ruimtelijke plannen.

De komende tijd gaan we hier daadwerkelijk uitvoering aan geven.

Meanderplein 1, Sint-Michielsgestel Postbus 10.000, 5270 GA Sint-Michielsgestel

Tel: (073) 5531111 KvK: 17237737

gemeente@sint-michielsgestel.nl www.sint-michielsgestel.nl IBAN: NL12BNGH0285007769

Ten aanzien van de conclusie dat de gemeente de regie bij facilitaire bouwprojecten volledig bij de ontwikkelaar heeft neergelegd (c7), merken wij op dat destijds in overleg met de gemeenteraad bewust gekozen is om de regie bij projectontwikkelaar(s) neer te leggen. Zoals u ook beschrijft, is dit niet ongebruikelijk. Echter, bij belangrijke communicatiemomenten bij facilitaire projecten is een ambtelijke vertegenwoordiging van de gemeente aanwezig. Dit in de rol als toehoorder en wanneer hierom wordt verzocht door de ontwikkelaar of geadviseerd door het ambtelijk apparaat, is deze rol actiever. In het vervolg willen wij bij een omgevingsdialoog voor grotere projecten altijd ambtelijke en soms zelfs bestuurlijke vertegenwoordiging aan laten sluiten. Dit om te volgen of de omgevingsdialoog op een juiste wijze wordt gevoerd. Verslaglegging van deze bijeenkomsten maakt onderdeel uit van het besluitvormingsproces. Uiteindelijk is het een politieke keuze of de gemeente meer regie moet voeren op facilitaire projecten. Het inmiddels vastgestelde Participatiebeleid biedt initiatiefnemers kaders voor de participatie. Uw conclusie dat het projectmatige sturen in de kinderschoenen staat en dat de uitvoering van bouwprojecten door de ambtelijke organisatie zeer kwetsbaar is (c8), willen wij graag nuanceren. Bij de ambtelijke fusie met de gemeente Boxtel is bezuinigd op het personeel.

Bovendien is destijds het principe van zelfsturing ingevoerd dat inmiddels weer is afgeschaft. Deze ontwikkelingen hebben niet bijgedragen aan het kunnen bouwen aan gedegen projectorganisaties en werkprocessen. Dit samen met de krapte op de arbeidsmarkt, de coronaperiode en het hoge ambitieniveau maakte dat veel werk verzet moest worden met weinig mensen. De afgelopen anderhalf jaar is hard gewerkt aan het vinden van de juiste mensen en het structureren van werkprocessen. Zo kunnen ruimtelijke initiatieven worden aangemeld via de gemeentelijke website en worden deze vervolgens beoordeeld op de intaketafel en teruggekoppeld met betrokken portefeuillehouder en initiatiefnemer. Ook is gestart met organisatiebrede trainingen over de beginselen van projectmatig werken en vindt er komend jaar een verdere verdieping plaats voor het ruimtelijk domein. Daarnaast is aan ieder geprioriteerd ruimtelijk initiatief dat opgepakt kan worden een passende projectorganisatie gekoppeld. Voor de grotere projecten bestaat deze organisatie uit minimaal een projectleider, adviseur en ondersteuner. De kwetsbaarheid binnen de projecten is hiermee verminderd. Ook is het team Ruimtelijke Ontwikkeling versterkt met een coördinator die zich onder andere richt op de verdeling van werkzaamheden en volgen van de afgesproken werkprocessen. Er is een duidelijk overzicht wie wat doet binnen het team.

Hiermee is stabiliteit ontstaan bij het ambtelijk apparaat. Ten slotte worden wij frequent op de hoogte gebracht van de stand van zaken in de projecten. Als college zien we met vertrouwen uit naar de toekomst. Het voorgaande koppelen wij ook graag aan uw conclusie dat er onderling beperkt wordt geleerd (c9). Voor de onderzochte projecten is dit juist. In 2022 is binnen de organisatie gestart met een intern projectleidersoverleg en adviseursoverleg met als doel uitwisseling van ervaringen en ideeën en onderlinge afstemming tussen projecten. Tot slot concludeert u dat de vastlegging en archivering van bouwprojecten duidelijk te wensen overlaat en dat dit de kwetsbaarheid van gemeente verhoogt (c10). Deze conclusie is juist, maar dit heeft ook te maken met de situatie waarin de ambtelijke organisatie terecht is gekomen ná de fusie (zie reactie onder c8 en c9). Intussen is een vast stramien ingevoerd voor archivering en vastlegging van documenten op eenduidige wijze. Dit is ook ten gunste van een mogelijke latere overdracht van projecten naar andere projectleiders en voorbereidingen op de realisatiefase van projecten. Aanbevelingen Dank dat u ons zeven aanbevelingen doet om de sturing van grote bouwprojecten structureel te verbeteren. Graag gaan wij hierop in om u een eerste beeld te schetsen hoe wij hier vorm en inhoud aan gaan geven.

Spreek af wanneer sprake is van beeldbepalende en impactvolle bouwprojecten (a1), maak duidelijke afspraken tussen raad en college om ervoor te zorgen dat de raad beter in positie komt bij de start van nieuwe beeldbepalende en impactvolle projecten (a2) en versterk de informatiepositie van de raad bij beeldbepalende en impactvolle bouwprojecten (a3). ‘Groot en complex’ is wat ons betreft passender dan ‘beeldbepalend en impactvol’. Beeldbepalend heeft namelijk een andere betekenis in de ruimtelijke ordening. Dit koppelen wij graag aan de reguliere P&C-cyclus. Zie hiervoor onze reactie op conclusies 1 tot en met 4. Graag spreken wij met de raad af hoe wij in ‘grote en complexe’ projecten de raad

betrekken. Mogelijk dat we hierin de werkwijze voor het grote en complexe project Kentalis als voorbeeld kan dienen. U vervolgt uw aanbevelingen met het scherp volgen van de uitvoering van de participatienota bij facilitaire bouwprojecten en het college te adresseren op een stevigere rol van de gemeente bij facilitaire bouwprojecten (a4). Evenals de rekenkamercommissie vinden wij het betrekken van omwonenden bij bouwprojecten belangrijk. Wij houden nauwlettend in de gaten of de ontwikkelaar ons participatiekader daarvoor op de juiste manier inzet. Als er bijeenkomsten voor grote en complexe facilitaire projecten plaatsvinden, verzoeken wij de ontwikkelaar hierover de gemeenteraad de informeren. Het is aan de raadsleden en de ambtelijke vertegenwoordiging om als toehoorders hierbij aan te sluiten en zich tijdens bijeenkomsten vanuit die rol ook kenbaar te maken. Verslaglegging van deze bijeenkomsten maakt onderdeel uit van het besluitvormingsproces. Vervolgens doet u de aanbevelingen om u als raad het college op te dragen om uitgangspunten van projectmatige sturing formeel vast te leggen, te implementeren en structureel te borgen in de gemeentelijke organisatie (a5) en om risicomanagement te implementeren en structureel te borgen in de gemeentelijke organisatie (a6). Inhoudelijk volgen wij uw aanbeveling.

Wij bouwen verder op de kaders van projectmatig werken zoals we dit vorig jaar hebben ingezet en bedden dit in onze werkprocessen in. Tot slot beveelt u aan te investeren in leren van en tussen bouwprojecten (a7). Graag koppelen wij dit aan het gesprek met de raad over de aanbevelingen 1 tot en met 3 en wijzen wij u op onze reactie op conclusie 9. Wij gaan graag met de raad, griffie en organisatie in gesprek over hoe we uw aanbevelingen in praktijk kunnen vormgeven. Tot slot Wij hebben waardering voor het uitgevoerde onderzoek. U bevestigt dat de door ons ingeslagen koers voor het verbeteren van werkprocessen en samenwerkingen tussen college en raad de juiste is en dat hierin goede stappen zijn gezet. De afgelopen jaren zijn goede stappen gezet die ons vertrouwen geven in een goede samenwerking met gemeenteraad, initiatiefnemers, inwoners en andere belanghebbenden van ruimtelijke projecten. Ook inspireert u ons om dit te blijven monitoren en waar nodig te verbeteren. Dit alles om te kunnen blijven bouwen aan een gezonde en veilige leefomgeving voor onze inwoners waarbij wij ons blijven realiseren dat het algemeen belang en individuele belangen vragen om het maken van zorgvuldige afwegingen en keuzes. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sint-Michielsgestel

D.C. van Eeten gemeentesecretaris

H.J. Looijen burgemeester