10.b - RvS Zienswijze BHIC Jaarverslag en Jaarrekening 2020, Kadernota 2022 en Ontwerpbegroting 2022

Raadsvoorstel Registratienr.:

1263617

Portefeuillehouder: Peter Raaijmakers Steller:

Mariëlle Custers

Onderwerp 1263617 - BHIC Jaarverslag en Jaarrekening 2020, Kadernota 2022 en Ontwerpbegroting 2022

Status Besluitvormend

Voorstel De volgende zienswijze te geven op de Begroting 2022 en Jaarverslag/jaarrekening 2020 van Brabants Historisch Informatie Centrum: 1. In te stemmen met de begroting 2022; 2. Kennis te nemen van de Jaarrekening 2020 en het Jaarverslag 2020 van het Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC); 3. In te stemmen met het voorstel het gerealiseerde positieve resultaat van € 32.123,- toe te voegen aan de bestemmingsreserve e-depot infrastructuur.

Inleiding Het BHIC voert namens deelnemende gemeenten taken uit voor het ordenen, beheren, ontsluiten en toegankelijk maken van het archiefmateriaal. De begroting geeft aan welke koers zij hanteert voor 2022 en welke plannen en projecten zij daarvoor wil uitvoeren. Het jaarverslag en de jaarrekening geven aan hoe het jaar 2020 inhoudelijk en financieel verlopen is. Via de zienswijze kan de gemeenteraad zijn beleidsmatige en/of financiële aandachtspunten meegeven.

Beoogd resultaat We bereiken duidelijkheid over de koers die het BHIC hanteert en over de plannen en projecten voor 2021 en 2022. De gemeenteraad kan mede richting geven aan de inhoudelijke en financiële koers van het BHIC door zijn zienswijze te geven. In de beleidsnotitie ‘Waarheen leidt de weg? 2019-2022’ zijn de volgende ambities geformuleerd door het BHIC: - Het BHIC is het genealogisch centrum voor Brabant; - Het BHIC wordt het Brabants centrum voor beeld en geluid; - Het BHIC schrijft Brabantse geschiedenis; - Versterking van marketing & promotie; - Het BHIC is het eerste RHC dat over een volwaardig e-depot beschikt. Bij de uitvoering van de wettelijke taak voor beheer, ordening en toegankelijkheid van het archiefmateriaal wil het BHIC in 2022 veel aandacht besteden aan de verdere ontwikkeling van het e-depot. Dit heeft geen verhoging van de begroting tot gevolg. Op termijn kan dit wel aan de orde zijn.

Raadsvoorstel Registratienr.:

1263617

Portefeuillehouder: Peter Raaijmakers Steller:

Mariëlle Custers

Argumenten 1.1 Begroting 2022 van BHIC past binnen bestaand beleid De begroting 2022 en de meerjarenbegroting 2022-2025 zijn structureel sluitend, ondanks dalende opbrengsten. Begin maart 2021 heeft de Minister, vrij onverwacht, het voornemen geuit de DTR-gelden (Digitale Taken Rijk) vanaf 2022 stop te zetten. Deze gelden (€ 160.100) worden sinds 2017 verstrekt en spelen een belangrijke rol bij de ontwikkeling en voorbereiding van het BHIC op het leveren van e-depotdiensten aan onze deelnemers. Het Ministerie heeft verzocht de beëindiging in de begroting 2022 te verwerken. Naast deze ombuiging is er met een beperkte voorlopige indexatie gerekend voor stijgende lonen en prijzen van 1,46% (1,5% voorlopige index 2022 minus 0,04% correctie vastgestelde index 2020). Zoals gebruikelijk wordt de indexering (later) gecorrigeerd aan de hand van het door de Minister van OCW vastgestelde indexeringspercentage. 1.2 De begroting 2022 is in overeenstemming met de Kadernota 2022. De gemeenteraad heeft geen zienswijze ingediend op de Kadernota 2022 (raadsbesluit d.d. 11 februari 2021). De daaruit voorvloeiende ontwerpbegroting 2022 geeft evenmin aanleiding tot het maken van op- of aanmerkingen. 2.1 De jaarrekening 2020 is door het bestuur van het BHIC vastgesteld.

Overeenkomstig de Wet Gemeenschappelijke Regelingen kent de vaststelling van de jaarrekening geen procedure waarbij de raad bedenkingen of zienswijzen kan indienen. De raad wordt wel geïnformeerd over de jaarrekening. De jaarrekening van het BHIC is door de accountant gecontroleerd en goedgekeurd en geeft een positief resultaat over 2020 van € 32.123. 3.1 Batig saldo 2020 toevoegen aan bestemmingsreserve e-depot infrastructuur zinvol. In de beleidsnotitie ‘Waarheen leidt de weg? 2019-2022’ zijn de ambities voor de komende jaren beschreven. Om de ambitie ‘Het BHIC beschikt over een volwaardig e-depot’ te realiseren, zijn twee bestemmingsreserves gevormd. Een bestemmingsreserve e-depot infrastructuur en een bestemmingsreserve e-depot uitvoering. De bestemmingsreserve e-depot infrastructuur bestaat uit positieve exploitatiesaldi. Het BHIC zet deze gelden in om portalen voor het ontsluiten en toegankelijk maken van het digitaal overgedragen archief mogelijk te maken. Ook zet ze deze middelen in voor de kosten van onder andere een goede netwerkbeveiliging. De bestemmingsreserve e-depot uitvoering bestaat eveneens uit positieve jaarrekeningsaldi.. Deze middelen zet het BHIC in om in eigen beheer een e-depot te ontwikkelen. De expertise die daarvoor nodig is, huurt het BHIC in.

De extra toevoegingen vanuit de positieve exploitatiesaldi van de afgelopen jaren zorgen ervoor dat de ontwikkeling van het e-depot door kan gaan, zonder dat hiervoor de komende jaren een extra bijdrage van de deelnemers wordt gevraagd. Op termijn zal voor een volledig werkend edepot waarschijnlijk € 1,10 per inwoner per jaar moeten worden gevraagd.

Kanttekeningen 1.1 Huisvestingskosten Vanaf 2019 is voor een proefperiode van drie jaar het eigenaarsonderhoud van De Citadel door het Rijksvastgoedbedrijf overgedragen aan het BHIC. Het Rijksvastgoedbedrijf blijft wel eigenaar van het rijksgebouw. Doordat het BHIC nu verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud stijgt de compensabele BTW voor de deelnemende gemeenten. Dit zorgt ervoor dat per saldo onze bijdrage iets lager wordt.

Raadsvoorstel Registratienr.:

1263617

Portefeuillehouder: Peter Raaijmakers Steller:

Mariëlle Custers

Met instemming van het Rijksvastgoedbedrijf mag het te behalen voordeel van het zelf uitvoeren van het onderhoud en de instandhouding van De Citadel, binnen de doelstellingen van het BHIC, vrij worden besteed. Er is nog wel een beperking: het (rijks)geld mag niet gebruikt worden voor structurele verlaging van de jaarlijkse bijdragen van de deelnemende gemeentes. Dat wil niet zeggen dat de deelnemende gemeentes niet indirect zouden kunnen profiteren van het voordeel, bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van het e-depot, digitalisering en verbetering van de dienstverlening. Bij het in onderhoud nemen van De Citadel wordt het BHIC geacht te handelen “als ware zij eigenaar”. De Citadel is een voormalig fort gebouwd in de 17e eeuw. Voor de risico’s die hiermee samenhangen is een bestemmingsreserve gevormd. In 2021 wordt deze proefperiode geëvalueerd. 1.2 Voorlopige indexering Bij het opstellen van de begroting wordt uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage 2022 (zie 1.1). De indexering wordt later (positief of negatief) gecorrigeerd aan de hand van het door de Minister vastgestelde rijks-indexeringspercentage. 1.3. E-depot Begin maart 2021 heeft de Minister het voornemen geuit de DTR-gelden (Digitale Taken Rijk) vanaf 2022 stop te zetten.

Deze gelden worden sinds 2017 verstrekt en spelen een belangrijke rol bij de ontwikkeling en voorbereiding van het BHIC op het leveren van e-depotdiensten aan haar deelnemers. Het Ministerie heeft verzocht de beëindiging ook in de begroting 2022 te verwerken en dat is gebeurd. BHIC is een aanbestedingstraject gestart voor een eigen e-depot voorziening.

Financiën De bijdrage van de gemeente Sint-Michielsgestel aan het BHIC bedraagt in 2021 € 107.900. Voor 2022 is de bijdrage door het BHIC begroot op € 109.500. In onze gemeentelijke begroting 2022 is een bedrag opgenomen van € 110.000. Dit is passend De kosten voor het e-depot zijn een aandachtspunt. Momenteel worden er geen kosten in rekening gebracht voor het gebruik van het e-depot, de verwachting is dat dat zo blijft tot 1-12024. Daarna treedt het Rijk uit en zal er een geheel nieuw kostenmodel aan het bestuur moeten worden voorgelegd. De kosten voor het e-depot worden in het najaar verder doorberekend. BHIC geeft aan dat ze niet meer in rekening zullen brengen dan noodzakelijk, men denkt nu aan 1,10 euro per inwoner voor gebruik van het e-depot. In het najaar zal er waarschijnlijk meer duidelijkheid komen. Indien dit inderdaad het geval blijkt te zijn, dan zal deze autonome kostenstijging te zijner tijd in de begroting worden opgenomen. De totale begroting van het BHIC bedraagt in 2021 € 5.654.900 en in 2022 € 5.645.400.

Uitvoering Niet van toepassing.

Communicatie Het BHIC ontvangt het besluit van de raad.

Raadsvoorstel Registratienr.:

1263617

Portefeuillehouder: Peter Raaijmakers Steller:

Mariëlle Custers

Lokale gevolgen voorstellen GR-en - Binnen de regio Brabant-Noord werken gemeenten met elkaar samen bij toetsing en beoordeling van de Kadernota’s en begrotingen die gemeenschappelijke regelingen opstellen, het zogeheten adoptieproces. Gemeente Meierijstad verzorgt het adoptievoorstel. - op 9 april 2021 is een digitaal overleg met de portefeuillehouders gehouden over de jaarstukken 2020 en begroting 2022. Onze portefeuillehouder is daarbij aanwezig geweest.

Sint-Michielsgestel, 11 mei 2021, Burgemeester en wethouders van Sint-Michielsgestel, de secretaris,

de burgemeester,

L.H. Derksen

H.J. Looijen

Bijlagen    

BHIC Jaarrekening – vastgesteld 090421 BHIC Jaarverslag 2020Jaarverslag 2020 BHIC BHIC Ontwerpbegroting 2020 – GETEKEND Kadernota BHIC 2022 – vastgesteld 090421

Ter inzage Niet van toepassing.

Contactpersoon R. Klok, teammanager BV-Informatievoorziening, r.klok@mijngemeentedichtbij.nl., 0411655747

Raadsbesluit Registratienr.:

1263617

Portefeuillehouder: Peter Raaijmakers Steller:

Mariëlle Custers

Aanhef De raad van de gemeente Sint-Michielsgestel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 11mei 2021;

Besluit De volgende zienswijze te geven op de Begroting 2022 en Jaarverslag/jaarrekening 2020 van Brabants Historisch Informatie Centrum 1. In te stemmen met de begroting 2022; 2. Kennis te nemen van de Jaarrekening 2020 en het Jaarverslag 2020 van het Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC); 3. In te stemmen met het voorstel het gerealiseerde positieve resultaat van € 32.123,- toe te voegen aan de bestemmingsreserve e-depot infrastructuur

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 10 juni 2021; De gemeenteraad van Sint-Michielsgestel, de griffier,

de voorzitter,

N.A. Hoogerbrug-van de Ven

H.J. Looijen