10.b - Kadernota 2022-2025 MijnGemeenteDichtbij def

1 ____________________________________________________________________________________________ Kadernota 2022-2025 MijnGemeenteDichtbij

Kadernota 2022-2025 MijnGemeenteDichtbij

2 ____________________________________________________________________________________________ Kadernota 2022-2025 MijnGemeenteDichtbij

Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................. 4 Doorontwikkeling MijnGemeenteDichtbij................................................................................ 6 Financiële uitgangspunten ....................................................................................................10 Samenvattend financieel effect gemeenten ..........................................................................12

3 ____________________________________________________________________________________________ Kadernota 2022-2025 MijnGemeenteDichtbij

Inleiding Voor u ligt de Kadernota 2022-2025 van MijnGemeenteDichtbij. Een Kadernota op een bijzonder moment. In Boxtel loopt de kerntakendiscussie en is er een nieuwe coalitieakkoord en in Sint-Michielsgestel zit het college in het laatste jaar voor de gemeenteraadsverkiezingen. We maken in deze kadernota, die geen verplichte vorm kent, graag van de gelegenheid gebruik om u het programmaplan MijnGemeenteDichtbij Next Level te presenteren. Een meerjarig programma waarmee we de doelen van beide gemeenten beter kunnen realiseren en de kwaliteit van onze organisatie op een hoger niveau brengen. Conform de coalitieakkoorden van de gemeenten waar we voor werken. En in overeenstemming met de aanbevelingen uit het evaluatierapport van Bureau Berenschot over de beginjaren van MijnGemeenteDichtbij. Doorontwikkeling MijnGemeenteDichtbij In januari 2021 heeft Bureau Berenschot het evaluatierapport MGD beschikbaar gesteld. Vervolgens is deze evaluatie besproken in de raden en colleges, het AB en DB, met de OR, met de teammanagers en binnen de verschillende teams. Dat heeft veel reacties en input opgeleverd voor de doorontwikkeling van onze organisatie. Vanuit het AB heeft het directieteam de opdracht gekregen om te komen met een programmaplan. In dit plan van aanpak staat welke onderdelen en projecten we in de komende periode uit gaan voeren.

Financiële uitgangspunten In deze Kadernota gaan we ook in op de financiële kaders als voorbereiding op de nieuwe begrotingsperiode (2022-2025). De financieel-technische uitgangspunten van de begrotingen van de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel zijn gelijk aan die van MijnGemeenteDichtbij. De in deze Kadernota opgenomen ontwikkelingen worden in de begroting opgenomen via de 1e Bestuursrapportage 2021 en de nieuwe Meerjarenbegroting 2022-2025. De geïnventariseerde autonome ontwikkelingen en de ontwikkelingen waar de gemeenten inmiddels mee hebben ingestemd, maken geen deel uit van deze Kadernota. Deze worden opgenomen in de aanstaande 1e Bestuursrapportage 2021 en begroting 2022. De begrotingspositie na verwerking van de gevolgen vanwege in- en ontvlechten Haaren is het startpunt van deze Kadernota. Zienswijze gemeenteraden Volgens de gemeenschappelijke regeling wordt niet de Kadernota maar de conceptbegroting voor zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraden van Boxtel en Sint-Michielsgestel. De raden hebben echter eerder aangegeven niet op de conceptbegroting maar op de Kadernota van MijnGemeenteDichtbij de zienswijze te willen geven. Zo kunnen de raden op een vroeg moment kennis nemen van de nieuwe ontwikkelingen van MijnGemeenteDichtbij.

Ook kunnen de raden een inhoudelijke reactie geven, nog voor gemeentelijke Kadernota’s in 4 ____________________________________________________________________________________________ Kadernota 2022-2025 MijnGemeenteDichtbij

procedure worden gebracht. De gemeenteraden ontvangen de begroting van MijnGemeenteDichtbij dan vervolgens ter kennisname. Deze Kadernota wordt voor zienswijze voorgelegd. Het verzoek aan de gemeenteraden is om binnen 8 weken hier de zienswijze op kenbaar te maken. In de loop van mei wordt vervolgens de conceptbegroting 2022 ter informatie toegestuurd. Het Dagelijks Bestuur 1 april 2021

5 ____________________________________________________________________________________________ Kadernota 2022-2025 MijnGemeenteDichtbij

Doorontwikkeling MijnGemeenteDichtbij MijnGemeenteDichtbij Next Level is een programma dat ook voor de inwoners van onze gemeenten (positieve) gevolgen heeft. En daarmee bij uitstek een programma waarover we de gemeenteraden van Sint-Michielsgestel en van Boxtel willen informeren. Wat vooraf ging MijnGemeenteDichtbij is in 2016 van start gegaan als de ambtelijke organisatie van de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel. De organisatie heeft zich in de afgelopen jaren goed ontwikkeld. In 2020 is aan Bureau Berenschot gevraagd een evaluatie uit te voeren. Begin 2021 hebben de onderzoekers van Berenschot de evaluatie “Hoe ver is MijnGemeenteDichtbij” opgeleverd. De adviseurs van Berenschot trekken een aantal conclusies en doen een aantal aanbevelingen. Dit rapport is besproken met het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur van MijnGemeenteDichtbij. Daarnaast is het ook toegelicht aan de ondernemingsraad, teammanagers en medewerkers. Het Algemeen Bestuur van MijnGemeenteDichtbij concludeert dat de evaluatie aantoont dat de organisatie zich goed heeft ontwikkeld, maar dat er nog ruimte is voor meer. Het Algemeen Bestuur heeft aan de directie gevraagd een programmaplan te maken voor de doorontwikkeling van MijnGemeenteDichtbij met daarbij het evaluatierapport van Berenschot als richtsnoer.

In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 1 april 2021 is het programmaplan besproken. Dit programmaplan beschrijft het eindbeeld van de ontwikkeling van de organisatie op 1 januari 2026. De details van het programma worden op een later moment nog verder uitgewerkt met de ondernemingsraad, teammanagers en medewerkers in de organisatie. Daarna wordt het programmaplan definitief vastgesteld. De hoofdlijnen van “MijnGemeenteDichtbij Next Level” lichten we echter al graag voor u toe. Waarom MijnGemeenteDichtbij Next Level? Next Level. De naam zegt het al: we doen er een schepje bovenop. In de missie van MijnGemeenteDichtbij staat: We leveren een bijdrage aan goed leven en werken in de gemeenten Boxtel en SintMichielsgestel. Daar voegen we aan toe: Dit doen we met een dynamische organisatie met bevlogen medewerkers die gericht is op het leveren van kwaliteit. Uiteraard blijft van kracht dat: we werken voor onze inwoners, ondernemers, instellingen, colleges en raden van beide gemeenten. Wat betekent dit in praktijk? Met de uitbreiding van onze missie durven we niet alleen de lat hoger te leggen, we zetten ook een stip op de horizon. Een stip met ambitie, ondersteund door heldere doelen, zoals u verderop in deze Kadernota zult lezen.

6 ____________________________________________________________________________________________ Kadernota 2022-2025 MijnGemeenteDichtbij

Het programma loopt tot en met 2025. Komende jaren gaan we er samen voor zorgen dat: 1. 2. 3.

de basis op orde is; de kwaliteit van onze dienstverlening op peil blijft of verbetert; onze mensen met plezier bij MijnGemeenteDichtbij werken.

Afgelopen jaren hebben we natuurlijk al de nodige stappen gezet die ons gaan helpen met de doorontwikkeling van onze organisatie. We borduren daar op voort door te gebruiken wat in de afgelopen jaren voor ons waardevol is gebleken en waarvan we hebben geleerd. We bouwen dit gaandeweg stapsgewijs verder uit. Daarbij zorgen we ervoor dat we het doel niet uit het oog verliezen en dat we de flexibiliteit hebben en houden om waar nodig bij te sturen. Waar gaan we voor met MijnGemeenteDichtbij Next Level? We hebben zoals eerder gezegd een ambitieuze stip op de horizon gezet. Kort samengevat is onze ambitie om op 1 januari 2026 het volgende gerealiseerd te hebben: MijnGemeenteDichtbij is een dynamische organisatie. Wij zijn een moderne, innovatieve, flexibele en schaalbare organisatie, waarbij we staan voor een kwalitatief goede dienstverlening en bewust omgaan met gemeenschapsgeld. Voor ons staat de buitenwereld centraal, een wereld van waaruit we werken voor twee gemeenten en waarmee we ons sterk verbonden voelen. Dit ervaren we als inspirerend en uitdagend. In het programmaplan MijnGemeenteDichtbij Next Level hebben we vijf doelen gesteld om de geschetste ambitie waar te maken. Ook deze doelen sluiten aan bij de aanbevelingen uit het evaluatierapport van Bureau Berenschot. Een samenvatting: 1.

Wendbaardere organisatie We volgen actief relevante ontwikkelingen en trends en acteren daar proactief op. We zorgen daarom voor een structuur die wendbaarheid faciliteert. Het streven is om binnen onze organisatie eenvoudig tijdelijk op of af te kunnen schalen. Hierdoor kunnen we beter tegemoetkomen aan de wens van gevarieerd werk waarbij medewerkers zich kunnen ontplooien en hun kwaliteiten kunnen benutten. Ook voorkomen we een ontoelaatbare werkdruk tijdens piekmomenten. 2. Heldere inzet van strategisch vermogen Het is noodzakelijk om extra aandacht te hebben voor de integrale inzet van het strategisch vermogen. Reden daarvoor zijn de opgaven van beide gemeenten, de diversiteit van strategische onderwerpen en het belang van aanhaken bij strategische opgaven in de regio. We willen daarbij in kaart brengen:  voor welke strategische onderwerpen aandacht nodig is;  waar in onze organisatie strategisch vermogen of potentie is en hoe we deze kunnen benutten;  in welke functies strategische onderdelen zijn ondergebracht en hoe we deze kunnen inzetten.

7 ____________________________________________________________________________________________ Kadernota 2022-2025 MijnGemeenteDichtbij

3. Integralere benadering van werken We werken integraal vanuit de overtuiging dat door samen te werken betere oplossingen tot stand komen. We trekken samen op met partners en dragen gezamenlijk de verantwoordelijkheid. Onze medewerkers voeren een constructieve dialoog en geven invulling aan participatie. We versterken het wijkgericht werken en onderzoeken andere manieren van werken en methodieken om integraal werken te versterken. 4. Duidelijkere sturing In onze organisatie is het opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap helder beschreven. Er zijn heldere bestuurlijke afspraken over wat we wel en niet doen voor beide gemeente en met welke prioriteiten. We werken resultaatgericht en hebben goed inzicht in onze prestaties en resultaten. We bakenen goed af welke inzichten we qua prestaties nodig hebben om te kunnen sturen, welke er al zijn en welke nog moeten worden toegevoegd. Dit onder het motto: ‘als je het niet hoeft te weten, hoef je het niet te meten’. We werken met een eenvoudig systeem waaruit relevante management- of beleidsinformatie te genereren is. Op basis daarvan is verantwoording en sturing mogelijk. 5. Plezieriger werken We vinden het belangrijk dat onze medewerkers een plezierig werkpakket hebben, voldoende uitdaging hebben en het gevoel dat ze maximaal kunnen bijdragen. Wij stimuleren dat onze medewerkers zich kunnen ontwikkelen en groeien.

Centraal staat de vitaliteit van de medewerkers in de organisatie, waarbij we onderzoeken hoe dit te meten is. We gaan het cultuurveranderingsprogramma Het is goed werken hier! verder uitbouwen. Uiteraard is onze dienstverlening core business. De kwaliteit van onze dienstverlening is op een gemiddeld landelijk niveau. Wij willen dat niveau tenminste handhaven en met bovenstaande doelen waar mogelijk verbeteren. Het programma door de jaren heen Het realiseren van dit plan kan alleen met voldoende middelen en capaciteit. Daarnaast vinden we het belangrijk dat ‘tijdens de verbouwing de winkel open blijft’. Daarom voeren we het programma gefaseerd in meerdere jaren uit. We starten met de volgende projecten:    

Organisatiemodel en sturing Functiehuis 0-Meting Strategische structuur/functie

Passie, verbinden en vernieuwen: het zijn de kernwaarden van MijnGemeenteDichtbij. Ze vormen samen een stevig fundament voor onze organisatie. Met MijnGemeenteDichtbij Next Level bouwen we de komende jaren verder op dit fundament. Kwaliteitsslag en verdere professionalisering De organisatie heeft in de afgelopen jaren met de beschikbare middelen veel bereikt. In de woorden van Berenschot: het glas is halfvol. Maar zoals gezegd: er is ruimte voor meer. 8 ____________________________________________________________________________________________ Kadernota 2022-2025 MijnGemeenteDichtbij

Naast de ambitieuze stip op de horizon en de doelen die de ambitie ondersteunen, gaat het programmaplan MijnGemeenteDichtbij Next Level uitgebreid in op de projecten die nodig zijn om die doelen te bereiken. Dit alles gaat uiteindelijk niet lukken met de middelen die daarvoor nu beschikbaar zijn. De budgetten van MijnGemeenteDichtbij staan onder druk. Er moet steeds meer gerealiseerd worden met de beschikbare formatie en middelen. De organisatie van MijnGemeenteDichtbij heeft met de huidige middelen haar plafond bereikt. Om toekomstbestendig onze dienstverlening op peil te houden zijn extra middelen nodig. In het algemeen geldt dat de druk op de organisaties van gemeenten in heel Nederland toeneemt. De samenleving vraagt om een andere manier van werken van de gemeenten zoals bijvoorbeeld (digitale) dienstverlening en participatie. We hebben te maken met toenemende taken, regels waaraan moet worden voldaan en nieuwe informatiesystemen. Dit vraagt veel van de organisatie en van onze medewerkers. Voor die omslag is tijd, geld en ruimte nodig. In de komende jaren zal moeten worden geïnvesteerd om de noodzakelijke ontwikkeling van de organisatie inhoud te geven. Wat daar wel voor nodig is moet in de komende periode blijken in de uitwerking van het programma.

Programmabudget Om het programmaplan “MijnGemeenteDichtbij Next Level” tot uitvoering te brengen vragen we de gemeenten Sint-Michielsgestel en Boxtel om hiervoor programmabudget beschikbaar te stellen via de 1e Bestuursrapportage 2021. Op dit moment schatten we in dat hier in ieder geval ongeveer € 330.000 voor nodig zal zijn. Dit bedrag is een opstart budget om de eerste initiële kosten te kunnen dekken. Aangezien dit bedrag nagenoeg gelijk is aan het netto resultaat 2020 MGD (exclusief BTW), vragen we de gemeenten hun aandeel hierin beschikbaar te stellen. Dit is voor Boxtel een bedrag van € 165.400 en voor SintMichielsgestel een bedrag van € 140.400. In totaal dus € 305.800. De rest van het budget zal binnen MGD worden gevonden. Projectbudget doorontwikkeling MGD 2021 Boxtel 165.400 Sint-Michielsgestel 140.400 Totaal 305.800

Dit programmabudget blijft voor MGD beschikbaar gedurende de periode waarin het programmaplan verder uitgewerkt wordt.

9 ____________________________________________________________________________________________ Kadernota 2022-2025 MijnGemeenteDichtbij

Financiële uitgangspunten In deze Kadernota worden uitsluitend financieel-technische ontwikkelingen meegenomen. Inmiddels geïnventariseerde autonome ontwikkelingen en besluiten van directie en colleges in de afgelopen maanden met gevolgen voor de begroting worden later meegenomen via de 1e Bestuursrapportage 2021 en nieuwe Meerjarenbegroting 2022-2025. Daarom gaat het voor nu uitsluitend om gevolgen voor loonkosten en prijsgevoelige budgetten. Ontwikkeling loonkosten De cao waar de vorige begroting op gebaseerd was, had betrekking op de jaren 2019 en 2020. Inmiddels zijn de onderhandelingen gestart voor een nieuwe cao vanaf 2021. De uitgangspunten van de partijen liggen ver uit elkaar, met name op de loonparagraaf. De inzet van de VNG is om in de structurele loonontwikkeling een pauze in te lassen en in het caooverleg te focussen op inhoudelijke verbeteringen in de cao. De vakbonden kiezen voor minimaal een behoud van de koopkracht. Verder wordt gesproken over een compensatie voor thuiswerken vanwege corona. Vooralsnog gaan wij uit van eenzelfde ontwikkeling als bij de vorige begroting voorzien. Dit betekent een ingeschatte cao ontwikkeling van jaarlijks 2%. In tegenstelling tot de inschatting voor de nieuwe cao zijn we wel vanaf 2021 geconfronteerd met hogere werkgeverslasten vanwege pensioenpremie.

Dit leidt tot een structurele extra ontwikkeling van de loonkosten van 0,77% In de vorige Kadernota zijn de gemeenten geconfronteerd met een fors tegenvallende cao. Mede daarom is toen met de gemeenten afgesproken om voortaan te werken met egalisatiereserves loonkostenontwikkelingen. Met deze egalisatiereserves is het voor MijnGemeenteDichtbij mogelijk om knelpunten op te vangen. Ook is hierbij afgesproken om de tegenvallende gevolgen van de cao voor de jaren 2020 tot en met 2022 op te vangen uit deze egalisatiereserves en te realiseren onderuitputting (besparing op het huidige loonkostenbudget). Samenvattend gaan we voor nu uit van de volgende ontwikkeling: Effect MGD loonkosten percentage oud percentage nieuw

2021 3,75% 4,52%

2022 2,50% 2,50%

2023 2,50% 2,50%

2024 2,50% 2,50%

2025 2,50% 2,50%

effect oude - nieuwe begroting cumulatief effect

0,77% 0,77%

0,00% 0,77%

0,00% 0,77%

0,00% 0,77%

0,00% 0,77%

Loonsom begroot MGD 31.232.400 31.610.600 32.249.200 32.870.600 33.541.000 loonsomontwikkeling *) 239.500 242.400 247.300 252.100 257.200 *) de jaren 2021 en 2022 worden opgevangen vanuit de egalisatiereserves loonkostenontwikkeling.

Ontwikkeling prijsgevoelige budgetten De prijsgevoelige uitgaven en prijsgevoelige inkomsten worden gecompenseerd voor de 10 ____________________________________________________________________________________________ Kadernota 2022-2025 MijnGemeenteDichtbij

jaarlijks begrote prijsstijging. Deze compensatie is gebaseerd op het prijsstijgingspercentage van de netto materiële overheidsconsumptie, zoals opgenomen in de laatste septembercirculaire, in dit geval de septembercirculaire 2020 (en er vindt geen correctie plaats voor bijstellingen ten aanzien van eerdere jaren). Op basis hiervan gaan we uit van de volgende ontwikkeling: Effect MGD prijsstijging percentage oud percentage nieuw

2021

effect oude - nieuwe begroting cumulatief effect prijsgevoelige budgetten (U-I) effect (cumulatief effect)

7.026.600 0

2022 1,70% 1,40%

2023 1,80% 1,20%

2024 1,80% 1,30%

2025 1,80% 1,40%

-0,30% -0,30%

-0,60% -0,90%

-0,50% -1,40%

-0,40% -1,80%

6.793.100 -20.400

7.343.200 -66.100

7.669.900 -107.400

7.967.400 -143.400

11 ____________________________________________________________________________________________ Kadernota 2022-2025 MijnGemeenteDichtbij

Samenvattend financieel effect gemeenten Samengevat is het financieel effect van deze kadernota voor de gemeenten Boxtel en SintMichielsgestel als volgt: Effect MGD bijdragen gemeenten Boxtel Sint-Michielsgestel Totaal

2021 165.400 140.400 305.800

2022 -11.400 -9.000 -20.400

2023 101.000 80.200 181.200

2024 80.600 64.100 144.700

2025 63.300 50.500 113.800

Toelichting:   

Positieve bedragen leiden tot meer gemeentelijke bijdragen en negatieve bedragen tot minder gemeentelijke bijdragen; Effect 2021 wordt door MGD en de gemeenten verwerkt in hun 1e Bestuursrapportages en het effect vanaf 2022 wordt verwerkt in de begrotingen 2022-2025; De loonkostenontwikkeling voor de jaren 2021 en 2022 wordt niet doorberekend aan de gemeenten, maar opgevangen vanuit de egalisatiereserves loonkostenontwikkeling.

12 ____________________________________________________________________________________________ Kadernota 2022-2025 MijnGemeenteDichtbij