10.a - Rekenkamerrapport 'Grote bouwprojecten SMG' - 260923 DEF
Tekst van het document
bouwprojecten
bijdragen
aan
realisatie
van
beleidsdoelen (c2) en of er specifieke proceskaders worden gevolgd (c3). Ook constateert u dat de informatievoorziening vanuit het college aan de raad ontoereikend is om als raad goed te kunnen
Het tweede deel van uw conclusies heeft betrekking op de ambtelijke projectsturing en informatiehuishouding. Zo concludeert u dat na lange tijd van ontbreken van kaders voor communicatie en participatie hier met het vaststellen van het participatiebeleid verandering in is gekomen (c6). Wij erkennen hiermee het belang van een goede samenwerking met de omgeving in ruimtelijke plannen. De komende tijd gaan we hier daadwerkelijk uitvoering aan geven. Ten aanzien van de conclusie dat de gemeente de regie bij facilitaire bouwprojecten volledig bij de ontwikkelaar heeft neergelegd (c7),
| 71
merken wij op dat destijds in overleg met de gemeenteraad bewust
De afgelopen anderhalf jaar is hard gewerkt aan het vinden van de
gekozen is om de regie bij projectontwikkelaar(s) neer te leggen.
juiste mensen en het structureren van werkprocessen. Zo kunnen
Zoals u ook beschrijft, is dit niet ongebruikelijk. Echter, bij belangrijke
ruimtelijke initiatieven worden aangemeld via de gemeentelijke
communicatiemomenten bij facilitaire projecten is een ambtelijke
website en worden deze vervolgens beoordeeld op de intaketafel e n
vertegenwoordiging van de gemeente aanwezig. Dit in de rol als
teruggekoppeld met betrokken portefeuillehouder en initiatiefnemer.
toehoorder en wanneer hierom wordt verzocht door de ontwikkelaar
Ook is gestart met organisatiebrede trainingen over de beginselen
of geadviseerd door het ambtelijk apparaat, is deze rol actiever. In
van projectmatig werken en vindt er komend jaar een verdere
het vervolg willen wij bij een omgevingsdialoog voor grotere projecten
verdieping plaats voor het ruimtelijk domein. Daarnaast is a an ieder
altijd ambtelijke en soms zelfs bestuurlijke vertegenwoordiging aan
geprioriteerd ruimtelijk initiatief dat opgepakt kan worden een
laten sluiten. Dit om te volgen of de omgevingsdialoog op een juiste
passende projectorganisatie gekoppeld. Voor de grotere projecten
wijze wordt gevoerd. Verslaglegging van deze bijeenkomsten maakt
bestaat deze organisatie uit minimaal een projectleider, adviseur en
onderdeel uit van het besluitvormingsproces. Uiteindelijk is het een
ondersteuner. De kwetsbaarheid binnen de projecte n is hiermee
politieke keuze of de gemeente meer regie moet voeren op facilitaire
verminderd. Ook is het team Ruimtelijke Ontwikkeling versterkt met
projecten.
een coördinator die zich onder andere richt op de verdeling van
Het
inmiddels
vastgestelde
Participatiebeleid
biedt
initiatiefnemers kaders voor de participatie.
werkzaamheden en volgen van de afgesproken werkprocessen. Er is een duidelijk overzicht wie wat doet binnen het team. Hiermee is
Uw conclusie dat het projectmatige sturen in de kinderschoenen staat
stabiliteit ontstaan bij het ambtelijk apparaat. Ten slotte worden wij
en dat de uitvoering van bouwprojecten door de ambtelijke
frequent op de hoogte gebracht van de stand van zaken in de
organisatie zeer kwetsbaar is (c8), willen wij graag nuanceren. Bij de
projecten. Als college zien we met vertrouwen uit naar de toekomst.
ambtelijke fusie met de gemeente Boxtel is bezuinigd op het
Het voorgaande koppelen wij ook graag aa n uw conclusie dat er
personeel. Bovendien is destijds het principe van zelfsturing
onderling beperkt wordt geleerd (c9). Voor de onderzochte projecten
ingevoerd dat inmiddels weer is afgeschaft. Deze ontwikkelingen
is dit juist. In 2022 is binnen de organisatie gestart met een intern
hebben niet bijgedragen aan het kunnen bouwen aan gedegen
projectleidersoverleg en adviseursoverleg met als doel uitwisseling
projectorganisaties en werkprocessen. Dit samen met de krapte op
van ervaringen en ideeën en onderlinge afstemming tussen
de arbeidsmarkt, de coronaperiode en het hoge ambitieniveau
projecten.
maakte dat veel werk verzet moest worden met weinig mensen. Tot slot concludeert u dat de vastlegging en archivering van bouwprojecten
duidelijk
te
wensen
overlaat
en
dat
dit
de
| 72
kwetsbaarheid van gemeente verhoogt (c10). Deze conclusie is juist,
U vervolgt uw aanbevelingen met het scherp volgen van de uitvoering
maar dit heeft ook te maken met de situatie waarin de ambtelijke
van de participatienota bij facilitaire bouwprojecten en het college te
organisatie terecht is gekomen ná de fusie (zie reactie onder c8 en
adresseren op een stevigere rol van de gemeente bij facilitaire
c9). Intussen is een vast stramien ingevoerd voor archivering en
bouwprojecten (a4). Evenals de rekenkamercommissie vinden wij het
vastlegging van documenten op eenduidige wijze. Dit is ook ten
betrekken van omwonenden bij bouwprojecten belangrijk. Wij houden
gunste van een mogelijke latere overdracht van projecten naar
nauwlettend in de gaten of de ontwikkelaar ons participatiekader
andere projectleiders en voorbereidingen op de realisatiefase van
daarvoor op de juiste manier inzet. Als er bijeenkomsten voor grote
projecten.
en complexe facilitaire projecten plaatsvinden, verzoeken wij de ontwikkelaar hierover de gemeenteraad de informeren. Het is aan de
Aanbevelingen
raadsleden en de ambtelijke vertegenwoordiging om als toehoorders
Dank dat u ons zeven aanbevelingen doet om de sturing van grote
hierbij aan te sluiten en zich tijdens bijeenkomsten vanuit die rol ook
bouwprojecten structureel te verbeteren. Graag gaan wij hierop in om
kenbaar te maken. Verslaglegging van deze bijeenkomsten maakt
u een eerste beeld te schetsen hoe wij hier vorm en inhoud aan gaan
onderdeel uit van het besluitvormingsproces.
geven. Vervolgens doet u de aanbevelingen om u als raad het college op te Spreek af wanneer sprake is van beeldbepalende en impactvolle
dragen om uitgangspunten van projectmatige sturing formeel vast te
bouwprojecten (a1), maak duidelijke afspraken tussen raad en
leggen,
college om ervoor te zorgen dat de raad beter in positie komt bij de
gemeentelijke
start van nieuwe beeldbepalende en impactvolle projecten (a2) en
implementeren en structureel te borgen in de ge meentelijke
versterk de informatiepositie van de raad bij beeldbepalende en
organisatie (a6). Inhoudelijk volgen wij uw aanbeveling. Wij bouwen
impactvolle bouwprojecten (a3). ‘Groot en complex’ is wat ons betreft
verder op de kaders van projectmatig werken zoals we dit vorig jaar
passender dan ‘beeldbepalend en impactvol’. Beeldbepalend heeft
hebben ingezet en bedden dit in onze werkprocessen in.
te
implementeren organisatie
en
structureel
(a5)
en
om
te
borgen
in
de
risicomanagement
te
namelijk een andere betekenis in de ruimtelijke ordening. Dit koppelen wij graag aan de reguliere P&C-cyclus. Zie hiervoor onze
Tot slot beveelt u aan te investeren in leren van en tussen
reactie op conclusies 1 tot en met 4. Graag spreken wij met de raad
bouwprojecten (a7). Graag koppelen wij dit aan het gesprek met de
af hoe wij in ‘grote en complexe’ projecten de raad betrekken.
raad over de aanbevelingen 1 tot en met 3 en wijzen wij u op onze
Mogelijk dat we hierin de werkwijze voor het grote en complexe
reactie op conclusie 9. Wij gaan graag met de raad, griffie en
project Kentalis als voorbeeld kan dienen.
| 73
organisatie in gesprek over hoe we uw aanbevelingen in praktijk
8. Nawoord Rekenkamercommissie
kunnen vormgeven. Tot slot Wij hebben waardering voor het uitgevoerde onderzoek. U bevestigt dat de door ons ingeslagen koers voor het verbeteren van werkprocessen en samenwerkingen tussen college en raad de juiste
Allereerst bedankt de rekenkamercommissie het college voor haar constructieve reactie op het rapport over Grote Bouwprojecten in Sint-Michielsgestel. We zijn verheugd te lezen dat u onze conclusies onderschrijft.
is en dat hierin goede stappen zijn gezet. De afgelopen jaren zijn
U geeft aan dat het nu voor de gemeenteraad niet altijd helder is hoe
goede stappen gezet die ons vertrouwen geven in een goede
een project bijdraagt aan beleidsdoelen. Fijn dat op dit vlak
samenwerking met gemeenteraad, initiatiefnemers, inwoners en
verbeteringen te verwachten zijn. We wijzen u erop dat conclusies c1
andere belanghebbenden van ruimtelijke projecten. Ook inspireert u
tot en met c4 daarnaast ook gaan over het in positie brengen van de
ons om dit te blijven monitoren en waar nodig te verbeteren. Dit alles
raad. Met andere woorden: het is dus zaak met elkaar te bespreken
om te kunnen blijven bouwen aan een gezonde en veilige
hoe de raad op verschillende momenten beter kan worden betrokken
leefomgeving voor onze inwoners waarbij wij ons blijven realiseren
bij te nemen besluiten. In dit verband is in het bijzonder conclusie c4
dat het algemeen belang en individuele belangen vragen om het
van belang en we sporen ook de raad aan hier aandacht voor te
maken van zorgvuldige afwegingen en keuzes.
hebben.
Met vriendelijke groet,
De rekenkamercommissie meent dat uw keuze om in het vervolg te zorgen voor een passende gemeentelijke vertegenwoordiging bij de
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sint -
omgevingsdialoog verstandig is. Met u stellen we vast dat de
Michielsgestel
Participatienota voor toekomstige verbeteringen inderdaad een goed
H.J. Looijen, burgemeester D.C. van Eeten, gemeentesecretaris
kader biedt. We zijn benieuwd hoe het college in de toekomst om zal gaan met de belangafwegingen die erbij komen kijken en invulling gaat geven aan de goede voornemens. Tot slot willen we benadrukken dat de diverse door u genoemde organisatorische wijzigingen onverlet laten dat er óók aandacht nodig zal zijn voor patronen en gewoonten binnen de ambtelijke organisatie
| 74
om de voorziene verbeteringen ook daadwerkelijk in praktijk te
Bijlage 1: leidraad deelvragen
brengen en zichtbaar te maken. Op dit vlak missen we in uw reactie nog de urgentie dat verbeteringen niet alleen wenselijk maar ook
Kaders voor de sturing (opzet):
noodzakelijk zijn als het gaat om beeldbepalende en impactvolle
1. Welke kaders hanteert de gemeente voor de sturing van grote
bouwprojecten. Naast deze punten benadrukken we nogmaals dat uw bestuurlijke
(bouw)projecten? •
gebruik instrumentarium, projectmanagement, samenwerking
reactie zeer duidelijk laat zien dat u het rapport en de aanbevelingen
met
serieus neemt. We vertrouwen er daarom zeker op dat het rapport de
in toekomst van zullen ondervinden.
partners,
risicomanagement,
start vormt van (verdere) verbeteringen waar inwoners, o ndernemers en anderen in de gemeente Sint-Michielsgestel de positieve gevolgen
Proceskaders: rolverdeling intern, besluitvorming, sturing, communicatie, financiële
projectbeheersing,
spelregels,
wijze
van
verantwoording en monitoring. •
Inhoudelijke kaders: zowel landelijke kaders (Wabo en Awb) als
lokale
kaders
(samenhang
tussen
structuurvisie,
marktontwikkelingen, bestemmingsplannen en grondbeleid)? 2. In hoeverre zijn bovengenoemde kaders en afspraken op papier Met vriendelijke groet,
voldoende eenduidig en expliciet en zijn deze kaders in opzet toereikend voor adequate sturing?
Collin Hoogeveen Plv. voorzitter Rekenkamercommissie Sint-Michielsgestel
3. Zijn de kaders door de raad expliciet vastgesteld? 4. In hoeverre bieden de kaders voldoende basis voor de raad om adequaat te sturen te monitoren en bij te sturen? 5. Wat zijn gebruikelijke kaders die andere gemeenten gebruiken voor de sturing van grote (bouw)projecten? Hoe werken deze in de praktijk uit?
De praktijk (werking in concrete opgaven): 1. In hoeverre worden de vastgelegde kaders en afspraken (zie deelvraag 1) in de praktijk bij de geselecteerde grote projecten toegepast zoals bedoeld?
| 75
2. Hoe geven college en raad invulling aan hun rol in deze
Bijlage 2: lijst met afkortingen
projecten? In hoeverre is sprake van effectief samenspel? 3. In hoeverre leiden de vastgelegde kaders en afspraken in de
•
Awb: Algemene wet bestuursrecht
praktijk van deze projecten tot adequate uitvoering en sturing?
•
BCO: Bouwclaimovereenkomst
4. In hoeverre worden de projecten binnen de gestelde kaders
•
BRO: Besluit Ruimtelijke Ordening
•
Berap: bestuursrapportage
•
BZK: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
•
CROW: kennisorganisatie infrastructuur, openbare ruimte,
uitgevoerd? 5. In hoeverre is het samenspel tussen gemeente en externe partners effectief? 6. In hoeverre betrekt de gemeente het perspectief van betrokkenen
verkeer en vervoer en werk en veiligheid. Het CROW stelt
bij het vormgeven van projecten? 7. In hoeverre is sprake van een heldere en tijdige communicatie en
onder andere kengetallen voor parkeerbehoefte op. •
GREX: Grondexploitatie
•
GROTIK: Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Kwaliteit
8. In welke mate wordt regelmatig gereflecteerd op leerpunten in de
•
MPG: Meerjarenprogramma Grondbedrijfsfunctie
opgaven? Zowel om te leren binnen het project als te leren voor
•
RIB: Raadsinformatiebrief
andere projecten?
•
RO: Ruimtelijke Ordening
•
RvR: Ruimte voor Ruimte regeling.
•
P&C cyclus: Planning & Control cyclus.
10. Op welke wijze is de raad betrokken bij deze projecten?
•
RvS: Raad van State
11. In hoeverre wordt de raad bij deze projecten daadwerkelijk in
•
VTH: Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving
staat gesteld om adequaat (bij) te sturen en te monitoren in de
•
Wabo: Wet algemene bepalingen omgevingsrecht.
verschillende projectfasen?
•
WOO: Wet Open Overheid (voorheen WOB)
•
Wro: Wet ruimtelijke ordening
informatievoorziening door gemeente met betrokkenen (externe partners en omwonenden)?
9. In hoeverre maakt de gemeente in de projecten adequaat gebruik van het beschikbare instrumentarium?
12. In hoeverre beschikt de raad op elk moment over de benodigde informatie om een goede afweging te kunnen maken? 13. In hoeverre stelt de raad zichzelf in staat om adequaat te sturen?
| 76
Bijlage 3: overzicht gesprekspartners
Voormalig projectleider/trekker Centrumplan
In verband met de Algemene Verordening Gegevensbescherming
(AVG)
staan
in
dit
overzicht
alleen
de
functies
van
Voormalig projectleider Beekveld, Christinastraat Projectleider Centrumplan
gesprekspartners vermeld.
Projectleider Beekveld, Christinastraat
Bestuurders
Projectleider Centrumplan Voormalig Teammanager RO
Functies Teammanager RO Voormalig wethouder gemeente Sint-Michielsgestel 2010-2014: o.a. portefeuille RO (afwezig augustus 2012 – april 2013)
Concernmanager
Voormalig wethouder gemeente Sint-Michielsgestel 2010-2014: o.a. portefeuille Volkshuisvesting 2014-2022: o.a. portefeuille RO
Financieel adviseur RO
Wethouder gemeente Sint-Michielsgestel (2022-) O.a. portefeuille RO
Medewerker grondbedrijf
Planeconoom
Medewerker communicatie Wethouder gemeente Sint-Michielsgestel (2022-) O.a. Portefeuille Volkshuisvesting
Gemeentesecretaris
Burgemeester (huidig)
Voormalig griffier
Ambtelijke organisatie
Ontwikkelaars
Functies
Functie/organisatie
Voormalig projectleider Centrumplan, Beekveld, Christinastraat
Medewerker Van Wanrooij Projectontwikkeling B.V.
| 77
Medewerker Van Wanrooij Projectontwikkeling B.V.
Voor het onderzoek is tevergeefs contact gezocht met een andere voormalig
Directeur Concept-NL Projectontwikkeling B.V.
projectleider
van
het
Centrumplan.
Daarnaast
is
meermaals de ontwikkelaar van Beekveld uitgenodigd voor een gesprek. Deze ontwikkelaar is ondanks aanvankelijk contact niet op de uitnodiging ingegaan.
Inwoners
Casus Omwonende Centrum Sint-Michielsgestel Omwonende Centrum Sint-Michielsgestel Omwonende Christinastraat Omwonende Beekveld
N.b. enkele omwonenden hebben ook een vertegenwoordigende rol namens andere omwonenden op zich genomen in de gesprekken Overige gesprekspartners Functie/organisatie Voormalig adviseur Draaijer & Partners Voormalig adviseur Draaijer & Partners Planontwikkelaar Ruimte voor Ruimte Voorzitter supervisieteam Centrumplan
| 78
Bijlage 4: overzicht geraadpleegde bronnen
•
Ruimtelijke
kaders
projecten
(o.a.
bestemmingsplannen,
beeldkwaliteitsplannen, exploitatieplannen). De onderzoekers hebben de volgende type schriftelijke bronnen
•
Parkeerbeleid: beleidsregels parkeernormen en parapluplan parkeren Sint-Michielsgestel
geraadpleegd: Algemeen college en raad:
Proceskaders:
•
Collegevoorstellen en bijlagen
•
Leidraad projectmatig werken
•
Collegebesluiten
•
Notitie risicomanagement en weerstandsvermogen
•
Informerende notities aan het college
•
Leidraad P&C cyclus
•
Raadsvoorstellen en bijlagen
•
Nota Participatiebeleid
•
Raadsbesluiten
•
Raadsinformatiebrieven (RIB)
Specifiek Centrumplan:
•
Raadspresentaties
•
•
Overige notities van college aan de raad
•
Beantwoording schriftelijke vragen college aan raad
Verslagen stuurgroep Centrumplan
Documentatie uitvoering projecten: •
(Koop)overeenkomsten met externe partijen
Verantwoording:
•
Anterieure overeenkomsten
•
Documentatie P&C cyclus, inclusief grondexploitaties
•
Projectplannen
•
Rapportages Meerjarenprogramma grondbedrijfsfuncties
•
Rapportages Uitvoeringsnota woningbouw
Overig:
•
Projectbladen vier cases
•
Presentaties aan raad
•
Diverse correspondentie tussen inwoners en gemeente
•
Diverse documenten rond bezwaar/beroep
Ruimtelijke kaders: •
Collegeakkoorden
•
Nota’s grondbeleid
•
Woonvisies
•
Structuurvisies
| 79
Bijlage 5: Reconstructies casussen [Zie afzonderlijke bijlage]
| 80