10.4 - Raadsvoorstel zienswijze Kadernota 2023 BHIC

Raadsvoorstel Registratienr.:

1282545

Openbaar

Portefeuillehouder: Peter Raaijmakers Steller:

Mariëlle Custers

Onderwerp 1282545 - Zienswijze op kadernota 2023 Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC)

Status Besluitvormend

Voorstel 1. Kennis te nemen van de kadernota BHIC 2023 2. De uitgezette koers van het BHIC in de kadernota te ondersteunen 3. De voorkeur voor scenario 3 uit te spreken 4. Bijgaande conceptbrief zienswijze vast te stellen en deze te verzenden.

Inleiding Het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) heeft de kadernota 2023 aangeboden aan de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling BHIC. De gemeenteraad krijgt de mogelijkheid om conform het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen een zienswijze ten aanzien van de kadernota kenbaar te maken. Het BHIC heeft op dit moment een aansluiting op het e-depot van het Rijk. Het Rijk heeft echter aangegeven uit te treden uit alle Regionale Historische Centra (RHC), naar verwachting per 11-1-2024. De beëindiging van de aansluiting betekent dat alle RHC’s, zoals BHIC, zelf voor een e-depotvoorziening moeten zorgen. Het BHIC heeft inmiddels een eigen e-depotvoorziening geïmplementeerd, dezelfde leverancier als het Rijk (Preservica). Vanaf 2022 komen alle kosten voor de e-depotvoorziening voor eigen rekening. Daarenboven heeft de Minister, vrij onverwacht, het voornemen geuit de DTR-gelden (Digitale Taken Rijk) vanaf 2022 stop te zetten. Deze gelden spelen een belangrijke rol bij de ontwikkeling en voorbereiding van het BHIC en andere RHC’s op het leveren van e-depotdiensten aan de deelnemers. Dit heeft het BHIC al in de begroting 2022 moeten verwerken en verwerkt in de Meerjarenraming 2024-2026. Het bestuur van BHIC moet op korte termijn een besluit te nemen over de bekostiging van de e-depotvoorziening.

Om deze taak goed en toekomstbestendig te kunnen uitvoeren wil het BHIC vanaf 2024 een bijdrage vragen van de deelnemers. Het bestuur heeft dit onderwerp ter consultatie aangeboden en besproken met de portefeuillehouders in het overleg van 1 oktober 2021. In dit overleg is afgesproken dat jet onderwerp in de kadernota zal worden opgenomen, zodat de deelnemers hun zienswijze en voorkeursscenario aan kunnen geven. Omdat dit onderwerp door de deelnemers intern besproken moet worden, zal dit onderwerp opnieuw worden geagendeerd voor de volgende bestuursvergadering en portefeuillehouders overleg van 8 april 2022.

Raadsvoorstel Registratienr.:

1282545

Openbaar

Portefeuillehouder: Peter Raaijmakers Steller: Mariëlle Custers De Provincie Noord-Brabant heeft momenteel een dienstverleningsovereenkomst met BHIC, die per 1 januari 2022 is verlopen. Deze wordt verlengd en zij zal met haar deelname aan de edepotvoorziening 25% van de kosten voor haar rekening nemen. Hiermee is het tweede scenario niet meer aan de orde. In de door het BHIC uitgewerkte scenario’s, waarbij de provincie via een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) verbonden blijft met het BHIC, blijft de bijdrage per inwoner aanzienlijk lager dan bij andere RHC’s (Het Noord-Hollands Archief € 1,27; Het Zeeuws Archief € 1,10; Het Drents Archief € 1,10); In de afgelopen jaren is steeds aangegeven dat uitgegaan moet worden van een bijdrage van € 1,10 per inwoner. In onderstaande scenario’s blijft de bijdrage ruim onder dit bedrag. Elk scenario betekent vanaf 2024 een verhoging van het bedrag per inwoner en bij scenario 1 ook een incidentele onttrekking aan de reserves, dit is de e-depot reserve en de algemene reserve van BHIC. Scenario

2024

2025

2026

2027

1. Groeimodel 3. Gelijk aan kosten

€ 0,25 € 0,70

€ 0,45 € 0,70

€ 0,65 € 0,85

€ 0,85 € 0,85

Tlv reserves BHIC € 438.000 €0

.De verhoging van de bijdrage voor de gemeente Sint-Michielsgestel zijn tot en met 2027 (bij gelijkblijvende inwoneraantallen)

Scenario 1 Scenario 3

2023* € 109.500 € 109.500

2024 € 115.800 € 128.400

2025 € 121.400 € 128.400

2026 € 127.000 € 132.600

2027 € 132.600 € 132.600

* gebaseerd op 27.969 inwoners

Beoogd resultaat Zienswijze op de kadernota van BHIC vastgesteld en voorkeurscenario voor de edepotbekostiging bepaald, waarbij gemeente Sint-Michielsgestel kiest voor scenario 3.

Argumenten 2.1 Budgetontwikkeling 2023 Met het oog op de verwachte loon- en prijsontwikkeling, wordt voor de begroting 2023 uitgegaan van een voorlopige indexering van 2%. Het definitieve indexeringspercentage van het Rijk over 2021 was ten tijde van het opstellen van de kadernota 2023 nog niet bekend. Bij het opstellen van de begroting 2023 zal het indexeringspercentage van het Rijk over 2021 wel bekend zijn. In de begroting 2023 zal dan ook rekening gehouden worden met de hiervoor genoemde correctie.

Raadsvoorstel Registratienr.:

1282545

Openbaar

Portefeuillehouder: Peter Raaijmakers Steller: Mariëlle Custers 2.2 Kadernota weinig verrassend Het BHIC kenmerkt zich door jarenlang stabiel, degelijk en weinig verrassend financieel beleid, waardoor BHIC ook politiek gezien nauwelijks gevoeligheden kent. Met uitzondering van de bekostiging van de e-depotvoorziening is de kadernota van BHIC dan ook weinig verrassend. De gemeente heeft daarom geen opmerkingen hierover en is akkoord met de rest van inhoud van de kadernota. 3.1 Lagere jaarlijkse bijdrage dan verwacht en landelijk gemiddelde De uiteindelijke jaarlijkse bijdrage valt al lager uit dan aanvankelijk gedacht is na invoering edepot en dat betekent dat alle gemeenten in structurele zin minder hoeven af te dragen dan vooraf gedacht, en dus een financieel voordeel halen. De jaarlijkse bijdrage voor het e-depot is ook lager dan landelijk gemiddeld. 3.2 Onzekere invoeringstraject e-depot De invoering van het e-depot gaat met allerlei onzekerheden gepaard waarvoor ooit een reserve is aangelegd. Als de reserve nu ingezet wordt voor een ingroeimodel heeft het BHIC geen ruimte meer om zelfstandig een tegenvaller bij de invoering/implementatie op te vangen. Het enige voordeel van het ingroeimodel is dat de gemeenten voor 2 à 3 jaar wat geld over houden, maar gezien de omvang en het 'eindige' karakter daarvan zal dat uiteindelijk weinig opbrengen.

Indien er toch tegenvallers komen, zullen alle deelnemers alsnog moeten bijleggen omdat de reserves zijn uitgeput door het ingroeimodel. 3.3 Collectieve belang en conservatieve begrotingsopzet De gemeente Sint-Michielsgestel maakt reeds gebruik van de archiefbewaarplaats van BHIC voor haar analoge archief als wettelijke verplichting. De gemeente wil daarom haar digitale archief bij BHIC onderbrengen en zal daarom gebruik maken van de e-depotvoorziening. De gemeente pleit voor het collectieve belang en een conservatievere begrotingsopzet. Als blijkt dat de reserve uiteindelijk niet nodig is, kan restitutie altijd nog plaats vinden. De gemeente spreekt dan ook de voorkeur uit voor scenario 3.

Kanttekeningen 2.1 Onderhoud, beheer en instandhouding Citadel Het BHIC is per 1 januari 2019 zelf verantwoordelijk is voor het beheer, onderhoud en instandhouding van de Citadel, waar het BHIC gevestigd is. Het Rijksvastgoedbedrijf blijft wel eigenaar van het rijksgebouw. Na een proefperiode is er een evaluatie uitgevoerd en ligt er een voorgenomen besluit het één en ander definitief te maken. Indien voordelen worden behaald mag het BHIC deze binnen haar doelstellingen besteden. Maar niet ter structurele verlaging van de jaarlijkse bijdragen van de regiopartners. Het directe voordeel voor de deelnemende gemeenten zit in het BTWcompensatiefonds. 3.1 Uittreden Rijk per 1-1-2024 Het Rijk wil per 1-1-2024 uittreden. De analoge rijksarchieven blijven fysiek bij het BHIC en ook het beheer ervan. Daarvoor wordt een specifieke uitkering verstrekt, op grond van een delegatieopdracht van de minister aan de gemeenschappelijke regeling. De specifieke uitkering is gelijk aan de huidige bekostiging van de analoge rijksarchieven. Het Rijk heeft gegarandeerd dat het uittreden geen negatieve budgettaire consequenties zal hebben voor de zittende partners. Het uittreden van het Rijk heeft wel tot gevolg dat de samenstelling van het bestuur per 1-1-2024 zal wijzigen en dat de gemeenschappelijke regeling moet worden aangepast.

Raadsvoorstel Registratienr.:

1282545

Openbaar

Portefeuillehouder: Peter Raaijmakers Steller:

Mariëlle Custers

Financiën In de afgelopen jaren zijn de jaarlijkse bijdragen niet of beperkt trendmatig verhoogd. Nu het BHIC geconfronteerd wordt met wegvallende rijksinkomsten leidt dit tot overeenkomstige hogere bijdragen van de gemeenten. Dit kan worden gezien als een autonome ontwikkeling. De bijdrage voor 2023 past binnen de budgetten die hiervoor al in de begroting opgenomen zijn. De meerkosten vanaf 2024, afhankelijk van welk scenario gekozen wordt, nemen we de autonome ontwikkeling mee bij de nieuwe meerjarenbegroting 2023-2026. Hiervoor moet dan een beroep worden gedaan op het begrotingssaldo. Zowel scenario 1 als scenario 3 leidt in structurele zin tot een hogere inwonerbijdrage van € 0,85. Voor onze gemeente is dit een bedrag van € 25.100. Scenario 1 heeft als voordeel dat de hogere bijdrage in oplopende stappen wordt verhoogd. Het nadeel hiervan is echter dat een fors beroep wordt gedaan op de reservepositie van het BHIC, waardoor het BHIC minder mogelijkheden heeft om zelfstandig tegenvallers op te vangen.

Uitvoering BHIC heeft de migratie van het e-depot van het Rijk aangaande de archieven van gemeente Sint-Michielsgestel inmiddels uitgevoerd. De gemeente zal vanaf nu gebruik maken van de edepotvoorziening van BHIC. In de meerjarenbegroting van 2023-2026 zullen we de hogere bijdrage als gevolg van de e-depotvoorziening opnemen.

Communicatie Niet van toepassing

Lokale gevolgen voorstellen GR-en De lokale gevolgen van het gekozen scenario voor de bekostiging van de e-depotvoorziening zorgen voor een verhoging van de deelnemersbijdrage van de gemeente Sint-Michielsgestel.

Sint-Michielsgestel, 8 februari 2022 Burgemeester en wethouders van Sint-Michielsgestel, de secretaris,

de burgemeester,

G.A.A. van Rijswijk-van Mook

H.J. Looijen

Bijlagen 1. Kadernota BHIC 2023 2. Conceptbrief zienswijze

Raadsvoorstel Registratienr.:

1282545

Openbaar

Portefeuillehouder: Peter Raaijmakers Steller:

Mariëlle Custers

Contactpersoon Tim Pennings, teammanager Contactcenter, 073-5531639, t.pennings@mijngemeentedichtbij.nl

Raadsbesluit Registratienr.: 1282545

Aanhef De raad van de gemeente Sint-Michielsgestel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 februari 2022;

Besluit 1. 2. 3. 4.

Kennis te nemen van de kadernota BHIC 2023 De uitgezette koers van het BHIC in de kadernota te ondersteunen De voorkeur voor scenario 3 uit te spreken Bijgaande conceptbrief zienswijze vast te stellen en deze te verzenden.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 24 februari 2022; De gemeenteraad van Sint-Michielsgestel, de griffier,

de voorzitter,

N.A. Hoogerbrug-van de Ven

H.J. Looijen