08.a - RvS aansluiten bij Bureau Inkoop en aanbestedingen ZuidOost Brabant Bizob

Raadsvoorstel Registratienr.:

1253900

Steller:

Patrick Kremers

Onderwerp Aansluiten bij Bureau Inkoop & Aanbestedingen Zuidoost Brabant (Bizob)

Status Besluitvormend

Voorstel Geen zienswijze in te dienen tegen het voornemen van het Algemeen Bestuur van MijnGemeenteDichtbij tot deelname aan Bizob.

Inleiding De gemeente Sint-Michielsgestel en de gemeente Boxtel zijn al sinds 2002 allebei separaat deelnemer aan het Inkoopplatform Noordoost Brabant (INOB). Dit inkoopsamenwerkingsverband, wat bij oprichting uit 18 deelnemende gemeenten in Noordoost Brabant bestond, is de afgelopen jaren (door herindelingen en fusies) geslonken tot een inkoopsamenwerking tussen 8 á 9 gemeenten. De kartrekkers van dit inkoopplatform zijn de gemeente ’s-Hertogenbosch, Oss en Meierijstad. Dit inkoopplatform heeft o.a. als doel om gezamenlijk inkoop- en aanbestedingstrajecten te doorlopen om zo ‘apparaatskosten en programmatische kosten per deelnemer te minimaliseren. Sinds de ambtelijke fusie van de gemeente Boxtel en Sint-Michielsgestel in 2016 tot MijnGemeenteDichtbij zien we echter dat de deelname vanuit beide gemeenten, danwel MijnGemeenteDichtbij, drastisch is teruggelopen. In een evaluatie in 2019 met interne stakeholders kwam hiervoor als belangrijkste oorzaak naar voren, dat deelname aan gezamenlijke trajecten met INOB leidt tot meer inzet van de eigen medewerkers en een geringere invloed op onze ‘couleur locale’. Stichting Bizob is een samenwerkingsverband van een aantal gemeenten in de regio OostBrabant.

Uit interne analyses zien we dat sinds 1 januari 2016 Bizob de ambtenaren van MijnGemeenteDichtbij in toenemende mate ondersteund op diverse aanbestedingstrajecten, steeds op basis van losse dienstverleningsovereenkomsten. Dit betrof zowel individuele aanbestedingstrajecten voor één der gemeenten als ook gezamenlijke aanbestedingstrajecten binnen de regio Meierij. De toename komt doordat de ondersteuning van Bizob zorgt voor een stuk ontzorging op het gebied van Inkoop voor de eigen ambtenaren. Daarnaast biedt de ondersteuning ook de mogelijkheid om ons eigen kennis- en kundeniveau te vergroten en biedt het netwerk van Bizob eveneens de mogelijkheid om regionale samenwerking op te zoeken.

Raadsvoorstel Registratienr.:

1253900

Steller:

Patrick Kremers

Binnen MijnGemeenteDichtbij ontstaat meer en meer de behoefte om de inkooporganisatie verder te professionaliseren en risico’s op onrechtmatigheid en ondoelmatigheid te beperken. Een van de issues die hierbij naar voren komen is het gestructureerd doorlopen van inkoop- & aanbestedingstrajecten. Van voorbereiding tot en met het voeren van adequaat contractmanagement. Met de aansluiting bij Bizob sluiten we aan bij een professioneel netwerk met kennis en kunde op het gebied van inkopen & aanbesteden en ervaring in de decentrale overheidssector. Door dit aansluiten worden ambtenaren van MijnGemeenteDichtbij eerder in de gelegenheid gebracht om professionele ondersteuning in te schakelen voor hun inkopen & aanbestedingen. Tevens zorgt het aansluiten bij Bizob voor een laagdrempelige mogelijkheid om intergemeentelijke samenwerking op te zoeken, middels kennisdeelsessies en seminars het kennis en kundeniveau van onze ambtenaren te vergroten en door middel van de inzet van aanbestedingsjuristen kunnen we ons handelen sneller en makkelijker toetsen aan vigerende wet- & regelgeving.

Beoogd resultaat Conform de Gemeenschappelijke Regeling samenwerkingsorganisatie Boxtel - SintMichielsgestel dient een besluit van het Algemeen Bestuur van MijnGemeenteDichtbij om te participeren in een andere stichting voorgelegd voor zienswijzen te worden aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten in de GR. Met dit raadsvoorstel willen we u als gemeenteraad de mogelijkheid bieden om uw zienswijze op dit voorgenomen besluit te geven.

Argumenten 1.1 Met deelname aan Bizob wordt professionele inkoopondersteuning geborgd. Het terrein van publieke inkoop en aanbestedingen erg breed. De benodigde kennis en capaciteit voor het begeleiden van alle voorkomende inkoop- & aanbestedingstrajecten binnen MijnGemeenteDichtbij is niet in te vullen binnen een solofunctie. Met de aansluiting bij Bizob (werkzaam voor meer dan 25 overheidsorganisaties in OostBrabant) wordt de continuïteit én kwaliteit van het inkoopproces in organisatorische en personele zin goed geregeld. Bizob is al enige tijd voor de GR werkzaam en is inmiddels goed bekend met en in delen van onze organisatie. Binnen de organisatie is tevredenheid over de geboden ondersteuning door Bizob. 1.2 Aansluiten bij Bizob garandeert verder een brede intergemeentelijke samenwerking, borging van kennis en deskundigheid en vraagt minder (externe) juridische ondersteuning. Aansluiten bij Bizob sluit tevens aan bij de ondersteuningsbehoefte van de vensters, waarmee beter invulling gegeven kan worden op de gefragmenteerde, decentrale ondersteuningsvraag op het gebied van inkoop. 1.3 Eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid. Ondanks de regionale samenwerking via Bizob kan de MijnGemeenteDichtbij en de beide gemeenten haar eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid blijven bepalen. Lokaal-specifieke criteria/keuzes blijven mogelijk.

Raadsvoorstel Registratienr.:

1253900

Steller:

Patrick Kremers

1.4 De uitgangspunten van het inkoop-en aanbestedingsbeleid worden geborgd. Aspecten als rechtmatigheid en doelmatigheid, maar ook maatschappelijk verantwoord inkopen, integriteit. Social return en betrokkenheid van het midden en klein bedrijf zijn belangrijk en dienen goed tot hun recht te komen. 1.5 Aansluiten bij de stichting Bizob zorgt er voor dat Bizob een verbonden partij wordt van MijnGemeenteDichtbij en dat diensten afgenomen bij Bizob gezien mogen worden als ‘inbesteden’. Het voorbehouden van een overheidsopdracht aan een eigen organisatieonderdeel. Hierdoor kunnen de uitgaven aan Bizob altijd als rechtmatig worden beschouwd. 1.6 De stichting Bizob heeft statutair bepaald dat toetreden ook mogelijk is voor gemeenschappelijke regelingen en andere publiekrechtelijke lichamen met eigen rechtspersoonlijkheid. MijnGemeenteDichtbij is een publiekrechtelijk lichaam met eigen rechtspersoonlijkheid. In bijlage 2 is toegelicht in de juridische onderlegger hoe deze toetreding gerealiseerd kan worden. 1.7 Na toetreding zal een afgevaardigde van MijnGemeenteDichtbij toetreden tot de governance body van de stichting Bizob. Deze is verankerd volgens een regio-indeling waarbinnen de deelnemers een vertegenwoordiger kiezen.

Kanttekeningen 1.1 Deelnemers in Bizob zijn risicodragend De deelnemers aan de stichting delen mee in de financiële resultaten van de stichting in verhouding tot de afname van de stichting. In de afgelopen jaren zijn die financiële resultaten overigens steeds positief geweest. 1.2 Exacte samenwerking en doorontwikkeling wordt in 2021 verder uitgewerkt. De aansluiting bij Bizob is geen doel op zich maar vormt de start van de volgende fase van doorontwikkeling van de eigen inkooporganisatie. Onderdeel van de samenwerking is dat er op strategisch gebied piketpalen moeten worden uitgezet en er een pad moet worden uitgestippeld waarlangs de organisatie verder groeit. Hiervoor zullen in de samenwerking met Bizob de eerste piketpalen moeten worden gezet. Dit gebeurd in 2021, waarna ook een goed beeld kan worden geschetst van de rol- & taakverdeling en de benodigde capaciteit. 1.3 Deelname aan gezamenlijke trajecten vraagt om consensus. Met het aansluiten bij Bizob ontstaat ook de mogelijkheid om doelmatig te handelen en in gezamenlijkheid inkoop- & aanbestedingstrajecten te doorlopen. Hiermee neemt de eigenheid van onze intenties wellicht af, maar dit heeft vaak als voordeel dat er meer uniformiteit is naar de markt toe.

Financiën MijnGemeenteDichtbij betaalt eenmalig entreegeld van € 0,72 per inwoner; zijnde een bedrag van (ongeveer) €42.500,-. In afstemming met team Financiën is in 2019 besloten dat de dekking van deze eenmalige kosten vanuit de onder uitputting van het budget van

Raadsvoorstel Registratienr.:

1253900

Steller:

Patrick Kremers

MijnGemeenteDichtbij voor 2019 kan plaatsvinden. Deze eenmalige kosten mogen niet gezien worden als inhuur medewerkers en voldoen daarmee aan de criteria. Dekking reguliere kosten. Door aan te sluiten bij Bizob daalt het dagtarief voor de inzet van Bizob. Conform huidige organisatie komen deze kosten ter dekking van de vensters/projecten waarvoor de ondersteuning van Bizob wordt ingezet.

Uitvoering Na instemming met het voorgenomen besluit zal er conform de governance van Bizob een afvaardiging voor de vergadering van aangeslotenen moeten worden aangewezen. In operationele zin geldt de inkoopconsulent als contactpersoon inkoop Bizob (CPI), waarlangs afstemming over de dienstverlening plaatsvindt. Zo zal er afstemming plaatsvinden over de inkoopkalender, gezamenlijke trajecten en eventuele benodigde ondersteuning voor individuele trajecten en de inkooporganisatie van MijnGemeenteDichtbij in zijn algemeen. Hierbij zal in eerste aanleg de nadruk liggen op de prioriteiten uit de Marap van het CET om de voornaamste risico’s als eerste aan te pakken.

Communicatie Na instemming met voorstel zal er intern gecommuniceerd worden dat MijnGemeenteDichtbij is aangesloten bij Bizob en hoe er gebruik gemaakt kan worden van deze samenwerking. Extern zal geen proactieve communicatie worden gedaan, daarmee blijft de eigen identiteit van de gemeente bij extern handelen zichtbaar en in tact.

Lokale gevolgen voorstellen GR-en De toetreding tot Bizob heeft geen lokale gevolgen voor de gemeente Sint-Michielsgestel. Medewerkers van MijnGemeenteDichtbij blijven verantwoordelijke voor de uitvoering en dagelijkse gang van zaken binnen projecten voor de gemeente Sint-Michielsgestel, deze kunnen hierdoor meer ondersteuning verwachten vanuit Bizob waarmee, het proces meer uniform, rechtmatig en doelmatig wordt doorlopen.

Sint-Michielsgestel, 23 februari 2021 Burgemeester en wethouders van Sint-Michielsgestel, de secretaris,

de burgemeester,

H. Derksen

H.J. Looijen

Bijlagen 1. Instemmingsbesluit directie MGD (dd. 3-12-2019) 2. Juridische onderlegger toetreding MijnGemeenteDichtbij tot Bizob

Raadsvoorstel Registratienr.:

1253900

Steller:

Patrick Kremers

Ter inzage 1.

Contactpersoon B. van Druenen, teammanager BV-Staf en Ondersteuning, b.v.druenen@mijngemeentedichtbij.nl, 0411-655721.

Raadsbesluit Registratienr.: 1253900

Openbaar

Aanhef De raad van de gemeente Sint-Michielsgestel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 23 februari 2021;

Besluit 1. Geen zienswijze in te dienen tegen het voornemen van het Algemeen Bestuur van MijnGemeenteDichtbij tot deelname aan Bizob.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering 18 maart 2021; De gemeenteraad van Sint-Michielsgestel, de griffier,

de voorzitter,

N.A. Hoogerbrug-van de Ven

H.J. Looijen