07 - Raadsvoorstel programma van eisen accountancy 2022

Raadsvoorstel Registratienr.:

1280763

Openbaar

Portefeuillehouder: Ed Mathijssen Steller:

Art Vissers

Onderwerp 1280763 - Programma van eisen accountancy 2022

Status Besluitvormend

Voorstel 1. 2. 3.

Het aanbestedingsdocument (programma van eisen) “Accountancy Boxtel, SintMichielsgestel en MijnGemeenteDichtbij, 2022 e.v.”, vast te stellen. Het inkoopteam zoals beschreven in dit aanbestedingsdocument opdracht te geven de inkoopprocedure verder inhoud te geven. De Controleverordening gemeente Sint-Michielsgestel 2022 vast te stellen.

Inleiding De gemeenten Boxtel, Sint-Michielsgestel en GR MijnGemeenteDichtbij hebben in 2017 een gezamenlijke aanbesteding doorlopen voor accountantsdiensten vanaf het boekjaar 2017. De huidige overeenkomsten eindigen van rechtswege na de controle van de jaarrekening 2021. We zijn daarom inmiddels gestart met de voorbereidingen op de gezamenlijke aanbesteding voor accountancy vanaf 2022. Voor dit aanbestedingstraject is een inkoopteam gevormd met vertegenwoordigers uit de beide gemeenteraden, het algemeen bestuur en de ambtelijke organisatie. De gemeenteraad heeft op basis van de controleverordening de bevoegdheid om het programma van eisen vast te stellen (zie bijlage 1). Vanwege dit programma van eisen behoort ook de controleverordening te worden geactualiseerd (zie bijlage 2). Het inkoopteam krijgt de opdracht om de aanbesteding uit te voeren en komt na doorlopen van deze aanbesteding met een gunningsadvies. Het inkoopteam adviseert de opdracht te gunnen op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Daarbij telt de prijs mee voor 30% en de kwaliteit voor 70%. In het programma van eisen gaan we uit van een maximale contractduur van 7 jaar (4 jaar basis met 3 jaar verlengingsoptie) terwijl dit nu in de controleverordening maximaal 6 jaar (4 jaar basis met 2 jaar verlengingsoptie) kan zijn.

Vanuit de markt gezien is 7 jaar de ideale looptijd omdat dit ook de termijn is dat een controleteam op een opdracht wordt gezet. Voor onze organisatie is het voordeel om maximaal te profiteren van het leereffect dat het controleteam de organisaties kennen. Voor de accountant is het dan ook interessant om vanwege de langere looptijd op zo’n aanbesteding in te schrijven.

Raadsvoorstel Registratienr.:

1280763

Openbaar

Portefeuillehouder: Ed Mathijssen Steller:

Art Vissers

Beoogd resultaat De beide gemeenten en MijnGemeenteDichtbij wensen een gedegen verantwoording af te leggen en willen voldoen aan wet- en regelgeving. Om synergievoordelen te behalen wordt opnieuw één gezamenlijke accountant gezocht die als externe partij de jaarstukken controleert. Naast deze resultaatsverplichting zoeken de organisaties een accountant die de organisaties ondersteunt en adviseert bij het werken aan verbetering van de interne beheersing.

Argumenten 1.1. Het programma van eisen is opgesteld met inbreng vanuit de 3 organisaties Het inkoopteam bestaat uit vertegenwoordigers vanuit de beide gemeenteraden, het algemeen bestuur en de ambtelijke organisatie. Onder begeleiding van Bizob (Inkoopbureau Zuid-Oost Brabant) is het programma van eisen voorbereid voor een gezamenlijke aanbesteding. 1.2. De controleverordening wordt geactualiseerd Vanwege de gewenste contracttermijn (maximaal 7 jaar in plaats van maximaal 6 jaar) behoort de controleverordening te worden geactualiseerd. Tevens is de verordening op een aantal punten geactualiseerd. 1.3. Het inkoopteam voert het inkoopproces uit, beoordeelt en komt met gunningsadvies Na instemming van het programma van eisen wordt de Europese aanbesteding gestart. Nadat de inschrijvingen binnen zijn, zal het inkoopteam aan de hand van de gunningscriteria deze inschrijvingen beoordelen. In gezamenlijkheid wordt daarna een gunningsadvies voorbereid dat medio 2022 wordt voorgelegd aan de gemeenteraad.

Kanttekeningen 1.1 De laatste jaren hebben de grote accountantskantoren geen belangstelling meer De ervaring in de laatste jaren geeft aan dat de grote kantoren geen belangstelling meer hebben voor relatief kleinere gemeenten. 1.2 De controleverordening wordt waarschijnlijk in 2022 nog een keer aangepast Naar verwachting heeft het college/dagelijks bestuur vanaf 2022 de wettelijke taak om de rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. Deze taak ligt nu nog bij de accountant. Nadat de wetgeving hiervoor definitief is behoren we onze controleverordening in de loop van 2022 hierop te actualiseren.

Financiën Dit voorstel heeft nu geen financiële gevolgen. Afhankelijk van de prijsaanbieding van de partij die geselecteerd wordt, weten we bij de gunning wat het effect voor de begroting zal zijn. Structureel is nu beschikbaar een budget van € 34.600.

Uitvoering Op basis van het programma van eisen wordt na instemming door de gemeenteraden en algemeen bestuur de aanbestedingsprocedure gestart. Het inkoopteam beoordeelt de inschrijvingen en komt met het gunningsadvies. De planning is er op gericht om medio 2022 dit gunningsadvies voor te leggen aan de gemeenteraden en het algemeen bestuur.

Communicatie Niet van toepassing.

Raadsvoorstel Registratienr.:

1280763

Openbaar

Portefeuillehouder: Ed Mathijssen Steller:

Art Vissers

Lokale gevolgen voorstellen GR-en Niet van toepassing.

Sint-Michielsgestel, 21 december 2021 Burgemeester en wethouders van Sint-Michielsgestel, de secretaris,

de burgemeester,

G.A.A. van Rijswijk-van Mook

H.J. Looijen

Bijlagen 1. Aanbestedingsdocument (programma van eisen) “Accountancy Boxtel, SintMichielsgestel en MijnGemeenteDichtbij, 2022 e.v.” 2. Controleverordening gemeente Sint-Michielsgestel 2022

Ter inzage -

Contactpersoon Alphons Buurman, teammanager Financiën en Administratie, 0411-655303, a.buurman@mijngemeentedichtbij.nl

Raadsbesluit Registratienr.: 1280763

Aanhef De raad van de gemeente Sint-Michielsgestel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 21 december 2021;

Besluit 1. 2. 3.

Het aanbestedingsdocument (programma van eisen) “Accountancy Boxtel, SintMichielsgestel en MijnGemeenteDichtbij, 2022 e.v.”, vast te stellen. Het inkoopteam zoals beschreven in dit aanbestedingsdocument opdracht te geven de inkoopprocedure verder inhoud te geven. De Controleverordening gemeente Sint-Michielsgestel 2022 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 27 januari 2022; De gemeenteraad van Sint-Michielsgestel, de griffier,

de voorzitter,

N.A. Hoogerbrug-van de Ven

H.J. Looijen