03 - Verzoek agendering informatieronde Regionaal Uitvoeringsprogramma Jeugd

Verzoek agendering beeldvormende informatieavond gemeenteraad

Datum verzoek Datum presidium Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar

: 30-10-2024 : : Peter Raaijmakers : Lisa Verhoeven

Onderwerp: Toelichting Regionaal Uitvoeringsprogramma Jeugd

Aanleiding Bevat de volgende inhoud: • Korte toelichting op het onderwerp • Waarover gaat de raad zich een beeld vormen? • Wat ging eraan vooraf? Naar aanleiding van de toezegging, door wethouder Peter Raaijmakers aan de raad op 30 mei 2024 is in het Regionaal Bestuurlijk Overleg van 27 juni 2024 besloten de gemeenteraden die dit willen op een eenduidige wijze te informeren over her Regionaal Uitvoeringsprogramma. Met het Uitvoeringsprogramma wordt invulling gegeven aan het Regionaal Beleidsprogramma dat op 30 mei 2024 is vastgesteld door de raad. Vanuit de regio is een PowerPoint presentatie gemaakt, welke bedoeld is als hulpmiddel bij het mondeling informeren van de raad over de laatste stand van zaken en de nog te zetten stappen. De PowerPoint laat gelegenheid aan de betrokken ambtenaar om de verbinding te laten zien tussen lokale opgaven en hetgeen op regionaal niveau wordt opgepakt.

Doel Bevat de volgende inhoud: • Waarom is de beeldvormende informatieavond belangrijk voor de raad? • Kan ook worden volstaan met een memo, RIB in plaats van een informatieavond? • Wanneer is de informatieavond geslaagd?

Het Uitvoeringsprogramma zal niet door de raad worden vastgesteld. Desondanks wordt het belangrijk gevonden om de raad hier (nog) wel over te informeren, daar er in het Beleidsprogramma verschillende verwijzingen zijn gemaakt naar dit Uitvoeringsprogramma, hetgeen er toen nog niet was. Met het interactieve aspect, waar in deze presentatie ruimte voor is gelaten, wordt getracht vragen en eventueel onjuiste veronderstellingen weg te nemen. Daarbij wordt rekening gehouden met de behoefte van raadsleden om actief mee te kunnen denken en mee te praten over wat er binnen hun invloedsfeer gebeurt. De informatieavond is geslaagd wanneer raadsleden zich een goed beeld hebben kunnen vormen wat het Regionaal Uitvoeringsprogramma inhoud, er eventueel onjuiste veronderstellingen zijn weggenomen en vragen zijn beantwoord.

1

Aanpak Bevat de volgende inhoud (voor zover bekend): • Gewenste datum/periode informatieronde? (graag onderbouwen) • Gewenste tijdsduur, maximaal 45 minuten (graag onderbouwen) • Welke werkvorm? (moet passen bij doel) Interactiviteit gewenst; geen sheets voorlezen • Wie zijn de inleiders/sprekers (en hun functie); wie beantwoordt eventuele technische vragen? • Eventueel: conceptprogramma van de avond Het presenteren dient plaatst te vinden voor het Regionaal Bestuurlijk Overleg van 19 december 2024. Dit is het moment dat het Regionaal Uitvoeringsprogramma definitief wordt vastgesteld door de wethouders uit de regio. Raadsleden hebben te kennen gegeven dat zij graag voor dit moment op de hoogte gesteld willen worden. Het geschatte aantal minuten voor de ambtenaar om te presenteren zal 20 tot 30 minuten zijn. Hierna volgt het interactieve gedeelte waar 15 minuten tijd voor wordt gereserveerd. De presentatie zal worden gegeven door Regio-Beleidsadviseur Jeugd Lisa Verhoeven. Inleiding (met eventueel verwijzing naar de toezegging van 30 mei 2024) kan door Peter worden verzorgd, maar is geen vereiste.

Vervolg • •

Wat zijn de vervolgstappen? Wanneer is de raad besluitvormend aan zet?

Na de presentatie volgt (later in tijd) de vaststelling van het Uitvoeringsprogramma door de wethouders in de regio, waarna de nog niet eerder gestarte projecten worden gestart en er jaarlijks verslag wordt gedaan van de resultaten.

2

Algemene toelichting besluitvormingsproces De besluitvorming in Sint-Michielsgestel kent drie fases: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. De commissie behandelt onderwerpen in de beeldvormende of oordeelsvormende fase. Besluitvorming vindt plaats in de gemeenteraadsvergadering. Bij beeldvorming halen de leden informatie op en vormen zich een beeld van een onderwerp, bijvoorbeeld aan de hand van een presentatie. Het verzamelen van informatie en het vormen van een beeld staan centraal. In het vergaderschema van de gemeenteraad zijn een aantal beeldvormende informatieavonden voor de gemeenteraad vastgesteld. Het presidium bepaalt welke onderwerpen en op welke wijze de raad zich een beeld wenst te vormen op deze avonden. Agenderingsverzoeken kunnen bij griffie worden ingediend (griffie@sint-michielsgestel.nl). Wil je een onderwerp agenderen voor een beeldvormende informatieavond? -

Neem dan eerst even contact op met de griffie: o Desirée Thissen, griffier; o Hans Verdellen, interim-raadsadviseur;

De griffie denkt mee over een geschikt moment en geschikte vorm van informeren. Dit kan ook het advies zijn om een andere wijze van informeren te kiezen (bijv. een raadsinformatiebrief). Er vinden namelijk maar een beperkt aantal beeldvormende informatieavonden per jaar plaats. -

De griffie stuurt je het format verzoek agendering beeldvormende informatieavond toe. Wij ontvangen graag de conceptversie van jouw agenderingsverzoek, zodat we hierin kunnen meedenken en adviseren.

-

Bespreek ook het agenderingsverzoek met de portefeuillehouder. De griffie ontvangt na akkoord van de portefeuillehouder graag het definitieve agenderingsverzoek.

Wat gaan we doen met je verzoek? -

Na ontvangst van het definitieve verzoek agendeert de griffier het verzoek voor het eerstvolgende presidium. Het presidium besluit tot agendering voor een bepaalde beeldvormende informatieavond. Na besluitvorming plaatst de griffie het onderwerp op de agenda.

-

We bekijken samen hoe we een succes kunnen maken van de beeldvormende informatieavond. Daartoe ontvangen we graag uiterlijk 7 dagen van tevoren de concept PowerPointpresentatie en/of andere stukken.

De griffie wordt graag betrokken bij de voorbereiding op deze avond. Zo kunnen we de wensen van college, organisatie en raad zo goed mogelijk op elkaar afstemmen. Nog een tip vooraf, zorg dat de informatie die wordt gedeeld aansluit op de behoefte én rol van de raad (zie kopje doel van dit formulier). -

Voor de uitnodiging hebben we een korte toelichtende tekst en een programma nodig. Deze ontvangen wij graag uiterlijk 10 dagen voorafgaand aan de bijeenkomst.

-

Wij ontvangen de definitieve PowerPointpresentatie en/of andere stukken graag van tevoren (op de dag van de beeldvormende informatieavond, of zoveel eerder als mogelijk). Wij publiceren deze documenten desgewenst vooraf na afloop van de bijeenkomst op het raadsinformatiesysteem (Notubiz).

3