7l 2021-R-509 Raadsvoorstel Krediet benodigde ICT-investeringen LvC

Gemeente Boxmeer Onderwerp: Voorstel tot het beschikbaarstelling van een krediet van € 3.693.000,- voor de noodzakelijke investeringen in de ICT en informatievoorziening voor de gemeente Land van Cuijk in oprichting. Nummer: 7l. AAN

de raad van de gemeente Boxmeer Boxmeer, 14 april 2021

Aanleiding In aanloop naar de herindeling wordt de informatievoorziening en ICT geharmoniseerd. Hiervoor vinden investeringen in hard- en software plaats in 2021 om vanaf 1 januari 2022 de dienstverlening te kunnen continueren. Kredieten voor de nieuwe gemeente Land van Cuijk die in het dienstjaar 2021 nodig zijn dienen in verband met het budgetrecht en het penvoerderschap van de gemeente Boxmeer beschikbaar te worden gesteld door de gemeenteraad van Boxmeer. In de stuurgroep Land van Cuijk is op 30 maart jl. een besluit genomen over de wijze waarop kredietaanvragen voor de gemeente Land van Cuijk i.o. dienen te verlopen. Dit besluit is bekrachtigd in het Land van Cuijk-beraad. In uw raad van donderdag 1 april heeft u vooruitlopend op dit voorstel de stuurgroep Herindeling Land van Cuijk i.o. toestemming verleend tot het aangaan van contracten ten behoeve van het Land van Cuijk. Nadere toelichting Indicatieve begroting Er is eerder in het proces een inschatting op hoofdlijnen gemaakt voor de benodigde investeringen en frictiekosten door de Werkgroep IOT. Die inschatting is destijds gemaakt op basis van informatie van andere herindelingen/samenwerkingen (resp. Meijerijstad en CGM). Inmiddels is die inschatting bijgewerkt met de meest recente beschikbare cijfers. Dat leidt tot de tabel zoals opgenomen in de paragraaf Financiën.

Deze is echter voor een deel nog steeds indicatief, omdat nog niet voor alle onderdelen offertes binnen zijn. De begroting zal daarom later dit jaar (raadsvergadering Boxmeer oktober) bijgesteld worden op basis van de definitieve gegevens. Met het recente besluit van de Stuurgroep over kredietaanvragen is inmiddels wel duidelijk welke kosten uit welke gelden gedekt moeten worden en die verdeling is dan ook gemaakt voor deze begroting. Dat valt uiteen in twee delen: 1. Af te schrijven investeringen in ICT en informatievoorziening Conform BBV worden investeringen in totstandkoming van applicaties en hardware inclusief de diensten die daarvoor benodigd zijn afgeschreven. De kapitaallasten van deze investeringen komen in de begroting van de Gemeente Land van Cuijk terecht. Voor deze investeringen dient een krediet beschikbaar gesteld te worden door de gemeenteraad van Boxmeer. Zie bijgaand voorstel. 2.

Frictiekosten

Kosten die direct voortkomen uit de herindeling Land van Cuijk, maar niet afgeschreven kunnen worden. Denk hierbij aan opleidingskosten, vervroegde afschrijvingskosten van

Z/21/727632 - D/21/1016277 / RIS 2021-R-509

Pagina 1 van 4

bestaande hard- en software etc. Deze kosten kunnen gedekt worden uit de frictiekostenvergoeding Gemeentefonds. Deze kosten worden op dit moment ook in beeld gebracht en krijgen hun plek in de bijgewerkte projectbegroting herindeling Land van Cuijk. Zoals hierboven aangegeven betreft deze begroting een bijstelling van de eerder (2020) opgeleverde begroting binnen het project. In die begroting was voor Hardware (infrastructuur) circa 1 mln. opgenomen en voor software circa 1.75 mln. Er is daarmee sprake van een stijging met name aan de kant van hardware. Daarbij de volgende toelichting: -

-

-

-

-

Opbouw van de infrastructuur wordt gedaan op het model van de gemeente Boxmeer (wijkt op kleine punten af van CGM), want dat is het meest recente. De investering zorgt ervoor dat er voldoende buffer wordt gecreëerd om over te gaan in 2021 en biedt bij de start van Land van Cuijk wat overcapaciteit, omdat ook rekening gehouden wordt met groei in de looptijd (= 5 jaar) van de hardware. Die groei in met name data is een regulier fenomeen. Verder is het zo dat de nieuwe omgeving meer vraagt in opslag en servercapaciteit vanwege een aantal ontwikkelingen op het gebied van modern werken (goede ondersteuning videobellen/Teams, tijd- en plaatsonafhankelijk werken). Daarnaast wordt op voorhand extra geïnvesteerd in technische informatiebeveiligings- en privacymaatregelen. Dit blijft een actueel onderwerp, zeker na voorbeelden als de gemeente Hof van Twente. Dit bedraagt bij elkaar circa 100.000,-. Ook worden een aantal uitgestelde investeringen nu alsnog gedaan. Voor CGM geldt dat bijvoorbeeld voor de vervanging van de netwerkcomponenten (switches e.d.) die eigenlijk afgelopen jaar op de rol stonden (circa 120.000,-). Telefonie- en Exchangemigratie vallen wat duurder uit, dan eerder verwacht. Dit gaat om een relatief klein verschil overigens (circa 40.000,- tot 50.000,-).

Verder is het zo dat we de hardware die binnen een termijn van twee jaar afgeschreven wordt (groot deel van CGM-hardware) vanaf 2022 inzetten voor een tijdelijke back-up/fallbackscenario. Het plan is om de ruimte te gebruiken om data en applicaties te parkeren waar we mogelijk nog op terug willen kunnen vallen in de startfase van LvC. Dit faseren we op termijn uit.

Doeltreffendheid/ doelmatigheid De huidige begroting is zoals aangegeven indicatief en zal in de raadsvergadering van oktober bijgesteld worden met de meest actuele cijfers. De huidige begroting is gebaseerd op bediening van de gemeente Grave via een Dienstverleningsovereenkomst, omdat deze vlak voor het besluit om Grave op te nemen in de herindeling is opgesteld. Eventuele effecten worden in de bijstelling meegenomen. Rol van de gemeente De gemeente Boxmeer is als penvoerder voor de gemeente Land van Cuijk gemachtigd besluiten te nemen over kredietaanvragen in het kader van de herindeling Land van Cuijk. Alternatieven en afwegingen Het doel is harmonisatie van de informatievoorziening voor de gemeente Land van Cuijk i.o. Om op 1 januari 2022 te kunnen starten met de dienstverlening dient de informatievoorziening op orde te zijn. Wettelijke basis Gemeentewet en Besluit Begroting en Verantwoording.

- pag. 2/4 -

Financiën De begrote investeringen zijn onder te verdelen in twee hoofdcategorieën (hardware en software), met ieder hun eigen onderverdeling. Het gaat om een totaalbedrag van € 3.693.000,-, grofweg als volgt te verdelen: Hardware Wat Bedrag Servers, storage en 1.100.000 netwerk Diensten 300.000 Telefonie Migratie mail en agenda (Exchange) Databases Subtotaal Totaal

Domein Sociaal

Software Bedrag 125.000

Dienstverlening en bestuur Ruimtelijk Bedrijfsvoering

190.000 100.000 120.000 1.810.000

427.850 330.000 1.000.150

1.883.000 3.693.000

Voorstel is om het krediet met de geschetste onderverdeling beschikbaar te stellen. De kapitaallasten en onderhoudskosten voortvloeiende uit deze investeringen zullen opgenomen worden in de begroting 2022 van de gemeente Land van Cuijk. Naar verwachting zullen de exploitatielasten in 2022 (grotendeels) gedekt kunnen worden door de vrijvallende ruimte van de per gemeente opgezegde contracten voor informatievoorziening. Wet arhi Vanwege het feit dat dit voorstel komst van de Stuurgroep is onderlinge afstemming in het kader van de Wet arhi niet nodig. Wel zal dit voorstel ter goedkeuring moeten worden voorgelegd aan de Provincie. Afstemming andere projecten / derden N.v.t. Duurzaamheid N.v.t. Voorlichting N.v.t. Voorstel Voorgesteld wordt tot beschikbaarstelling van een investeringskrediet van € 3.693.000,(incl. onderverdeling) voor de noodzakelijke investeringen om de ICT en informatievoorziening voor de gemeente Land van Cuijk in oprichting te realiseren. De Stuurgroep Land van Cuijk i.o., de secretaris,

de voorzitter,

J. Postma

mr. W.A.G. Hillenaar

- pag. 3/4 -

Bij het onderwerp voorstel tot het beschikbaarstelling van een krediet van € 3.693.000,voor de noodzakelijke investeringen in de ICT en informatievoorziening voor de gemeente Land van Cuijk in oprichting horen de volgende bijlagen: - Raadsbesluit Kredietaanvraag noodzakelijke investeringen ICT Land van Cuijk (concept); a. Raadsinformatiebrief 16 april 2021 betreffende Kredietaanvraag noodzakelijke ICTinvesteringen.

- pag. 4/4 -