7b 2021-R-535a Controleprotocol 2021 gemeente Boxmeer

Controleprotocol 2021 gemeente Boxmeer Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Boxmeer 1.

Inleiding

Op 17 september 2014 is een overeenkomst gesloten met Deloitte Accountants BV voor de accountantsdienstverlening tot en met 1 juli 2018. Conform de overeenkomst bestaat de mogelijkheid de overeenkomst te verlengen voor een periode van 4 jaar. De gemeenteraad heeft op 8 februari 2018 met de verlenging voor de periode 1 juli 2018 tot 1 juli 2022 ingestemd. Deloitte voert de accountantscontrole als bedoeld in art. 213 GW voor de gemeente Boxmeer uit. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad echter nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt. Object van controle is de jaarrekening 2021 van de gemeente Boxmeer. 1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Boxmeer. De raad kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen. 1.2 Wettelijk kader De gemeentewet, art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art.

197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De accountant mag verwachten dat de gemeente inzichtelijk maakt welke wet- en regelgeving van toepassing is. De gemeenteraad heeft op 30 september 2004 de Controleverordening (art. 213 Gemeentewet) voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Boxmeer vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2021.

2.

Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)

Zoals in art. 213 GW is voorgeschreven zal de controle van de in art. 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: - de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; - het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties (in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen); - de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

RIS 2021-R-535a

-

het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in art. 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten).

In het kader van Single Information en Single Audit (SiSa) dient met ingang van 2006 de verantwoording van een specifieke uitkering plaats te vinden in een bijlage bij de jaarrekening op basis van een door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voorgeschreven model. De accountant dient deze bijlage in de jaarrekeningcontrole te betrekken met behulp van de door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hiervoor gegeven aanwijzingen (Circulaire Single information Single audit, waarin onder andere opgenomen de Nota verwachtingen accountantscontrole). De wet- en regelgeving over SISA is het uitgangspunt voor deze nota, zijnde onder meer: Financiële verhoudingswet (Fvw), art. 27 tm 28a Besluit financiële verhoudingswet (Bfv), Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), met name art. 3a en art. 5, vierde lid. De uitkomst van de controle dient gerapporteerd te worden in het verslag van bevindingen. Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Met andere woorden: het gaat om de financiële beheershandelingen.

3.

Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringstolerantie. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstolerantie en de rapporteringtolerantie(s) opgenomen zoals door de gemeenteraad vastgesteld voor het controlejaar 2021. Deze komen overeen met het wettelijk minimum Strekking controleverklaring Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend ≤ 1% ≤ 3%

Beperking > 1% <3% > 3% < 10%

Oordeel onthouding ≥ 10%

Afkeurend ≥ 3% -

Op basis van de vastgestelde Begroting 20211 (Lasten € 72.370.713,-) van de gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van € 723.700,-- en een totaal van onzekerheden van € 2.171.121,-- de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid ≥ € 25.000,-- rapporteert. Voor de in de bijlage bij de jaarrekening opgenomen verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen geldt per specifieke uitkering de rapporteringstolerantie zoals voorgeschreven in artikel 5 lid 4 van het BADO te weten: 1 Begroting 2021 Begroting 2021 - Financiële begroting (begrotingsapp.nl) zie Financiële tabellen o.b.v. Taakvelden pagina 530 van 541.

(Z/21/735917 – D/21/1044891)

RIS 2021-R-535a

► € 12.500,- indien de lasten kleiner dan of gelijk aan € 125.000,- is; ► 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000,- en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000,- is; ► € 125.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000,- is.

4.

Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing

De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op: 4.1

de naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Wetgeving extern” van “het normenkader van de rechtmatigheidscontrole” is opgenomen (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen;

4.2

de naleving van de volgende kaders: o de begroting o financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet; o de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet; en de overige kaders zoals opgenomen in de kolom “Regelgeving intern” van de “Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole” (bijlage 1 van dit protocol). Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen, die hoogte, duur en object/doelgroep van financiële beheershandelingen betreffen. In verband hiermee vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en object/doelgroep van financiële beheershandelingen. Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten. Uitzondering hierop vormen aanbestedings- en subsidieregels en mandaat- en delegatiebepalingen voor zover van belang voor de getrouwheidscontrole door de accountant.

Voorts kunnen interne regels wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van “hogere” besluiten, maar deze regels zijn op zich geen object van onderzoek. Het is (over het algemeen) aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels. Verwezen wordt tevens naar de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV waar een en ander nader is uitgewerkt.

5.

Communicatie en periodiek overleg

In de verordening ex art. 213 Gemeentewet is in artikel 4, lid 3, de volgende zinsnede opgenomen: Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris, de (concern-)controller en het hoofd Financiën. In artikel 2 lid 4 en artikel 7 lid 4 van deze controleverordening zijn ook nog de communicatiemomenten benoemd tussen de raad en de accountant. In artikel 2 betreft het de communicatie voorafgaand aan de accountantscontrole van een boekjaar en in artikel 7 de communicatie tussen de accountant en de raad na afloop van de jaarrekeningcontrole. Hieronder is het communicatietraject nader uitgewerkt.

RIS 2021-R-535a

Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn. Auditcommissie

Aantal per jaar Minimaal 3

Griffier

Toelichting De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De Auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de Auditcommissie zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming inzake de nadere invulling van de controleopdracht. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijdse worden teruggekoppeld naar de Auditcommissie. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het concept en definitief rapport van bevindingen) worden besproken met de Auditcommissie. De Raad ontvangt integraal alle uitgebrachte rapportages. Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking, informeel voortgangsoverleg naar behoefte en de momenten en wijze waarop de rapportages aan de raad worden voorgelegd. De gemeentesecretaris en (concern)controller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen). Het financieel management is voor de accountant het eerste aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: het pre-audit gesprek, de bespreking van de interim-controle en van de eindejaarscontrole.

Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken. Binnen de sectoren/ diensten zal, in het kader van onze controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de directeuren/ hoofden en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen.

Gemeentesecretaris/ (concern) controller

Periodiek

Afdeling Financiën

Minimaal 3

Sectoren /diensten

PM

Portefeuillehouder Financiën

3

Pre-auditgesprek, bespreking bevindingen interim-controle en eindejaarscontrole.

College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad

PM

Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad.

6.

Rapportering accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Interim-controles In het vierde kwartaal van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interimcontrole uitgevoerd (de zogenaamde Managementletter). Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht. Het resultaat wordt in een rapportage integraal en rechtstreeks ter kennis gebracht van en besproken met de Auditcommissie. Bestuurlijk relevante zaken worden – op grond van de overeengekomen rapportagewensen - ook aan de gemeenteraad gerapporteerd. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders.

RIS 2021-R-535a

In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. De Auditcommissie ontvangt hiervan eveneens een exemplaar. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in onderdeel 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. Hieronder worden de standaard rapportagemomenten vastgelegd. Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Gericht aan

Managementletter dan wel Verslag van bevindingen interimcontrole

Na afronding van de interimcontrole.

Raad (hoofdlijnen) alsmede Auditcommissie en College

Verslag van bevindingen

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Accountantsverklaring

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid. Thema-audit. Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapportering-toleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen. Ons oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.

Auditcommissie en Raad

Auditcommissie en Raad

Bijlage: 1. Normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bij de gemeente Boxmeer (Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheid).

RIS 2021-R-535a