2021-R-509a Raadsinformatiebrief 160421 Kredietaanvraag noodzakelijke ICT-investeringen

Samen bouwen aan

gemeente Land van Cuijk Onderwerp

Raads informatie brief

Kredietaanvraag noodzakelijke ICT-investeringen Land van Cuijk Aanleiding In aanloop naar de herindeling wordt de informatievoorziening en ICT geharmoniseerd. Hiervoor vinden investeringen in hard- en software plaats in 2021 om vanaf 1 januari 2022 de dienstverlening te kunnen continueren. Inhoud

Kredietaanvraag noodzakelijke ICT-investeringen Land van Cuijk

Indicatieve begroting Er is eerder in het proces een inschatting op hoofdlijnen gemaakt voor de benodigde investeringen en frictiekosten door de Werkgroep IOT (Informatie, Organisatie en Techniek). Die inschatting is destijds gemaakt op basis van informatie van andere herindelingen/samenwerkingen (resp. Meierijstad en CGM). Inmiddels is die inschatting bijgewerkt met de meest recente beschikbare cijfers. Dat leidt tot de begroting zoals opgenomen in de paragraaf Financiën. Deze is echter voor een belangrijk deel nog steeds indicatief, omdat nog niet voor alle onderdelen offertes binnen zijn. De begroting zal daarom later dit jaar (raadsvergadering Boxmeer oktober) bijgesteld worden op basis van de definitieve gegevens. Met het recente besluit van de Stuurgroep over kredietaanvragen is inmiddels wel duidelijk welke kosten uit welke gelden gedekt moeten worden en die verdeling is dan ook gemaakt voor deze begroting.

April 2021

2 Dat valt uiteen in twee delen: 1. Af te schrijven investeringen in ICT en informatievoorziening Conform BBV worden investeringen in totstandkoming van applicaties en hardware inclusief de diensten die daarvoor benodigd zijn afgeschreven. De kapitaallasten van deze investeringen komen in de begroting van de Gemeente Land van Cuijk terecht. Voor deze investeringen dient een krediet beschikbaar gesteld te worden door de gemeenteraad van Boxmeer. 2. Frictiekosten Kosten die direct voortkomen uit de herindeling Land van Cuijk, maar niet afgeschreven kunnen worden. Denk hierbij aan opleidingskosten, vervroegde afschrijvingskosten van bestaande harden software etc. Deze kosten kunnen gedekt worden uit de frictiekostenvergoeding Gemeentefonds. Deze kosten worden op dit moment ook in beeld gebracht en krijgen hun plek in de bijgewerkte projectbegroting herindeling Land van Cuijk. De huidige begroting is zoals aangegeven indicatief en zal in de raadsvergadering van oktober bijgesteld worden met de meest actuele cijfers. De huidige begroting is gebaseerd op bediening van de gemeente Grave via een Dienstverleningsovereenkomst, omdat deze vlak voor het besluit om Grave op te nemen in de herindeling is opgesteld. Eventuele effecten worden in de bijstelling meegenomen.

Zoals hierboven aangegeven betreft deze begroting een bijstelling van de eerder (2020) opgeleverde begroting binnen het herindelingsproject. In die begroting was voor Hardware (infrastructuur) circa 1 mln. opgenomen en voor software circa 1.75 mln. Er is daarmee sprake van een stijging met name aan de kant van hardware. Daarbij de volgende toelichting: • Opbouw van de infrastructuur wordt gedaan op het model van de gemeente Boxmeer (wijkt op kleine punten af van CGM), want dat is het meest recente. De investering zorgt ervoor dat er voldoende buffer wordt gecreëerd om over te gaan in 2021 en biedt bij de start van Land van Cuijk wat overcapaciteit, omdat ook rekening gehouden wordt met groei in de looptijd (= 5 jaar) van de hardware. Die groei in met name data is een regulier fenomeen. • Verder is het zo dat de nieuwe omgeving meer vraagt in opslag en servercapaciteit vanwege een aantal ontwikkelingen op het gebied van modern werken (goede ondersteuning videobellen/Teams, tijd- en plaatsonafhankelijk werken). • Daarnaast wordt op voorhand extra geïnvesteerd in technische informatiebeveiligings- en privacymaatregelen. Dit blijft een actueel onderwerp, zeker na voorbeelden als de gemeente Hof van Twente. Dit bedraagt bij elkaar circa 100.000,-. • Ook worden een aantal uitgestelde investeringen nu alsnog gedaan.

Voor CGM geldt dat bijvoorbeeld voor de vervanging van de netwerkcomponenten (switches e.d.) die eigenlijk afgelopen jaar op de rol stonden (circa 120.000,-). • Telefonie- en Exchangemigratie vallen duurder uit dan eerder verwacht. Dit gaat om een relatief klein verschil overigens (circa 40.000,- tot 50.000,-).

Samen bouwen aan

gemeente Land van Cuijk

3 • Verder is het zo dat we de hardware die binnen een termijn van twee jaar afgeschreven wordt (groot deel van CGM-hardware) vanaf 2022 inzetten voor een tijdelijke back-up/fallbackscenario. Het plan is om de ruimte te gebruiken om data en applicaties te parkeren waar we mogelijk nog op terug willen kunnen vallen in de startfase van Land van Cuijk. Dit faseren we op termijn uit. Financiën De begrote investeringen zijn onder te verdelen in twee hoofdcategorieën (hardware en software), met ieder hun eigen onderverdeling. Het gaat om een totaalbedrag van € 3.693.000,-, grofweg als volgt te verdelen:

Hardware Software Wat Bedrag

Domein Bedrag

Servers, storage 1.100.000 en netwerk

Sociaal

125.000

Diensten 300.000 Dienstverlening en 427.850 bestuur Telefonie 190.000 Ruimtelijk 330.000 Migratie mail en 100.000 Bedrijfsvoering 1.000.150 agenda (Exchange) Databases 120.000 Subtotaal 1.810.000 1.883.000 Totaal 3.693.000

Voorstel is om het krediet met de geschetste onderverdeling beschikbaar te stellen. De kapitaallasten en onderhoudskosten voortvloeiende uit deze investeringen zullen opgenomen worden in de begroting 2022 van de gemeente Land van Cuijk. Naar verwachting zullen de exploitatielasten in 2022 (grotendeels) gedekt kunnen worden door de vrijvallende ruimte van de per gemeente opgezegde contracten voor informatievoorziening. Aan de gemeenteraad van Boxmeer wordt het volgende voorstel voorgelegd: • Beschikbaar stellen van een investeringskrediet van € 3.693.000,- (incl. onderverdeling) voor de noodzakelijke investeringen om de ICT en informatievoorziening voor de gemeente Land van Cuijk in oprichting te realiseren.

Samen bouwen aan

gemeente Land van Cuijk

4 Procedurele informatie • Gemeente Boxmeer is penvoerder. Het budgetrecht ligt bij de gemeenteraad, de raad van Boxmeer is aan zet voor het beschikbaar stellen van kredieten. Dit vloeit voort uit een overleg met de provincie. • Als portefeuillehouder fungeren de portefeuillehouders financiën uit de stuurgroep LvC. • Deze kredietaanvragen dienen na besluitvorming door de raad van Boxmeer ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de Provincie. • De raden worden geïnformeerd via raadsinformatiebrieven Land van Cuijk. • In voorkomende gevallen wordt ‘geklankbord’ in het Land van Cuijk-beraad.

Samen bouwen aan

gemeente Land van Cuijk