2021-R-505c Kadernota 2022 BHIC (vastgesteld 09-04-2021)
Tekst van het document
Kadernota BHIC 2022 Inleiding Het BHIC is per 1 januari 2005 ontstaan uit een fusie van het Rijksarchief in Noord-Brabant en de Streekarchieven Brabant-Noordoost en Langs Aa & Dommel. De huidige deelnemers in de Regeling Brabants Historisch Centrum zijn: De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bernheze, Boekel, Boxmeer, Cuijk, Grave, Landerd, Meierijstad, Mill en Sint Hubert, Oss, Sint Anthonis, Sint-Michielgestel, Uden en Vught en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen Aa en Maas en De Dommel. Per 1 januari 2021 is de gemeente Haaren uitgetreden. Biezenmortel is onderdeel geworden van de Gemeente Tilburg, Esch van de Gemeente Boxtel, Haaren van de Gemeente Oisterwijk en Helvoirt van de gemeente Vught. Voor de uittredende gemeente is de vigerende uittredingsregeling van toepassing. Per nader te bepalen datum in 2021 treedt de gemeente Boxtel toe. Per 1 januari 2022 worden de gemeenten Landerd en Uden naar verwachting heringedeeld tot de gemeente Maashorst. Per dezelfde datum worden de gemeenten Boxmeer, Cuijk, Sint Anthonis en Mill en Sint Hubert naar verwachting heringedeeld tot de gemeente Land van Cuijk. In financieel opzicht vormt het BHIC voor de deelnemende partijen een weinig verrassend dossier. In het tijdvak 2009-2013 zijn de bijdragen verlaagd, per saldo een bezuiniging van 10%.
In 2017 is de bijdrage met nog eens 9% gekort. De afgelopen jaren zijn de budgetten alleen verhoogd vanwege indexering voor loonen prijsontwikkeling. Bestuursvorm De beoordeling en sturing van de door het BHIC te bereiken effecten is in eerste instantie een taak van het bestuur van het BHIC. De bestuurlijke inrichting van het BHIC is echter volledig afwijkend van wat gangbaar is bij gemeenschappelijke regelingen. Het algemeen bestuur – waarvan een deel tevens als dagelijks bestuur fungeert – bestaat vanaf 2016 uit acht leden: vier ‘rijksleden’ benoemd door de minister en vier ‘regionale’ leden die worden aangewezen door de gemeenten en de waterschappen. De samenstelling van het bestuur van het BHIC is als volgt: De heer drs. P.L.B.A. van Geel Mevrouw A.M. Demmers-van der Geest De heer prof. dr. H.C. Bunt De heer mr. J.C.M. Pommer De heer A.M.H. Roolvink MSc De heer R.J. van de Mortel De heer drs. H.A.G. Hellegers Mevrouw E.H.T. Stravens
rijkslid (vz) rijkslid rijkslid rijkslid regiolid regiolid regiolid regiolid
Het bestuur is autonoom maar dient uiteraard wel gevoed te worden met de denkbeelden en gevoelens van alle deelnemende partijen. Daartoe is er een portefeuillehoudersoverleg in het leven geroepen. Met deze constructie is de directe financiële invloed van de deelnemende gemeenten en waterschappen beperkt, doch is het wel mogelijk om met behoud van effectiviteit op afstand te toetsen en te sturen. De provincie Noord-Brabant is op haar eigen verzoek geen deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling van het BHIC, maar heeft met het BHIC een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Doelstelling Het BHIC heeft een wettelijke taak en een maatschappelijke opgave. De wettelijke taak bestaat uit het goed, geordend en toegankelijk beheren van de archieven die aan het BHIC zijn overgedragen. Dit alles conform de Archiefwet en de daaruit voortvloeiende richtlijnen. De maatschappelijke opgave is de verbreiding van
Kadernota BHIC 2022 - 9 april 2021
1
de kennis van de Brabantse geschiedenis. Deze doelstelling wordt gestuurd door de operationele missie: meer publiek, meer divers publiek, meer tevreden publiek. Missie en strategische doelstellingen In de beleidsnotitie “Waarheen leidt de weg? 2019-2022” worden de ambities voor de komende jaren geformuleerd. Bij het herijken van de missie en de positionering van het BHIC tonen zich twee gezichten. Enerzijds is het BHIC een archief dat de wettelijke taken uitvoert, anderzijds is het een publieksinstelling die inhoud geeft aan de maatschappelijke opgave. In de archieffunctie bewaart en beheert het BHIC ‘op goede, geordende en toegankelijke wijze’ zo’n 40 strekkende kilometer papieren archief, alsook een groeiend aantal terabyte aan digitale bestanden. In de publieksfunctie bewerkt, verrijkt, redigeert en presenteert het BHIC de historische informatie en beleving op dusdanige wijze dat een zo groot mogelijk, een zo divers mogelijk en zo tevreden mogelijk publiek wordt bereikt. In de notitie worden de volgende ambities geformuleerd: - Het BHIC is het genealogisch centrum voor Brabant; - Het BHIC wordt het Brabants centrum voor beeld en geluid; - Het BHIC schrijft Brabantse geschiedenis; - Het BHIC versterkt marketing & promotie; - Het BHIC beschikt over een volwaardig e-depot.
Werkplan 2022 (de 3 W’s) Bij de uitvoering van de wettelijke taak zal in 2022 – naast de reguliere activiteiten – veel aandacht uitgaan naar de verdere ontwikkeling van het e-depot. Dit heeft geen uitzetting van de begroting tot gevolg. Het e-depot is geschikt voor twee soorten archieven: voor documenten die in oorsprong digitaal zijn aangemaakt (born digital) en voor documenten die later zijn gedigitaliseerd. Voor de born-digital documenten geldt dat de deelnemers op kleine schaal hun materiaal al overbrengen naar het e-depot. Het gaat hier om videotulen of projectdossiers. Naar verwachting zullen de deelnemers op middellange termijn in staat zijn om hun afgesloten documentmanagementsysteem goed, geordend en toegankelijk over te brengen naar het e-depot. Zodra een deelnemer structureel gebruik gaat maken van het e-depot, zal aan de deelnemer een tarief in rekening worden gebracht; er circuleren bedragen van € 1,10 per inwoner. Op dat moment zullen de kosten van de fysieke en digitale wettelijke archieftaken in samenhang worden bekeken. Voor gedigitaliseerde bestanden ligt dat anders, zoals voorbeeld bouwvergunningen, bodemdossiers, milieuvergunningen, e.d. Een groot aantal deelnemers heeft dit soort archieven gescand en toegankelijk gemaakt. Inmiddels zijn deze vergunningen ook in het e-depot geplaatst.
Voor een aantal gemeenten gaat het om een daadwerkelijke vervanging van de papieren exemplaren, bij de overige gemeenten gaat het om kopieën. Afgesproken is dat het BHIC tot en met 2022 dit soort archieven zoveel mogelijk gratis in het e-depot zal opnemen. Bij het realiseren van de maatschappelijke opgave zijn er - naast de reguliere activiteiten - drie majeure projecten gepland die allemaal een voortzetting zijn van projecten die eerder zijn gestart. Ze hebben geen uitzetting van de begroting tot gevolg. - voor de historisch onderzoekers zullen er steeds meer scans op internet beschikbaar komen. Het gaat hier om digitale kopieën van originele aktes van Burgerlijke Stand, Bevolkingsregisters, maar ook notariële akten, gevangenisregisters e.d. Het BHIC groeit verder uit tot het genealogisch platform van Brabant. - voor de lokaal geïnteresseerden zullen de bestaande digitale geschiedenisboekjes (de zgn. ‘lokale pagina’s’) verder worden uitgebreid. De nadruk zal daarbij vooral liggen op acquisitie en digitale beschikbaarstelling van foto’s en films. - voor de thematisch geïnteresseerden zullen relevante provinciebrede onderwerpen digitaal worden gepresenteerd. Eerder werden o.a.
websites gelanceerd over het autobezit in Brabant (1906-1951), over het rijke roomse leven in Brabant (1900-1970), over het Brabantse dorpsleven (1900-1925), over de Brabantse gesneuvelden (1940-heden) en over de Brabantse industrie. Ook in 2022 zal deze reeks worden voortgezet.
Kadernota BHIC 2022 - 9 april 2021
2
Budgetontwikkeling 2022 Bij het opstellen van de begroting wordt steeds uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage. Dit percentage wordt in de begroting gecorrigeerd aan de hand van het door de Minister vastgestelde rijksindexeringspercentage, dat veelal lager is. Op deze wijze geldt voor alle deelnemers hetzelfde indexeringspercentage. Met het oog op de verwachte loon-en prijsontwikkeling, wordt voor de begroting 2022 uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage van 1,50%. Het definitieve indexeringspercentage van het Rijk over 2020 was ten tijde van de vervaardiging van deze kadernota nog niet bekend, zodat de hierboven genoemde correctie nog niet te berekenen is. Bij het opstellen van de begroting 2022 zal het definitieve indexeringspercentage van het Rijk over 2020 wel bekend zijn. Bij het opstellen van de begroting zal daarom rekening gehouden kunnen worden met de hierboven genoemde correctie. Bijdrage 2022 De bijdragen zijn gebaseerd op de inwoneraantallen zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Centrum. De bijdrage per inwoner bedraagt in 2022 € 3,89. De compensabele BTW, opgenomen in de jaarlijkse bijdragen, zal door de deelnemers worden teruggevorderd en niet door het BHIC worden geïnd. Begroting Deelnemer REGIO Bernheze
2022
2021
Index 1,5%
Mutaties
€
110.500
Boekel
€
36.000
Boxtel
€
Grave
€
48.900
Haaren 1)
€
35.100
Land van Cuijk 2)
€
Maashorst 3)
€
Meierijstad
€
Bijdrage 2022
1.700
€
BCF 2022
112.200
€
5.300
€
500
€
36.500
€
1.700
€
1.900
€
127.600
€
6.000
€
700
€
49.600
€
2.300
€
0
€
20.300
€
0
293.400
€
4.400
€
297.800
€
14.100
210.600
€
3.200
€
213.800
€
10.100
€
295.100
€
4.400
€
299.500
€
14.200
Oss
€
333.600
€
5.000
€
338.600
€
16.000
St. Michielsgestel
€
107.900
€
1.600
€
109.500
€
5.200
Vught 4)
€
115.400
€
1.700
€
117.100
€
5.500
WS Aa en Maas
€
117.000
€
1.800
€
118.800
€
0
WS De Dommel
€
75.300
€
1.100
€
76.400
€
0
€ 28.000
€
1.917.700
€
80.400
- € 125.700 € -14.800
€ 1.778.800
€ 110.900
1) Op basis van uittredingsbijdrage 2021-2024
Uittredingsbijdrage 2022
2) Herindeling Boxmeer, Cuijk, Mill en St. Hubert, St. Anthonis 3) Herindeling Landerd en Uden
Biezenmortel €
4.000
Haaren €
16.300
€
20.300
4) Toevoeging Helvoirt per 1-1-2021 2022 Deelnemer RIJK
2021
Mutaties
Index 1,5%
Bijdrage 2022
Min. van OC&W-lumpsum
€ 2.789.300
€ 41.800
€
2.831.100
Min. van OC&W-DTR
€
€
0
€
160.100
€ 41.800
€
2.991.200
160.100
€ 2.949.400
€
-
Kadernota BHIC 2022 - 9 april 2021
3
2022 Overige bijdragen Provincie Noord-Brabant
€
2021
mutaties
639.400
€
-
Index 1,5% €
9.600
Bijdrage 2022 €
649.000
Afschrijvingsbeleid 2022 Het afschrijvingsbeleid van de voorgaande jaren wordt voortgezet. Exploitatie 2020 De exploitatierekening over 2020 wordt naar verwachting met een positief resultaat afgesloten. De conceptjaarrekening 2020 zal begin februari 2021 beschikbaar zijn. Vermogenspositie 2020 De algemene reserve bedraagt eind 2020 naar verwachting € 418.000. Dit is 9,3% van de deelnemersbijdragen en zit daarmee onder het maximaal toegestane percentage van 10%. Onderhoud en instandhouding De Citadel De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per 1 januari 2019 is er een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met een looptijd van 3 jaar. Na afloop van deze periode loopt de overeenkomst voor onbepaalde tijd door. Per 1 januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Na een proefperiode van drie jaar volgt een evaluatie en een definitief besluit van de Minister over het huisvestingsstelsel voor het vastgoed van de Rijks Historische Centra (RHC’s) en de Musea. Het te behalen voordeel van het zelf uitvoeren van het onderhoud en de instandhouding van De Citadel, mag binnen de doelstellingen van het BHIC, vrij worden besteed.
Een deel van het bedrag zal gereserveerd worden voor de toegenomen (niet verzekerbare) risico’s als gevolg van het zelf verantwoordelijk zijn voor onderhoud en instandhouding. In de proefperiode zal de besteding van de gelden via bestemmingsreserves lopen. Er is nog wel een beperking: het (rijks)geld mag niet gebruikt worden voor structurele verlaging van de jaarlijkse bijdragen van de regiopartners. Dat wil niet zeggen dat de regiopartners niet indirect zouden kunnen profiteren van het voordeel, bijvoorbeeld in de vorm van de ontwikkeling van het e-depot, digitalisering en verbetering dienstverlening. Ook is er een direct voordeel voor de gemeenten: de betaalde BTW over het zelf uitgevoerde onderhoud en instandhouding, kan naar verhouding worden verrekend via het BTW compensatiefonds. Meerjarenraming 2023-2025 De meerjarenbegroting wordt opgesteld na vaststelling van en in de lijn van de begroting 2022. Tot slot Uitgangspunt blijft dat binnen het beschikbare budget wordt gebleven en dat nieuw beleid budgetneutraal wordt gerealiseerd. Eventuele extra wettelijke taken worden als p.m.-post gezien.
Kadernota BHIC 2022 - 9 april 2021
4