2021-R-487b Bestuurlijke opdracht Partnership gemeenten en IBN

Bestuurlijke opdracht Partnership gemeenten en IBN

bestuurlijk overleg 3 juli 2019

BESTUURLIJKE OPDRACHT 3 juli 2019

Inleiding De gemeenten Bernheze, Boekel, Boxmeer, Cuijk, Grave, Landerd, Meierijstad, Mill en Sint Hubert, Oss, Sint Anthonis en Uden kennen een lange succesvolle samenwerking met IBN als uitvoeringsorganisatie van de Wet sociale werkvoorziening. In december 2016 hebben de gemeenten en IBN een bestuurlijk convenant gesloten in het kader van de Participatiewet. In het convenant hebben gemeenten en IBN afgesproken dat zij in de jaren 2017, 2018, 2019 en 2020 op basis van partnership met elkaar willen komen tot nieuwe kaders en afspraken voor de uitvoering van onderdelen van de Participatiewet. In vervolg op het convenant is in het voorjaar van 2017 een uitvoeringsovereenkomst afgesloten. Hierin is opgenomen op welke wijze de gemeenten als opdrachtgevers en IBN als opdrachtnemer het convenant uitvoeren. In het convenant zelf is beschreven dat in 2020 een besluit zal worden genomen over het vervolg van het partnership vanaf 2021. In dit document geeft het bestuurlijk overleg van gemeenten en IBN een heldere en gedragen opdracht voor een toekomstverkenning van het partnership gemeenten en IBN vanaf 2021. Het bestuurlijk overleg verstrekt de opdracht aan een ten behoeve van deze opdracht samengestelde projectgroep bestuurlijke opdracht (projectgroep BO).

Deze projectgroep BO krijgt de opdracht om uiterlijk 1 februari 2020 de strategie en opdracht voor het partnership uit te werken en ter besluitvorming voor te leggen aan het bestuurlijk overleg. Dit moet er toe leiden dat de bestuurlijke besluitvorming (colleges en gemeenteraden) en adviestrajecten met cliëntenplatforms en de ondernemingsraad van IBN, uiterlijk 1 oktober 2020 zijn afgerond. Daarmee zijn gemeenten en IBN in staat om vóór 1 januari 2021 de nieuwe strategie en opdracht van het partnership te implementeren. Om de implementatie tijdig te kunnen afronden, zullen gemeenten en IBN al direct na de afronding van de opdracht op 1 februari 2020 met de (voorbereidingen van de) implementatie moeten starten. Om tot input voor de bestuurlijke opdracht te komen, is op 17 april 2019 een informeel bestuurlijk overleg van gemeentelijke bestuurders gehouden en heeft op 29 mei 2019 een werksessie van het bestuurlijk overleg en de leden van de ambtelijke stuurgroep plaatsgevonden. De resultaten van deze twee bijeenkomsten zijn opgenomen in de tekst van de bestuurlijke opdracht.

Bestuurlijke opdracht Overwegende dat… -

overwegende dat het gemeentelijk beleid inzet op zo regulier mogelijk werk voor mensen met een beperking en/of een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt;

-

overwegende dat IBN bij al zijn medewerkers de ontwikkeling van kennis, ervaring en competenties bevordert. Daarmee worden kansen op verdere ontwikkeling en eventueel door- en uitstroom gecreëerd en gestimuleerd. Deze inzet is in lijn met het gemeentelijk beleid om inwoners die zijn aangewezen op de dienstverlening vanuit de Participatiewet en de Wet sociale werkvoorziening, te laten groeien en duurzaam werk te bieden;

-

overwegende dat gemeenten gezamenlijk vaststellen dat er altijd een infrastructuur nodig is voor mensen met een arbeidsbeperking, die zonder deze infrastructuur geen werk hebben (parallelle arbeidsmarkt);

-

overwegende dat deze infrastructuur mee moet kunnen bewegen met schommelingen in de conjunctuur;

2 BESTUURLIJKE OPDRACHT 3 juli 2019

-

overwegende dat gemeenten deze infrastructuur opnemen in een basispakket dat alle gemeenten in solidariteit bij IBN onderbrengen;

-

overwegende dat in dit basispakket de uitvoering van de Wsw, de uitvoering van nieuw beschut voor zover het betreft inwoners die zijn aangewezen op de parallelle arbeidsmarkt en nog te bepalen overige taken van de Participatie worden ondergebracht;

-

overwegende dat gemeenten een omvang van het basispakket en/of een financiering van het basispakket willen vaststellen, die IBN in staat stelt om ook zonder andere opdrachten te bestaan;

-

overwegende dat gemeenten IBN de gelegenheid bieden en opdracht geven om in een pluspakket aan gemeenten en andere afnemers, diensten buiten het basispakket aan te bieden;

-

overwegende dat gemeenten geen verplichting hebben om diensten van het pluspakket af te nemen;

-

overwegende dat ook diensten binnen het pluspakket onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid vallen (omdat gemeenten eigenaar zijn van IBN), er dus reden is om ook bestuurlijke kaders voor het pluspakket vast te stellen;

-

overwegende dat IBN zowel voor het basispakket als ook voor het pluspakket, inzet op het leveren van maximale toegevoegde waarde tegen een billijke prijs;

-

overwegende dat IBN met het pluspakket zijn toegevoegde waarde in concurrentie met andere aanbieders moet bewijzen;

-

overwegende dat het ontbreken van productieafspraken en het in concurrentie aanbieden van diensten in het pluspakket, IBN en gemeenten een prikkel geven om te innoveren en nieuwe producten te ontwikkelen;

-

overwegende dat IBN ook niet arbeidsbeperkten, al dan niet tijdelijk, aan zich mag binden (verwateren). Dit moet mogelijk zijn omdat de gemeentelijk vraag naar de dienstverlening van IBN altijd meebeweegt met de conjunctuur op de arbeidsmarkt, hetgeen mogelijk tot minder aanbod van medewerkers leidt, maar IBN, als grote werkgever in de regio, zijn opdrachtgevers wel continuïteit in de dienstverlening moet kunnen bieden;

-

overwegende dat de doorontwikkeling van het partnership van gemeenten en IBN gebaseerd is op vertrouwen, aanspreken, leiderschap, eigenaarschap, ontwikkelen, samen leren, professionalisering, transparantie en open communicatie. Investeren in deze samenwerking- en cultuuraspecten door gemeenten en IBN moet in de bestuurlijke opdracht praktisch handen en voeten krijgen;

-

overwegende dat een terugblik en evaluatie van de lopende afspraken duidelijk kan maken wat moet blijven en wat anders moet, wordt er in de bestuurlijke opdracht een evaluatie uitgevoerd;

-

overwegende dat de doorontwikkeling van het partnership van gemeenten en IBN een continu proces is, wordt het partnership in beginsel voor onbepaalde tijd vastgesteld. Gemeenten en IBN evalueren periodiek en stellen op basis van de evaluatie de uitvoeringsafspraken bij;

-

overwegende dat de doorontwikkeling van het partnership mogelijk ook juridische effecten en consequenties heeft voor de governance, wordt in de bestuurlijke opdracht aan deze aspecten bijzondere aandacht gegeven.

3 BESTUURLIJKE OPDRACHT 3 juli 2019

…stelt het bestuurlijk overleg de volgende opdracht vast: *)

Kom vóór 1 februari 2020 tot een uitwerking van de strategie en opdracht voor het partnership van gemeenten en IBN voor 2021 en verder en neem daarbij de overwegingen mee als uitgangspunten voor de uitwerking. De uitwerking inspireert, enthousiasmeert en motiveert bestuurders en uitvoerders bij gemeenten en IBN. Werk drie bouwblokken uit; o het basispakket; o het pluspakket; o de samenwerkings- & cultuur aspecten. Voer daarbij de volgende deelopdrachten uit: I.

Stel voorafgaand aan de uitwerking van de drie bouwblokken een kernachtige evaluatie op van de bestaande afspraken, waaruit blijkt welke zaken behouden moet blijven en wat moet worden gewijzigd.

II. Geef een zo volledig mogelijk overzicht van de mogelijke taken van IBN en geef aan of de taken tot het basis- dan wel pluspakket behoren. III. Bepaal de inhoud, minimale omvang en de wijze van financiering van het basispakket. IV. Stel een businesscase op voor de uitvoering van het basispakket. V. Geef aan welke bestuurlijke randvoorwaarden worden gesteld aan de uitvoering van de plustaken door IBN. Uit de uitwerking van de deelopdrachten II en III blijkt welke taken tot het pluspakket behoren. VI. Geef aan op welke wijze gemeenten en IBN de samenwerkings- en cultuuraspecten van het partnership verder ontwikkelen. Betrek bij de uitwerking de oogst van deel 2 van het programma van het bestuurlijk overleg van 29 mei 2019. VII. Ga na welke juridische, financiële en communicatieve aspecten verbonden zijn aan uitwerking van de deelopdrachten I tot en met VI en bepaal wat de uitwerking betekent voor de governance. VIII.Geef een kader voor verwatering (in dienst nemen reguliere medewerkers) en ga na wat het mogelijk (lange termijn) effect is van ‘verwatering’ op de positionering van IBN en de daarmee samenhangende governance-aspecten. IX.

Houd bij de uitwerking van de opdracht rekening met de volgende randvoorwaarden; § gebruik in de rapportage een begrippenkader dat is gedefinieerd en toegelicht, zodat de rapportage eenduidig is voor alle lezers en gebruikers; § Organiseer tijdens de uitwerking van de opdracht, conform het plan van aanpak, één of meer werksessies met het bestuurlijk overleg, de ambtelijke stuurgroep en de werkgroep uitvoering; § Betrek deskundigen van gemeenten en IBN bij de uitwerking. X. Leg de uitwerking van de opdrachten I tot en met VIII, voor zover relevant en noodzakelijk, vast in een concept bestuurlijke convenant met uitvoeringsafspraken voor de periode 2021 en verder.

4 BESTUURLIJKE OPDRACHT 3 juli 2019

*)

Twee opmerkingen bij het tijdpad 1) De doorlooptijd van 5 maanden vraagt een strakke planning. Omdat gemeenten en IBN in 2020 voldoende tijd voor implementatie moeten hebben, is de streefdatum van het realiseren van de opdracht 1 februari 2020. Omdat kwaliteit boven snelheid gaat, kan op voorhand een beperkte uitloop niet worden uitgesloten. De uiterste datum is in dat geval 31 maart 2020. In voorkomend geval stemt de opdrachtnemer dit tijdig met opdrachtgever af. 2) Om de bestuurlijke opdracht tijdig af te ronden, is het noodzakelijk dat deelnemers aan de (deel-)projectgroepen en de leden van de ambtelijke stuurgroep voldoende ruimte in hun agenda hebben/creëren om te participeren. Dit vraagt commitment en prioritering van alle betrokkenen.

Opdrachtnemer De opdracht wordt verstrekt aan de projectgroep bestuurlijke opdracht (projectgroep BO) onder leiding van de regionaal transitiemanager. In overleg met de ambtelijke stuurgroep stelt zij de projectgroep BO samen vanuit de leden van de ambtelijke stuurgroep. In de projectgroep zijn drie leden van de gemeenten en twee leden van IBN opgenomen. In de projectgroep wordt (worden) ook één of twee (externe) adviseur(s)/schrijver(s) opgenomen.

Hoofdlijnen plan van aanpak projectgroep bestuurlijke opdracht Dit is (nog) een plan van aanpak op hoofdlijnen. Zodra de projectgroep BO is geïnstalleerd, werkt de projectgroep zelf een meer gedetailleerd plan van aanpak uit. Het plan van aanpak maakt zoveel mogelijk gebruik van de bestaande overlegstructuren. Bij het plan van aanpak zijn betrokken: o o o

opdrachtgever opdrachtnemer deelprojecten

o

klankbord

bestuurlijk overleg partnership gemeenten en IBN; Projectgroep BO o.l.v. regionale transitiemanager; door projectgroep BO ingestelde subprojecten en/of expertisegroepen die onderdelen van de bestuurlijke opdracht uitvoeren; werksessie(s) bestaande uit o deelnemers bestuurlijk overleg, o leden ambtelijke stuurgroep, o leden werkgroep uitvoering.

De doorlooptijd van de opdracht is 7 maanden: van 1 juli 2019 tot en met 1 februari 2020. Het plan van aanpak is erop gericht om uiterlijk 1 februari 2020 het definitieve rapport op te leveren.

5 BESTUURLIJKE OPDRACHT 3 juli 2019

Structuur bestuurlijke opdracht in een figuur BESTUURLIJK OVERLEG

• Bestuurlijk overleg • ambtelijke stuurgroep • werkgroep uitvoering

rapportage

Ambtelijke stuurgroep

Projectgroep bestuurlijke opdracht

WERKSESSIE(S)

klankborden

Deelprojecten

Voorstel werkwijze gedetailleerd plan van aanpak

o

o o o

sturing en voortgangsrapportage

o o

route rapportages

o

Vóór 15 augustus 2019 stelt de projectgroep BO een gedetailleerd plan van aanpak op, waarin ook de bezetting van de deelprojecten is opgesomd. Bij het plan van aanpak wordt een communicatieplan gevoegd; In het gedetailleerd plan van aanpak wordt ook het bestuurlijk besluitvormingstraject na oplevering rapportage van colleges en gemeenteraden uitgelijnd (1 februari 2020 en verder); Het definitieve plan van aanpak wordt voor feedback voorgelegd aan de ambtelijke stuurgroep en het bestuurlijk overleg; In het gedetailleerde plan van aanpak worden de vergaderschema’s van de diverse overleggen opgenomen. Indien het vergaderschema niet past bij de planning voor de opdracht, worden voorstellen voor extra overleggen gedaan; Opdrachtnemer gebruikt de reguliere overleggen van bestuurlijk overleg en ambtelijke stuurgroep voor afstemming, bespreken van eventuele dilemma’s, doen van richtinggevende uitspraken etc. ; De regionaal transitiemanager geeft maandelijks een update van de voortgang van de opdracht aan het bestuurlijk overleg en de ambtelijke stuurgroep; Het rapport, eventuele tussenproducten voor het bestuurlijk overleg, dan wel tussentijdse verzoeken om richtinggevende uitspraken aan het bestuurlijk overleg, worden voorafgaand aan het aanbieden aan het bestuurlijk overleg, door opdrachtnemer aan de ambtelijke stuurgroep voorgelegd.

6 BESTUURLIJKE OPDRACHT 3 juli 2019

werkwijze projectgroep BO

o

De ambtelijke stuurgroep geeft een pre-advies aan het bestuurlijk overleg.

o

De planning van de projectgroep BO is erop gericht om half januari 2020 de werkzaamheden af te ronden. de projectgroep BO komt wekelijks of tweewekelijks bijeen voor coordinatie en afstemming; de leden van de projectgroep BO zijn trekker van de deelwerkgroepen; elk deelproject bepaalt de eigen werkwijze; er worden een drietal gezamenlijke conferenties BO gehouden met alle deelnemers aan de deelprojecten (startsessie, middensessie, eindsessie). In deze sessies wordt het werk van de deelprojecten op elkaar afgestemd en worden zaken uitgediept; Er komen geen deelrapportages van de deelprojecten. Alle deelprojecten maken gebruik van dezelfde schrijver(s) en er komt slechts 1 rapportage;

o o o o

o

indicatieve planning conferenties projectgroep(en) BO

o o o

conferentie projectgroep(en) BO-1: week 37 (9-13 september 2019 ), conferentie projectgroep(en) BO-2: week 46 (4-8 november 2019), conferentie projectgroep(en) BO-3: week 3 (13-17 januari 2020);

betrekken uitvoering

o

De projectgroep BO betrekt deelnemers van de (werkgroep) uitvoering in de deelprojecten; de projectgroep BO organiseert 1 of 2 twee themabijeenkomsten met vertegenwoordigers van de uitvoering (consulenten, klantmanagers etc.) voor praktijkinbreng en ideeënuitwisseling. De eerste themabije e eenkomst wordt tussen de 1 en 2 conferentie projectgroep(en) BO georganiseerd;

o

e

gemeenteraden

o

In nauw overleg met het bestuurlijk overleg wordt tussen de 2 en de e 3 conferentie projectgroep(en) BO een gezamenlijke bijeenkomst met gemeenteraden georganiseerd. Daarin wordt gedeeld waaraan is gewerkt, wordt feedback gevraagd op hetgeen wordt gepresenteerd en wordt gevraagd met welke zaken er in de uitwerking rekening moet worden gehouden;

adviesraden

o

Tussen de 2 en de 3 conferentie projectgroep(en) BO wordt een bijeenkomst voor de adviesraden van de gemeenten georganiseerd waarin wordt gedeeld waaraan wordt gewerkt, feedback wordt gevraagd op hetgeen wordt gepresenteerd en wordt gevraagd met welke zaken in de uitwerking rekening moet worden gehouden; Naast deze bijeenkomst zullen er, afhankelijk van de lokale afspraken, ook na 1 februari 2020 (afronding opdracht) adviestrajecten per gemeente zijn alvorens colleges besluiten nemen. Dat verzorgt elke gemeente zelf.

o

e

e

7 BESTUURLIJKE OPDRACHT 3 juli 2019

Planning In onderstaande tabel is de planning op hoofdlijnen opgenomen. Nadat het definitieve plan van aanpak is vastgesteld (medio augustus 2019) wordt de meer gedetailleerde planning opgenomen. Daarin worden ook de bijeenkomsten met de ambtelijke stuurgroep en het bestuurlijk overleg opgenomen. 2019 e

2 kw

e

3 kw

vaststellen BO

030719

start projectgroep BO

040719

2020 e

4 kw

e

e

1 kw

2 kw

e

3 kw

e

4 kw

definitief PvA projectgroep BO e

1 conferentie projectgroep(en) BO e

2 conferentie projectgroep(en) BO

week van 090919 week van 041119

WERKSESSIE (klankborden) e

3 conferentie projectgroep(en) BO

week van 130120

concept rapport

medio januari ‘20

presentatie aan /feedback van gemeenteraden en adviesraden oplevering definitief rapport besluitvorming rapportage door bestuurlijk overleg

010220 begin februari ‘20

voorbereiding implementatie besluitvorming colleges besluitvorming gemeenteraden adviestraject OR implementatie afgerond

311220

8 BESTUURLIJKE OPDRACHT 3 juli 2019