Plan van Aanpak 2025 - scan GR de Bevelanden
Tekst van het document
Scan GR de Bevelanden Plan van Aanpak 2025
De 8 actielijnen en het eigenaarschap 1.
Gezamenlijk perspectief en commitment
• • •
2.1 Continuïteit – status en borging van afspraken 2.2 Continuïteit – status en borging van afspraken (Rapport Berenschot)
• • •
Voorzitter van het DB en AB van GR de Bevelanden, de heer C. van den Bos Directeur a.i. GR de Bevelanden, de heer R. Nagtzaam Namens de Bevelandse Secretarissen, de heer F. Leijnse MT van GR de Bevelanden Directeur a.i. GR de Bevelanden, de heer R. Nagtzaam Namens de Bevelandse Secretarissen, de heer F. Leijnse
3.
Heldere afspraken en sturing
•
MT van GR de Bevelanden
4.
Bestuurlijke rolzuiverheid
•
Voorzitter van het DB en AB van GR de Bevelanden, de heer C. van den Bos
5.
Rol Regiegroep
•
Directeur a.i. GR de Bevelanden, de heer R. Nagtzaam
6.
Profiel directeur
•
Voorzitter van het DB en AB van GR de Bevelanden, de heer C. van den Bos in samenwerking met de manager HRM, de heer M. de Crom
•
7.
Samenspel organisatie met gemeenten
•
MT van GR de Bevelanden
8.
Lerende organisatie met zelfreflectie en kwaliteit
•
Manager HRM, de heer M. de Crom in samenwerking met de directeur a.i. GR de Bevelanden, de heer R. Nagtzaam
•
1.
Gezamenlijk perspectief en commitment
Urgentie De rapportage geeft aan dat voor een succesvolle regionale samenwerking duidelijke gezamenlijke doelen een vereiste zijn. Daarbij is het essentieel dat de deelnemende gemeenten en GR de Bevelanden zich gezamenlijk committeren aan een gemeenschappelijk perspectief. Geadviseerd wordt een visiedocument met gezamenlijke ambities en strategische doelen op te stellen en hierover regelmatig in gesprek te gaan met elkaar.
Wat willen we bereiken? 1. 2. 3. 4.
Een overkoepelende meerjaren visie voor GR de Bevelanden met gezamenlijke ambities en strategische doelen. Een meerjaren visie op de drie bedrijfsonderdelen van GR de Bevelanden met gezamenlijke ambities en strategische doelen. Deelnemende gemeenten committeren zich hieraan. Periodiek wordt het gesprek hierover gevoerd met elkaar.
Wat gaan we daarvoor doen? 1. 2. 3.
Met elkaar het gesprek voeren, thema-sessies inplannen om in gezamenlijkheid tot een visie en toekomstperspectief te komen. Een beknopt document opstellen waarin e.e.a. wordt verwoord en vastgelegd. Deze visie ter besluitvorming aanbieden aan het DB en AB van GR de Bevelanden en aan de colleges van de deelnemende gemeenten
Wie hebben we daarvoor nodig? 1. 2. 3. 4.
Leden van het Db en AB van GR de Bevelanden De gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten Leden van het MT van de deelnemende gemeenten Leden van het MT van GR de Bevelanden
Wat hebben we daarvoor nodig? 1. 2. 3.
Een of meerdere sessies met DB- en AB-leden met ondersteuning van een externe organisatie Een of meerdere sessies met ondersteuning van een externe organisatie om tot een overkoepelende meerjaren visie voor GR de Bevelanden te komen Een of meerdere deelnemerssesies op de werkvelden WIZ, ICT en HRM met ondersteuning van een externe organisatie
Eigenaarschap 1. 2. 3.
Voorzitter van het DB en AB van GR de Bevelanden, de heer C. van den Bos Directeur a.i. van GR de Bevelanden, de heer R. Nagtzaam Namens de Bevelandse Secretarissen, de heer F. Leijnse
Planning 1. 2. 3. 4.
In de AB vergadering van december 2025 wordt de visie vastgesteld of zoveel eerder. Na vaststelling in het AB, wordt de meerjaren-visie ter besluitvorming voorgelegd aan de colleges en raden van de deelnemende gemeenten. Na de gemeenteraadsverkiezingen in 2026, dient de meerjaren visie ter besluitvorming te worden voorgelegd aan het nieuwe AB, de nieuwe colleges en raden van de gemeenten Het periodiek overleg dient te zijn geborgd.
2.1 Continuïteit – status en borging van afspraken Urgentie Het waarborgen van gemaakte afspraken en het creëren van continuïteit zijn cruciaal voor de effectiviteit van de samenwerking. Dit kan worden bereikt door regelmatige evaluaties. Dit zorgt voor transparantie en het borgen van afspraken.
Wat willen we bereiken? 1. 2.
Voortgang bewaking, checken of iets ook is gedaan, komen tot het borgen van afspraken Voortgang regelmatig bespreken met en terugkoppelen aan de deelnemende gemeenten (regelmatig evalueren/continuïteit creëren)
Wat gaan we daarvoor doen? 1. 2. 3.
De informatiebehoefte bij de deelnemende gemeenten inventariseren De structuur bepalen waarbinnen de informatie en voortgang wordt gedeeld Vaststellen hoe we deze informatie willen delen (vorm).
Eigenaarschap 1.
Het MT van GR de Bevelanden.
Planning 1.
Realisatie voor december 2025 of zoveel eerder.
2.2 Continuïteit – status en borging van afspraken Urgentie Geadviseerd wordt de aanbevelingen uit het rapport Berenschot opnieuw te bezien. Voorgesteld wordt de nieuwe directeur en een gemeentesecretaris gezamenlijk verantwoordelijk te maken voor de uitwerking en implementatie daarvan.
Wat willen we bereiken? 1.
Alle aanbevelingen uit het rapport Berenschot zijn geëvalueerd en – indien wenselijk – geïmplementeerd.
Wat gaan we daarvoor doen? 1. 2. 3.
Beoordelen of de aanbevelingen in het rapport Berenschot zijn opgepakt en geïmplementeerd Als er nog aanbevelingen open staan, beoordelen of die nog dienen te worden opgepakt Zo ja, voorstellen formuleren voor implementatie.
Eigenaarschap 1. 2.
Directeur a.i. van GR de Bevelanden, de heer R. Nagtzaam Namens de Bevelandse Secretarissen, de heer F. Leijnse
Planning 1.
Realisatie voor december 2025 of zoveel eerder.
3.1 Heldere afspraken en sturing Urgentie Er is behoefte aan helderheid zowel binnen de organisatie, als ook bij partners, over de opdrachten, verantwoordelijkheden en opschaling. Deze helderheid kan worden verkregen door het opstellen van DVO’s op de domeinen ICT, HRM en WIZ, op een niveau van input/output, waarop duidelijk gestuurd kan worden. Daarbij is het van belang duidelijke afspraken te maken over de voorwaarden waaronder nieuwe ontwikkelingen wel en/of niet passend zijn.
Wat willen we bereiken? 1. 2.
Opstellen van DVO’s op de domeinen ICT, HRM en WIZ, op een niveau van input/output, waarop duidelijk gestuurd kan worden Duidelijke afspraken maken over de voorwaarden waaronder nieuwe ontwikkelingen wel en/of niet passend zijn.
Wat gaan we daarvoor doen? 1. 2.
Nagegaan dient te worden of er in 2024 op het terrein van WIZ, ICT en HRM is gewerkt aan het opstellen en vaststellen van een (nieuwe) DVO. Als er in 2024 geen aanvang is gemaakt met het opstellen van een DVO, dient dat te worden opgepakt en afgerond in 2025
Eigenaarschap 1.
MT van GR de Bevelanden
Planning 1.
Realisatie voor december 2025 of zoveel eerder.
3.2 Heldere afspraken en sturing Urgentie Daarnaast gaat het om duidelijke mandatering en duidelijke lijnen voor besluitvorming en uitvoering. Om scherpte te krijgen in de ambtelijke ruimte van handelen wordt voorgesteld dossiers proactief bij het bestuur te agenderen.
Wat willen we bereiken? 1. 2.
De mandatering en de besluitvormingsprocessen zijn duidelijk (omschreven) Dossiers worden – indien noodzakelijk - proactief bij het bestuur geagendeerd.
Wat gaan we daarvoor doen? 1. 2. 3.
De Governance, de mandatering en het besluitvormingsproces regelmatig op de agenda zetten en bespreken met elkaar. Indien gewenst, de bestaande mandatering aanpassen. Het besluitvormingsproces uitschrijven en vaststellen.
Eigenaarschap 1.
Het MT van GR de Bevelanden
Planning 1.
Realisatie voor december 2025 of zoveel eerder.
4.
Bestuurlijke rolzuiverheid
Urgentie Om een effectieve samenwerking te waarborgen, is het van belang dat de rolverdeling binnen de organisatie helder is. Dit kan worden verbeterd door duidelijke rolomschrijvingen voor de leden van het Dagelijks Bestuur, Algemeen Bestuur, directeur en MT. Dit zorgt ervoor dat iedereen zijn verantwoordelijkheden kent en zich aan de afgesproken taken houdt. Dit betekent ook dat dossiers op de juiste tafel geagendeerd. Ook wordt geadviseerd om in gesprek te gaan met elkaar over belangen, beelden en verwachtingen. Zodoende wordt duidelijk waar het verschil zit en waar je elkaar kan vinden.
Wat willen we bereiken? 1. 2. 3.
De rolverdeling – wie gaat waar over – binnen GR de Bevelanden is voor betrokkenen helder. Er is een duidelijk overzicht beschikbaar waarin de rolverdeling – met de daarbij behorende taken en bevoegdheden – wordt beschreven. Direct betrokkenen hebben met elkaar een open gesprek gevoerd over de rolverdeling binnen GR de Bevelanden.
Wat gaan we daarvoor doen? 1. 2.
Een overzicht opstellen over de rolverdeling binnen GR de Bevelanden Het gesprek hierover voeren met elkaar, eventueel onder begeleiding van een externe partij.
Eigenaar 1.
Voorzitter van het DB en AB van GR de Bevelanden, de heer C. van den Bos
Planning 1. Realisatie voor december 2025 of zoveel eerder.
5.
Rol Regiegroep
Urgentie Er is een tekort aan eigenaarschap en sturing vanuit de gemeenten geconstateerd. Geadviseerd wordt om de actieve betrokkenheid van de deelnemende gemeenten aan GR de Bevelanden te versterken en daarbij de Regiegroep, die bestaat uit de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten, te betrekken. De Regiegroep speelt een cruciale rol in de interne borging van de samenwerking. Het is aan de directeur van GR de Bevelanden om de Regiegroep actief te betrekken bij de uitvoering. Geadviseerd wordt regelmatig met elkaar te overleggen om voortgang, knelpunten en verbeterpunten te bespreken.
Wat willen we bereiken? 1. 2. 3.
Eigenaarschap en sturing vanuit de gemeenten realiseren Actieve betrokkenheid van de deelnemende gemeenten bij GR de Bevelanden versterken De Regiegroep actief betrekken bij de werkzaamheden van GR de Bevelanden.
Wat gaan we daarvoor doen? 1. 2.
De Regiegroep in positie brengen en structureel betrekken bij de implementatie van de meerjaren-visie van GR de Bevelanden Periodiek overleg Regiegroep en directeur GR de Bevelanden
Eigenaarschap 1. 2.
De directeur a.i. van GR de Bevelanden, de heer R. Nagtzaam In samenwerking met de Secretarissen van de gemeenten
Planning 1.
Realisatie voor december 2025 of zoveel eerder.
6.
Profiel directeur
Het wervingsprofiel dient nadrukkelijk gericht te zijn op zowel de interne als externe samenwerking. Het gewenste profiel betreft een leidinggevende met ervaring in een complexe, politiek-bestuurlijke omgeving en uitstekende vaardigheden verandermanagement, strategisch leiderschap, en samenwerking. Qua persoonlijkheid betreft het iemand die stevig, verbindend, communicatief vaardig, resultaatgericht en innovatief is. Een directeur die het vermogen heeft om te werken in een omgeving met veel verschillende stakeholders en een sterke focus heeft op professionalisering en toekomstbestendigheid.
Wat willen we bereiken? 1. 2.
Een succesvolle werving- en selectieprocedure De benoeming van een directeur die zich voor langere tijd verbindt aan GR de Bevelanden
Eigenaarschap 1 2.
Voorzitter van het DB en AB van GR de Bevelanden, de heer C. van den Bos in samenwerking met de manager HRM, de heer M. de Crom
Planning Lopende de uitwerking van de aanbevelingen – de 8 actielijnen – zal de samenwerking met de directeur a.i. worden verlengd. Het starten van de wervingsprocedure wordt voorzien voor najaar 2025.
7.
Samenspel organisatie met gemeenten
Urgentie Om toegevoegde waarde te creëren voor de deelnemende gemeenten is het noodzakelijk dat GR de Bevelanden een open blik naar buiten heeft, een beeld heeft van de lokale behoefte per deelnemende gemeente en hierover het gesprek actief opzoekt. Hierin dient de organisatie (verder) te ontwikkelen. Het bevorderen van omgevingsbewustzijn binnen GR de Bevelanden is essentieel voor een goede samenwerking. Dit kan worden verbeterd door stakeholderanalyses en accountmanagement. Ook een goede informatievoorziening tussen de deelnemende gemeenten en GR de Bevelanden is hierbij van belang.
Wat willen we bereiken? 1.
GR de Bevelanden heeft een open blik naar buiten en een goed beeld van de lokale behoefte per deelnemende gemeente.
Wat gaan we daarvoor doen? 1. 2. 3. 4. 5.
Continu de behoefte van de deelnemende gemeenten inventariseren Het gesprek met de deelnemende gemeenten structureel borgen Stakeholderanalyses uitvoeren Accountmanagement/relatiebeheer introduceren op het niveau van de gemeenteraden, management en de opdrachtgeversrol. Een goede informatievoorziening naar de deelnemende gemeenten realiseren die overeenstemt met hun behoefte.
Eigenaarschap 1. MT van GR de Bevelanden Realisatie 1. Realisatie voor december 2025 of zoveel eerder.
8. Lerende organisatie met zelfreflectie en kwaliteit Urgentie Geconstateerd is dat in de organisatie van GR de Bevelanden zowel een wens naar ontwikkeling richting de toekomst als ook een hang naar het oude aanwezig is. Dit behoudende karakter kan innovatie en vernieuwing binnen de organisatie belemmeren. Daarnaast wordt geconstateerd dat medewerkers terughoudend kunnen zijn in het uiten van kritische feedback of het aankaarten van problemen, wat eveneens de ontwikkeling van de organisatie en de effectiviteit van de samenwerking in gevaar brengt. Geadviseerd wordt te investeren in het innovatief en strategisch vermogen vanuit het MT en in de persoonlijke en generieke ontwikkeling van medewerkers en de organisatie.
Wat willen we bereiken? Persoonlijke en generieke ontwikkeling van medewerkers en de organisatie. 1. 2. 3. 4. 5.
Een open communicatie binnen de organisatie. Er is innovatief potentieel binnen de organisatie. Medewerkers voelen de ruimte om feedback te geven en durven problemen benoemen. Het innovatief en strategisch vermogen van het MT is goed ontwikkeld en aanwezig.
Wat gaan we daarvoor doen? 1
Een opleidings- c.q. ontwikkelprogramma samenstellen gericht op • zowel de ontwikkeling van het innovatief en strategisch vermogen van het MT, • als de persoonlijke en generieke ontwikkeling van medewerkers en de organisatie
Eigenaarschap 1. Manager HRM, de heer M. de Crom 2. In samenwerking met de directeur a.i. van GR de Bevelanden, de heer R. Nagtzaam
Realisatie 1. 2.
Opstellen van een trainingsprogramma voor 1 juli 2025 Start deelname aan trainingen/opleidingen Q3 en Q4 2025