Bestuursopdracht governance sociaal domein Zeeland

Bestuursopdracht Onderwerp/titel bestuursopdracht: Governance sociaal domein Zeeland Stellers: Ambtelijke werkgroep ‘Governance sociaal domein Zeeland’ Thema Het inrichten van een gemeenschappelijke regeling Sociaal Domein Zeeland

Inleiding De dertien Zeeuwse portefeuillehouders sociaal domein denken al langere tijd na over de governance voor het sociaal domein in Zeeland. De dertien gemeenten werken al samen binnen het sociaal domein, maar in verschillende organisaties en teams. De huidige situatie is om meerdere redenen niet wenselijk en toekomstbestendig. • De ambtelijke en bestuurlijke (overleg)structuur is historisch gegroeid en daardoor niet altijd logisch (meer), onder andere gelet op landelijke ontwikkelingen naar meer integraal en domeinoverstijgend werken. • Niet alle medewerkers worden formeel ambtelijk en bestuurlijk aangestuurd. • Veel voorstellen moeten, bij gebrek aan een regionaal (Zeeuws-breed) bestuurlijk overleg met beslissingsbevoegdheid, aan alle colleges worden voorgelegd. Dat kost veel tijd en energie. • Het Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) Sociaal Domein fungeert eerder als een portefeuillehoudersoverleg dan als een strategisch platform. In het vorige traject, dat stopte na het OZO Sociaal Domein van 4 juli 2024, was er geen unanimiteit voor het oprichten van een nieuwe gemeenschappelijke regeling (GR) voor inkoop en toezicht van jeugdhulp, beschermd wonen (BW), maatschappelijke opvang (MO) en vrouwenopvang (VO). Maar de bestuurlijke wens om een volgende stap te zetten in de Zeeuwse samenwerking binnen het sociaal domein bleef bestaan.

Na het extra OZO Sociaal Domein van 26 augustus 2024 hebben alle colleges ingestemd met het vervolgproces ‘Pas op de plaats, maar niet stilstaan’. In het OZO Sociaal Domein van 12 december 2024 heeft het programmateam Zeeuwse Samenwerking Sociaal Domein (ZSSD) (in de praktijk de programmamanager ZSSD) opdracht gekregen voor het uitwerken van een GR Sociaal Domein en Jeugdregio Zeeland (hierna: GR Sociaal Domein Zeeland) met GR Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio (SWVO) als basis. Omdat er zowel ambtelijk als bestuurlijk behoefte is aan een opdracht voor de governance, is deze bestuursopdracht opgesteld. Die geeft richting aan wat en wie we nodig hebben in dit proces en wie we wanneer betrekken en/of informeren.

Doel 1

We realiseren een optimale samenwerkings- en organisatievorm voor het coördineren, voorbereiden en uitvoeren van regionale taken binnen het sociaal domein. We doen dit vanuit de vier E’s: eenvoudig, eenduidig, efficiënt en effectief.

Resultaten We willen een GR Sociaal Domein Zeeland inrichten. Daarbinnen geven we integraal uitvoering aan de taken binnen het sociaal domein die we met (een deel van) de dertien Zeeuwse gemeenten samen moeten of willen doen voor inwoners van 0-100+ jaar. Belangrijk is dat de gemeentelijke regie op de aan de GR op of over te dragen taken gewaarborgd is.

Activiteiten We brengen de bestuurlijke, juridische, financiële en organisatorische gevolgen van het inrichten van GR Sociaal Domein Zeeland in kaart. We stellen een ontwerpregeling en organisatieplan op. Over een aantal uitgangspunten is al draagvlak vanuit de portefeuillehouders sociaal domein. Die stellen de colleges vast met een besluit voorafgaand aan het vaststellen van de ontwerpregeling: • het tot één gemeenschappelijk openbaar lichaam samenvoegen van de organisaties/teams: o SWVO; o Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland; o CZW Bureau; en o het programmateam ZSSD; • SWVO is de basis voor een in te richten GR Sociaal Domein Zeeland; • de aan GR Sociaal Domein op- of over te dragen taken en bevoegdheden zijn: o inkoop jeugdhulp en BW; o subsidiëring MO en VO; o toezicht en naleving Wmo en Jeugdwet; o de huidige taken van GR SWVO, die uitgevoerd blijven worden voor de zeven daaraan deelnemende gemeenten; o regionale (Zeeuws-brede) beleidsvoorbereidende taken sociaal domein; en o regionale beleidscoördinerende taken Jeugd, BW, MO, VO, Sociale veiligheid en Gezondheid; • het streven naar 1 januari 2027 als datum van inwerkingtreding van de GR. Deze bestuursopdracht is een bijlage bij het collegevoorstel over bovenstaande uitgangspunten. We vormen GR SWVO om tot GR Sociaal Domein Zeeland waaraan de hierboven genoemde taken en bevoegdheden worden op- of overgedragen.

De taken en bevoegdheden in het kader van de Jeugdwet worden ontvlochten uit GR GGD Zeeland. We herijken de partnerschapsafspraken beschermd wonen en opvang 2024 waar nodig en nemen deze op in of bij de regeling Sociaal Domein Zeeland. We herijken de regionale ambtelijke en bestuurlijke overlegstructuur binnen het sociaal domein. We stoppen met overleggen die geen meerwaarde (meer) hebben. Ambtelijk overleg In de ambtelijke werkgroep (zie ‘Invulling opdrachtgeverschap’) bespreken we (de voortgang van) het proces en stellen we stukken op. Daarnaast stemmen we af met: 2

• een breed ambtelijk overleg; • een juridische en financiële werkgroep; en • het provinciaal managementoverleg. Meer informatie over deze overleggen/werkgroepen staat onder ‘Beheersaspecten’. Bestuurlijk overleg (De voortgang van) het proces en de stukken worden besproken in de bestuurlijke kerngroep (zie ‘Invulling opdrachtgeverschap’). We stemmen de stukken af in het OZO Sociaal Domein. De colleges en/of gemeenteraden nemen vervolgens een besluit.

Meerwaarde samenwerking Inhoudelijk zit de meerwaarde in een domeinoverstijgende en gezinsgerichte benadering, een doorlopende ondersteuning (levensbreed en levenslang waar nodig) en het bundelen van kennis en expertise. Organisatorisch zit de meerwaarde in schaalgrootte, slagkracht, het efficiënt omgaan met de schaarste van mensen en middelen, het verminderen van ambtelijke en bestuurlijke drukte en het vergroten van de betrokkenheid van de gemeenteraden.

Voorwaarden In het vorige traject is een aantal keuzes gemaakt. Daarop bouwen we zo veel mogelijk voort. Specifiek is destijds aandacht gevraagd voor de stemverhouding, de taakverdeling tussen het AB en dagelijks bestuur (DB) en de robuustheid van de organisatie. Ook voor het huidige traject zijn wensen meegegeven en uitspraken gedaan. Vooruitlopend op het voorleggen van de ontwerpregeling Sociaal Domein Zeeland stellen we de colleges voor een aantal uitgangspunten vast te stellen (zie ‘Activiteiten’ en het collegevoorstel waarvan deze bestuursopdracht een bijlage is). Over deze uitgangspunten is afgestemd in het OZO Sociaal Domein van 12 december 2024, 13 maart, 22 mei en 3 juli 2025. De portefeuillehouders sociaal domein onderschrijven deze uitgangspunten. Er moet unanimiteit zijn over de voorstellen die worden voorgelegd aan de colleges en gemeenteraden. Met – of voorafgaand aan – het afstemmen over de ontwerpregeling in het OZO Sociaal Domein in het vierde kwartaal van 2025 bespreken we ten minste: • of GR Sociaal Domein Zeeland een college- of gemengde regeling wordt; • het werken met een AB en DB voor alle taken, zonder het instellen van een of meer bestuurscommissies; • de stemverhouding; • de financiële verdeelsleutel(s); • de positie van het programmateam ZSSD; en • de hoogte en verdeling van de (incidentele) meerkosten.

De beoogde samenvoeging van de GR’en GGD Zeeland en Veiligheidsregio Zeeland is direct relevant voor de governance vanwege de taken en bevoegdheden die in de huidige situatie zijn op- of overgedragen aan de bestuurscommissie Inkoop Jeugdhulp Zeeland en worden uitgevoerd door 3

Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland. Deze taken en bevoegdheden willen we in de gewenste situatie op- of overdragen aan GR Sociaal Domein Zeeland. Hierover stemmen we af met de directie en het managementteam van de GGD.

Relatie met andere thema’s In de door alle gemeenteraden vastgestelde regiovisies Beschermd Wonen en Maatschappelijke opvang Zeeland 2022-2025 en jeugdhulp Zeeland 2023-2028 staat dat we een nieuwe governance voor het sociaal domein willen inrichten. In het meerjarig uitvoeringsprogramma ZSSD is de governance opgenomen als randvoorwaarde voor (een eenvoudige, eenduidige, efficiënte en effectieve) samenwerking. De samenwerking richt zich op de taken en bevoegdheden die op- of overgedragen worden aan de GR. Gestart wordt met de onder ‘Activiteiten’ genoemde taken en bevoegdheden, maar er wordt rekening gehouden met een bredere context: denk aan arbeidsmarkt, wonen en participatie.

Invulling opdrachtgeverschap De Zeeuwse colleges zijn gezamenlijk bestuurlijk opdrachtgever. De bestuurlijke kerngroep ‘Governance sociaal domein Zeeland’ is bestuurlijk opdrachtnemer. De adoptiesecretaris sociaal domein is ambtelijk opdrachtgever. De programmamanager ZSSD is ambtelijk opdrachtnemer. Ze wordt hierin bijgestaan door de ambtelijke werkgroep ‘Governance sociaal domein Zeeland’. Bestuurlijke kerngroep ‘Governance sociaal domein Zeeland’ • Annebeth Evertz (portefeuillehouder sociaal domein Kapelle, voorzitter OZO Sociaal Domein) • Corniel van Leeuwen (portefeuillehouder sociaal domein Tholen) • Albert Vader (portefeuillehouder sociaal domein Vlissingen) • Laszlo van de Voorde (portefeuillehouder Wmo, BW, MO en VO Terneuzen) • Jan Fraanje (gemeentesecretaris Tholen, adoptiesecretaris sociaal domein) • Steven de Waal (gemeentesecretaris Terneuzen) Ambtelijke werkgroep ‘Governance sociaal domein Zeeland’ • Programmamanager ZSSD (projectleider, voorzitter) • Strategisch adviseur Kapelle • Vanaf juli 2025: beleidsmedewerker sociaal domein Middelburg • Tot juli 2025: beleidsadviseur sociaal domein Terneuzen • Programmamanager sociaal domein Vlissingen • Programmasecretaris sociaal domein Zeeland

Beheersaspecten Budget Na het OZO Sociaal Domein van 13 maart 2025 hebben alle colleges besloten een werkbudget van in totaal € 150.000 beschikbaar te stellen voor de juridische en financiële uitwerking. Met dit budget heeft de bestuurlijke kerngroep (zie ‘Bestuurlijke opdrachtgever’) Justion Advocaten opdracht gegeven voor de juridische uitwerking en Berenschot voor de financiële uitwerking. De ambtelijk opdrachtnemer accordeert de uitgaven binnen het werkbudget. 4

Het inrichten van een organisatie brengt zowel structurele als incidentele kosten met zich mee. In het derde kwartaal van 2025 brengen we deze kosten in beeld. We nemen ze op in het voorstel over de ontwerpregeling Sociaal Domein Zeeland. Capaciteit Juridische en financiële werkgroep Naast de ambtelijke werkgroep zijn een juridische en financiële werkgroep ingericht. In de juridische werkgroep zitten de juridisch adviseurs van Goes, Middelburg en Terneuzen. In de financiële werkgroep zitten de controllers van Middelburg, Reimerswaal en Sluis. Huidige organisaties/teams We vragen de direct betrokken organisaties/teams geregeld input te leveren en mee te denken/doen: • SWVO; • IJZ; • CZW Bureau; en • het programmateam ZSSD. Breed ambtelijk overleg Er is een breed ambtelijk overleg ingericht. Daarin zijn alle gemeenten vertegenwoordigd. We betrekken het breed ambtelijk overleg actief bij (de uitwerking van) relevante keuzes. Provinciaal managementoverleg Het provinciaal managementoverleg (PMO) heeft op 14 november 2024 afgesproken dat door het PMO te behandelen onderwerpen moeten voldoen aan een van de volgende criteria: • bestuurlijke gevoeligheid; • met z’n dertienen verder optrekken (afstemmen is noodzakelijk); • organisatorische vraagstukken (capaciteit, financiën, planning); en • processen die moeilijk lopen. De governance voldoet aan meerdere criteria.

We agenderen het onderwerp daarom voor het PMO. Maar het proces heeft een hoog tempo en het PMO komt maar vijf keer per jaar bijeen. Op 15 mei 2025 is daarom afgesproken dat de PMO-leden van Goes en Reimerswaal het eerste aanspreekpunt zijn voor de ambtelijke werkgroep. Zij informeren de andere PMO-leden. Doorlooptijd en fasering Datum/periode Juli-augustus 2025 Uiterlijk 30 september 2025 9 oktober 2025

Q3-Q4 2025

Wat? Bezoek portefeuillehouders sociaal domein Vaststellen uitgangspunten en bestuursopdracht Afstemmen collegevoorstel voorbereiding inrichten organisatie Juridische, financiële en organisatorische uitwerking

Wie? Projectleider, adoptiesecretaris Colleges

Opmerking

Vóór OZO Sociaal Domein 9 oktober 2025

OZO Sociaal Domein

Ambtelijke werkgroep, juridische en financiële werkgroep

5

Q4 2025

Bezoek gemeenteraden

Uiterlijk 13 november 2025

Afstemmen over ontwerpregeling en college- en raadsvoorstel Besluit over/zienswijze op ontwerpregeling Afstemmen over aanpassen ontwerpregeling Vaststellen van/ toestemming geven voor regeling Bekendmaking wijziging GR SWVO

Q4 2025-Q1 2026 Q2 2026

Q2-Q3 2026

Q4 2026

Q4 2026

1 januari 2027 Q1 2027

Implementatie zaken die pas na vaststellen van de regeling kunnen gebeuren Bekendmaking en inwerkingtreding regeling Evaluatie bestuursopdracht

(Vertegenwoordiging) bestuurlijke kerngroep en ambtelijke werkgroep Extra OZO Sociaal Domein

Dertien lokale bijeenkomsten

Colleges en gemeenteraden OZO Sociaal Domein

Vóór gemeenteraadsverkiezingen maart 2026

Colleges en gemeenteraden

Uiterlijk september 2026

College Goes

Na laatste besluit vaststellen van/ toestemming geven voor regeling

Organisatie Sociaal Domein Zeeland

OZO Sociaal Domein/AB Sociaal Domein Zeeland

Risico’s Het OZO Sociaal Domein heeft verzocht de belangrijkste besluiten over de governance in de huidige raadsperiode te laten nemen. Dat lukt alleen als alle colleges deze bestuursopdracht en de uitgangspunten in het collegevoorstel vaststellen. Als dat niet het geval is, moet de bestuurlijke besluitvorming in de nieuwe raadsperiode plaatsvinden. Door tussentijdse besluiten voor te leggen, kunnen we voorkomen dat het proces vertraging oploopt.

Communicatie Ondernemingsraden SWVO en GGD Zeeland hebben een ondernemingsraad (OR). Justion Advocaten heeft uitgezocht welke rol de OR’en hebben. Besluiten om een GR te wijzigen vallen onder het politieke primaat, waardoor de OR’en geen advies- of instemmingsrecht hebben. Voor (voorgenomen) besluiten over het wijzigen van een GR met personele gevolgen hebben de OR’en wel adviesrecht. Het advies moet gevraagd worden op een moment dat de OR’en nog wezenlijke invloed kunnen uitoefenen op de besluitvorming. Portefeuillehouders sociaal domein De projectleider en adoptiesecretaris sociaal domein bezoeken in de zomer van 2025 alle portefeuillehouders sociaal domein om met hen te spreken over de governance en eventuele zorgen en vraagstukken. Gemeenteraden 6

In het najaar van 2025 bezoeken we alle gemeenteraden, naar verwachting met een bijeenkomst per gemeente, om hen te informeren over het proces en hun rol hierin.

Evaluatie We evalueren deze bestuursopdracht binnen een kwartaal na het afronden van het bestuurlijke besluitvormingsproces (lees: na inwerkingtreding van de regeling).

7