9. Voorstel instemmen met starten Europese aanbesteding voor de accountantsdiensten 2025 en verder

Zaaknummer: Z24.037699

Raadsvoorstel

*Z034F9C1F01*

Nummer raadsvoorstel Raadsvergadering Portefeuillehouder

9 6 februari 2025 Wethouder Witkam

Onderwerp

Europese openbare aanbesteding accountantsdiensten gemeente Borsele

Geachte raad, Hiermee leggen wij aan u een voorstel over bovengenoemd onderwerp ter besluitvorming voor.

RAADSVOORSTEL

VOORSTEL Wij stellen u voor om: 1. In te stemmen met het starten van een Europese openbare aanbesteding voor de accountantsdiensten voor 2025 en verder. 2. Het document ‘Europese openbare aanbesteding accountantsdiensten gemeente Borsele’ te bekrachtigen ter uitvoering van het onder beslispunt 1 bedoelde traject. 3. De verdere voorbereiding en uitvoering van het traject in handen te stellen van de auditcommissie in samenweking met een ambtelijke vertegenwoordiging. AANLEIDING EN DOEL De gemeentewet schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst voor: - De controle van de jaarrekening. - Het verstrekken van een accountantsverklaring. - Het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Het huidige contract met onze accountant Baker Tilly (BT) loopt ten einde na de controle van de jaarrekening 2024. Op grond van uw besluit van 20 augustus 2019 had dit contract in eerste instantie een looptijd van 2019 tot en met 2021. Op 13 januari 2022 hebt u besloten het contract te verlengen met drie jaar voor de periode 2022 tot en met 2024. Het contract met BT kan niet meer worden verlengd. Door de accountantsdiensten opnieuw aan te besteden voor de periode vanaf het boekjaar 2025 kunnen accountantskantoren waaronder BT - zich hiervoor inschrijven.

ARGUMENTEN In de ‘Controleverordening gemeente Borsele 2023’ (hierna: controleverordening) is bepaald dat wij als college - in overleg met uw raad - de aanbesteding van de accountantscontrole voorbereiden. Ook is opgenomen dat uw raad het programma van eisen vaststelt voor deze Pagina 1 van 3

aanbesteding. In de controleverordening is ook bepaald dat de benoeming van de accountant voor een periode van drie jaar geschiedt. Voor de aanbesteding die Europees zal plaatsvinden, hebben we het document ‘Europese openbare aanbesteding accountantsdienstengemeente Borsele’ (hierna: aanbestedingsdocument) opgesteld. In dit aanbestedingsdocument (zie bijlage) hebben we ook het programma van eisen (PVE) opgenomen. Het PVE voldoet aan het gestelde in de controleverordening. De auditcommissie heeft zijn goedkeuring gegeven aan het aanbestedingsdocument. Het aanbestedingsdocument dient als basis voor (de start van) het traject om te komen tot een nieuwe accountant voor de gemeente Borsele. We stellen u voor dat een vertegenwoordiging van de auditcommissie - samen met een ambtelijke vertegenwoordiging - de volgende taken op zich neemt: - Het selecteren van de accountantskantoren. - Het voeren van de gesprekken. - Het voorbereiden van een voorstel voor de gunning. In overleg met de nieuw benoemde accountant stellen we een controleprotocol op. In dit controleprotocol leggen we aantal zaken op hoofdlijnen vast; ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole. (JURIDISCHE) CONSEQUENTIES De aanbesteding vindt plaats volgens artikel 2 van de controleverordening.

We hebben een aanbestedingsdocument opgesteld waarin de regels zijn opgenomen voor de aanbesteding.

RAADSVOORSTEL

FINANCIËN We verwachten dat de aanbesteding binnen de bestaande begroting van kan worden gerealiseerd. Mocht dat niet het geval zijn dan zullen wij bij het voorstel tot definitieve gunning van de accountant hierop terugkomen. UITVOERING/ PLANNING/ EVALUATIE We hebben de aanbesteding opgezet in samenspraak met ons inkoopbureau Karel. De opdracht wordt Europees aanbesteed. De planning voorziet erin dat de aanbestedingsprocedure start op 10 februari 2025. Op 14 april 2025 maakt de auditcommissie een selectie uit de binnengekomen offertes. Op 22 april 2025 geven een aantal accountantskantoren een presentatie. In de raadsvergadering van 9 mei 2025 leggen we een ‘voorstel voor de definitieve keuze van een nieuwe accountant’ ter besluitvorming aan u voor. Daardoor kan de nieuwe accountant met ingang van 1 oktober 2025 zijn werkzaamheden starten. PARTICIPATIE Niet van toepassing COMMUNICATIE De aanbesteding vindt Europees plaats en wordt geplaatst op Tenderned. Pagina 2 van 3

BESLUIT De raad besluit: 1. In te stemmen met het starten van een Europese openbare aanbesteding voor de accountantsdiensten voor 2025 en verder. 2. Het document ‘Europese openbare aanbesteding accountantsdiensten gemeente Borsele’ te bekrachtigen ter uitvoering van het onder beslispunt 1 bedoelde traject. 3. De verdere voorbereiding en uitvoering van het traject in handen te stellen van de auditcommissie in samenweking met een ambtelijke vertegenwoordiging. TER INZAGE LIGGENDE STUKKEN Niet van toepassing. BIJLAGE(N) Bij dit advies hoort/horen de volgende bijlage(n): Documentnr. Join Naam van de bijlage D25.663224 Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten Gemeente Borsele Hoogachtend, Namens burgemeester en wethouders gemeente Borsele, G.M. Dijksterhuis, burgemeester

RAADSVOORSTEL

J.M. Jansen, secretaris

Pagina 3 van 3