7. Voorstel aanpassen publieksruimte gemeentehuis

Zaaknummer: Z25.038327

Raadsvoorstel

*Z039CD0AFFB*

Nummer raadsvoorstel Raadsvergadering Portefeuillehouder

7 11 december 2025 Burgemeester Dijksterhuis

Onderwerp

Aanpassing publieksruimte gemeentehuis

Geachte raad, Hiermee leggen wij aan u een voorstel over bovengenoemd onderwerp ter besluitvorming voor. VOORSTEL Wij stellen u voor om: 1. In te stemmen met de aanpassing van de publieksruimte van het gemeentehuis. 2. Een krediet van € 600.000 beschikbaar te stellen uit het algemeen weerstandsvermogen en dit bedrag toe te voegen aan de ‘Reserve afschrijving investeringen’.

RAADSVOORSTEL

AANLEIDING EN DOEL In onze ‘Dienstverlening- en communicatievisie 2022-2026; Samen maken we onze ambities waar’ stellen wij dat de samenleving continu in beweging is en dat inwoners steeds nieuwe eisen stellen aan de manier waarop zij zaken met de overheid willen regelen. Betrouwbaar, veilig, makkelijk, duidelijk en ‘op maat’ zijn daarbij onze uitgangspunten. Vanuit onze kernwaarden hebben we een doorvertaling gemaakt naar onze dienstverleningsambities. - We denken vanuit de leefwereld van onze inwoners; we zijn erop gericht om onze inwoners snel, vriendelijk en goed te helpen. - We zijn een gastvrije gemeente en werken verbindend samen met en voor onze inwoners; we willen een goede dienstverlener zijn. We hebben aandacht voor onze inwoners en zijn aanspreekbaar. - We staan voor eenvoud en helderheid in onze communicatie voor alle doelgroepen; we zijn duidelijk en transparant in onze communicatie. - Werken aan een Borsele voor iedereen; een gemeente zonder drempels. Iedereen wordt gehoord en gezien. - Wij zijn één geheel; onze uitdaging is om te komen tot snellere, efficiëntere en effectieve dienstverlening waarbij de inwoner voorop staat. Wij zijn een service- en oplossingsgerichte organisatie en vormen daarmee één geheel. - Wij bieden vanuit een goede standaardservice, ruimte voor service op maat; we hanteren servicenormen en dragen deze uit.

De demografische en digitale ontwikkelingen maken Pagina 1 van 4

-

dat we inzetten op ‘service op maat’. Onze inwoner kan ons op diverse manieren en verschillende momenten bereiken. We stimuleren digitale dienstverlening en zorgen voor persoonlijk contact waar nodig; we gaan door met het verbeteren van de kwaliteit en het uitbreiden van de digitale dienstverlening. We zorgen dat de privacy van onze inwoners is geborgd door goede informatiebeveiliging.

We hebben echter geconstateerd dat de inrichting van de publieksruimte van het gemeentehuis en de werkprocessen aan de receptie niet langer voldoen aan de verwachtingen van onze bezoekers en de door ons gestelde normen op het gebied van dienstverlening. Daarom is onze doelstelling om met een aanpassing van de publieksruimte en enkele werkprocessen de gastvrijheid en dienstverlening te optimaliseren en de privacy van onze inwoners te borgen.

RAADSVOORSTEL

In uw vergadering van 17 oktober 2024 heeft u een krediet beschikbaar gesteld voor de herinrichting van het gemeentehuis. Daarbij vermeldden we ook de pilot om de rol van medewerker receptie te veranderen naar gastvrouw/- heer om de dienstverlening te verbeteren. Het krediet was evenwel bedoeld voor andere aanpassingen in het gemeentehuis dan we hierbij aan u voorleggen. ARGUMENTEN De huidige inrichting van de publieksruimte voldoet niet aan onze normen op het gebied van gastvrijheid. Bij binnenkomst in het gemeentehuis constateren wij met grote regelmaat dat de bezoekers: - niet direct opmerken waar zij zich kunnen aanmelden. - met regelmaat zoeken naar de balies van burgerzaken. - de ruimte van burgerzaken niet als klantvriendelijk en als gesloten wordt ervaren. - Het aanmeld- en wachtrijscherm niet opmerken. - de wachtruimte in de centrale hal als onbehaaglijk ervaren. - de telefoongesprekken bij de receptie kunnen opvangen waardoor de privacy niet is geborgd. - de akoestiek van de publieksruimte als onprettig ervaren. Daarnaast hebben de receptionistes bij het management aangegeven een onveilig gevoel te ervaren door het ontbreken van vluchtmogelijkheden achter de receptie.

Naar aanleiding van deze bevindingen hebben we in het voorjaar van 2025 een werksessie gehouden met de medewerkers van het team burgerzaken en vertegenwoordigers van het ambtelijk projectteam ‘flexibel werken’. Deze sessie werd begeleid door ‘HEVO B.V. advies en bouwmanagement’ (hierna: Hevo). Op basis daarvan is een gewenste situatie geformuleerd op het gebied van gastvrijheid, deskundigheid, dienstverlening en vriendelijkheid oftewel ‘hostmanship’.

Pagina 2 van 4

De gewenste situatie is tweeledig: - Enerzijds zijn er nieuwe werkafspraken gemaakt over de ontvangst van bezoekers en de telefonische afhandeling aan de receptie. De receptiefunctie wordt opgesplitst in: a) De telefonische afhandeling in een separate ruimte vanwege de borging van de privacy. b) Het gastvrouw/-heerschap in de publieksruimte. Binnen de rol van gastvrouw/-heer worden de bezoekers actief welkom geheten en doorverwezen. Daarnaast voert de gastvrouw/-heer bij de nieuwe taakinvulling ook frontofficetaken uit van het team Burgerzaken zoals de uitgifte van reisdocumenten. - Daarnaast hebben we de gewenste situatie en de nieuwe werkafspraken voorgelegd aan Hevo en verzocht dit door te vertalen naar een ruimtelijk ontwerp van de publieksruimte. Hierbij zijn de volgende aspecten als uitgangspunten opgenomen: a) Gastvrijheid, warmte en toegankelijkheid. b) Openheid en transparantie. c) Veiligheid en privacy. d) Verbetering van de akoestiek. ‘Zenber Architecten’ heeft een schetsontwerp (zie bijlage) gemaakt voor de begane grond van het gemeentehuis. Het ontwerp is bedoeld als visuele impressie. Daarnaast is een doorsnede van de centrale hal opgenomen, die inzicht geeft in de ruimtelijke indeling en veiligheidsaspecten. Door uitvoering te geven aan het bovenstaande verwachten we te kunnen voldoen aan de door ons gestelde normen op het gebied van dienstverlening.

RAADSVOORSTEL

(JURIDISCHE) CONSEQUENTIES Wij voorzien geen (juridische) consequenties. Het betreft een inpandige aanpassing en een aanpassing op werkprocessen. Daarnaast zijn de voorgestelde aanpassingen afgestemd met de architect die de verbouwing van het gemeentehuis in 2012 heeft begeleid. FINANCIËN De kosten voor de aanpassing zijn uitgewerkt door Hevo en geraamd op € 525.000. Op basis van een eerste raming hebben we, in samenwerking met Hevo en de Veiligheidsregio Zeeland, zekerheidshalve op 12 november 2025 extra onderzoek laten doen naar de brandcompartimentering en mogelijke aanpassingen van installaties. Ondanks het feit dat dit niet leidt tot nieuwe inzichten voegen wij zekerheidshalve €50.000 toe aan onvoorziene kosten bovenop de meest recente raming van HEVO. Aanvullend op de kostenraming wensen we € 25.000 te reserveren voor capaciteit om het bouwproces te begeleiden. De totale investering komt daarmee uit op € 600.000. We schrijven de investering af in 15 jaar. Om dit te dekken stellen we voor om € 600.000 te onttrekken uit het algemeen weerstandsvermogen en dit bedrag toe te voegen aan de ‘Reserve afschrijving investeringen’. Vervolgens zullen we gedurende 15 jaar jaarlijks € 40.000 uit deze reserve onttrekken om de afschrijvingslasten te dekken. We stellen voor om de rentelasten van € 6.000 per jaar op te nemen in de Kadernota 2027-2030. Pagina 3 van 4

UITVOERING / PLANNING / EVALUATIE Op 2 december 2025 hebben we onze ideeën over de aanpassing van de publieksruimte aan uw raad toegelicht tijdens een informatiebijeenkomst. Na positieve besluitvorming door uw raad starten wij met de werkvoorbereiding en het aanbestedingstraject. We verwachten medio 2026 de opdracht te kunnen verlenen. De aanpassingen kunnen vervolgens in het 3e of 4e kwartaal van 2026 worden uitgevoerd. PARTICIPATIE EN COMMUNICATIE Bij de totstandkoming van het schetsontwerp zijn de medewerkers van het team Burgerzaken (burgerzaken en receptie) betrokken. Zij hebben de ervaringen en aanbevelingen van bezoekers aan het gemeentehuis ‘vertaald’ tijdens een werksessie met Hevo. Zodra bekend is wanneer de werkzaamheden worden uitgevoerd, zorgen we voor tijdige informatieverstrekking aan onze inwoners en de medewerkers. Daarnaast borgen we dat de dienstverlening gecontinueerd wordt. BESLUIT De raad besluit: 1. In te stemmen met de aanpassing van de publieksruimte van het gemeentehuis. 2. Een krediet van € 600.000 beschikbaar te stellen uit het algemeen weerstandsvermogen en dit bedrag toe te voegen aan de ‘Reserve afschrijving investeringen’. TER INZAGE LIGGENDE STUKKEN Er liggen geen stukken ter inzage.

RAADSVOORSTEL

BIJLAGE(N) Bij dit advies hoort/horen de volgende bijlage(n): Documentnr. Join Naam van de bijlage D25.682025 Fysieke invulling hostmanship schetsontwerp en definitieve kostenraming HEVO 26-11-2025

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Borsele,

G.M. Dijksterhuis, burgemeester

J.M. Jansen, secretaris

Pagina 4 van 4