7.1 Opdrachtformulering onderzoek buitendienst

Opdrachtformulering onderzoek Buitendienst 1. Algemene beschrijving Met ruim 43 medewerkers is de Buitendienst een grote eenheid binnen het domein Ruimte van de gemeente Borsele. Daarbij zijn er 7 medewerkers vanuit de sociale werkvoorziening de Betho geattacheerd binnen de verschillende disciplines van de Buitendienst. De Buitendienst heeft een nadrukkelijke positie binnen het domein Ruimte. Beleid en uitvoering blijven hierdoor nauw aan elkaar verbonden. In 2021 heeft er binnen de Buitendienst een organisatiewijzing plaatsgevonden. Op basis hiervan is er een nieuwe structuur ontstaan. In het organigram, zie afbeelding 1, wordt de nieuwe structuur weergegeven en bestaat uit de volgende disciplines met de daarbij behorende hoofdtaken; • Groenploegen Oost en West: meldingen openbare ruimte, groenonderhoud, begraven. • Stratenmakersploeg: meldingen openbare ruimte, klein onderhoud straatwerk/speeltuinen, verkeersborden en begraven • Garage/éénpitters: tractieonderhoud, tractor en vrachtauto • Reinigingsploeg: huisvuil, ongediertebestrijding, kolkenzuiger en straatreiniging • Kantoor: administratie en opzichter groen De Buitendienst wordt aangestuurd door de bedrijfsleider met ondersteuning van het kantoor, de voormannen groenploegen, de chef werkplaats garage/éénpitters, de voormannen reinigingsploeg en stratenmakersploeg.

De administratieve medewerkers en opzichter groen binnen het kantoor zijn ondersteunend aan de ploegen en de bedrijfsleider. De bedrijfsleider draagt zorg voor de operationele leiding en de aansturing en begeleiding van de medewerkers.

F IGUUR 1

Betho De gemeente Borsele kent een jaarlijkse afnameverplichting bij de Sociale Werkvoorziening de Betho ter hoogte van zo’n €280.000,- De buitendienst neemt het overgrote deel van deze afnameverplichting voor haar rekening. Dit doet zij door o.a. de eerdergenoemde detachering van enkele medewerkers in de eigen groenploeg en de reinigingsdienst en de vaste inzet van de bethoonderhoudsploeg in een aantal dorpskernen. Ook worden medewerkers van de Betho ingezet voor interieurverzorging van de werkplaatsen en het onderhoud aan abri’s. 1

Sociaal maatschappelijke rol De buitendienst geeft ook invulling aan de sociaal maatschappelijke rol die de gemeente Borsele wil invullen voor haar inwoners. Zo biedt de buitendienst: o Sociaal werkgeverschap (het bieden van een werkplaats voor medewerkers met een achterstand tot de arbeidsmarkt). o Sociaal werkgeverschap (het bieden van leer- werkplekken voor studenten) o Het bieden van ondersteuning aan maatschappelijke organisaties (waaronder het verzorgen van uitvaarten/grafdelven voor kerken). o Het ondersteunen van evenementen in de gemeente (o.a. het uitlenen van dranghekken, evenementencontainers, ophalen grofvuil bij rommelmarkten)

2. Probleemstelling Borsele heeft de ambitie om de beheerswerkzaamheden van de openbare ruimte tegen de laagst maatschappelijke kosten uit te voeren. Belangrijkste uitgangspunten hierbij het gewenste dienstverleningsniveau en de sociaal maatschappelijke rol die de buitendienst invult. Om te kunnen beoordelen of de buitendienst aan deze ambities voldoet wordt een spiegeling met de markt uitgevoerd.

3. Afbakening Conform opdracht van de gemeenteraad beperkt het onderzoek zich tot de activiteiten onder het programma Milieu. Dit betreft de taken op gebied afvalinzameling, rioolbeheer/kolkenzuiger, ongediertebestrijding en tractieonderhoud.

4. Centrale vraagstelling en deelvragen In welke mate zijn er significante verschillen waarneembaar tussen marktpartijen en de buitendienst van Borsele als het gaat om efficiënt en doelmatig uitvoeren van de beheerwerkzaamheden? Door beantwoording van onderstaande deelvragen wordt antwoord gegeven op de centrale vraagstelling. 1. Hoe worden de conclusies van het kerntakenonderzoek d.d. 2019 op het onderdeel buitendienst, uitgevoerd door onderzoekbureau K+V, gekwalificeerd? 2. Is er een passend vergelijk uit te voeren met overheden van dezelfde omvang die de beheersactiviteiten van de openbare ruimte hebben uitbesteed aan de markt? 3. Wat zijn de korte en lange termijneffecten als de activiteiten van de buitendienst aan de markt worden overgedragen bij behoud van hetzelfde kwaliteit- c.q. dienstverleningsniveau? a. Politiek/bestuurlijk b. Financieel c. Juridisch d. Organisatorisch e. Sociaal Maatschappelijk f. Dienstverleningsniveau/kwaliteit openbare ruimte1 4. Is er momenteel sprake van voordelen/kostenefficiency aan de wijze waarop de buitendienst haar activiteiten heeft georganiseerd? 1

De thema’s a t/m d zijn in bijlage 1 in mogelijke aanvullende vragen nader uitgediept.

2

a. Welke effecten heeft ontvlechting van de activiteiten op de efficiency van de buitendienst? 5. Wat is het sociaal maatschappelijk effect van het uitbesteden van de activiteiten van de buitendienst en is dit in geld uit te drukken? Uiteindelijk moet de gemeenteraad van Borsele op basis van dit onderzoek de afweging kunnen maken of privatiseren van taken van de Buitendienst op termijn wel of niet wenselijk is.

5. Communicatie over het onderzoek (intern en extern) Met betrekking tot de communicatie over het onderzoek vragen wij opdrachtnemer in het plan van aanpak aandacht te schenken aan de volgende aspecten en hierover af te stemmen met het team communicatie van de gemeente: - Het betrekken en informeren van de medewerkers. - Het tussentijds betrekken en informeren van de gemeenteraad. - De wijze waarop de definitieve onderzoeksresultaten worden gedeeld. - Een paragraaf bij de definitieve onderzoeksresultaten waarin een toelichting wordt gegeven op de wijze waarop de eventuele aanbevelingen kunnen worden geïmplementeerd.

6. Onderzoekskosten De onderzoekskosten bedragen maximaal € 60.000

7. Werkwijze Wij leggen de nadruk op onafhankelijk onderzoek met ondersteuning vanuit de organisatie dat is gebaseerd op het aanleveren van informatie.

8. Planning Bestuursopdracht ter vaststelling aan voorleggen aan college van B&W. Informeren medewerkers Buitendienst en OR over vastgestelde bestuursopdracht. Besluitvorming in de gemeenteraad over bestuursopdracht en financiële dekking. Offertetraject inzet extern bureau Onderzoek door extern bureau Tussentijdse rapportages over procesvoortgang aan de medewerkers, OR, B&W en gemeenteraad. Ter besluitvorming aanbieden eindrapport aan het college van B&W met een advies over de uitkomsten. Ter besluitvorming aanbieden eindrapport aan de gemeenteraad met een advies over de uitkomsten.

3

Oktober 2021 November 2021 November 2021 November 2021 December-Maart 2022 December-Maart 2022 Maart 2022 April 2022

Bijlage 1. Nadere uitdieping deelvraag 3 1. Politiek/ bestuurlijk 1.1 Welke vroegere besluiten zijn van toepassing? 1.2 Betreft het wel of geen wettelijke taak van de gemeente? 1.3 Welke relaties liggen er met andere beleidsterreinen en taken? 1.4 Is de taak noodzakelijk? 1.5 Zijn (andere) vormen van samenwerking - in regionaal verband of met de private sector – denkbaar en hoe worden de huidige samenwerkingsverbanden met de buitendienst beoordeeld?

2. Financieel-economisch 2.1 Wat is de middelen- inzet op dit moment? 2.2 Wat is het aandeel van de personeelskosten? 2.3 Wat zijn de verwachte kosten bij uitbesteding? 2.4 Welke kosten blijven bij de gemeente na uitbesteding (desintegratiekosten) en kan op dit punt specifiek ingegaan worden op de afnameverplichting bij de Betho? 2.5 Is er een ‘markt’ in de private sector? 2.6 Zijn er relevante fiscale aspecten?

3. Formeel-juridisch 3.1 Welke wettelijke voorschriften zijn van toepassing op de uitvoering van taken? 3.2 Welke voorschriften zijn van toepassing met betrekking tot veiligheid, privacy, geheimhouding?

4. Organisatorisch 4.1 Welke gevolgen zijn er voor de organisatie met betrekking tot functies, procedures en overblijvende organisatie bij privatiseren van taken? 4.2 Welke andere en nieuwe taken (bijv. controle, begeleiding) krijgt de nieuwe organisatie in geval van privatisering? 4.3 Is beleidsbepaling- en uitvoering in de praktijk goed los te koppelen? 4.4 Is behoud van eigen deskundigheid noodzakelijk of wenselijk? 4.5 Is begeleiding en controle bij uitbesteden noodzakelijk en zo ja tegen welke kosten?

5. Kwaliteit 5.1 Kan bij uitbesteding de huidige kwaliteit gewaarborgd blijven tegen dezelfde of lagere kosten? 5.2 Hoe kan de huidige kwaliteit van de dienstverlening in de richting van inwoners en bedrijven worden gewaarborgd bij uitbesteden en tegen welke kosten?

6. Sociale aspecten/ belangen derden 6.1 Welke gevolgen zijn er voor de inwoners/bedrijven c.q. gebruikers? 6.2 Zijn er effecten voor derden (werk voor derden, contractpartijen, leveranciers e.d.)?

7. Risico’s 7.1 Welke risico’s zijn er bij het uitbesteden aan private partijen?

4