6. Voorstel instemmen aanpassingen in de interne organisatie

Zaaknummer:

Raadsvoorstel Nummer raadsvoorstel Raadsvergadering Portefeuillehouder

6 4 juli 2024 Burgemeester Dijksterhuis

Onderwerp

Organisatorische aanpassingen Borsele 2024

Z**

Geachte raad, Hiermee leggen wij aan u een voorstel over bovengenoemd onderwerp ter besluitvorming voor.

RAADSVOORSTEL

VOORSTEL Wij stellen u voor om: 1. Kennis te nemen van de nota ‘Organisatorische aanpassingen Borsele’. 2. Een krediet van € 173.000 beschikbaar te stellen uit het weerstandvermogen als voorbereidingskosten voor de ‘organisatorisch aanpassingen Borsele’ in 2024. AANLEIDING EN DOEL Sinds de reorganisatie eind 2019 hebben er tal van wijzigingen plaatsgevonden in het takenpakket van de gemeente Borsele. Er is sprake van een aanzienlijke taakuitbreiding. Hierdoor is ook het personeelsbestand alsmede de externe inhuur toegenomen. Uit de ‘Inzetbaarheidsscan 2023’ (uitgebreid medewerkerstevredenheidsonderzoek) is gebleken dat als gevolg van deze zaken de ‘span of control/attention’ van het management onder druk is komen te staan en dat de werkdruk/de werkstress in de organisatie is toegenomen. Verder moet het strategisch vermogen van het managementteam (MT) en de organisatie worden vergroot en in lijn worden gebracht met onze ambities vanuit de reorganisatie 2019. ARGUMENTEN Op 7 mei 2024 bent u geïnformeerd over de noodzakelijk beoogde organisatorische aanpassingen Borsele. Via meerdere interne sessies zijn we tot de noodzakelijke organisatorische aanpassingen van onze interne organisatie gekomen. Daarbij werd het MT geadviseerd door het team HRM van GR De Bevelanden en de externe adviseur die ook betrokken was bij de reorganisatie van 2019.

Daartoe hebben we eerst de bestaande organisatorische knelpunten in beeld gebracht. Vervolgens zijn verschillende oplossingsrichtingen besproken. Tenslotte hebben we de uitgangspunten bepaald. De voorwaarde daarbij was om zo dicht mogelijk te blijven bij de basisprincipes van de reorganisatie van 2019. Voor een uitgebreide uiteenzetting verwijzen we u kortheidshalve naar de hoofdstukken 1 tot en met 7 van de bijgevoegde nota ‘Organisatorische aanpassingen Borsele’. Pagina 1 van 3

(JURIDISCHE) CONSEQUENTIES De Ondernemingsraad (OR) Borsele is op grond van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) om advies gevraagd. De OR heeft een positief advies gegeven over de organisatorische aanpassingen. Daarbij geeft de OR een aantal overwegingen mee. We nemen die overwegingen mee in het vervolg van het traject. We blijven de OR continue betrekken in het proces. FINANCIËN We brengen de totale structurele kosten van € 468.000 vanaf 2025 in bij de Kadernota 20252028. Dit doen we via de nieuwe systematiek van de Strategische PersoneelsPlanning (SPP). In 2024 bedragen de voorbereidingskosten € 173.000. De kosten bestaan uit: a. € 25.000 voor de benodigde opleiding/ teambuilding; b. € 30.000 voor de tijdelijke ontlasting van de domeinmanager Dienstverlening; c. € 40.000 voor de tijdelijke aanstelling van een (interne) projectleider voor de implementatie van de organisatorische aanpassingen; d. € 78.000 voor personeelslasten: dit betreft de functies die we (al) hopen te kunnen vervullen per 1 november 2024. Na uw instemming met de Kadernota 2025-2028 zullen wij verplichtingen aangaan met betrekking tot de onder a. c. en d. genoemde posten. Deze aanpassingen in 2024 zijn namelijk onlosmakelijk verbonden aan (uw goedkeuring voor) de stucturele aanpassingen vanaf 2025 zoals opgenomen in de Kadernota.

In hoofdstuk 9 van de bijgevoegde nota hebben we de financiële gevolgen verder uitgewerkt.

RAADSVOORSTEL

UITVOERING / PLANNING / EVALUATIE De planning is erop gericht dat alle beoogde organisatorische aanpassingen per 1 januari 2025 zijn ingevoerd. Na uw besluiten gaan we van start met (de voorbereidingen voor) de werving en selectie van de domeinmanagers en de opgavemanager. Voor meer informatie hierover verwijzen we u naar hoofdstuk 10 van de bijgevoegde nota. PARTICIPATIE De OR, de teamcoördinatoren en het personeel zijn (tussentijds) meegenomen in dit traject. COMMUNICATIE Op 19 maart 2024 hebben we het voltallige personeel geïnformeerd tijdens een algemene bijeenkomst. Tussentijds hebben we het personeel via de interne communicatiekanalen op de hoogte gebracht van de beoogde aanpassingen. Op 13 juni 2024 heeft een bijpraatmoment plaatsgevonden over de verdeling van de domeinen onder de domeinmanagers. BESLUIT De raad besluit: 1. Kennis te nemen van de nota ‘Organisatorische aanpassingen Borsele’. 2. Een krediet van € 173.000 beschikbaar te stellen uit het weerstandvermogen als voorbereidingskosten voor de ‘organisatorisch aanpassingen Borsele’ in 2024. Pagina 2 van 3

TER INZAGE LIGGENDE STUKKEN Er liggen geen stukken ter inzage BIJLAGE(N) Bij dit advies hoort/horen de volgende bijlage(n): Documentnr. Join Naam van de bijlage D24.646700 Nota Organisatorische aanpassingen Borsele Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Borsele, G.M. Dijksterhuis, burgemeester

RAADSVOORSTEL

J.M. Jansen, secretaris

Pagina 3 van 3