6.29 RUD Memo uitwerking beschikbaarstelling VTH archieftaken

Memo Onderwerp: Scenario’s beschikbaarstelling / toegang tot de VTH archieven Datum: 31-01-2025 Van: e-Team Aan: Kleine werkgroep Alle scenario’s gaan uit van toegang verlening vanuit het Zeeuws e-Depot (Preservica) Spelregels: • Dossiers zijn afgesloten + gemetadateerd en worden uitgeplaatst. • Accounts die verstrekt worden zijn persoonsgebonden. • Alle gebruikers loggen in met gebruik van 2 factor authenticatie. • Dossiers worden per zorgdrager gescheiden aangeleverd. • Verwerkersovereenkomsten? Waarschijnlijk 1 met de RUD Zeeland. Uitgeplaatst archief: • Enkel beschikbaar voor geautoriseerde medewerkers/ organisatie. • Archief kan in huidige staat worden opgenomen. • Informatie valt onder de Woo. (beherende organisatie moet informatie aanleveren) • Beheer ligt bij de eigen organisatie. Overgebracht archief: • Beschikbaar voor iedereen mits er geen beperkingen op het archief rusten. • Archief moet in goede geordende en toegankelijke staat worden gebracht. o Vernietigbare archieven moeten vernietigd worden o Metadata moet op orde zijn o Bepalen eventuele beperkingen op de openbaarheid (Archiefwet, AVG en Auteurswet) • Informatie valt onder de Archiefwet. (burger of organisatie moet zelf op zoek naar informatie in de archieven) • Beheer ligt bij de archiefinstelling.

Gebruikersbeheer tot toegang e-Depot Het beheer van de gebruikers wordt bij individuele gebruikers van verschillende zorgdragers een complex vraagstuk. Het aanmaken en creëren van de accounts vormt niet de grootste uitdaging. Echter voor de toekomst het gebruikersbeheer inrichten geeft stof tot nadenken hierbij enkele voorbeelden: • Nieuwe medewerker moet toegang krijgen. • Medewerker verandert van functie of van zorgdrager autorisatie moet gewijzigd worden. • Medewerker gaat uitdienst dus account moet stopgezet worden. Voorbeeld proces gebruikersbeheer Het is aan te bevelen om één proces hiervoor in te richten wat voor iedere organisatie gelijk is. Mogelijk kan dit proces worden belegd worden bij de CISO’s van de betreffende organisaties, andere optie kan ook zijn om de contactpersonen van de verschillende overheden hiermee te belasten. Het is van belang dat de gebruikerswisselingen periodiek en tijdig wordt doorgeven aan het Zeeuws Archief zodat zij de benodigde aanpassingen kunnen doorvoeren. Opties voor deze periodiek:

• • •

Per kwartaal Per maand Direct bij uitdiensttreding

Scenario 1 Per zorgdrager afgeschermd De VTH archieven van de 14 zorgdragers worden opgenomen in Preservica. Vervolgens gaan we er vanuit dat de VTH medewerkers van RUD Zeeland overal bij moeten kunnen. In dit scenario krijgt iedere zorgdrager zelf toegang tot haar eigen archieven. Per medewerker van de zorgdrager en voor de VTH medewerkers van de RUD Zeeland die toegang wil krijgen tot Preservica moet een eigen account worden gecreëerd. Voor de VTH medewerkers van RUD Zeeland worden accounts gemaakt die bij alle dossiers kunnen zonder beperking per zorgdrager. Voordelen: • Afgeschermd per organisatie. • Informatie 24/7 beschikbaar voor de RUD Zeeland en voor de deelnemers. • RUD Zeeland heeft minder omkijken naar individuele aanvragen omdat zorgdrager zelf de eigen informatie kunnen raadplegen. Nadelen: • Beheer van autorisaties wordt complexer. • De RUD beheert de gebruikers → Zeeuws Archief voert wijzigingen door. • Zeeuws Archief moet heel Zeeland opleiden in de werking met het e-Depot. Scenario 2 Huidige dienstverlening via de RUD Zeeland De VTH archieven van de 14 zorgdragers worden opgenomen in Preservica. Enkel de RUD krijgt toegang. Als een zorgdrager toegang wil tot een dossier neemt deze contact op met de RUD en een medewerker van de RUD Zeeland kan het dossier downloaden en terug leveren aan de zorgdrager.

Dit scenario betekent inrichten van 1 security tag, de RUD heeft toegang tot alles en er is dus geen scheiding nodig per zorgdrager. Accounts die voor de RUD gemaakt worden werken voor 1 organisatie. Voordelen: • Toegang e-Depot bij één organisatie geborgd. • RUD Zeeland hoeft enkel eigen gebruikers te beheren. • Zeeuws archief moet alleen de VTH-medewerkers van RUD Zeeland op te leiden in de werking van het e-Depot • Informatie 24/7 beschikbaar voor de RUD Zeeland Nadelen: • De RUD beheert de gebruikers → Zeeuws Archief voert wijzigingen door. • De aanvraag werkdruk komt bij de RUD Zeeland te liggen. • Informatie beschikbaar afhankelijk van de openingstijden van de RUD Zeeland voor de overheden

Scenario 1 Security TAG Zorgdrager _ RUD Zorgdrager X

Medewerker zorgdrager X Security TAG RUD

Zeeuws Archief Zeeuws e-Depot

RUD Zeeland

Security TAG Zorgdrager _ RUD Zorgdrager Y

Medewerker zorgdrager Y Security TAG Zorgdrager _ RUD Zorgdrager Q

Medewerker zorgdrager Q

Scenario 2

Medewerker zorgdrager X

RUD Zeeland

Zeeuws Archief Zeeuws e-Depot

Medewerker RUD

Medewerker zorgdrager Y

Medewerker zorgdrager Z