6.28 RUD Memo steekproef VTH archieftaken

Steekproef Door de werkgroep is een steekproef uitgevoerd op de VTH-archieven die door de RUD Zeeland zijn gevormd. Het doel van de steekproef is om te onderzoeken wat de staat is van het archief en welke kosten er gemaakt moeten worden om het archief uit de periode 2014 tot en met 2025 over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Methode Er is een representatieve steekproef uitgevoerd. Vanaf de start van de RUD Zeeland tot en met 8 november 2024 zijn er 209.513 zaken afgesloten. 21 actieve zaaktypen zijn representatief verdeeld over de steekproef. Van de 9 zaaktypen die minder dan 1% maar meer dan 0,1% van het geheel uitmaakten, waardoor ze in principe geen onderdeel uitmaakten van de steekproef, is 1 zaak per zaaktype extra gecontroleerd. Daardoor kwam de totale steekproefgrootte uit op 104. De deelnemers zijn eveneens representatief verdeeld over de steekproef, hoewel er geen onderscheid is in de werkwijze bij de RUD Zeeland per deelnemer. De jaren 2014 tot en met 2024 zijn gelijk verdeeld in de steekproef. In de steekproef zijn zaken gecontroleerd op de volgende aspecten: 1. Context Zaken staan niet op zichzelf. Er is dus gecontroleerd of de juiste relaties gelegd zijn met andere zaken, of de verhouding tussen hoofd- en deelzaken juist is en in zijn algemeenheid of de zaak te interpreteren is in de juiste context. 2.

Authenticiteit Van informatie moet bewezen kan worden a) dat het is wat het beweert te zijn, b) dat het opgemaakt of verzonden is door de persoon die het beweert te hebben opgemaakt of verzonden, en c) dat het opgemaakt of verzonden is op het tijdstip als aangegeven.1 Er is dus gekeken naar de datum van documenten en de datum van het afsluiten van de zaak. In het kort gezegd is gekeken of de zaak met de daarbij behorende metadata en documenten betrouwbaar is. 3. Metagegevens Metagegevens beschrijven de informatie. Ze zijn noodzakelijk voor de duurzame toegankelijkheid van informatieobjecten, want alleen door juiste en volledige metadata kan informatie gevonden, geïnterpreteerd, beheerd en leesbaar gemaakt worden. Zowel op zaakniveau als op documentniveau is dit aspect gecontroleerd. 4. Resultaten Eén onderdeel van metagegevens is het gebruik van resultaten en bijbehorende selectielijsten. Het gebruik van resultaten bepaalt of de zaak in aanmerking komt voor bewaring of voor vernietiging. Als het in aanmerking komt voor vernietiging, bepaalt het resultaat de termijn. 5. Toegankelijkheid De toegankelijkheid van informatie gaat over het technische aspect van informatie. Dat wil zeggen dat documenten in voorkeurs- en acceptabele formaten opgeslagen zijn, dat documenten te openen en begrijpelijk zijn. 6. Volledigheid 1

Authentiek informatieobject | Nationaal Archief

Waar context meer gaat over de positie van een zaak, gaat volledigheid over de documenten en metadata in een zaak. Er is gecontroleerd of alle documenten aanwezig zijn die te verwachten zijn in de zaak. Resultaten 1. Context Er zijn heel goed en consequent relaties gelegd in het systeem. Hier hoeven geen herstelwerkzaamheden gedaan te worden. 9 van de 104 zaken zijn als onvoldoende beoordeeld. 2. Authenticiteit De informatie is beoordeeld als betrouwbaar. 5 van de 104 zaken zijn als onvoldoende beoordeeld. 3. Metagegevens Metagegevens zijn over het algemeen goed en consequent ingevuld. 7 van de 104 zijn als onvoldoende beoordeeld. 4. Resultaten Resultaten zijn vaak negatief beoordeeld. Het is moeilijk te duiden of provincie of gemeente bevoegd gezag is, wat gevolgen heeft voor het resultaat en de daarmee samenhangende selectielijsten. 45 van de 104 zaken zijn als onvoldoende beoordeeld. 5. Toegankelijkheid Alle documenten zijn te openen en opgeslagen in acceptabele formaten. 0 van de 104 zaken zijn als onvoldoende beoordeeld. 6. Volledigheid Het aantal documenten in zaken is i in de meeste gevallen voldoende om de zaak te kunnen reconstrueren. Daarbij wordt opgemerkt dat het aantal documenten summier zijn, maar voldoende om de zaak positief te beoordelen. 18 van de 104 zaken zijn als onvoldoende beoordeeld.

Conclusie en aanbevelingen Uit de steekproef blijkt dat de RUD Zeeland op een hele goede en consequente manier relaties legt in het zaaksysteem. Daarnaast worden metadata en documenttypen goed ingevuld, waardoor veel zaken goed toegankelijk en snel te reconstrueren zijn. Daarnaast is informatie authentiek en toegankelijk. Enkele onderdelen hebben aandacht nodig. Het belangrijkste onderdeel zijn de gekozen resultaten en de daarmee samenhangende selectielijsten. We bevelen aan om de resultaten te controleren en waar nodig aan te passen. Daarnaast is er een vernietigingsachterstand ontstaan. We bevelen aan om de vernietiging bij te werken tot het moment dat er vernieuwde afspraken zijn ontstaan over het mandateren van de archieftaken. Sinds de invoering van het systeem Rx.Mission worden resultaten beter ingevuld, maar de jaren 2023 en 2024 zijn in de steekproef te minimaal om daar met zekerheid uitspraken over te doen. De tweede aanbeveling is om zaken aan te vullen met documenten die op de netwerkschijven of mailboxen van behandelaars staan om de kans te verkleinen dat niet alle relevante documentatie te vinden is in het juiste archiefsysteem. Hoewel de meeste zaken volledig genoeg zijn om de zaak te reconstrueren, is het aan te raden om de documentatie zo volledig mogelijk in Rx.Mission te archiveren.

Voor recente zaken is dit vanwege het primaire proces, maar voor oudere zaken is dit vanwege eventuele juridische consequenties of voor onderzoek. Ten slotte is het met het oog op overbrenging belangrijk om beperkingen op de openbaarheid te registreren in het systeem bij zaken die blijvend te bewaren zijn. Dat voorkomt dat er bij overbrenging een forse tijdsinvestering gedaan moet worden om te bepalen op welke zaken of objecten een beperking op de openbaarheid gesteld moet worden. Discussie Het oplossen van de aanbeveling met betrekking tot resultaten kan mogelijk technisch opgelost worden door middel van een script. Het is daarbij van belang om te melden dat een technische oplossing niet mogelijk is bij bepaalde zaaktypen waarbij, afhankelijk van het product, afwisselend de provincie of een gemeente bevoegd gezag is. Daarvoor is handwerk nodig door iemand met kennis van zaken. Er kan daarnaast onderzocht worden of er een risicoanalyse gemaakt kan worden door de verschillende termijnen van de gemeentelijke en provinciale selectielijsten naast elkaar te leggen.