6.27 RUD Memo mandateren VTH archieftaken

Memo Zorgdrager archieven: De colleges van B&W en GS zijn conform de Archiefwet 1995 (art. 27 en 30) zorgdrager voor de archieven op gemeentelijk en provinciaal niveau. Dit betekent dat zij conform de wet verantwoordelijk zijn voor de zorg voor de archieven. Sinds de oprichting van de GR-RUD Zeeland in 2014 hebben de colleges van B&W en GS de VTH-taken aan de RUD gemandateerd. Dit betekent dat de RUD de VTH-taken uitvoert uit naam van de deelnemers. Dit geldt echter niet voor de archieftaken. De archieftaken zijn destijds niet gemandateerd aan de RUD en zijn in de praktijk onvoldoende afspraken gemaakt over de archivering van de VTH-informatie. Mandaat: Het verlenen van een mandaat houdt in dat een bestuursorgaan (de mandaatgever) een ander (de gemandateerde) machtigt om een bevoegdheid uit te oefenen in naam van (en onder verantwoordelijkheid van) het bestuursorgaan dat het mandaat heeft verleend. Dit gebeurt binnen de gestelde voorwaarden die opgesteld staan in de mandaatregeling van het bestuursorgaan. Dienstverleningsovereenkomst In een dienstverleningsovereenkomst (DVO) worden de mandaten verder uitgewerkt in concrete afspraken. Keuzes m.b.t. mandatering archieftaken: Juridisch gezien kunnen de archieftaken gemandateerd worden aan de RUD Zeeland.

Met als doel de archieftaken voor alle deelnemers op uniforme wijze uit te kunnen voeren, maken alle deelnemers dezelfde afspraken met de RUD. Elk deelnemend college wijzigt de bestaande: • •

DVO door toevoeging van een archiefparagraaf middels een addendum; mandaatregeling door de mandaten voor de archieftaken toe te voegen.

Voordat de details juridisch verder uitgewerkt kunnen worden moeten er m.b.t. de mandatering van de archieftaken op de volgende onderdelen keuzes gemaakt worden: I. II. III. IV. V.

Waar beleggen de colleges de rol van archivaris? Wat wordt de aangewezen archiefbewaarplaats? In hoeverre mandateren de colleges het besluit tot vernietiging? In hoeverre mandateren de colleges het besluit tot overbrenging? In hoeverre mandateren de colleges het besluit tot conversie/migratie/emulatie?

De keuzes zijn in een concept addendum uiteengezet. Advies: De ‘kleine werkgroep archiveren VTH RUD-dossiers’ adviseert: • Het Zeeuws e-Depot aan te wijzen als archiefbewaarplaats voor de digitale RUD-dossiers. Het voordeel is dat voor alle RUD-dossiers overbrenging en raadpleging op uniforme wijze plaatsvindt. Dit ligt voor de hand aangezien alle deelnemende colleges een principe-uitspraak gedaan hebben om (op termijn) aan te sluiten op het Zeeuws e-Depot. • Om de rol van archivaris voor alle colleges bij het Zeeuws Archief te beleggen. Het Zeeuws Archief is reeds voor de helft (6 van de 12) deelnemende colleges de archivaris. Indien het Zeeuws e-Depot de archiefbewaarplaats wordt voor alle deelnemers is het logisch om ook hier het toezicht te beleggen. • De RUD volledig te mandateren voor de uitvoering van de archieftaken zoals vernietiging, overbrenging en conversie/migratie/emulatie. De inhoudelijke kennis van de VHT-dossiers ligt bij de RUD en niet bij de deelnemende colleges. Zij kunnen dan ook het best een keuze maken over deze dossiers. Naast dat het voor zowel de RUD als de colleges extra werkt kost voor het uitvragen van toestemming, geeft dit vertraging in het proces. Randvoorwaardelijk voor het volledig mandateren van de archieftaken is voldoende kennis en capaciteit voor informatiebeheer bij de RUD.

1

Concept addendum archiefparagraaf DVO RUD Zeeland Note: onderstaande uitwerking is bedoelt als discussiestuk om de keuzes context te geven. Indien de keuzes bekend zijn, moet de archiefparagraaf nog juridisch in lijn worden gebracht met de bestaande DVO’s en moeten de mandaten hierop worden aangepast.

Begrippen: a. Archiefwet: partijen zijn bij de uitvoering van deze overeenkomst gebonden aan de bepalingen van de Archiefwet (1995), het Archiefbesluit (1995) en de Archiefregeling (1995) zoals deze bij of na het tot stand komen van deze overeenkomst luiden dan wel komen te luiden. b. Archiefbescheiden: alle informatie bedoeld als in artikel 1, onder c van de Archiefwet 1995 die betrekking hebben of verband houden met de uitvoering van de VTH-taken. c. VTH-taken: vergunning-, toezicht- en handhavingstaken die de RUD Zeeland uitvoert namens het college. d. Archivaris: de aangestelde functionaris die is belast met het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de aangewezen archiefbewaarplaats, alsmede het toezicht op de archiefbescheiden van het college zover deze nog niet daar naartoe zijn overgebracht. 1 Keuze I: I.I De door de colleges aangestelde archivaris is tevens de archivaris voor RUD Zeeland In de praktijk betekent dit diverse toezichthouders: • Archivaris bij Zeeuws Archief: Veere, Middelburg, Schouwen-Duiveland, Vlissingen, Terneuzen en Provincie Zeeland. • Eigen archivaris: Goes, Tholen. • Geen archivaris (secretaris is belast met beheer): Borsele, Kapelle, Noord-Beveland, Sluis, Reimerswaal en Hulst.

I.II De colleges wijzen allen dezelfde archivaris aan voor RUD Zeeland In de praktijk betekent dit één toezichthouder, waarbij er keuze gemaakt moet worden tussen: • Zeeuws Archief • Goes • Tholen e. Zorgdrager: degene die bij of krachtens de archiefwet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden, het college. 2 f. Archiefbewaarplaats: een door de colleges aangewezen bewaarplaats voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden 3 Keuze II: II.I De colleges wijzen geen specifieke archiefbewaarplaats aan voor de RUD-dossiers (= huidige situatie) De RUD-dossiers worden overgebracht naar de huidige archiefbewaarplaatsen van de colleges: • Zeeuws e-Depot: Veere, Middelburg, Schouwen-Duiveland, Vlissingen, Terneuzen, Tholen, Provincie Zeeland en Borsele. • Eigen archief bewaarplaats: Kapelle, Noord-Beveland, Sluis, Reimerswaal en Hulst. II.II De colleges wijzen het Zeeuws e-Depot aan als archiefbewaarplaats voor de RUD-dossiers Het voordeel is dat voor alle RUD-dossiers overbrenging en raadpleging op uniforme wijze plaatsvindt. g. Selectielijst: de vigerende selectielijst van de zorgdrager: de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen of de selectielijst archiefbescheiden provinciale organen. 4

1 Artikel 29 en 32 Archiefwet 1995 2 Artikel 1 sub d, artikel 27 (provincie) en artikel 30 (gemeente) Archiefwet 1995 3 Artikel 28 (provincie) en 31 (gemeente) 4 Artikel 5 Archiefwet 1995

2

Beoogde te mandateren archieftaken aan RUD Zeeland Beheer van de archiefbescheiden houdt in: 1. Het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van de archiefbescheiden die in het kader van de uitvoering van de VTH-taken zijn ontstaan 5 2. Het toekennen van bewaar- en vernietigingstermijnen aan de hand van de vigerende selectielijsten; 3. Zorgdragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden op basis van de vigerende selectielijsten. 6 Keuze III: III.I RUD Zeeland bereidt vernietiging voor en vraagt besluit aan de zorgdrager Op basis van de vigerende selectielijst doet de RUD Zeeland jaarlijks een voorstel aan het college tot vernietiging van de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden. Het voorstel gaat vergezeld van een advies van de archivaris. Vernietiging vindt plaats na besluit van het college. III.II RUD Zeeland neemt zelf besluit over vernietiging en informeert de zorgdrager Op basis van de vigerende selectielijst voert de RUD Zeeland na advies van de archivaris jaarlijkse vernietiging uit van de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden. Vernietiging vindt plaats na besluit van het DB. De RUD Zeeland informeert de zorgdrager over de uitgevoerde vernietiging. 4. Het desgevraagd aan derden verstrekken van afschriften, reproducties, uittreksels of afbeeldingen van de openbare archiefbescheiden. 5.

Het volgens de geldende overbrengingstermijn overbrengen van de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen naar de archiefbewaarplaats. Keuze IV: IV.I RUD Zeeland bereidt overbrenging voor en vraagt om besluit van de zorgdrager. Op basis van de vigerende selectielijst doet de RUD Zeeland periodiek een voorstel aan het college tot overbrenging van de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden. Het voorstel gaat vergezeld van een advies van de archivaris. Overbrenging vindt plaats na besluit van het college. IV.II RUD Zeeland neemt zelf besluit over overbrenging en informeert de zorgdrager. Op basis van de vigerende selectielijst voert de RUD Zeeland na advies van de archivaris periodiek overbrenging uit van de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden. Overbrenging vindt plaats na besluit van het DB. De RUD Zeeland informeert de zorgdrager over de uitgevoerde overbrenging. 6. Het uitvoeren van conversie, migratie of emulatie van archiefbescheiden indien de kans bestaat dat niet langer kan worden voldaan aan de gestelde eisen ten aanzien van toegankelijke en geordende staat van de digitale archiefbescheiden. 7 Keuze V V.I RUD Zeeland bereidt conversie/migratie/emulatie voor en vraagt om besluit van de zorgdrager. RUD Zeeland doet een voorstel aan het college voor conversie/migratie/emulatie.

Het voorstel gaat vergezeld van een advies van de archivaris. De conversie/migratie/emulatie vindt plaats na besluit van het college. V.II RUD Zeeland neemt zelf besluit over conversie/migratie/emulatie en informeert de zorgdrager. RUD Zeeland voert na advies van de archivaris en besluit van het DB conversie/migratie/emulatie uit. De RUD Zeeland informeert de zorgdrager over de uitgevoerde conversie/migratie/emulatie.

5 Artikel 3 Archiefwet 1995 6 Artikel 3 Archiefwet 1995 7 Artikel 25 Archiefregeling 1995

3

7. Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen, overeenkomstig artikel 7 van de Archiefwet 1995 en artikel 6, eerste en tweede lid van het Archiefbesluit 1995 8. Met betrekking tot het verlenen van toegang en/of het beschikbaar stelling aan derden van de archiefbescheiden, waarvan de openbaarheid beperkt is, zoals bedoeld in artikel 2 onder d, archiefwet 1995, maken partijen nadere afspraken. 9. RUD Zeeland verstrekt aan de zorgdrager en aan de archivaris alle archiefbescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige informatie om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 10. Na beëindiging van de overeenkomst draagt de RUD Zeeland de onder haar beheer zijnde archiefbescheiden en de daarbij behorende metadata in goede, geordende en toegankelijke staat terug aan de zorgdrager. 11. Partijen maken hetgeen hen bij de uitvoering van de overeenkomst ter kennis komt en waarvan zij het vertrouwelijk karakter kennen of redelijkerwijs kunnen vermoeden op geen enkele wijze verder bekend, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of een uitspraak van de rechter tot bekendmaking daarvan verplicht. Financiële aspecten 1.

De kosten voor de archieftaken komen voor rekening van het college als onderdeel van de jaarlijkse bijdrage aan de RUD Zeeland. 2. De RUD Zeeland kan aan derden, niet aan het college, kosten in rekening brengen voor diensten en leveringen die verband houden met de archiefbescheiden. De opbrengsten komen ten goede aan de RUD Zeeland.

4