6.26 RUD Advies werkgroep VTH archieftaken

Adviesbrief VTH-Archief Aan: Van: Datum: Onderwerp: Advies inzake archivering VTH-dossiers (2014-2024)

Inleiding De colleges (B&W en GS) zijn verantwoordelijk voor de archivering en het beheer van de VTH-dossiers die bij de RUD Zeeland gevormd worden. Vanaf de start van de RUD Zeeland in 2014 zijn de VTH-dossiers niet op een duurzaam toegankelijke manier door de deelnemers gearchiveerd. Deze situatie wordt bemoeilijkt door technische beperkingen, zoals het overdragen van dossiers uit het systeem van de RUD Zeeland naar het systeem van de deelnemers. Daarbij is het beheer van toegang tot de informatie moeilijk en zijn sommige dossiers onvolledig door eerdere verwijderingen door deelnemers. Dit alles heeft geleid tot een gebrek aan uniforme en duurzame archivering, terwijl de verantwoordelijkheid conform de Archiefwet 1995 bij de colleges van B&W en GS blijft liggen. Doordat de colleges van B&W en GS geen zicht hebben op de kwaliteit en beschikbaarheid van de dossiers, lopen zij hierdoor financiële en juridische risico’s. Daarnaast bestaat er serieuze kans op imagoschade als er een incident plaatsvindt en de benodigde informatie niet (direct) beschikbaar is. Op basis van eerdere processen, waaronder een juridische check en overleg met de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH), is een voorstel voor Zeeland opgesteld door de kleine werkgroep VTH-archief.

De ODMH heeft een vergelijkbare situatie opgelost door een uniforme aanpak voor het mandateren van archieftaken en het formaliseren van afspraken via dienstverleningsovereenkomsten (DVO's). Deze aanpak dient als uitgangspunt voor het Zeeuwse scenario. Procesverloop Het proces om tot een oplossing te komen is in verschillende fasen verlopen. In oktober 2020 is in het rapport van het Zeeuws Archief over de informatiehuishouding bij de RUD het probleem gesignaleerd, waarna een werkgroep is samengesteld om de uitdagingen te onderzoeken. In november 2023 vonden de eerste bijeenkomsten van de Zeeuws brede werkgroep en de kleine werkgroep plaats, waarin voornamelijk Informatiespecialisten en het Zeeuws Archief betrokken waren. Hierin zijn mogelijke scenario’s besproken. In 2024 werd tijdens een tweede bijeenkomst van de kleine werkgroep consensus bereikt over de voorkeur voor het scenario dat de archieftaken gemandateerd worden aan de RUD Zeeland. Hierna is de kleine werkgroep aan de slag gegaan, mede na overleg met de ODMH, met de uitwerking van het scenario. Hierbinnen heeft ook een juridische toets plaatsgevonden.

In februari 2025 is het conceptvoorstel aan de brede werkgroep voorgelegd, waarna de definitieve keuze voor dit scenario is gemaakt. Voorkeursscenario Na uitgebreide overwegingen heeft de brede werkgroep nagenoeg unaniem gekozen voor de oplossing dat de archieftaken gemandateerd worden aan de RUD Zeeland. De afgeronde VTH-dossiers hoeven niet terug geleverd te worden aan de desbetreffende deelnemer. Als RUD Zeeland zorgdrager is voor alle dossiers, realiseer je een eenduidige situatie. De gehele verantwoordelijkheid voor creatie tot archivering en beschikbaarstelling van informatie ligt bij RUD Zeeland. Iedere zorgdrager behoudt toegang tot de eigen archieven, terwijl RUDmedewerkers bredere toegang krijgen voor integrale ondersteuning. Deze oplossing biedt voordelen, zoals 24/7 beschikbaarheid van de archieven, efficiency en een uniforme aanpak, maar brengt ook uitdagingen met zich mee, zoals complexiteit in gebruikersbeheer bij het eDepot van het Zeeuws Archief.

Resultaten: De implementatie van het scenario vereist aandacht voor een aantal cruciale aspecten. Allereerst is de juridische constructie uitgewerkt, waarbij mandaten en afspraken uniform zijn vastgelegd, geïnspireerd door de ervaringen van de ODMH. Deze overwegingen hebben geleidt tot de uitgewerkte “Archiefparagraaf DVO en mandaatregeling RUD Zeeland”. Daarnaast zijn de financiële consequenties inzichtelijk gemaakt worden, met een raming van zowel incidentele als structurele kosten. Dienstverleningsafspraken, bestaande uit de Archiefparagraaf, mandaatregeling en financiële consequenties, moeten opnieuw gedefinieerd worden binnen een nieuwe DVO vanaf 1 januari 2026, inclusief opleiding voor het gebruik van het e-Depot en het afsluiten van een contract met het e-Depot van het Zeeuws Archief. Het is voor zowel deelnemers als de RUD Zeeland van groot belang dat zij kunnen beschikken over de dossiers. Het gebruikersbeheer vraagt om efficiënte processen voor toegang en autorisatiebeheer. De uitwerking voor de beschikbaarstelling van de dossiers worden op een later moment, na afstemming met de brede werkgroep, vastgelegd in een memo. Tot slot is er door de kleine werkgroep een steekproef uitgevoerd op de VTH-archieven die door de RUD Zeeland zijn gevormd.

Het doel van de steekproef was om te onderzoeken wat de staat is van het archief en welke kosten er gemaakt moeten worden om het archief uit de periode 2014 tot en met 2025 over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Het onderzoek, resultaten, conclusie en aanbevelingen en discussie kunt u vinden in “Memo steekproef”. Conclusie

De keuze voor het mandateren van de archieftaken aan de RUD Zeeland biedt een duurzame oplossing voor de archivering van VTH-dossiers en versterkt de informatiepositie van alle betrokken partijen. Wij verzoeken alle deelnemers om actief bij te dragen aan de juridische, financiële en organisatorische uitwerking van dit advies, zodat we gezamenlijk een toekomstbestendige oplossing realiseren.

Advies: De ‘brede werkgroep archiveren VTH RUD-dossiers’ adviseert: •

Het Zeeuws e-Depot aan te wijzen als archiefbewaarplaats voor de digitale RUD/VTHdossiers. Het voordeel is dat voor alle RUD/VTH-dossiers overbrenging en raadpleging op uniforme wijze plaatsvindt. Dit ligt voor de hand aangezien alle deelnemende colleges een principe-uitspraak gedaan hebben om (op termijn) aan te sluiten op het Zeeuws e-Depot.

•

Om de rol van archivaris voor alle colleges bij het Zeeuws Archief te beleggen. Het Zeeuws Archief is reeds voor de helft (6 van de 12) deelnemende colleges de archivaris. Indien het Zeeuws e-Depot de archiefbewaarplaats wordt voor alle deelnemers is het logisch om ook hier het toezicht te beleggen.

•

De RUD volledig te mandateren voor de uitvoering van de archieftaken zoals vernietiging, overbrenging en conversie/migratie/emulatie. De inhoudelijke kennis van de RUD-dossiers ligt bij de RUD en niet bij de deelnemende colleges. Zij kunnen dan ook het best een keuze maken over deze VTH-dossiers. Daarnaast levert het voor zowel de RUD als de colleges efficiency, aangezien het uitvragen van toestemming voor de vernietingslijsten van de deelnemers via één proces verloopt.

Met vriendelijke groet, Brede werkgroep VTH-archief