6.25 RUD Advies begeleidingscommissie VTH archieftaken

begeleidingscommissie datum: onderwerp:

28 maart 2025 overdracht VTH-archieftaken

aan het dagelijks bestuur van de RUD Zeeland p/a Postbus 35 4530 AA TERNEUZEN Geacht bestuur, De begeleidingscommissie heeft op 27 maart 2025 het DB-voorstel en het AB-voorstel besproken over het voorstel tot overdracht van de VTH-archieftaken. De betreffende documenten heeft de commissie op 20 maart 2025 ontvangen. Hieronder treft u het advies aan van de commissie. Inleiding Al een aantal jaren wordt er zowel binnen de RUD Zeeland als ook bij de deelnemers over gesproken op welke wijze de (wettelijke) archieftaken van de individuele deelnemers aangaande de VTH-dossiers waaraan de RUD werkt, zo optimaal mogelijk kunnen worden uitgevoerd. Een werkgroep bestaande uit vertegenwoordigers van de deelnemers en medewerkers van de RUD, heeft dit onderzocht. De werkgroep heeft het advies enige tijd geleden ambtelijk gedeeld met informatiedeskundigen van de deelnemers en het Zeeuws Archief. De conclusies van de werkgroep werden breed daar gedragen. BC-vergadering van 27 maart 2025 Algemene opmerkingen: Het DB-voorstel heeft als beslispunt het voorstel van de werkgroep door te geleiden naar het AB. De begeleidingscommissie mist in deze het oordeel van het management van de RUD aan het DB. Immers, de werkgroep heeft onderzocht wat de beste oplossing is om te voldoen aan de eisen die gesteld worden aan het archiveren van VTH-documenten en -dossiers.

De werkgroep heeft vervolgens verslag en advies uitgebracht aan de RUD. Reactie RUD: overgenomen, DB voorstel aangevuld Het management van de RUD moet, naar de mening van de begeleidingscommissie overwegen of, en zo ja op welke wijze het advies van de werkgroep vertaald moet worden in het uitvoeren van het advies. Het voorstel dat er ligt, wordt overigens qua inhoud onderschreven door de begeleidingscommissie. Wel geeft de commissie aan de opsteller van het voorstel mee aan te geven dat de gemeenten en de provincie tot op heden zelf verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de (wettelijke) archieftaken, aangezien deze taak niet is gemandateerd.

Reactie RUD: overgenomen, AB voorstel aangevuld Het zou voor het beeld over de financiële gevolgen van de uitvoering van het voorstel goed zijn als in het voorstel wordt aangegeven hoeveel uren de (individuele) deelnemers zouden moeten besteden aan de archieftaken, ongeacht of die uitvoering thans op een juiste wijze worden uitgevoerd. Zonder deze achtergrond zou het er op kunnen lijken dat het laten uitvoeren van de VTH-archieftaken door de RUD duurder zou worden dan nu, in theorie het geval is. Reactie RUD: De werkgroep heeft geen onderzoek gedaan naar de werkelijke inzet per deelnemer voor deze taken, indien ze die zelf gaan uitvoeren. Conclusie van de begeleidingscommissie: Zowel het DB-voorstel als ook het AB-voorstel voor het laten uitvoeren van de VTH-archieftaken door de RUD Zeeland en het Zeeuws Archief aan te wijzen als archiefbewaarplaats, zijn akkoord bevonden door de begeleidingscommissie, wel onder de voorwaarde dat deelnemers hiervoor collectief de eigen taak hiervoor mandateren aan de RUD en de benodigde financiële middelen hiervoor beschikbaar stellen. De begeleidingscommissie geeft daarom een positief advies aan het DB om het voorstel over de VTH-archieftaken door te zetten richting het AB. De begeleidingscommissie is graag bereid de inhoud van deze brief nader toe te lichten.

Zij verzoekt u dit advies aan de deelnemers en aan het algemeen bestuur beschikbaar te stellen. Met vriendelijke groet, namens de begeleidingscommissie,

Michael Beverwijk voorzitter