5. Voorstel rapport ‘Grip op gemeenschappelijke regelingen 213a-onderzoek gemeente Borsele 2022’
Tekst van het document
Zaaknummer: Z23.029054
Raadsvoorstel
*Z02A5BD9E92*
Nummer raadsvoorstel Raadsvergadering Portefeuillehouder
5 1 juni 2023 Wethouder Witkam
Onderwerp
Het rapport ‘Grip op gemeenschappelijke regelingen; 213aonderzoek gemeente Borsele’
Geachte raad, Hiermee leggen wij aan u een voorstel over bovengenoemd onderwerp ter besluitvorming voor.
RAADSVOORSTEL
VOORSTEL Wij stellen u voor om: 1. Kennis te nemen van het rapport ‘Grip op gemeenschappelijke regelingen; 213aonderzoek gemeente Borsele 2022’. 2. In te stemmen met de opvolging door het college van de aanbevelingen uit het rapport ‘Grip op gemeenschappelijke regelingen; 213a-onderzoek gemeente Borsele 2022’. AANLEIDING EN DOEL We schetsen kort de verschillende aanleidingen en gebeurtenissen die hebben geleid tot het onderhavige voorstel. - De inwerkingtreding op 1 juli 2022 van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en enige andere wetten in verband met het versterken van de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen (GR-en). Op 5 september 2022 hebben we het rapport ‘Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland’ van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG) ontvangen. Dit rapport hebben we met u gedeeld. - Op 19 september 2022 hebben we uw raad geïnformeerd over de gevolgen van de voornoemde wetswijziging tijdens een gezamenlijke bijeenkomst van de GR-en. - Via de VZG-ledenbrief van 15 maart 2023 is de bijstelling van VZG-indexatierichtlijn voor de begroting 2023 van de GR-en en de bekendgemaakt. We hebben deze informatie met u gedeeld.
- Op 16 maart 2023 heeft onze concerncontroller de conclusies en aanbevelingen uit zijn rapport ‘Grip op gemeenschappelijke regelingen; 213a-onderzoek gemeente Borsele’ (hierna: het rapport) aan u gepresenteerd. Het rapport is een zogeheten 213a-onderzoek. Dit onderzoek is gebaseerd op de ‘Verordening voor periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Borsele 2022’ (hierna: de verordening). Pagina 1 van 4
U hebt deze verordening vastgesteld op 14 december 2021. De verordening heeft zijn grondslag in artikel 213a van de Gemeentewet. In de verordening hebt u ook bepaald dat wij als college een plan van verbetering opstellen als de resultaten van het onderzoek daar aanleiding toe geven. De rapportage en het plan van verbetering leggen we in overeenstemming met de verordening maximaal twee keer per jaar - in maart en augustus ter kennisgeving aan uw raad voor. In afwijking daarvan heeft het presidium besloten om het rapport via een raadsvoorstel aan u voor te leggen. De auditcommissie had eerder al in overweging gegeven om ook de conclusies van de geactualiseerde VZG-richtlijnen te betrekken bij de behandeling van het rapport. Beide documenten hebben we als bijlage opgenomen.
RAADSVOORSTEL
ARGUMENTEN De hoofdvraag uit het onderzoek was als volgt verwoord: “Hoe kan het gemeentebestuur meer grip krijgen op de gemeenschappelijke regelingen?” Om de hoofdvraag te kunnen beantwoorden zijn de volgende deelvragen geformuleerd: - Welke instrumenten zet het gemeentebestuur nu in om de sturing, beheersing, verantwoording en toezicht op GR-en te versterken? - Wat zou er nog beter kunnen ten aanzien van de vier sturingselementen om de grip op de GR-en te verbeteren? In het rapport is per instrument aangegeven: - Wat de huidige stand van zaken is. - Wat mogelijk verbeterd kan worden. - De conclusies en aanbevelingen. Als college hebben we op de aanbevelingen gereageerd. Een resumé daarvan hebben we in de paragraaf ‘Uitvoering/Planning/Evaluatie’ opgenomen. (JURIDISCHE) CONSEQUENTIES Zeeuwsbreed wordt een gevolg gegeven aan de richtlijnen uit het VZG-rapport ‘Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland’. Per 1 mei 2023 gaat bijvoorbeeld de zogeheten ‘Samenstellingscommissie’ aan de slag met de begrotingen van de GR-en. De ‘Samenstellingscommissie’ is een nieuw collectief dat is ingesteld om de financiële stukken van de GR-en – incluis de adviezen van de begeleidingscommissies (BC) – voor alle Zeeuwse gemeenten eenduidig te voorzien van een oordeel. FINANCIËN Er zijn geen kosten verbonden aan voorstel over het rapport.
UITVOERING / PLANNING / EVALUATIE In de tabel geven we de aanbevelingen verkort weer, alsook onze reactie en de stand van zaken. Voor de uitgebreide formulering van de aanbevelingen en onze reactie verwijzen we u naar het bijgevoegde rapport.
Pagina 2 van 4
Aanbeveling Nota ‘verbonden partijen’
Reactie college Een goed een instrument om de grip op de GR-en te vergroten.
2
Opstellen risicoprofiel van GRen
3
Omschrijving van het bestuurlijk opdrachtgeverschap en eigenaarschap per GR.
Een goed hulpmiddel om per categorie een eigen sturingsen beheersingsarrangement af te spreken. Wordt onderschreven: ten uitvoer brengen.
4
Het onderwerp GR-en wekelijks op de college-agenda.
Wordt onderschreven: ten uitvoer brengen.
5
Aanstellen ambtelijk coördinator met regiefunctie voor alle GR-en.
6
Zorgen voor meer bewustzijn en betrokkenheid van de medewerkers (al dan niet in begeleidingscommissies). Afspraken met de GR-en over het beschikbaar stellen van data om beleid gemeente en GR af te stemmen. - Meer inzetten op effectindicatoren waarmee de GR kan laten zien dat de beoogde effecten ook bereikt worden. - Opnemen effectindicatoren in de begroting en jaarverantwoording. De toezichthoudende rol van de raad te versterken.
Goede aanvulling om zo beter te sturen op de processen met betrekking tot advisering over de GR-en. Wordt onderschreven.
1
RAADSVOORSTEL
7
8
9
Wordt onderschreven.
Geeft goed inzicht in de mate waarin de effecten van het beleid gerealiseerd worden.
Te zijner tijd uitvoering aan geven.
Stand van zaken De controller start in het 3e kwartaal 2023 met het opstellen van de nota ‘verbonden partijen’. Afronding staat gepland voor het 1e kwartaal 2024. Het risicoprofiel wordt een onderdeel van de nota ‘verbonden partijen’ (zie aanbeveling 1). Het bestuurlijke opdrachtgeverschap en eigenaarschap wordt een onderdeel van de nota ‘verbonden partijen’ (zie aanbeveling 1). Ontwikkelingen rondom de GR-en maken onderdeel uit van de wekelijkse terugen/of vooruitblik, of worden gedaan onder het punt ‘mededelingen’. Sinds maart 2023 is dit als taak bij een medewerker belegd. Dit is gekoppeld aan de uitvoering van aanbeveling 5. Dit is iets wat Zeeuwsbreed gerealiseerd moet worden, met de werkgroep ‘VZGrichtlijnen’ als initiator. Dit moet Zeeuwsbreed worden gerealiseerd, bij voorkeur via de werkgroep ‘VZG-richtlijnen’.
In artikel 24a van de Wgr is de mogelijkheid tot het instellen van een regionale raadsadviescommissie als instrument genoemd.
Pagina 3 van 4
PARTICIPATIE Het onderdeel ‘participatie’ is geen onderdeel van dit traject. COMMUNICATIE We communiceren intern over het belang van de grip op de GR-en, met de aanbevelingen 5 en 6 als uitgangspunt. BESLUIT De raad besluit: 1. Kennis te nemen van het rapport ‘Grip op gemeenschappelijke regelingen; 213aonderzoek gemeente Borsele 2022’. 2. In te stemmen met de opvolging door het college van de aanbevelingen uit het rapport ‘Grip op gemeenschappelijke regelingen; 213a-onderzoek gemeente Borsele 2022’. TER INZAGE LIGGENDE STUKKEN Er liggen geen stukken ter inzage. BIJLAGE(N) Bij dit advies hoort/horen de volgende bijlage(n): Documentnr. Join Naam van de bijlage D22.594760 Rapport ‘Grip op gemeenschappelijke regelingen’ Post voor de VZG-rapport ‘Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke gemeenteraad regelingen in Zeeland’: https://borsele.notubiz.nl/document/11796975/1 Hoogachtend,
RAADSVOORSTEL
G.M. Dijksterhuis, burgemeester J.M. Jansen, secretaris
Pagina 4 van 4