5. Voorstel investeringskrediet herinrichting gemeentehuis

Zaaknummer:

Raadsvoorstel Nummer raadsvoorstel Raadsvergadering Portefeuillehouder

5 17 oktober 2024 Burgemeester Dijksterhuis

Onderwerp

Investeringskrediet herinrichting gemeentehuis

**

Geachte raad, Hiermee leggen wij aan u een voorstel over het investeringskrediet herinrichting gemeentehuis ter besluitvorming voor. VOORSTEL Wij stellen u voor een investeringskrediet van € 700.000 beschikbaar te stellen voor de herinrichting van het gemeentehuis.

RAADSVOORSTEL

AANLEIDING EN DOEL Op 30 maart 2023 is het presidium via een memo geïnformeerd over onze ideeën voor de herinrichting van het gemeentehuis. De aanleiding was een aantal knelpunten, zoals verandering in de aard van de werkzaamheden, de groeiende organisatie en gehorigheid in verschillende ruimtes. We zien ook zogenoemde meekoppelkansen als het gaat over verduurzaming van het gebouw en aantrekkelijk werkgeverschap. Vervolgens is de werkgroep begroting op 16 mei 2023 verder geïnformeerd en heeft op 6 juni 2023 een presentatie en rondgang in het gemeentehuis plaatsgevonden waarbij de voltallige raad was uitgenodigd. Wij hebben vervolgens externe expertise ingeschakeld om het ruimtelijk programma van eisen uit 2022 te herzien. In 2024 is gebleken dat onze financiële situatie niet rooskleurig is om dit programma van eisen volledig uit te voeren. Daarom is uw raad op 2 juli 2024 via een raadsmemo geïnformeerd over het voornemen om op dit moment geen grootschalige aanpassingen aan het gebouw uit te voeren. Echter, niets doen is geen optie. Het doorvoeren van kleine aanpassingen is noodzakelijk zodat ruimtes, binnen de huidige structuur van het gemeentehuis, efficiënter benut worden. Dit leidt bovendien tot een betere werkomgeving.

ARGUMENTEN Onder het optimaler benutten van ruimtes en het doorvoeren van kleine aanpassingen verstaan we: - Meer belcellen om digitaal te vergaderen en een telefoongesprek te voeren. - Meer (kleine) vergaderruimtes. - Bouwkundige aanpassingen zoals kozijnen, deuren en plafonds. - Het verbeteren van de akoestiek in overleg- en werkruimtes. Pagina 1 van 3

-

-

Het vervangen van meubilair in overleg- en werkruimtes en we hebben aandacht voor een energieke aankleding. We koppelen de telefonie los van de receptie. De rol van medewerker receptie wijzigt naar gastheer/gastvrouw. Het doel is een betere dienstverlening (hostmanship) voor bezoekers in het gemeentehuis. We starten in 2025 een pilot om dit concept te testen. Het doorvoeren van verplichte maatregelen die voortkomen uit de zogeheten ‘Energiebesparingsplicht’ in ruimtes waar bouwkundige aanpassingen worden uitgevoerd. Denk hierbij aan het vervangen van de huidige verlichting door LEDverlichting. Op deze manier combineren we werk met werk.

Naast bovenstaande maatregelen leidt dit plan tot een interne verhuizing van teams/domeinen. Dit is het gevolg van de organisatieaanpassing waarover u eerder bent geïnformeerd. De verhuizing zorgt voor een logische indeling van teams in het gebouw wat de integraliteit van werken bevordert. (JURIDISCHE) CONSEQUENTIES - Bij het uitvoeren van de bouwkundige aanpassingen nemen we de noodzakelijke verduurzaming mee zodat we voldoen aan de ‘Energiebesparingsplicht’. - We vervangen meubilair zodat we in lijn zijn met de Arbowetgeving. - Door het verbeteren van de akoestiek in werk- en overlegruimtes creëren we een fijnere werkomgeving waarin medewerkers geen last hebben van omgevingsgeluid uit naastgelegen ruimtes.

RAADSVOORSTEL

FINANCIËN De lasten van deze investeringen worden geraamd op € 700.000. Deze raming is te verdelen in de volgende posten: -

Duurzaamheidsmaatregelen: € 100.000 Bouwkundige aanpassingen: € 360.000 Meubilair en aankleding: € 240.000

In de Kadernota 2025-2028 heeft uw raad besloten over de dekking van deze investering. De afschrijvingslasten dekken we door € 700.000 uit het weerstandsvermogen te halen en toe te voegen aan de reserve ‘afschrijvingen investeringen met maatschappelijk nut’. Hieruit dekken we vervolgens jaarlijks de afschrijvingslast. De jaarlijkse rentelast van € 15.000 is verwerkt in de Programmabegroting 2025-2028. UITVOERING / PLANNING / EVALUATIE De werkzaamheden starten, na positieve besluitvorming, eind dit jaar en lopen door in 2025. PARTICIPATIE Dit plan is gedragen door de organisatie. Er is in verschillende sessies input opgehaald waar de wensen en behoeften liggen om efficiënter te kunnen werken en het gebouw, binnen de huidige structuur, beter te benutten. Pagina 2 van 3

COMMUNICATIE Na uw besluit wordt de interne organisatie verder geïnformeerd over de plannen. BESLUIT De gemeenteraad besluit om een investeringskrediet van € 700.000 beschikbaar te stellen voor de herinrichting van het gemeentehuis. TER INZAGE LIGGENDE STUKKEN BIJLAGE(N)

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Borsele, G.M. Dijksterhuis, burgemeester

RAADSVOORSTEL

J.M. Jansen, secretaris

Pagina 3 van 3