5. Voorstel andere invulling gemeentelijke ombudsfunctie in Zeeland

Zaaknummer: Z22.021461

Raadsvoorstel

*Z020B866995*

Nummer raadsvoorstel Raadsvergadering Burgemeester

5 12 mei 2022 Burgemeester Dijksterhuis

Onderwerp

Invulling gemeentelijke ombudsfunctie in Zeeland per 1 januari 2023.

Geachte raad, Hiermee leggen wij aan u een voorstel over bovengenoemd onderwerp ter besluitvorming voor.

RAADSVOORSTEL

VOORSTEL Wij stellen u voor om: 1. Het advies van het bestuur van Stichting De Zeeuwse Ombudsman over te nemen. 2. Per 1 januari 2023 de instelling van de Zeeuwse Ombudsman te beëindigen. 3. Per 1 januari 2023 aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman op voorwaarde dat de uitgewerkte stappen op pagina 7 tot en met 9 van de Notitie toekomst Zeeuwse Ombudsman door de Nationale Ombudsman worden doorlopen. AANLEIDING EN DOEL De Zeeuwse Ombudsman heeft aan het bestuur van Stichting de Zeeuwse Ombudsman laten weten dat hij per 31 december 2022 zijn taken neerlegt. Bij de aanvaarding van zijn benoeming in 2020 - voor een tweede termijn van zes jaar - liet hij al weten deze termijn om leeftijdsredenen niet volledig te zullen vervullen. Voor het bestuur van Stichting de Zeeuwse Ombudsman (hierna: de stichting) is dit aanleiding om na te denken over de strategische invulling van de gemeentelijke ombudsfunctie na 2022 in Zeeland. Het bestuur functioneert inhoudelijk op afstand van de eigenlijke ombudswerkzaamheden. Het bestuur heeft daarom aan de Zeeuwse Ombudsman en aan de substituut Zeeuwse Ombudsman, tevens secretaris van de Zeeuwse Ombudsman, gevraagd om voor de dertien aangesloten gemeenten een notitie op te stellen over de gewenste besluitvorming. Die notitie treft u als bijlage bij dit raadsvoorstel aan.

Het bestuur van de Stichting heeft de Zeeuwse Ombudsman gevraagd om een voorstel te schrijven. Dat voorstel is in samenwerking met de Nationale Ombudsman tot stand gekomen en opgenomen in een notitie. Het bestuur van de Stichting adviseert de gemeenteraad om per 1 januari 2023 de instelling van De Zeeuwse Ombudsman te beëindigen.

Pagina 1 van 5

Het bestuur adviseert ook om per 1 januari 2023 aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman met als voorwaarde dat de uitgewerkte stappen op pagina 7 tot en met 9 van de Notitie toekomst Zeeuwse Ombudsman worden doorlopen door de Nationale Ombudsman. Als alle aangesloten gemeenten hiertoe besluiten, is een volgende stap het opheffen van de Stichting. Dit is pas na afloop van het jaar 2022 aan de orde. ARGUMENTEN De Zeeuwse Ombudsman behandelt in de notitie onder punt C een viertal argumenten in de strategische afweging om de huidige ombudsfunctie te continueren of aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman. Dit betreft de volgende argumenten: ▪ Regionale aspecten. ▪ Inhoudelijke kwetsbaarheid. ▪ Organisatorische kwetsbaarheid. ▪ Inhoudelijk en organisatorisch toekomstperspectief.

RAADSVOORSTEL

De Zeeuwse Ombudsman komt tot de volgende bevindingen: ▪ De meerwaarde van het voorzetten van de huidige Zeeuwse ombudsfunctie is zijn aanwezigheid in de regio, de makkelijke fysieke toegang voor burgers, de kennis van de regio, de relevante netwerken en het letterlijk en figuurlijk spreken van de taal. ▪ Mogelijke en reële nadelen van continuering van de huidige Zeeuwse ombudsfunctie zijn de inhoudelijke en organisatorische kwetsbaarheden. Deze nadelen zullen gezien de huidige ontwikkelingen naar verwachting in de toekomst toenemen. Als de huidige Zeeuwse ombudsfunctie wordt voortgezet, moet dat gepaard gaan met diverse ingrijpende wijzigingen ten opzichte van de huidige situatie. Zo worden genoemd: per gemeente afzonderlijke benoeming en verantwoording, aanpassing positionering van de plaatsvervangend secretaris, continue alertheid voor huisvesting en overige facilitaire aspecten en er is meer capaciteit noodzakelijk. De Zeeuwse Ombudsman en de Nationale Ombudsman hebben in een notitie het beste van twee werelden samengebracht. Het advies is om aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman met alle bijhorende voordelen, maar behoud van aanwezigheid in Zeeland, regionale netwerkkennis en alle andere voordelen. In het stappenplan van de notitie (zie bijlage) is dat vanaf pagina 7 uitgewerkt. Deze stappen houden in: 1.

Aan nabijheid wordt fysiek invulling gegeven door de werkplek van de huidige secretaris in Zeeland te houden. Binnen de organisatie Nationale Ombudsman worden enkele klachtbehandelaren aangewezen als relatiebeheerder van de regio Zeeland. Zij zijn aanspreekpunt/contactpersoon voor de klachtbehandelaren bij de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen en doen relevante kennis op over de regio. 2. Met burgers die een klacht of signaal afgeven, wordt persoonlijk contact opgenomen. Er wordt ingegaan op de achtergrond van de klacht en er worden mogelijke oplossingsrichtingen en verwachtingen ten aanzien van de betrokkenheid van de

Pagina 2 van 5

ombudsman besproken. Indien wenselijk of noodzakelijk vindt er een fysiek gesprek plaats. Met partijen wordt afgestemd welke aanpak het meest effectief is. 3. De Nationale Ombudsman biedt ondersteuning aan de 1e lijns-klachtbehandeling als vraagbaak, sparringpartner en adviseur over (specifieke onderwerpen van) klachtbehandeling. 4. Raadsleden worden via de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) in het algemeen geïnformeerd over aspecten die voor hen relevant kunnen zijn. Daarnaast worden uiteraard de gemeenten jaarlijks geïnformeerd over de over hen ontvangen klachten en signalen. 5. Intermediairs (maatschappelijk werk, praktijkondersteuners bij huisartsen, juridische dienstverleners, schuldhulpmaatjes en andere vrijwilligers) worden door de Nationale Ombudsman actief benaderd en uitgenodigd om bijvoorbeeld, via sociale media relevante signalen te delen. In het geval van Zeeland ligt een nauwere samenwerking met het project ‘Samen Recht Vinden’ voor de hand. [1]. Ten aanzien van dit stappenplan zijn namens het bestuur twee aanvullende vragen gesteld aan de Zeeuwse Ombudsman. Vraag één betrof de formele behandeling van een klacht, door middel van een hoorzitting. Het bestuur wilde graag weten of ook die, net zoals de informele behandeling, plaats zal gaan vinden in de regio (dat werd nu niet vermeld).

De Zeeuwse Ombudsman antwoordde daar bevestigend op. Vraag twee betrof de veiligheid van medewerkers. Het bestuur vroeg zich af of het in dat kader wel wenselijk zou zijn voor een secretaris om bij inwoners thuis af te spreken, zoals in het stappenplan is vermeld. De Zeeuwse Ombudsman antwoordde daarop dat het voortschrijdend inzicht is dat dit inderdaad niet wenselijk zou zijn. In plaats daarvan zal aangeboden worden om elkaar elders, in een professionele setting, te ontmoeten. Vanzelfsprekend zullen mindervalide inwoners wel thuis bezocht worden.

RAADSVOORSTEL

[1] www.samenrechtvinden.nl (JURIDISCHE) CONSEQUENTIES Als u niet instemt met het advies van het bestuur dan kunt u besluiten om de opzet en werking van de ombudsfunctie De Zeeuwse Ombudsman te evalueren en waar nodig aan te passen. Daarbij moet dan wel rekening worden gehouden met het kostenplaatje voor de lange termijn (zie paragraaf ‘Financiën’). FINANCIËN Als u besluit om aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman dan betalen de daarbij aangesloten gemeenten € 0,2362 per inwoner per jaar (dit wordt jaarlijks aangepast bij ministeriële regeling). Gemeenten die zijn aangesloten bij De Zeeuwse Ombudsman betalen in 2021 € 0,1900 per inwoner per jaar. In aanvulling op dat bedrag betalen zij per onderzoek een gestaffelde vergoeding gerelateerd aan het aantal klachten. Als u besluit om aangesloten te blijven bij de Zeeuwse Ombudsman dan worden de kosten per gemeente op advies van de accountant Pagina 3 van 5

van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG) verhoogd tot minimaal de kosten van aansluiten bij de Nationale Ombudsman. Dit vanwege het vergroten van de capaciteit. Het vergroten van de capaciteit is nodig om de organisatorische en inhoudelijke kwetsbaarheid te beperken en om de nieuwe rollen en taken adequaat te vervullen. Het is noodzakelijk om het tarief gelijk te stellen met het tarief van de Nationale Ombudsman (gebaseerd op een jaarlijkse beschikking van de minister van Binnenlandse Zaken). Rekensom voor de gemeente Borsele (berekend op basis van 22851 inwoners): ▪ 2021 € 0,1900 per inwoner per jaar = € 4.341,69. ▪ 2022 € 0,2200 per inwoners per jaar = € 5.027,22. ▪ 2023 € 0,2362 (prijspeil 2021 exclusief de aanpassingen bij ministeriële regeling vastgesteld overeenkomstig het prijsindexcijfer CBS 2022 en 2023) per inwoner per jaar = € 5.397,41. Een verhoging van het door de gemeenten per inwoner per jaar te betalen tarief is in elk scenario onvermijdelijk. De marginale verhoging wordt gedekt binnen de huidige begroting. UITVOERING / PLANNING / EVALUATIE Niet van toepassing.

RAADSVOORSTEL

COMMUNICATIE Wanneer alle raden een besluit hebben genomen zal het bestuur van Stichting de Zeeuwse Ombudsman de communicatie op zich nemen. Team Communicatie draagt zorg voor aanpassing van de informatie over de ombudsfunctie op de gemeentelijke website www.borsele.nl. BESLUIT De raad besluit in te stemmen met: 1. Het advies van het bestuur van Stichting De Zeeuwse Ombudsman over te nemen. 2. Per 1 januari 2023 de instelling van de Zeeuwse Ombudsman te beëindigen. 3. Per 1 januari 2023 aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman op voorwaarde dat de uitgewerkte stappen op pagina 7 tot en met 9 van de Notitie toekomst Zeeuwse Ombudsman door de Nationale Ombudsman worden doorlopen. TER INZAGE LIGGENDE STUKKEN Er liggen geen stukken ter inzage.

Pagina 4 van 5

BIJLAGE(N) Bij dit raadsvoorstel horen de volgende bijlagen: 1. Ledenbrief VZG 2022-003. 2. Notitie toekomst Zeeuwse Ombudsman. 3. Bijlage bij notitie over Venice Principles.

RAADSVOORSTEL

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Borsele, G.M. Dijksterhuis,

burgemeester.

J.M. Jansen,

secretaris.

Pagina 5 van 5