5.6 Adviesrapportage werkgroep Verbonden Partijen

Verbonden Partijen Zeeland

Werkgroep Verbonden Partijen Datum Aan Kopie Van Betreft Bijlage(n)

: 12 september 2023 : Algemeen Bestuur VeiligheidsRegio Zeeland (AB VRZ) : Vz. VZG : VZG-Werkgroep Verbonden Partijen : Advies inzake kostenverdeling gemeentelijke bijdrage 2016 t/m 2022 :

Inleiding Naar aanleiding van het Algemeen Bestuur van 7 juli 2023 heeft u de werkgroep Verbonden Partijen van de Vereniging Zeeuwse Gemeenten (VZG) om advies gevraagd inzake de kostenverdeling gemeentelijke bijdrage. De werkgroep heeft afgelopen weken met diverse financieel deskundigen, controllers en een accountant afstemming gezocht. Hierbij treft u ons advies aan. De werkgroep heeft de volgende documenten als achtergrondinformatie ontvangen en doorgenomen:  bestuursvoorstel Kostenverdeling gemeentelijke bijdrage;  overzicht gemeentelijke bijdrage n.a.v. de scenario’s;  adviesrapport Rob de Greef;  concept verslag van het AB 07-07-2023. Bij de uitwerking van ons advies zijn wij uitgegaan van uw besluit “om gehele correctie voor de periode 2016 t/m 2022 als uitgangspunt te kiezen”. Dit is in onze perceptie ook het meest voor de hand liggend en correct. Ons advies betreft enkel een procesvoorstel voor het corrigeren van de ontstane situatie, conform uw verzoek. Overige zaken, zoals bijvoorbeeld de ontstaansgeschiedenis, hebben wij buiten beschouwing gelaten. Wellicht overbodig maar volledigheidshalve melden wij dat het advies rechtstreeks vanuit de VZGwerkgroep Verbonden Partijen aan u wordt gegeven. In formele zin hebben wij in dit traject geen rol, de verantwoordelijkheid ligt immers bij de VRZ. Het is ook aan de VRZ of dit advies wordt overgenomen.

Uiteraard hebben wij graag meegedacht en mocht een mondelinge toelichting op dit advies nodig zijn, dan zijn wij hiertoe bereid. Wij adviseren u bij de verdere uitwerking, correctie van de ontstane situatie, de begeleidingscommissie (bij de VRZ zijn dit het BAO en ACF) nauw te betrekken. Advies Hieronder volgt een beknopt advies om te komen tot een volledige correctie. We geven daarbij enkele aandachtpunten en of (te stellen) randvoorwaarden ter overweging mee. Financiële verslaggeving In het jaar waarin de informatie bekend is geworden, moeten gemeenten een positieve dan wel negatieve afrekening in zijn geheel verantwoorden bij hun jaarrekening. In dit geval betekent het verantwoorden in het boekjaar 2023 (voor de ‘nadeel’ gemeenten een verplichting om terug te betalen en voor de ‘voordeel’ gemeenten een vordering). 1

Verbonden Partijen Zeeland Betaling Het daadwerkelijk betalen/verrekenen mag over meerdere jaren. Dit heeft in onze optiek wel een paar nadelen/aandachtspunten:  voor de VRZ brengt het meer complexiteit en inefficiëntie met zich mee.  er kan een financieringsprobleem voor de VRZ ontstaan (bijvoorbeeld als ‘voordeel’ gemeenten direct willen verrekenen en ‘nadeel’ gemeenten niet).  de correctie is niet in één keer en op een eenduidige wijze opgelost, hetgeen extra monitoring vergt.  renteverrekening. Wij adviseren om dit niet te doen. Het advies is daarom om dit in één keer te verrekenen in boekjaar 2023. De VRZ kan daarbij overwegen om eerst de ‘nadeel’ gemeenten te laten betalen, voordat de verrekening met de ‘voordeel’ gemeenten plaatsvindt. Dit om eventuele financieringskosten te voorkomen/beperken. Verder achten wij het opportuun om de te verrekenen bedragen te laten valideren door een onafhankelijk externe deskundige en dat u deze in uw besluitvormingsproces vaststelt. Wellicht dat dit al is gebeurd, maar het is in het belang van de VRZ en voor de gemeentelijke jaarrekeningen dat er in een later stadium geen discussie meer ontstaat over de juistheid van een op te nemen verplichting of vordering. Resumé: Wij adviseren een volledige verrekening op basis van de juiste verdeelsleutel in één keer voor alle gemeenten in boekjaar 2023, via de VRZ.

Informatievoorziening Wellicht ten overvloede, maar het is evident dat de VRZ de gemeenten zo snel mogelijk op de hoogte stelt en uitleg hierbij geeft. Het advies is tevens om de correctie ook spoedig met de accountant van de VRZ af te stemmen.

2