5.18 VZG Besluit afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland

Gemeenschappelijke regelingen Zeeland

Werkgroep gemeenschappelijke regelingen Datum Aan Kopie Van Onderwerp Bijlage(n)

: 1 september 2025 : dagelijks en algemeen bestuur Vereniging van Zeeuwse Gemeenten : : Werkgroep gemeenschappelijke regelingen : Aangepast rapport ‘Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland’ : aangepast rapport inclusief bijlagen

Wat stellen we voor? Het dagelijks/algemeen bestuur besluit: 1. het rapport ‘Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland september 2025’ vast te stellen. 2. in te stemmen met de reactie op het advies van het Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) Bestuur en Financiën zoals aangegeven in bijlage 1 bij dit voorstel en deze ter kennisname te sturen naar het OZO thema-overleg Bestuur en Financiën. 3. de Werkgroep gemeenschappelijke regelingen te vragen het aangepaste rapport te verspreiden naar de colleges en naar de directies van de gemeenschappelijke regelingen. Wat is de aanleiding? In januari 2024 pasten we het rapport ‘Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland’ voor de laatste keer aan. Daarna waren er aanpassingen in de afspraken. Dit leidt opnieuw tot een aanpassing van het rapport. Volgens Ledenbrief 2024-008 over de rolverdeling tussen de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG) en het OZO thema-overleg Bestuur en Financiën legden wij het aangepaste rapport voor advies aan het OZO thema-overleg voor. Zij brachten op 1 juli advies uit. Hieronder leest u de belangrijkste aanpassingen in het rapport. In bijlage 1 doen wij een voorstel hoe te reageren op het advies van het OZO thema-overleg Bestuur en Financiën. We schreven het rapport zoveel mogelijk op taalniveau B1 Taalniveau B1 staat voor eenvoudig Nederlands.

We hopen hiermee te bereiken dat het rapport duidelijker is. Niet alleen voor de medewerkers van de gemeenschappelijke regelingen en de deelnemers. Maar ook voor de bestuurders, de volksvertegenwoordigers en andere belangstellenden. Duidelijke teksten leiden ook tot minder vragen. We schrapten tekst en veranderden soms de volgorde We voegden het huidige hoofdstuk 1 en de huidige paragraaf 2.1 samen in een nieuw hoofdstuk 1. In hoofdstuk 3 veranderden we de volgorde. We schreven duidelijker op bij wie de gemeenschappelijke regelingen hun stukken moeten aanleveren We merken namelijk dat dit nu nog niet helemaal duidelijk is.

secretaris

1

Gemeenschappelijke regelingen Zeeland We schreven de rollen van de Begeleidingscommissies en Samenstellingscommissie nog duidelijker op Dit is op verzoek van deze commissies. We verwerkten eerdere besluitvorming over het makkelijker maken van de berekening van de Zeeuwse richtlijn. En het schrappen van de nacalculatie We pasten één onderdeel hiervan aan. In het besluit stond het volgende: “Op basis van een eventuele aanpassing van de VZG-richtlijn voor het jaar t kan door de gemeenschappelijke regeling òf een tussentijdse begrotingswijziging worden ingediend, òf de aanpassing kan worden meegenomen en verwerkt in de eerstvolgende Berap in het jaar t;” Uit gesprekken met de Samenstellingscommissie en de Begeleidingscommissies kwam hierop een aanpassing. We veranderden dit naar: “Is er een aanpassing van de richtlijn voor het jaar t? Dan neemt de gemeenschappelijke regeling dit mee in de volgende tussentijdse rapportage. Hiervoor volgt dus geen extra begrotingswijziging.” Onderdeel van eerdere besluitvorming is ook het volgende. De Werkgroep Zeeuwse richtlijnen voor gemeenschappelijke regelingen gebruikt de septembercirculaire in jaar t-1 om te bepalen of aanpassing nodig is van de vastgestelde Zeeuwse richtlijn indexering voor het jaar t. We voeren alleen aanpassingen van groter dan 0,5% en kleiner dan -0,5% door.

Het Overleg Zeeuwse Overheden Bestuur en Financiën geeft hierop advies. We namen op hoe om te gaan met incidentele kosten in relatie tot de Zeeuwse richtlijn Dit stond nog niet in het rapport. Het maken van een overzicht met algemene informatie voor de paragraaf verbonden partijen is niet haalbaar We schrapten daarom paragraaf 4.5. We pasten de bijlagen aan Bijlage 1 en 2 draaiden we om. In bijlage 3 (schema’s) verwerkten we de aanpassingen in het rapport.

secretaris

2

Gemeenschappelijke regelingen Zeeland Bijlage 1 Advies OZO thema-overleg Bestuur en Financiën met reactie van de Werkgroep gemeenschappelijke regelingen Hieronder leest u in vet de adviezen van het OZO thema-overleg Bestuur en Financiën. Onder elk advies staat de reactie van de Werkgroep gemeenschappelijke regelingen. De gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief heeft een uitzonderingspositie. Het rapport is niet van toepassing Dat klopt, omdat het Rijk deelnemer is. Maar het Rijk gaf aan uit te willen treden. Op het moment dat het Rijk uittreedt, vervalt de uitzonderingspositie. Dan passen we het rapport toe. Er is dan namelijk geen verschil meer met de andere gemeenschappelijke regelingen in Zeeland. Het moet mogelijk zijn om af te wijken van de Zeeuwse richtlijn indexering. Dat komt niet terug in het rapport In het rapport stond dat een gemeenschappelijke regeling bij de begroting beargumenteerd kan vragen om aanpassing van de vaste verhouding loon en materialen. We maakten de tekst hierover duidelijker: “Dan is er de discussie over de vaste verhouding tussen de lonen (twee derde deel) en materialen (een derde deel) in de algemene uitkering. De Werkgroep gemeenschappelijke regelingen onderzocht in 2022 hoe deze verhouding bij alle gemeenschappelijke regelingen ligt.

Toen bleek dat bij enkele gemeenschappelijke regelingen het loonaandeel standaard hoger is dan in de algemene uitkering uit het gemeentefonds wordt aangenomen. Dit kan tot financiële problemen leiden als er geen andere mogelijkheden zijn om dit goed te maken. In dat geval kunnen de gemeenschappelijke regelingen met een onderbouwd voorstel aan het bestuur van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten vragen om aanpassing van de vaste verhouding lonen en materialen. De Werkgroep Zeeuwse richtlijnen voor gemeenschappelijke regelingen beoordeelt dat verzoek. En geeft hierover een advies aan het bestuur van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten. Het bestuur kan dan een afwijkende richtlijn voor die gemeenschappelijke regeling vaststellen. Een verzoek om aanpassing van de vaste verhouding tussen lonen en materialen dient een gemeenschappelijke regeling in vóór de vaststelling van de Zeeuwse richtlijn voor jaar t, op basis van de septembercirculaire t-2.” Kan de VZG-richtlijn een OZO-richtlijn worden? De provincie Zeeland neemt nu deel aan de RUD Zeeland. Het waterschap Scheldestromen aan SaBeWa Zeeland. Het gaat dan om 2 van de 13 gemeenschappelijke regelingen. De provincie is van plan om deel te nemen aan de gemeenschappelijke regeling Publiek Vervoer Zeeland. De provincie en het waterschap zijn van plan om deel te gaan nemen aan de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief.

Het OZO is geen besluitvormend orgaan. Ook heeft het OZO al een adviserende rol in de totstandkoming van de richtlijn. We stellen voor om de naam ‘VZG-richtlijn’ te veranderen in ‘Zeeuwse richtlijnen voor gemeenschappelijke regelingen’. Daarnaast doen we het aanbod aan de provincie Zeeland en het waterschap Scheldestromen om deel te nemen aan de Werkgroep gemeenschappelijke regelingen en de Werkgroep Zeeuwse richtlijnen voor gemeenschappelijke regelingen. De richtlijn voor 2026 is -2,2%. Maar onduidelijk is wat die richtlijn dan betekent voor indexering en bezuiniging We gaan in de toekomst duidelijker communiceren over de richtlijnen. Voor 2026 ging het om de volgende richtlijnen:  Zeeuwse richtlijn indexering: 2,1%  Zeeuwse richtlijn bezuiniging: -4,3% secretaris

3

Gemeenschappelijke regelingen Zeeland Dat is per saldo nog steeds -2,2%, maar wel zuiverder om zo op te schrijven. In het rapport stond en staat ook niet dat we de richtlijnen salderen. Het Rijk verschuift de financiële panelen steeds. Dat is daardoor geen stabiele factor om een richtlijn op te berekenen We bespraken in de Werkgroep gemeenschappelijke regelingen of we de berekening anders moeten aanpakken. Bijvoorbeeld de meicirculaire gebruiken voor de begroting t+2. En de septembercirculaire voor de aanpassing van t+1. Maar ook dat is niet ideaal. Gemeenschappelijke regelingen starten al in januari met het samenstellen van de begroting voor het jaar daarop volgend. De huidige werkwijze geeft hen op dat moment het meest actuele beeld op de aan te houden indexerings- en bezuinigingsrichtlijn. We willen daarom toch graag de huidige manier van werken aanhouden. Waarom moet nieuw beleid in een aparte begrotingswijziging? We willen toch minder begrotingswijzigingen? De Werkgroep gemeenschappelijke regelingen besprak de optie om nieuw beleid in een apart hoofdstuk in de begroting op te nemen. In de zienswijze kunnen deelnemers dan een splitsing maken in lopend beleid en nieuw beleid. Maar de werkgroep denkt dat bestaand en nieuw beleid in de begroting dan toch door elkaar gaan lopen.

Daarom blijft de werkgroep vasthouden aan de afspraak om nieuw beleid in een aparte begrotingswijziging op te nemen. De deelnemers behouden daardoor een duidelijker beeld en kunnen op basis daarvan een zuivere afweging maken over nieuw beleid en de daarmee verband houdende kosten. Gaat het aangepaste rapport ook nog naar colleges en raden voordat het naar het VZG-bestuur gaat? Nee. Op het moment dat het aangepaste rapport naar het bestuur van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten gaat, ontvangen de gemeentelijke vertegenwoordigers de stukken. De behandelend ambtenaren kunnen dan eventueel een advies/annotatie voor het college voorbereiden. De provincie Zeeland voelt zich niet gebonden aan het afsprakenkader, vooral op het gebied van de statische reserverichtlijn. De provincie hecht eraan dat de omvang van de algemene reserve (beschikbare weerstandsvermogen) in relatie staat tot de geïdentificeerde risico’s (benodigde weerstandsvermogen) in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken In het rapport staat hierover het volgende: “Vinden gemeenschappelijke regelingen 5% te laag? Of ontvangen zij specifieke bedragen die zij voor een specifiek doel willen reserveren? Dan kunnen zij de deelnemers een onderbouwd voorstel doen om af te wijken van de norm. Dit gebeurt bij het voorstel over de bestemming van het saldo van de jaarrekening.

Zijn de actuele risico’s hoger dan de reserves? Dan is dat op zich nog geen reden om de norm aan te passen. Het is namelijk altijd zo dat de deelnemers eventuele verliezen van de gemeenschappelijke regeling voor hun rekening moeten nemen. Dat kan dan ook in de risicoparagraaf van de gemeenschappelijke regeling en de deelnemers komen te staan.” De reserverichtlijn is dus minder statisch dan men misschien denkt. En uiteindelijk staan de deelnemers aan de lat als er een tekort is. Voor de manier waarop de provincie wil werken, is wel belangrijk dat de gemeenschappelijke regelingen hun risico’s goed inschatten. De ervaring uit de praktijk is dat hierin nog verbetering mogelijk is.

secretaris

4

Gemeenschappelijke regelingen Zeeland De provincie Zeeland voelt zich niet gebonden aan het afsprakenkader, omdat niet duidelijk is hoe de berekening van de bezuinigingsrichtlijn gebeurt. De bezuinigingsrichtlijn kan niet onverkort worden toegepast zonder dat de gemeenschappelijke regeling duidelijk aangeeft welke taken verminderen en/of er aanpassing van het niveau van dienstverlening plaatsvindt om binnen het financiële kader te blijven We gaan in de toekomst duidelijker communiceren over de richtlijnen. In de paragraaf over de bezuinigingsrichtlijn namen we de volgende tekst op: “Het spreekt voor zich dat gemeenschappelijke regelingen bij bezuinigingen de mogelijkheden hiervoor in beeld brengen. Het is aan de deelnemers om hieruit een keuze te maken.” De provincie Zeeland doet de aanbeveling om aanvullende bepalingen bovenop de wet explicieter te maken in het document We deden dit door erbij te zetten dat het gaat om een Zeeuwse afspraak. Voor de provincie Zeeland is onduidelijk welk overzicht de Samenstellingscommissie invult bij een tussentijdse rapportage en wat het nut hiervan is De Samenstellingscommissie vult het overzicht alleen in als er een begrotingswijziging bij de tussentijdse rapportage zit die gevolgen heeft voor de bijdrage van de deelnemers.

We vulden het rapport hierop aan door te schrijven:  De Samenstellingscommissie vult het overzicht per gemeenschappelijke regeling en per deelnemer in. Dat gebeurt alleen als er een begrotingswijziging bij de tussentijdse rapportage zit die financiële gevolgen heeft voor de deelnemers. De Samenstellingscommissie vult het overzicht in tussen 1 en 8 juni. En tussen 15 juli en 15 augustus. De voorzitter van de Werkgroep gemeenschappelijke regelingen stuurt het ingevulde overzicht naar de (gemeente)secretarissen. Voor de provincie Zeeland is bij de tussentijdse rapportage per 1 juni (aanleveren uiterlijk 15 juli) het nauwelijks nog mogelijk om de reguliere aanlevertermijn voor de eerste Statenvergadering na het zomerreces (september) te halen We nemen hiervan kennis. Dit geldt voor meer deelnemers. Elke deelnemer kan hierover intern afspraken maken. Bijlage 4 nog toevoegen of is deze komen te vervallen? Bedankt voor uw oplettendheid. Deze is komen te vervallen. Dit stond per ongeluk nog in de notitie waarmee we het rapport aangeboden hebben aan het OZO thema-overleg Bestuur en Financiën.

secretaris

5