5.17 VZG Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland

Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland september 2025

Colofon Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland Herziene druk, september 2025 In opdracht van: Vereniging van Zeeuwse Gemeenten Redactie: Werkgroep gemeenschappelijke regelingen Foto voorpagina: Beeldbank, Provincie Zeeland

2

Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE .............................................................................................................. 3 1. INLEIDING ........................................................................................................................ 5 1.1 1.2 1.3 1.4

WAAROM ZIJN ER GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN? .............................................. 5 WAT IS BELANGRIJK VOOR GEMEENTEN IN DEZE SAMENWERKING? ............................... 5 AFSPRAKEN OVER SAMENWERKING ............................................................................ 5 WAT STAAT ER IN DIT RAPPORT? ................................................................................ 6

2. AANPAK VOOR GOED BESTUREN ................................................................................ 7 2.1 ONDERDELEN VAN GOED BESTUREN ........................................................................... 7 2.2 STUREN ................................................................................................................... 7 2.2.1 Het belangrijkste: sturen op hoofdlijnen binnen heldere kaders ............................. 7 2.2.2 Richtlijnen en samenwerkingsafspraken ................................................................ 8 2.2.3 Werken met een financieel en beleidsmatig onderbouwde meerjarenraming......... 9 2.3 BEHEERSEN ............................................................................................................. 9 2.3.1 Wat is beheersen?.................................................................................................

9 2.3.2 Begrotingen, jaarstukken en tussentijdse rapportages van gemeenschappelijke regelingen op dezelfde agenda .....................................................................................10 2.3.3 Proces begroting ..................................................................................................10 2.3.4 Proces tussentijdse rapportage(s) ........................................................................11 2.3.5 Begrotingswijzigingen ...........................................................................................11 2.3.6 Informatieplicht .....................................................................................................12 2.3.7 Begeleidingscommissie ........................................................................................12 2.3.8 Samenstellingscommissie ....................................................................................13 2.4 VERANTWOORDEN ...................................................................................................13 2.4.1 Algemeen .............................................................................................................13 2.4.2 Jaarstukken ..........................................................................................................14 2.4.3 Proces jaarstukken

...............................................................................................14 2.4.4 Onderzoek ............................................................................................................15 2.5 TOEZICHT HOUDEN ...................................................................................................16 3. ZEEUWSE RICHTLIJNEN VOOR GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN ................17 3.1 WAT ZIJN DE ZEEUWSE RICHTLIJNEN VOOR GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN? .......17 3.2 ZEEUWSE RICHTLIJN INDEXERING ..............................................................................17 3.2.1 Wat is de Zeeuwse richtlijn indexering? ................................................................17 3.2.2 Hoe ontstaat de Zeeuwse richtlijn indexering? ......................................................17 3.2.3 Hoe zit het met incidentele kosten? ......................................................................18 3.2.4 Hoe zit het met de meerjarenraming? ...................................................................18 3.2.5 Aanpassingen in de begroting door veranderingen in bestaand beleid en de wet .19 3.2.6 Aanpassingen in de begroting op basis van nieuw beleid .....................................19 3.2.7 Kunnen gemeenschappelijke regelingen afwijken van deze richtlijn? ...................19 3.3 ZEEUWSE RICHTLIJN BEZUINIGING

.............................................................................20 3.4 ZEEUWSE RICHTLIJN RESERVEVORMING ....................................................................20 4. PARAGRAAF VERBONDEN PARTIJEN ........................................................................21 4.1 4.2 4.3

ALGEMEEN ..............................................................................................................21 VERBONDEN PARTIJ .................................................................................................21 PARAGRAAF VERBONDEN PARTIJEN ...........................................................................21 3

4.4

OP TE NEMEN INFORMATIE ........................................................................................22

BIJLAGE 1 GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN IN ZEELAND .................................23 BIJLAGE 2 WERKGROEP GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN...............................25 BIJLAGE 3 SCHEMA VERSCHILLENDE PROCESSEN ....................................................26 BIJLAGE 4 VOORBEELD BEREKENING ZEEUWSE RICHTLIJN BEZUINIGING .............27

4

1. Inleiding 1.1

Waarom zijn er gemeenschappelijke regelingen?

Gemeenten hebben veel verschillende taken. Een deel van die taken voeren ze uit door samen te werken met andere overheden. Dat gebeurt onder andere in gemeenschappelijke regelingen. Soms is dat geen keuze maar een wettelijke regel. Denk hierbij aan de Veiligheidsregio Zeeland (VRZ), de Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Zeeland (GGD) en de Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland (RUD). In bijlage 1 staat een overzicht van de gemeenschappelijke regelingen in Zeeland. 1.2

Wat is belangrijk voor gemeenten in deze samenwerking?

Gemeenten geven taken aan gemeenschappelijke regelingen. Deze taken komen daardoor op afstand. Dit brengt veel verantwoordelijkheid met zich mee. Ook gaat het vaak om veel geld. Daarom is een goede samenwerking met heldere afspraken belangrijk. De gemeenteraden maken zich zorgen over de grip op de gemeenschappelijke regelingen. Ze willen antwoord op de volgende vragen: • Ontvangen gemeenten op tijd goede en betrouwbare informatie over de ontwikkelingen bij de gemeenschappelijke regelingen? En ook over de kosten en behaalde doelen? • Is er sprake van een goede risicoanalyse? En maatregelen om grip te houden op de (financiële) risico’s? • Heeft de gemeenschappelijke regeling de (financiële) processen zo ingericht en voorzien van interne controles dat ze het geld rechtmatig, effectief en efficiënt besteedt? Het is belangrijk om vooraf goede afspraken met elkaar te maken. En die afspraken ook vast te leggen in de teksten van de gemeenschappelijke regelingen. Het gaat hierbij onder meer om: • welke taken gemeenschappelijke regelingen uitvoeren. En wat de deelnemers hiervoor moeten betalen. • dat gemeenschappelijke regelingen een begroting met een meerjarenraming op tijd aan de besturen van de deelnemers voorleggen. De gemeenschappelijke regeling legt in deze begroting haar plannen uit. • welke acties nodig zijn voor sturen, beheersen, verantwoorden en controleren. 1.3

Afspraken over samenwerking

In Zeeland hebben we al langere tijd afspraken tussen gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Het bestuur van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG) nam die op in een rapport. Dit rapport heette: ‘Aanpak voor een goede samenwerking tussen gemeenten en gemeenschappelijke regelingen’. In 2018 volgde een aanpassing van dit rapport: ‘Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland’. In 2022 en 2024 volgden opnieuw aanpassingen. Er was namelijk een duidelijke roep om minder bureaucratie en bestuurlijke drukte. Maar ook om betere mogelijkheden voor sturing en meer aandacht voor de inhoud. Ook leidde de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen tot aanpassingen. Deze wet trad in werking op 1 juli 2022. 5

De Werkgroep gemeenschappelijke regelingen begeleidt de invoering en uitvoering van de afspraken. Ook volgt deze werkgroep de ontwikkelingen en discussies. In bijlage 2 staat een overzicht van de leden van deze werkgroep. 1.4

Wat staat er in dit rapport?

Hoofdstuk 2 gaat in op de onderdelen die belangrijk zijn voor het goed besturen van gemeenschappelijke regelingen. En die het de deelnemers mogelijk maken dit goed te volgen en waar nodig bij te sturen. Hoofdstuk 3 gaat over de afspraken om de bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen elk jaar aan te passen. En de afspraken over reserves. De wet zegt dat in de begroting en de jaarrekening van de gemeente informatie moet staan over de gemeenschappelijke regelingen. Dat heet de paragraaf verbonden partijen. In hoofdstuk 4 leest u wat er in de paragraaf verbonden partijen moet staan.

6

2. Aanpak voor goed besturen 2.1

Onderdelen van goed besturen

Goed besturen gaat over processen, beleid, wetten en regels. Het betekent ook dat iedereen weet wat zijn rol is en dat doelen worden bereikt. Goed besturen bestaat uit vier onderdelen: 1. 2. 3. 4.

Sturen Beheersen Verantwoorden Toezicht houden

Deze vier onderdelen horen bij elkaar. Ze vormen samen een cyclus van Plan-Do-CheckAct. Dit zorgt ervoor dat resultaten worden behaald. Door deze stappen te herhalen, gaat het besturen steeds beter.

2.2

Sturen

2.2.1 Het belangrijkste: sturen op hoofdlijnen binnen heldere kaders Sturen is het proces waarbij de gemeente, de provincie of het waterschap richting geeft aan het behalen van de afgesproken doelen. De nadruk ligt op de prestaties en op de planning en control daarvan. 1.

Deelnemers sturen op hoofdlijnen via het vastgestelde beleid en de daaruit volgende begroting, tussentijdse rapportages en de jaarstukken. Ze gaan uit van het principe ‘management by exception’: zonder tegenbericht voert de gemeenschappelijke regeling het beleid uit volgens afspraak. En dat binnen de afgesproken bijdrage van de deelnemers.

2.

Bijsturing binnen de bestaande budgetten gebeurt door het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Is er sprake van een verandering in beleid die leidt tot een hogere bijdrage van de deelnemers? Dan vraagt het bestuur van de 7

gemeenschappelijke regeling op tijd een zienswijze aan de raden van de deelnemende gemeenten. En aan Provinciale Staten en de Algemene Vergadering van het waterschap wanneer zij deelnemen in de gemeenschappelijke regeling. 3.

Gemeenschappelijke regelingen kunnen door deze aanpak efficiënter werken, krijgen meer ruimte en vrijheid, nemen meer verantwoordelijkheid en bewegen in hetzelfde ritme. Dit vermindert de administratieve last en de bestuurlijke drukte.

4.

De deelnemers kunnen hun zienswijze geven op voorgenomen besluiten over de begroting en in het geval van een hogere gemeentelijke bijdrage ook op begrotingswijzigingen. Bij de jaarrekening kan dit in bepaalde gevallen ook op de bestemming van het resultaat. En bij opmerkingen van de accountant over de jaarrekening.

2.2.2 Richtlijnen en samenwerkingsafspraken De deelnemers aan een gemeenschappelijke regeling sturen samen op de beleidsmatige en financiële kaders van die regeling. Dit doen zij door een richtlijn of richtlijnen mee te geven. Daarnaast kunnen de deelnemers met de gemeenschappelijke regeling samenwerkingsafspraken maken. Op basis van de Zeeuwse richtlijnen voor gemeenschappelijke regelingen en de eventuele samenwerkingsafspraken maakt het algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling de begroting. En de financieel en beleidsmatig onderbouwde meerjarenraming. Het is belangrijk om samenwerkingsafspraken vast te leggen. Samenwerkingsafspraken noemen we ook wel dienstverleningsovereenkomsten (dvo’s). Deze beschrijven de rol van de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Een dienstverleningsovereenkomst is in de basis hetzelfde voor alle deelnemers (basispakket). Per deelnemer kun je extra taken afspreken (maatwerk of pluspakket). Het verschilt per gemeenschappelijke regeling of dit mogelijk is. Het is belangrijk dat iedere deelnemer deze afspraken vastlegt. Zodat helder is waar je naar toe wilt. En wat je kunt doen als dat niet lukt. De volgende vragen horen daarbij: • • •

Wat willen we bereiken? Wat gaan we (gemeenschappelijke regeling) daarvoor doen? Wat mag het kosten?

Zorg dat de antwoorden op deze 3W-vragen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden (SMART) zijn. Maak onderscheid tussen standaard- en maatwerk en tussen wettelijke en niet-wettelijke taken. Een samenwerkingsafspraak bevat in elk geval: • de normen waaraan de kwaliteit van de uitvoering van de taken moet voldoen. • de nulsituatie. • een beschrijving van de (elk jaar) te behalen resultaten en wat de deelnemers daarvoor moeten betalen. • meetbare prestatie-indicatoren. Wanneer deelnemers met de gemeenschappelijke regeling nieuwe, andere of gewijzigde taken afspreken, moet dit in de samenwerkingsafspraken tot uitdrukking komen. Dit inclusief het daarmee verband houdende budget. Als hierdoor de kosten binnen een samenwerkingsafspraak stijgen, moet de gemeenschappelijke regeling op de afgesproken rapportagemomenten een begrotingswijziging indienen. 8

2.2.3 Werken met een financieel en beleidsmatig onderbouwde meerjarenraming Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is op de gemeenschappelijke regelingen van toepassing. Dit betekent dat een gemeenschappelijke regeling een begroting met uitleg moet maken. En een meerjarenraming met uitleg voor tenminste drie jaren die volgen op het begrotingsjaar. Het gaat om een begroting op hoofdlijnen. Details horen bij de uitvoering. De uitvoering ligt bij het bestuur en de directie van de gemeenschappelijke regeling. Een geïnteresseerde bestuurder of deelnemer kan ze opvragen. Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling stelt de begroting vast in het jaar voordat zij geldt. Het algemeen bestuur stelt de meerjarenraming niet vast, maar neemt daarvan kennis. Dit document kan in de meeste gevallen dienen als het meerjarenbeleidsplan en als kadernota. Daarnaast gelden de volgende afspraken: • Neem in de begroting een analyse op van de laatst opgestelde jaarrekening en het gevolg hiervan op de begroting. Zo is er inzicht in de actuele financiële positie. • Neem in de begroting en de meerjarenraming de bijdragen van de deelnemers per deelnemer op. De meerjarenraming maakt deel uit van de planning-en-controlcyclus van de gemeenschappelijke regelingen.

Deze cyclus helpt om tijdens het jaar te kijken of het behalen van de doelen en de stand van de financiën op koers liggen. Elk jaar bekijkt men opnieuw het voorgenomen beleid. Zo kan steeds aanpassing van de beleidsdoelen gebeuren aan de actuele situatie. 2.3

Beheersen

2.3.1 Wat is beheersen? Beheersen gaat over de maatregelen, procedures en processen waarmee de gemeenschappelijke regeling ervoor zorgt dat ze de vastgestelde doelen en samenwerkingsafspraken naleeft en bereikt. De nadruk bij beheersen ligt op administratieve organisatie/interne controle (AO/IC), risicomanagement en planning en control. De administratieve organisatie omvat de processen, procedures, werkinstructies, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen een organisatie. Interne controle is een onderdeel hiervan. Dat richt zich op het controleren en beheersen van deze processen om risico's te minimaliseren en de betrouwbaarheid van de informatie te waarborgen. Planning en control (P&C) is een continu proces dat gericht is op het: • • • • •

stellen van doelen plannen van activiteiten om die doelen te bereiken monitoren van de voortgang bijsturen als dat nodig is het verantwoorden van de behaalde resultaten

Dit leidt bij de gemeenschappelijke regelingen tot de begroting, de meerjarenraming, de tussentijdse rapportages en de begrotingswijzigingen. Risicomanagement is het proces waarbij organisaties mogelijke bedreigingen identificeren, onderzoeken en erop reageren om risico's te beheersen en hun invloed te minimaliseren. Het doel is om negatieve gevolgen kleiner te maken. En tegelijk zo goed mogelijk gebruik te maken van kansen.

9

2.3.2 Begrotingen, jaarstukken en tussentijdse rapportages van gemeenschappelijke regelingen op dezelfde agenda Het is belangrijk dat de begrotingen en jaarstukken van gemeenschappelijke regelingen allemaal op dezelfde agenda van de besturen van de deelnemers komen. Dit kan met één voorstel. Of met een voorstel per gemeenschappelijke regeling. De besturen kunnen zo alle stukken in één keer bespreken. Het helpt ook om het totaaloverzicht van de regelingen te krijgen. De bedoeling is dat dit ook bij tussentijdse rapportages gebeurt. 2.3.3 Proces begroting In de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) staat het proces voor de begroting. In Zeeland ziet het proces er zo uit: •

• •

•

• • • • •

Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling stuurt de algemene financiële en beleidsmatige kaders voor volgend jaar vóór 30 april naar de: - raden van de deelnemende gemeenten. Zijn de Provincie en/of het waterschap deelnemer? Dan stuurt het dagelijks bestuur de stukken ook naar Provinciale Staten en/of de algemene vergadering. - colleges, het Regiobureau Zeeland en naar de voorzitter van de Samenstellingscommissie. Het Regiobureau plaatst de stukken op het gezamenlijk raadssysteem. Het gaat om een ontwerpbegroting en de financieel en beleidsmatig onderbouwde meerjarenraming. Daarbij zit ook het advies van de Begeleidingscommissie. De besturen van de deelnemers zorgen ervoor dat iedereen de ontwerpbegroting kan bekijken. De Samenstellingscommissie vult het overzicht per gemeenschappelijke regeling en per deelnemer in tussen 1 en 21 mei. De voorzitter van de Werkgroep gemeenschappelijke regelingen stuurt het ingevulde overzicht naar de (gemeente)secretarissen. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen hun zienswijze over de ontwerpbegroting geven aan het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. De wet geeft een termijn van 12 weken (vanaf 30 april). In Zeeland is de afspraak dat dit gebeurt voor 15 juli. Het dagelijks bestuur reageert op de zienswijzen. En voegt zijn reactie bij de ontwerpbegroting die naar het algemeen bestuur gaat.

Het dagelijks bestuur laat de raden van de deelnemende gemeenten schriftelijk weten wat hij van de zienswijze(n) vindt. En wat hij daar eventueel mee doet. Dit doet het dagelijks bestuur voordat het algemeen bestuur de begroting vaststelt. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voordat zij geldt. Het algemeen bestuur stuurt de begroting binnen twee weken na de vaststelling naar Gedeputeerde Staten van Zeeland. Dit moet in ieder geval vóór 15 september. Het algemeen bestuur stuurt de vastgestelde begroting naar de raden van de deelnemende gemeenten. Vinden de raden de reactie op hun zienswijze niet goed? Dan kunnen zij hun zienswijze geven aan Gedeputeerde Staten.

Zijn de Provincie en/of het waterschap ook deelnemer? Lees dan bij de punten hierboven niet alleen ‘raden van de deelnemende gemeenten’ maar ook Provinciale Staten en/of de algemene vergadering. Zijn de Provincie én het waterschap ook deelnemer? Lees in plaats van Gedeputeerde Staten dan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. In bijlage 3 staat dit proces in een schema. Meer uitleg over de Begeleidingscommissies en Samenstellingscommissie staat in paragraaf 2.3.7 en 2.3.8.

10

2.3.4 Proces tussentijdse rapportage(s) Gemeenschappelijke regelingen kunnen tussentijds verslag uitbrengen aan de deelnemers. Dat doen zij met een tussentijdse rapportage. Een tussentijdse rapportage is geen document om verantwoording af te leggen. Het is een verslag over de voortgang van de afspraken en informatie over de middelen. Voor de tussentijdse rapportage gelden de volgende afspraken: • Maak alleen een rapportage als er belangrijke afwijkingen zijn van de samenwerkingsafspraken. Of maak een rapportage als er belangrijke (financiële) ontwikkelingen zijn die voor de opdrachtgever belangrijk zijn. Houd deze rapportages kort. • Maak maximaal 2 rapportages: één voor de situatie op 1 april (inleveren op zijn laatst 1 juni) en één voor de situatie op 1 juni (inleveren op zijn laatst 15 juli). De gemeenteraden moeten deze rapportages zo snel als mogelijk kunnen bespreken, namelijk in juni en september. Zo kunnen ze nog bijsturen. • Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling stuurt de tussentijdse rapportage en het advies van de Begeleidingscommissie naar de: - raden van de deelnemende gemeenten. Zijn de Provincie en/of het waterschap deelnemer? Dan stuurt het dagelijks bestuur de stukken ook naar Provinciale Staten en/of de algemene vergadering. - colleges, het Regiobureau Zeeland en naar de voorzitter van de Samenstellingscommissie.

Het Regiobureau plaatst de stukken op het gezamenlijk raadssysteem. • De Samenstellingscommissie vult het overzicht per gemeenschappelijke regeling en per deelnemer in. Dat gebeurt alleen als er een begrotingswijziging bij de tussentijdse rapportage zit die financiële gevolgen heeft voor de deelnemers. De Samenstellingscommissie vult het overzicht in tussen 1 en 8 juni. En tussen 15 juli en 15 augustus. De voorzitter van de Werkgroep gemeenschappelijke regelingen stuurt het ingevulde overzicht naar de (gemeente)secretarissen. • Maak geen rapportage als er geen belangrijke ontwikkelingen of afwijkingen zijn. Maar laat de deelnemers dit dan bijvoorbeeld weten met een brief. In bijlage 3 staat dit proces in een schema. 2.3.5 Begrotingswijzigingen Tijdens het jaar kan het gebeuren dat er financiële mee- of tegenvallers zijn. Of dat er acute taken ontstaan die niet waren voorzien. Dat heeft invloed op de vastgestelde begroting. In dat geval kan er sprake zijn van een begrotingswijziging. Wijzigingen voor overheveling van investeringskredieten zijn niet nodig. Een begrotingswijziging hiervan voor het dagelijks en algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling is voldoende. Begrotingswijzigingen volgen uit tussentijdse rapportages. Begrotingswijzigingen die niet gekoppeld zijn aan een tussentijdse rapportage mogen alleen nog in een bijzondere situatie.

Het kan bijvoorbeeld gaan om nieuwe taken die meteen moeten gebeuren. En die in de lopende begroting moeten komen te staan. Of bijvoorbeeld om een pandemie of een deelnemer die uittreedt. Het belangrijkste is dat de bijdragen van de deelnemers dit jaar en/of in de volgende jaren omhoog moeten. Is er door de septembercirculaire een aanpassing van de Zeeuwse richtlijn voor gemeenschappelijke regelingen voor het komende begrotingsjaar? Dan neemt de gemeenschappelijke regeling dit mee in de volgende tussentijdse rapportage. Hiervoor volgt dus geen extra begrotingswijziging.

11

Het is belangrijk dat gemeenschappelijke regelingen een begrotingswijziging op tijd maken. En op tijd naar de deelnemers sturen. Want de deelnemers moeten de mogelijkheid hebben om bij te sturen. Het algemeen bestuur kan begrotingswijzigingen op zijn laatst 30 september van het lopende begrotingsjaar voorlopig vaststellen. Zo kunnen de deelnemers de wijzigingen nog op tijd verwerken in de eigen begroting. En kunnen zij als zij dat willen voor 31 december een zienswijze geven op de begrotingswijziging voor het lopende jaar. Het proces is hetzelfde als voor de begroting. De wettelijke termijn voor het geven van een zienswijze is 12 weken. Maar de Zeeuwse afspraak is om een zienswijze te geven binnen 8 weken. In bijlage 3 staat dit proces in een schema. 2.3.6 Informatieplicht De colleges van burgemeester en wethouders, Gedeputeerde Staten en het dagelijks bestuur van het waterschap hebben een informatieplicht naar de gemeenteraden, Provinciale Staten en de algemene vergadering. Dit gebeurt via de paragraaf verbonden partijen in de begroting en in het jaarverslag van de deelnemers. Hierover staat meer in hoofdstuk 4. Daarnaast geven de tussentijdse rapportages ook informatie. Een collegelid dat lid is van een algemeen bestuur kan ook actief informatie geven aan de gemeenteraad. Of de gemeenteraad kan hem vragen stellen.

Voor de informatieplicht zijn er verder nog de volgende mogelijkheden: • Neem op de commissie- of raadsagenda het punt ‘informatie uit gemeenschappelijke regelingen’ op. Bestuursleden van de gemeenschappelijke regelingen kunnen bij dit agendapunt informatie geven aan de raad. • Overweeg het instellen van een raadsklankbordgroep om de processen af te stemmen voor belangrijke stukken richting de gemeenteraden. Ga daar zuiver mee om. Het is belangrijk dat de rol van de raadsleden in deze groep niet strijdt met de rol van de raadsleden die niet in de klankbordgroep zitten. De leden van de raadsklankbordgroep kunnen hierover verslag uitbrengen aan de gemeenteraden. • Werk met nieuwsbrieven van gemeenschappelijke regelingen aan de gemeenteraad. • Organiseer (regionale) bijeenkomsten of webinars voor raadsleden. Deze mogelijkheden zijn er natuurlijk ook voor Provinciale Staten en/of de algemene vergadering van het waterschap en hun leden. 2.3.7 Begeleidingscommissie Per gemeenschappelijke regeling is er een ambtelijke Begeleidingscommissie. Deze bestaat uit medewerkers van de deelnemers. De commissies hebben zoveel als mogelijk een vaste samenstelling. Ze bestaan uit minimaal 4 personen, waarvan 2 met inhoudelijke kennis en 2 met financiële kennis. Een van deze personen treedt op als voorzitter van de Begeleidingscommissie.

De verantwoordelijkheid voor de samenstelling van deze Begeleidingscommissies ligt bij de samenwerkende secretarissen in Zeeland. Als zij dat wil, kan een Begeleidingscommissie overleggen met de haar toegewezen ‘coördinerend secretaris’. Het is ook belangrijk om afspraken te maken over het informeren van deelnemers die niet in de Begeleidingscommissie zitten.

12

De Begeleidingscommissie geeft een advies aan de deelnemers over de: • • • •

begroting met de financieel en beleidsmatig onderbouwde meerjarenraming begrotingswijzigingen tussentijdse rapportage(s) jaarstukken

Voor dit advies maken de Begeleidingscommissies gebruik van de format die de Werkgroep gemeenschappelijke regelingen beschikbaar stelt. Het advies van de Begeleidingscommissie zit bij de stukken die de deelnemers ontvangen. Dan kunnen zij dit in de besluitvorming meenemen. Deelnemers kunnen redenen hebben om af te wijken van het advies van de Begeleidingscommissie. Directie en eventueel aanwezige controllers van de gemeenschappelijke regeling overleggen samen met de Begeleidingscommissie over de beleidsdoelen. En over de planning-encontroldocumenten. Maar de verantwoordelijkheid voor deze stukken ligt bij de directie en het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Het is belangrijk om de onafhankelijkheid van de Begeleidingscommissie te bewaken. Dat betekent dat een Begeleidingscommissie niet te ver in de bedrijfsvoering van de gemeenschappelijke regeling terecht mag komen. Gevraagd en ongevraagd advies geven is mogelijk als de gemeenschappelijke regeling er eerst ook zelf over heeft nagedacht. Verder moet het voor een Begeleidingscommissie mogelijk zijn om zonder een vertegenwoordiging uit de gemeenschappelijke regeling te overleggen. 2.3.8 Samenstellingscommissie De Samenstellingscommissie bestaat uit financiële specialisten en controllers van de deelnemers.

De Samenstellingscommissie ziet toe op een goede toepassing en uitleg van de Zeeuwse richtlijnen voor gemeenschappelijke regelingen. De Samenstellingscommissie stelt een overzicht per gemeenschappelijke regeling en per deelnemer op. Dit overzicht kunnen de deelnemers in de besluitvorming meenemen. Het overzicht van de Samenstellingscommissie gaat niet alleen naar de deelnemers. Maar ook naar de gemeenschappelijke regelingen en de Begeleidingscommissies. De Samenstellingscommissie volgt zoveel mogelijk het advies van de Begeleidingscommissie. Maar het kan gebeuren dat de Samenstellingscommissie tot een ander advies komt dan de Begeleidingscommissie. In dat geval vindt er overleg plaats tussen de Samenstellingscommissie en de Begeleidingscommissie. Blijft de Samenstellingscommissie bij het andere advies? Dan neemt zij de redenen hiervoor op in het overzicht. 2.4

Verantwoorden

2.4.1 Algemeen Het is belangrijk dat de gemeenschappelijke regeling uitleg geeft over alle opgedragen taken en het geld dat daarvoor nodig is. Het gaat dan over de: • • •

realisatie van de doelen samenwerkingsafspraken vastgestelde of gewijzigde begrotingsbedragen

Verder gaat het om inzicht in de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid. Rechtmatigheid wil zeggen dat je je houdt aan wetten, regels en procedures. Doelmatigheid 13

betekent dat middelen efficiënt worden ingezet om doelen te halen. Doeltreffendheid gaat over de vraag of de doelen echt zijn gehaald. Het algemeen bestuur legt verantwoording af aan de deelnemers door de jaarstukken. Ook een periodieke toetsing en beoordeling van de kwaliteit van de diensten, organisatie en kostenniveau geldt als verantwoording. 2.4.2 Jaarstukken Voor de jaarstukken van de gemeenschappelijke regeling gelden ook: • • •

artikelen in de Gemeentewet over de jaarrekening artikelen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) uitspraken in de Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV

De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening. Voor de jaarstukken gelden de volgende afspraken: • Voeg bij de jaarstukken de controleverklaring en het verslag van bevindingen van de accountant. Praktisch gezien zijn dit de concepten. De accountant maakt namelijk zijn verklaring en het verslag van bevindingen pas bij vaststelling definitief. • Voeg bij de jaarstukken het advies van de Begeleidingscommissie. • Maak een analyse van het resultaat. Maak onderscheid tussen het structurele en incidentele resultaat. • Geef aan of de gemeenschappelijke regeling de afgesproken prestatie-indicatoren wel of niet haalde. Als dat niet zo is, geef dan aan waarom. Neem de financiële bijdrage per deelnemer op. 2.4.3 Proces jaarstukken In de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) staat het proces voor de jaarstukken. Dat ziet er zo uit: • •

•

Het algemeen bestuur stelt de jaarstukken vast in het jaar dat volgt op het jaar waarover de jaarstukken gaan. Het dagelijks bestuur stuurt vóór 30 april de (voorlopige) jaarstukken en het advies van de Begeleidingscommissie naar de: - raden van de deelnemende gemeenten. Zijn de Provincie en/of het waterschap deelnemer? Dan stuurt het dagelijks bestuur de stukken ook naar Provinciale Staten en/of de Algemene Vergadering. - colleges, het Regiobureau Zeeland en naar de voorzitter van de Samenstellingscommissie. Het Regiobureau plaatst de stukken op het gezamenlijk raadssysteem. Stelde het algemeen bestuur de jaarstukken al definitief vast voor 30 april? Dan stuurt het dagelijks bestuur de definitieve jaarstukken op. Het dagelijks bestuur stuurt de jaarstukken naar Gedeputeerde Staten binnen twee weken nadat het algemeen bestuur ze vaststelde. Maar in ieder geval vóór 15 juli van het jaar dat volgt op het jaar waarover de jaarstukken gaan. Zijn de Provincie én het waterschap ook deelnemer? Dan stuurt het dagelijks bestuur de vastgestelde jaarstukken naar de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Volgens de wet is een zienswijze niet mogelijk op de jaarstukken. De accountant heeft zich namelijk uitgesproken over de jaarrekening. Het mag trouwens altijd dat een deelnemer een inhoudelijke opmerking plaatst. De accountant spreekt zich niet uit over de bestemming van het saldo. Een zienswijze op het voorstel voor de bestemming van het saldo is wel degelijk een bevoegdheid van de deelnemers. Daarvoor maakten wij deze Zeeuwse afspraak: 14

•

•

• •

•

•

•

Het dagelijks bestuur stuurt de (voorlopige) jaarstukken met het voorgenomen besluit over de resultaatbestemming naar de raden van de deelnemers. En naar de colleges, het Regiobureau Zeeland en naar de voorzitter van de Samenstellingscommissie. Dit moet 12 weken voordat de jaarstukken naar het algemeen bestuur gaan. Zijn de Provincie en/of het waterschap deelnemer? Dan stuurt het dagelijks bestuur de stukken ook naar Provinciale Staten en/of de algemene vergadering. Uitgangspunt is dat een positief jaarrekeningresultaat naar de algemene reserve van de gemeenschappelijke regeling gaat. o Blijft de algemene reserve voldoen aan de Zeeuwse richtlijn reservevorming? Dat betekent 5% of minder van alle baten van de gemeenschappelijke regeling. Dan is een zienswijze niet nodig. o Komt de algemene reserve hiermee boven de Zeeuwse richtlijn reservevorming uit? Dat betekent meer dan 5% van alle baten van de gemeenschappelijke regeling. Dan is een zienswijze wel mogelijk. Wil het dagelijks bestuur het positieve jaarrekeningresultaat niet aan de algemene reserve toevoegen maar een andere bestemming geven? Dan is een zienswijze ook mogelijk. Is er een negatief jaarrekeningresultaat? Dan dekt de gemeenschappelijke regeling dat als eerste uit de reserves. Zijn de reserves op of zit er niet genoeg meer in? Dan betalen de deelnemers de rest.

Wijkt de gemeenschappelijke regeling hiervan af door bijvoorbeeld de reserves hiervoor niet te gebruiken? Dan is een zienswijze mogelijk. De Samenstellingscommissie vult het overzicht per gemeenschappelijke regeling en per deelnemer in tussen 1 en 21 mei. De voorzitter van de Werkgroep gemeenschappelijke regelingen stuurt het ingevulde overzicht naar de (gemeente)secretarissen. De deelnemers kunnen bij het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling hun zienswijze geven over de voorgenomen resultaatbestemming. Het dagelijks bestuur reageert op de zienswijzen. En voegt zijn reactie bij de voorlopige jaarstukken die naar het algemeen bestuur gaan. Het dagelijks bestuur laat de deelnemers schriftelijk weten wat hij van de zienswijze(n) vindt. En wat hij daar eventueel mee doet. Dit doet het dagelijks bestuur voordat het algemeen bestuur de jaarstukken vaststelt.

In bijlage 3 staat dit proces in een schema. 2.4.4 Onderzoek Het dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling doet regelmatig onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. Het algemeen bestuur stelt regels hierover vast. Dat gebeurt met een verordening. Over het uitvoeren van een doelmatigheidsonderzoek maakten we de volgende afspraken: • • • • • • •

Voer in Zeeland per jaar één doelmatigheidsonderzoek uit bij een Zeeuwse gemeenschappelijke regeling. Een aantal controllers van de deelnemers voeren de doelmatigheidsonderzoeken uit. Eventueel aangevuld met de controller van de gemeenschappelijke regeling. Maak een planning waaruit blijkt dat alle gemeenschappelijke regelingen regelmatig aan de beurt komen voor een onderzoek. Het algemeen bestuur van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten stelt de planning vast. De betrokken gemeenschappelijke regeling stemt in met de planning van het onderzoek. Zorg voor borging van dit onderzoek. Het bestuur van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten ziet toe op het uitvoeren van dit onderzoek. 15

• •

2.5

De controllers brengen verslag uit aan het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. De gemeenschappelijke regeling bepaalt zelf hoe zij omgaat met de bevindingen en aanbevelingen van het onderzoek. En laat dit weten aan de controllers. Toezicht houden

De gemeenteraad, Provinciale Staten en/of de algemene vergadering voeren de controlerende taak uit. Zij letten erop dat het algemeen bestuur alle gemaakte samenwerkingsafspraken uitvoerde binnen het vastgestelde budget. Voor de toezichthoudende taak gelden verder de volgende afspraken: • De bestemming van het rekeningresultaat mag geen deel uitmaken van de jaarstukken. Of van het voorstel tot vaststelling van de jaarstukken. Maak daarvoor een apart voorstel. • Ga na of de gemeenschappelijke regelingen de gemaakte afspraken over de reservevorming in relatie tot het rekeningresultaat nakomen.

16

3. Zeeuwse richtlijnen voor gemeenschappelijke regelingen 3.1

Wat zijn de Zeeuwse richtlijnen voor gemeenschappelijke regelingen?

De Zeeuwse richtlijnen voor gemeenschappelijke regelingen bevatten de algemene afspraken tussen de Zeeuwse gemeenten over hoe we de bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen elk jaar aanpassen. Het doel van de richtlijnen is om de kosten van de gemeenschappelijke regeling onder controle te houden. We kennen in Zeeland 3 richtlijnen die we in de volgorde hieronder toepassen: • • •

Zeeuwse richtlijn indexering Zeeuwse richtlijn bezuiniging Zeeuwse richtlijn reservevorming

Er is een Werkgroep Zeeuwse richtlijnen voor gemeenschappelijke regelingen. Hierin zitten medewerkers van de deelnemers met financiële kennis. Deze werkgroep adviseert over de richtlijnen aan het algemeen bestuur van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten. In de volgende paragrafen leest u meer over deze richtlijnen. 3.2

Zeeuwse richtlijn indexering

3.2.1 Wat is de Zeeuwse richtlijn indexering? Sinds 2009 passen we een vaste methode toe. Deze richtlijn gaat uit van de prijsverandering van het bruto binnenlands product. Het bruto binnenlands product is het totaal van de geproduceerde goederen en diensten in een land. Dus alles wat de mensen in het land bij elkaar verdiend hebben. Meestal tijdens een jaar. Sinds 2021 baseert men de jaarlijkse loon- en prijsbijstelling op de jaarlijkse aanpassing van de algemene uitkering uit het gemeentefonds. De uitkering aan gemeenten bestaat voor twee derde uit loongevoeligheid (prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers). En voor een derde uit prijsgevoeligheid (prijs overheidsconsumptie, netto materieel). Deze cijfers staan elk jaar in de septembercirculaire van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Dit maakt de richtlijn dan ook goed controleerbaar. De Zeeuwse richtlijn indexering is feitelijk de maximale jaarlijkse aanpassing aan de verwachte inflatie. Als de stijging van de lasten lager is dan de richtlijn, is de werkelijke stijging de aanpassing. Hoger kan niet, behalve als daarvoor goed onderbouwde redenen zijn die de gemeenschappelijke regeling in de begroting opneemt.

3.2.2 Hoe ontstaat de Zeeuwse richtlijn indexering? • De Werkgroep Zeeuwse richtlijnen voor gemeenschappelijke regelingen gebruikt de septembercirculaire in jaar t-2 om een voorstel te maken over de Zeeuwse richtlijn indexering voor het begrotingsjaar t. • Het Overleg Zeeuwse Overheden Bestuur en Financiën geeft hierop advies. • Het algemeen bestuur van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten stelt op zijn laatst in december van jaar t-2 de Zeeuwse richtlijn indexering vast. • De gemeenschappelijke regelingen gebruiken deze Zeeuwse richtlijn indexering om hun begroting voor het jaar t te maken. Dat doen zij aan het begin van jaar t-1. Zij volgen het proces zoals dit in paragraaf 2.3.3 van dit rapport staat. • De Werkgroep Zeeuwse richtlijnen voor gemeenschappelijke regelingen gebruikt de septembercirculaire in jaar t-1 om te bepalen of aanpassing nodig is van de vastgestelde Zeeuwse richtlijn indexering voor het jaar t. We voeren alleen 17

•

aanpassingen van groter dan 0,5% en kleiner dan -0,5% door. Het Overleg Zeeuwse Overheden Bestuur en Financiën geeft hierop advies. Het algemeen bestuur van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten besluit op zijn laatst in december van jaar t-1 over de Zeeuwse richtlijn indexering voor de begroting t+1. En over de eventuele aanpassing van de Zeeuwse richtlijn indexering en richtlijn bezuiniging voor de begroting van het jaar t.

Is er een aanpassing van de richtlijn voor het jaar t? Dan neemt de gemeenschappelijke regeling dit mee in de volgende tussentijdse rapportage. Hiervoor volgt dus geen extra begrotingswijziging. De structurele doorwerking van een eventuele aanpassing van de Zeeuwse richtlijn in het jaar t kan de gemeenschappelijke regeling meteen meenemen en verwerken in de op te stellen begroting voor het jaar t+1. Voordeel voor de gemeenten is, dat een eventuele aanpassing van de Zeeuwse richtlijn voor het jaar t vóór het begin van dat begrotingsjaar bekend is. Dat geldt ook voor de structurele doorwerking van de aanpassing voor de begrotingen t+1 van de gemeenschappelijke regelingen. Met een voorbeeld leggen we deze manier van werken uit. De Werkgroep Zeeuwse richtlijnen voor gemeenschappelijke regelingen maakte met de septembercirculaire 2024 twee voorstellen: • •

een voorstel voor de Zeeuwse richtlijn indexering 2026 een voorstel voor eventuele aanpassing van de Zeeuwse richtlijn indexering 2025.

Na advies van het Overleg Zeeuwse Overheden Bestuur en Financiën nam het algemeen bestuur van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten in december 2024 hierover een besluit. 3.2.3 Hoe zit het met incidentele kosten? De structurele kosten uit de begroting in jaar t plus de structurele kosten door begrotingswijzigingen in begrotingsjaar t vormen de basis voor de begroting in jaar t+1. Dit betekent dat incidentele kosten geen onderdeel zijn van de doorrekening van de Zeeuwse richtlijn. Structurele kosten zijn kosten voor meer dan 3 jaar. Incidentele kosten zijn kosten voor maximaal 3 jaar. Bij het maken van de begroting t, is het voor de verwerking van de Zeeuwse richtlijn dus van belang om de begroting t-1 als uitgangspunt te nemen. Ook voor de in jaar t-1 geaccordeerde begrotingswijzigingen met structurele werking (meer dan 3 jaar) geldt de Zeeuwse richtlijn. Voor de middelen die in of naar aanleiding van de begroting t-1 incidenteel (1 tot maximaal 3 jaar) zijn toegekend, geldt de Zeeuwse richtlijn niet. Die middelen blijven dus onveranderd/ongewijzigd onderdeel uitmaken van de begroting t. 3.2.4 Hoe zit het met de meerjarenraming? Elk jaar bekijkt de gemeenschappelijke regeling opnieuw de jaarschijven van de meerjarenraming. De meerjarenraming is daarom niet ter vaststelling, maar ter kennisname.

Afspraak is dat we de Zeeuwse richtlijn alleen toepassen op de laatst vastgestelde begroting en begrotingswijzigingen. Dit betekent dat een eind jaar t door het algemeen bestuur van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten vastgestelde richtlijn alleen betrekking heeft op de begroting van de gemeenschappelijke regeling voor het jaar t+2.

18

De gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen hebben wel de vrijheid hoe zij meerjarig om willen gaan met de indexering. 3.2.5 Aanpassingen in de begroting door veranderingen in bestaand beleid en de wet Door veranderingen in bestaand beleid of de wet kan de gemeenschappelijke regeling meer of minder geld nodig hebben dan via de Zeeuwse richtlijn wordt berekend. Het is belangrijk dat de gemeenschappelijke regeling de hogere lasten dan binnen de ontwerpbegroting opvangt. Is dat niet mogelijk? Dan kan de gemeenschappelijke regeling de lasten in de ontwerpbegroting verhogen. Maar de gemeenschappelijke regeling moet in de begeleidingsbrief bij de begroting duidelijk uitleggen waarom de lasten hoger moeten worden. Dit betekent dat het bestuur van de gemeenschappelijke regeling dan met argumenten voorstelt dat de deelnemers de extra kosten betalen. 3.2.6 Aanpassingen in de begroting op basis van nieuw beleid Nieuw beleid mag niet in de ontwerpbegroting voor het nieuwe jaar komen te staan. Dit moet met een apart voorstel met daarbij een 1e begrotingswijziging bij de behandeling van de ontwerpbegroting voor het nieuwe jaar. Als onduidelijk is of sprake is van nieuw beleid, kan de Begeleidingscommissie hierover advies geven.

3.2.7 Kunnen gemeenschappelijke regelingen afwijken van deze richtlijn? Feitelijk heeft de Zeeuwse richtlijn alles in zich om tot een goede eerlijke regulering te kunnen leiden. In het verleden was er discussie over de verschillende collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s) die men toepast. Wij gaan ervan uit dat de loonontwikkeling in deze verschillende cao’s globaal gelijk loopt. Dan is er de discussie over de vaste verhouding tussen de lonen (twee derde deel) en materialen (een derde deel) in de algemene uitkering. De Werkgroep gemeenschappelijke regelingen onderzocht in 2022 hoe deze verhouding bij alle gemeenschappelijke regelingen ligt. Toen bleek dat bij enkele gemeenschappelijke regelingen het loonaandeel standaard hoger is dan in de algemene uitkering uit het gemeentefonds wordt aangenomen. Dit kan tot financiële problemen leiden als er geen andere mogelijkheden zijn om dit goed te maken. In dat geval kunnen de gemeenschappelijke regelingen met een onderbouwd voorstel aan het bestuur van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten vragen om aanpassing van de vaste verhouding lonen en materialen. De Werkgroep Zeeuwse richtlijnen voor gemeenschappelijke regelingen beoordeelt dat verzoek. En geeft hierover een advies aan het bestuur van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten. Het bestuur kan dan een afwijkende richtlijn voor die gemeenschappelijke regeling vaststellen.

Een verzoek om aanpassing van de vaste verhouding tussen lonen en materialen dient een gemeenschappelijke regeling in vóór de vaststelling van de Zeeuwse richtlijn voor jaar t, op basis van de septembercirculaire t-2. Er zijn verder geen mogelijkheden voor afwijking van de Zeeuwse richtlijn. Behalve als het gaat om aanpassingen in de taken van een gemeenschappelijke regeling. Daarbij gaan we ervan uit dat de gemeenschappelijke regeling de bedrijfsvoering van wat moet en mag steeds kritisch bekijkt. En daarover ook uitleg geeft. Het bestuur van de regeling moet de aanvraag hierover goedkeuren. Daarna gaat deze naar de deelnemers. Na ontvangst van de zienswijzen van de deelnemers neemt het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling een definitief besluit.

19

3.3

Zeeuwse richtlijn bezuiniging

Voor de Zeeuwse richtlijn bezuiniging werken we ook met de algemene uitkering uit het gemeentefonds. Neemt het gemiddelde van de algemene uitkeringen van alle Zeeuwse gemeenten in enig jaar af met meer dan 1%? Dan werkt dit vanaf 0% door naar de gemeenschappelijke regelingen. Op deze manier dragen de gemeenschappelijke regelingen evenredig bij aan het begrotingsevenwicht bij de deelnemende gemeenten in de gemeenschappelijke regeling. Bij de tussentijdse beoordeling van de richtlijnen op basis van de septembercirculaire t-1 betrekken we ook de bezuinigingsrichtlijn. Bezuinigt een gemeenschappelijke regeling in een bepaald jaar meer dan nodig? Dan kan de gemeenschappelijke regeling dit inbrengen in een volgend jaar of volgende jaren. Het spreekt voor zich dat gemeenschappelijke regelingen bij bezuinigingen de mogelijkheden hiervoor in beeld brengen. Het is aan de deelnemers om hieruit een keuze te maken. In bijlage 4 staat een voorbeeld van hoe de Zeeuwse richtlijn bezuiniging ontstaat. 3.4

Zeeuwse richtlijn reservevorming

Afspraak is om reservevorming uit een positief saldo van de jaarrekening beperkt toe te staan. We gaan hierbij uit van 5% van alle baten van de gemeenschappelijke regeling. Hieronder valt het totaal van alle vormen van reservevorming. Komen de reserves boven deze 5% uit? Dan moet de gemeenschappelijke regeling het meerdere terugbetalen aan de deelnemers. Is het saldo van de jaarrekening negatief? Dan dekt de gemeenschappelijke regeling dat als eerste uit de reserves. Zijn de reserves op of zit er niet genoeg meer in? Dan betalen de deelnemers de rest. Vinden gemeenschappelijke regelingen 5% te laag? Of ontvangen zij specifieke bedragen die zij voor een specifiek doel willen reserveren? Dan kunnen zij de deelnemers een onderbouwd voorstel doen om af te wijken van de norm. Dit gebeurt bij het voorstel over de bestemming van het saldo van de jaarrekening. Zijn de actuele risico’s hoger dan de reserves? Dan is dat op zich nog geen reden om de norm aan te passen. Het is namelijk altijd zo dat de deelnemers eventuele verliezen van de gemeenschappelijke regeling voor hun rekening moeten nemen. Dat kan dan ook in de risicoparagraaf van de gemeenschappelijke regeling en de deelnemers komen te staan. Komt bij een gemeenschappelijke regeling een reserve boven de 5% uit? En dient deze reserve als dekkingsreserve voor al aanwezige kapitaallasten? Dan valt deze reserve buiten de berekening.

20

4. Paragraaf verbonden partijen 4.1

Algemeen

In dit hoofdstuk staat wat een verbonden partij is. En welke informatie in de paragraaf verbonden partijen moet staan. Eerst leest u wat er in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) staat. Daarna volgt een overzicht van de informatie die in de paragraaf moet staan. 4.2

Verbonden partij

Een verbonden partij is een organisatie waarin de provincie, het waterschap en/of een gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft. Bestuurlijk belang betekent dat de gemeente, de provincie of het waterschap zeggenschap heeft in de vorm van vertegenwoordiging in het bestuur of het hebben van stemrecht. Als iemand in een toezichthoudend orgaan zit, is geen sprake van een bestuurlijk belang. Dit is wel het geval als de gemeente in het toezichthoudend orgaan een stem heeft. Is sprake van een adviserend lidmaatschap in een toezichthoudend orgaan? Dan bestaat er geen bestuurlijk belang. Bij alleen een recht voor benoeming of voordracht voor het bestuur is er geen sprake van een verbonden partij. Ook niet als iemand op persoonlijke titel zitting neemt in een bestuur. Financieel belang betekent dat de gemeente, de provincie of het waterschap geld aan de organisatie geeft dat ze kwijt zijn als de organisatie failliet gaat. Ook als de organisatie financiële problemen heeft en de gemeente, de provincie of het waterschap moet betalen, is er sprake van een financieel belang. Normale handelstransacties zoals betalingen voor diensten leiden niet tot een financieel belang. 4.3

Paragraaf verbonden partijen

De paragraaf over verbonden partijen bevat in ieder geval: a. de visie op en plannen rondom verbonden partijen in relatie tot de doelen in de begroting. b. de lijst van verbonden partijen verdeeld in: 1. gemeenschappelijke regelingen 2. vennootschappen en coöperaties 3. stichtingen en verenigingen 4. overige verbonden partijen. c. de lijst van verbonden partijen. In de lijst van verbonden partijen staat tenminste de volgende informatie: a. hoe de provincie, het waterschap of de gemeente een belang heeft in de verbonden partij en welk openbaar belang ze hiermee dienen. b. het belang dat de provincie, het waterschap of de gemeente in de verbonden partij heeft aan het begin van het begrotingsjaar. En de verwachte omvang aan het einde van het begrotingsjaar. c. de verwachte omvang van het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar. d. de verwachte omvang van het financiële resultaat van de verbonden partij in het begrotingsjaar. e. de eventuele risico’s van de verbonden partij voor de financiële positie van de provincie, het waterschap of de gemeente. Zie hiervoor artikel 11, eerste lid, onderdeel b van het BBV.

21

Informatie over eventuele risico’s die belangrijk zijn voor de financiële positie van de gemeente, moeten in de stukken van de gemeenschappelijke regeling komen te staan. En in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de gemeente. 4.4

Op te nemen informatie

Het is aan te raden om in de lijst van verbonden partijen verder nog de volgende informatie op te nemen: a. naam en vestigingsplaats b. juridische grondslag: 1. rechtsvorm 2. datum ingang c. doel / openbaar belang d. ontwikkelingen e. deelnemende gemeenten, provincie, waterschap

22

Bijlage 1 Gemeenschappelijke regelingen in Zeeland Op dit moment werken we in Zeeland aan de aanpassing van de teksten van de gemeenschappelijke regelingen. Dit leidt ertoe dat we straks vooral collegeregelingen kennen. Deze bestaan uit colleges van burgemeester en wethouders, Gedeputeerde Staten en/of het dagelijks bestuur van een waterschap. Hieronder staan de gemeenschappelijke regelingen die we in Zeeland kennen.

Naam regeling

Deelnemers

Website

De Betho

Borsele, Goes, Kapelle, Noord-Beveland, Reimerswaal en Tholen

https://www.debetho.nl/

Dethon

Hulst, Sluis en Terneuzen

https://www.dethon.nl/

Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Zeeland (GGD)

13 Zeeuwse gemeenten

https://www.ggdzeeland.nl/

Leerplicht en RMC functie Oosterschelderegio

Borsele, Goes, Kapelle, Noord-Beveland, Reimerswaal, Schouwen-Duiveland en Tholen

https://www.lereninzeeland.nl/

Openbaar Lichaam Afvalstoffenverwijdering Zeeland (O.L.A.Z.)

13 Zeeuwse gemeenten

https://www.olazzeeland.nl/

Orionis Walcheren

Middelburg, Veere en Vlissingen

https://www.orioniswalcheren.nl/

Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland (RUD), straks Omgevingsdienst Zeeland

13 Zeeuwse gemeenten en Provincie Zeeland

https://rud-zeeland.nl/

SaBeWa Zeeland

Borsele, Goes, Hulst, Kapelle, Reimerswaal, Sluis, Terneuzen, Tholen en Waterschap Scheldestromen

https://www.sabewazeeland.nl/

Samenwerkingsverband Collectief Vervoer Zeeuws-Vlaanderen (CVV)

Hulst, Sluis en Terneuzen

https://www.regiotaxihulstsluisterneuzen.nl/

23

Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio (SWVO)

Borsele, Goes, Kapelle, Noord-Beveland, Reimerswaal, Schouwen-Duiveland en Tholen

https://www.swvo.nl/

Veiligheidsregio Zeeland (VRZ)

13 Zeeuwse gemeenten

https://www.veiligheidsregiozeeland.nl/

Zeeuws Archief

Middelburg, Veere en het Rijk

https://www.zeeuwsarchief.nl/

Zeeuwse Muziekschool

Borsele, Goes, Hulst, Kapelle, Middelburg, Noord-Beveland, Reimerswaal, Schouwen-Duiveland, Tholen en Veere

https://muziekschoolzeeland.nl/

Ontwikkelingen Samenwerkingsverband Collectief Vervoer Zeeuws-Vlaanderen (CVV) Op dit moment speelt de ontwikkeling om te komen tot een gemeenschappelijke regeling Publiek Vervoer Zeeland. Dat betekent dat de colleges van de overige 10 Zeeuwse gemeenten en de Provincie gaan toetreden tot de gemeenschappelijke regeling CVV. Als dat een feit is, krijgt het CVV een andere naam: Publiek Vervoer Zeeland. Zeeuws Archief De Minister voor Onderwijs, Cultuur en Wetenschap gaf aan te willen uittreden op het moment dat de nieuwe Archiefwet een feit is. Dan blijven alleen de colleges van Middelburg en Veere over als deelnemers. Het is daarom de bedoeling dat de colleges van de Provincie Zeeland en de gemeenten Terneuzen, Schouwen-Duiveland en Vlissingen toetreden. En ook het dagelijks bestuur van waterschap Scheldestromen. Als zij toetreden en de uittreding van het Rijk een feit is, passen we ook de afspraken uit dit rapport toe. Samenwerking en huisvesting GGD Zeeland en Veiligheidsregio Zeeland (VRZ) De GGD en de VRZ hebben het voornemen om tot één gemeenschappelijke regeling te komen. Sociaal domein De ontwikkeling speelt om te komen tot een gemeenschappelijke regeling Sociaal Domein Zeeland (SDZ) met integratie van het Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio (SWVO).

24

Bijlage 2 Werkgroep gemeenschappelijke regelingen De werkgroep heeft de volgende leden: • • • • • • • • •

Frans Marquinie, gemeentesecretaris gemeente Reimerswaal, voorzitter Karin Dieleman, controller Veiligheidsregio Zeeland en GGD Zeeland Natalie Haars, directiesecretaris gemeente Terneuzen Andrea Horden, griffier gemeente Kapelle Samira de Kievit-Minnaert, gemeentesecretaris gemeente Sluis François Lauret, oud-gemeentesecretaris gemeente Terneuzen Marco van Meele, financieel adviseur SaBeWa Zeeland Rudi Simpelaar, controller gemeente Middelburg Julia Stroop, griffier gemeente Noord-Beveland

25

Bijlage 3 Schema verschillende processen Deze bijlage zit los bij dit rapport. In deze bijlage staan schema’s voor de processen voor de: • • • •

begroting tussentijdse rapportages begrotingswijzigingen jaarstukken

Het schema spreekt vooral over raden en de colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten. Zijn de Provincie en/of het waterschap deelnemer? Dan bedoelen we natuurlijk ook Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten. En het dagelijks bestuur en de algemene vergadering. Zijn de Provincie én het waterschap ook deelnemer in de gemeenschappelijke regeling? Dan moet de gemeenschappelijke regeling de vastgestelde begroting en jaarstukken naar de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties sturen.

26

Bijlage 4 Voorbeeld berekening Zeeuwse richtlijn bezuiniging Zeeuwse richtlijn indexering • •

Lonen: ⅔, stel waarde is 3 Materialen: ⅓, stel waarde is 2

= 2% = ⅔%

De Zeeuwse richtlijn indexering is 2,67% Zeeuwse richtlijn bezuiniging Stel dat de daling van de algemene uitkering 3% is van de algemene uitkeringen van de Zeeuwse gemeenten vergeleken met vorig jaar. Dit komt ook door de stijging van lonen en materialen van 2,67%. De zuivere bezuinigingsnorm is dus 3% + 2,67% = 5,67%. Conclusie • •

Zeeuwse richtlijn indexering is + 2,67% = jaarlijkse trendmatige verhoging Zeeuwse richtlijn bezuiniging is - 5,67% = inhouding op de bijdrage

27